OA辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計需求

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1.1  綜  述
    隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，信息與知識逐漸成為企業(yè)占主導(dǎo)地位的資源。企業(yè)間競爭一直圍繞著企業(yè)內(nèi)部管理進(jìn)行，強(qiáng)調(diào)企業(yè)如何有效的利用自身的資源，提高生產(chǎn)能力、提高工作效率、降低成本。終于，經(jīng)過近二十年的迅猛發(fā)展，世界經(jīng)濟(jì)由“生產(chǎn)能力不足”逐漸變成“生產(chǎn)能力過剩”。在這種經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)面臨著前所未有的競爭壓力。原來傳統(tǒng)的手工辦公方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代辦公的需求，辦公自動化系統(tǒng)作為提高工作效率、規(guī)范辦公制度，方便領(lǐng)導(dǎo)決策的重要工具，越來越受到人們的重視，電子辦公將是未來辦公的發(fā)展方向。

    我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，進(jìn)入WTO的實現(xiàn)，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位如何提高內(nèi)部管理水平，降低重復(fù)勞動、提升工作效率，提高服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、也成為）眾多單位領(lǐng)導(dǎo)不斷思考和探索的問題。這些都要求我們必須采用全新的信息處理手段，完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)和管理運(yùn)作流程，消除信息孤島，建立協(xié)同工作的信息管理體制。
    綜上所述，在全新的知識經(jīng)濟(jì)時代，管理者需要一種全新的管理理念和管理手段，對單位內(nèi)部辦公管理流程進(jìn)行整合。于是，網(wǎng)絡(luò)辦公自動化OA（Office Automation）概念應(yīng)運(yùn)而生。濟(jì)南天瀾科技研制開發(fā)的TLOA網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)定位于房地產(chǎn)行業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)軟件平臺——在對單位的辦公、管理和信息溝通提供強(qiáng)有力的網(wǎng)絡(luò)化、電子化支持外，還為其它信息化系統(tǒng)的引入、為這些系統(tǒng)間的信息交流提供幫助，實現(xiàn)單位信息化程度的全面提升。該系統(tǒng)主要是基于InternetIntranet和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，集流程管理、人員組織管理、系統(tǒng)權(quán)限管理、公共信息管理、信息共享為一體的信息管理系統(tǒng)。以其特有的技術(shù)、結(jié)合各單位辦公管理業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)，提供一套完整的計算機(jī)應(yīng)用解決方案，最終使貴單位真正提高管理的質(zhì)量和效率。

1.2  系統(tǒng)設(shè)計總體目標(biāo)

    對于高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)（DSS）。OA運(yùn)用科學(xué)的數(shù)學(xué)
模型，結(jié)合內(nèi)部／外部的信息為條件，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)； 
    對于中層干部而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)
提供 的基礎(chǔ)"數(shù)據(jù)"，提煉出有用的管理"信息"，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，提高辦公效率； 
    對于普通公務(wù)員而言：OA是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員
提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效，愉快地工作。
因此，我們認(rèn)為一個完善、成熟的計算機(jī)自動化辦公系統(tǒng)應(yīng)具有：

溝通（Communication）： 溝通是員工之間協(xié)同工作的基礎(chǔ)，良好的交流環(huán)境和靈活的交流手段可以使員工之間方便的進(jìn)行交流和問題討論。
協(xié)調(diào)（Coordination）： 協(xié)調(diào)是保證工作順利進(jìn)展的前提，當(dāng)一項工作由多人完成時，相互之間的協(xié)調(diào)變得至關(guān)重要，良好的協(xié)調(diào)手段可以保證多人之間的協(xié)同工作能夠步調(diào)一致，順利進(jìn)行。
控制（Control）： 控制是工作圓滿完成的指導(dǎo)和保證，完善的監(jiān)督控制手段可以使領(lǐng)導(dǎo)能夠全面了解各項工作的進(jìn)展情況，控制各項工作的進(jìn)度和質(zhì)量，保證工作圓滿完成。 
同時，針對房地產(chǎn)行業(yè)，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用須實現(xiàn)以下目標(biāo)：
l 、項目管理： 項目文檔，項目郵箱，項目文件審批。

2 、文檔自動化： 主要包括公文管理、公文查詢、公文流轉(zhuǎn)等功能模塊，應(yīng)用先進(jìn)行數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)、加密、權(quán)限設(shè)定等技術(shù)，實現(xiàn)文書檔案工作從收文、發(fā)文、審批、打印、加密、電子傳遞、歸檔、檢索統(tǒng)計等工作整個過程的自動化。 
3、日常辦公： 主要包括日常工作、會議管理、論壇、考勤管理等功能模塊，實現(xiàn)公司內(nèi)部辦公自動化的要求。
4、信息服務(wù)：主要包括電子公告欄、信息導(dǎo)航、個人信息、即時提醒、站內(nèi)即時短消息等功能模塊，可以隨時查閱企業(yè)內(nèi)部公告信息，法規(guī)制度、列車時刻表、天氣預(yù)報、郵政編碼等常用信息，以及客戶檔案管理和對個人信息如名片等進(jìn)行管理。
5、電子郵件： 電子郵件系統(tǒng)可以為每一個用戶建立自己的電子郵箱，此系統(tǒng)內(nèi)容應(yīng)涵蓋了企事業(yè)的日常辦公業(yè)務(wù)。其目的是通過用科學(xué)化的手段處理大量流動的公文、信息等，并通過電子郵件與其他有關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)系，在保證信息的保密性、一致性、    及時性的基礎(chǔ)上，最終達(dá)到以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺，以信息共享與傳遞、智能化決策為目的，用計算機(jī)取代大量重復(fù)性手工勞動，使辦公逐步走向無紙化、規(guī)范化的階段。新型的郵件系統(tǒng)應(yīng)該具有：群發(fā)、多附件添加、站內(nèi)短消息提醒收到新郵件、郵件關(guān)聯(lián)到項目自動歸檔的高級功能。我們的郵件系統(tǒng)不但具備了126,163信箱的功能，并且根據(jù)房地產(chǎn)行業(yè)的特色，掛鉤到項目中，這是其他的郵件系統(tǒng)所不能比擬的。

1.3   使用OA系統(tǒng)的好處

    首先能極大地提高工作效率，不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。
其次是節(jié)省運(yùn)營成本：包括時間和紙張。

    第一是規(guī)范單位管理：把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：公文會簽、計劃日志、會議召開等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。
    第二是提高企業(yè)競爭力、凝聚力：員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企業(yè)內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)。
    第三是使決策變得迅速科學(xué)：高層決策不再是不了解情況，缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。

1.4   系統(tǒng)現(xiàn)狀和需求分析

    針對政府、企事業(yè)單位對辦公、管理信息化的需求，眾多的軟件廠商均推出自己的網(wǎng)絡(luò)辦公（OA）、企業(yè)管理軟件等，但還未沒有專門針對房地產(chǎn)行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，天瀾科技在原有產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，根據(jù)房地產(chǎn)行業(yè)的特色，首次在辦公系統(tǒng)中加入了項目的概念，并實現(xiàn)了多項目管理、項目子類別無限級劃分的功能，靈活的適應(yīng)了不同房地產(chǎn)公司的項目特點(diǎn)，贏得了市場的認(rèn)同。
同時我們也必須看到，目前的OA軟件，普遍存在著一些難以解決的問題，制約了其市場空間的拓展。主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（1） 價格昂貴

目前的OA軟件，平均價格如下：
不包括公文流轉(zhuǎn)功能：5—10萬
包括公文流轉(zhuǎn)功能：10—20萬
可以看到，這樣的價格對于大多數(shù)中小型企業(yè)是難以接受的，勢必制約其向市場推廣。

（2）技術(shù)復(fù)雜，安裝/維護(hù)困難
    常見的OA軟件，大多采用Lotus Notes開發(fā)，安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識，很難由用戶自行解決。目前采用微軟的IIS服務(wù)器，其安裝配置同樣需要一定的專業(yè)知識，另外其系統(tǒng)脆弱的安全性也難以令人信服。同時，大多數(shù)OA軟件對硬件的要求也比較高。軟件安裝、維護(hù)的難易程度直接決定了用戶投入費(fèi)用的多少。因此，難于自行維護(hù)的軟件也增加了用戶對開發(fā)商的依賴性。

（3）片面追求大而全

    有些軟件廠商，為了提高軟件的價格，采取了以“大”充好的策略，不管用戶實際需求怎樣，奉行模塊多就要收高價的策略。而實際用戶在應(yīng)用中，常用的模塊只有幾個。廠商在推銷產(chǎn)品時讓用戶錯誤的認(rèn)為“有些功能暫時用不到，以后早晚會用到”，并以“買的模塊越多優(yōu)惠越多”來誤導(dǎo)用戶，殊不知軟件產(chǎn)品是有生存周期的，一個軟件購買當(dāng)時是先進(jìn)的，三五年后不可能還具有顯著的先進(jìn)性。
另外，許多廠商限于自身知識體系的局限或市場定位的需要，在OA軟件中，用戶迫切需要的許多功能卻反而不能滿足。例如即時短信、考勤等常用管理項目很少包含在OA軟件中。對于中小型用戶而言，為了達(dá)到企業(yè)信息化，就必須購買許多類別的專業(yè)軟件才能解決問題，而這些專業(yè)軟件對于中小型用戶都過于龐雜了，這也造成了投資的浪費(fèi)，更何況許多用戶用于信息化建設(shè)的投入是很有限的。

（4）必要性

    正如上面所述，目前市場上還沒有一種價格合理、性能穩(wěn)定、安裝維護(hù)簡單，擴(kuò)展性強(qiáng)、切實針對房地產(chǎn)企業(yè)需求而設(shè)計的辦公軟件。建設(shè)了局域網(wǎng)的單位仍面臨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件的匱乏。
TLOA網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)正是濟(jì)南天瀾科技填補(bǔ)這一市場空白而設(shè)計的。TLOA網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)將致力于提升中國房地產(chǎn)企業(yè)的信息化程度，切實提高其工作效率，降低成本。