項(xiàng)目辦公室的概念（2）

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如今，那些呆板的、金字塔形的結(jié)構(gòu)正在變形?！氨馄健苯M織意味著去除各職能封閉空間之間的界限。這一趨勢(shì)是由市場(chǎng)需求和無(wú)縫溝通（seamless communication)（可能由現(xiàn)代技術(shù)造就）二者共同創(chuàng)造的。如今，包括各種科學(xué)的、基于團(tuán)隊(duì)的努力被公認(rèn)為在變化莫測(cè)的市場(chǎng)中保持著足夠的適應(yīng)性與靈活度，從而成為成功的惟一途徑。一些主辦項(xiàng)目的組織如今選擇了一條不同的航向，它們把項(xiàng)目作為組織原則，而并非強(qiáng)制項(xiàng)目適應(yīng)僚結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目不再是“多余的事”，它在越來(lái)越多的公司中成為完成工作的途徑。這些公司起步發(fā)展到諸如惠普.IBM.USWest.摩托羅拉.ABB等一些大公司。
但這些轉(zhuǎn)變來(lái)之不易。我們不從管理的角度而轉(zhuǎn)到政治角度來(lái)看，按項(xiàng)目重新組織公司的工作相當(dāng)于從封建制度轉(zhuǎn)到民主制。在我教授的項(xiàng)目辦公室執(zhí)行課程中的不少學(xué)員來(lái)自這樣的公司，它們?cè)?jīng)試圖“按項(xiàng)目進(jìn)行管理”，卻失敗了，有的失敗不止一次。
很多時(shí)候，這些失敗是由于組織錯(cuò)誤地判斷了它們將要承受多大的轉(zhuǎn)變。從我所參與的以執(zhí)行的項(xiàng)目辦公室是中心的教學(xué)中，我的印象是大多數(shù)學(xué)生持有錯(cuò)誤概念，即項(xiàng)目辦公室只是致力于進(jìn)度與報(bào)告的一種項(xiàng)目控制辦公室。當(dāng)然，曾幾何時(shí)，這種觀點(diǎn)是正確的：在舊有的矩陣組織中，如果么個(gè)項(xiàng)目幸運(yùn)地?fù)碛幸粋€(gè)“項(xiàng)目辦公室”，那通常不過(guò)是一個(gè)“戰(zhàn)役指揮部”，該指揮部的墻上掛著甘特圖，也許還擁有一兩個(gè)進(jìn)度工程師（當(dāng)時(shí)能夠運(yùn)行項(xiàng)目管理進(jìn)度軟件的人）。這種簡(jiǎn)單的單一項(xiàng)目控制辦公室是我所說(shuō)的第一級(jí)項(xiàng)目辦公室（請(qǐng)參考第3章中有關(guān)這些級(jí)別的全面探討）。
在第二級(jí)或“業(yè)務(wù)單元”中，項(xiàng)目辦公室依舊可能為個(gè)別的項(xiàng)目提供支持，但它的主要的挑戰(zhàn)是綜合某個(gè)領(lǐng)域（例如信息技術(shù)）中不同規(guī)模的眾多項(xiàng)目，這些項(xiàng)目有的是小規(guī)模、短期的工作，有的是要求許多資源與技術(shù)復(fù)雜綜合的、歷時(shí)幾個(gè)月或幾年的工作。在第二級(jí)項(xiàng)目辦公室中，組織第一次能夠有效地綜合資源，因?yàn)橘Y源控制開(kāi)始立足于組織的高度，在項(xiàng)目管理的回報(bào)中扮演著具有更高價(jià)值的角色。
對(duì)于未設(shè)置可重復(fù)過(guò)程的組織，例如大多數(shù)的軟件開(kāi)發(fā)組織，它們處于軟件工程學(xué)院的能力成熟度模型中的第一或初級(jí)，項(xiàng)目辦公室組織的這些級(jí)別對(duì)它們是有益的。今后可應(yīng)用于組織中其他項(xiàng)目的基礎(chǔ)過(guò)程。在第二級(jí)和第二級(jí)以上的級(jí)別中，項(xiàng)目辦公室不只致力于項(xiàng)目的成功，它還把過(guò)程移入其他項(xiàng)目和領(lǐng)域，這樣就在管理各個(gè)項(xiàng)目資源方面提供了更高的效率。第二級(jí)項(xiàng)目辦公室使得組織能夠確定何時(shí)發(fā)生資源短缺，并且手頭擁有足夠的信息以決定是否雇傭或簽約更多的資源。在第三級(jí)，戰(zhàn)略項(xiàng)目辦公室在整個(gè)組織中運(yùn)用過(guò)程、資源管理、優(yōu)先權(quán)，以及系統(tǒng)的思考方式。每個(gè)項(xiàng)目基礎(chǔ)構(gòu)造類型的發(fā)展，都為過(guò)程的完備作出了重大推進(jìn)作用。
但正是在第三級(jí)——站略辦公室，項(xiàng)目辦公室的增植機(jī)制真正達(dá)到了飛行速度（warp speed)。從公司的角度看，下去能夠們辦公室充當(dāng)著準(zhǔn)則、過(guò)程和方法論的智囊團(tuán)，而后者會(huì)提高所有領(lǐng)域中的個(gè)別項(xiàng)目的績(jī)效。項(xiàng)目辦公室還起到這樣的作用：化解資源競(jìng)爭(zhēng)的沖突，并確定整個(gè)企業(yè)可使用的共同資源的范圍。更重要的是，公司項(xiàng)目辦公室使得組織能夠歸集其所有的項(xiàng)目，將其作為一個(gè)或更多的相關(guān)組合進(jìn)行管理。執(zhí)行管理層可由整個(gè)企業(yè)的中心資源——項(xiàng)目辦公室，獲得所有項(xiàng)目活動(dòng)的全圖。根據(jù)一系列標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)可被確定，并且項(xiàng)目最終能夠履行其作為企業(yè)策略代理人的諾言。加特納集團(tuán)為項(xiàng)目辦公室確立了5種關(guān)鍵角色，在第三級(jí)中，這5種角色都被分寸有效地貫徹：
*標(biāo)準(zhǔn)的方法論的開(kāi)發(fā)者、文檔編制者和智囊團(tuán) 為項(xiàng)目設(shè)置一套前后一致的工具與過(guò)程
*資源評(píng)估者 基于以前項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目辦公室可以在人員、成本及時(shí)間方面確認(rèn)有關(guān)項(xiàng)目的商業(yè)假設(shè)；它還是關(guān)于跨智能項(xiàng)目資源沖突或配合的信息來(lái)源。
*項(xiàng)目計(jì)劃者 為以往的項(xiàng)目計(jì)劃設(shè)置的能力中心和圖書(shū)館。
*項(xiàng)目管理咨詢中心 為項(xiàng)目管理提供一系列管理職責(zé)；也為項(xiàng)目提供項(xiàng)目經(jīng)理或發(fā)展他們成為顧問(wèn)。
*項(xiàng)目評(píng)審及分析中心 一個(gè)儲(chǔ)存有關(guān)項(xiàng)目目標(biāo)、預(yù)算、進(jìn)程，以及歷史信息的知識(shí)管理中心，它以經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的形式存在于項(xiàng)目生命周期及其以后的過(guò)程中。
因此，項(xiàng)目辦公室是力圖綜合企業(yè)中項(xiàng)目管理的“一種共享能力”，而不只是一個(gè)場(chǎng)所或一組人員。在第三級(jí)，項(xiàng)目辦公室能夠在項(xiàng)目分析、設(shè)計(jì)、管理，以及評(píng)審方面提高企業(yè)能力。正如加特納所說(shuō)：“如果有適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督，它能改善溝通、建立項(xiàng)目管理的企業(yè)準(zhǔn)則，并且有助于減少開(kāi)發(fā)項(xiàng)目在企業(yè)效力與生產(chǎn)上失敗所遭受的慘重?fù)p失。”