政府OA辦公系統(tǒng)之核心模塊公文管理介紹

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1.1.1收、發(fā)文管理

1.1.2收、發(fā)文審批、簽核

對正文、附件進行修改； 在文件處理表輸入批示意見； 通過手寫簽名或電子印章進行文件的簽發(fā)批示； 將文件發(fā)送給選定人員。 當然，所有的操作都只能在權(quán)限設(shè)定范圍內(nèi)進行，同時系統(tǒng)還將如實地記錄下文件辦理的修改痕跡：當前用戶對文件內(nèi)容的修改，系統(tǒng)都會自動記錄下修改痕跡，而文件處理表則通過”所見即所得”的權(quán)限設(shè)置記錄下當前用戶的批示意見及簽名筆跡等信息。



1.1.3催辦督辦

利用流程設(shè)計工具中的催辦、督辦設(shè)置項目，就能簡單的使流轉(zhuǎn)中的公文處于系統(tǒng)監(jiān)控中，達到催辦、督辦的目的?？蓪ξ募k理的具體步驟設(shè)定催辦信息，催辦期限一到，系統(tǒng)自動發(fā)送催辦信息，催促文件辦理延誤人員及時辦理文件。
系統(tǒng)記錄下公文辦理詳細的處理信息，用戶可隨時查看到具體一份公文每一步驟每一辦理人辦理公文的時間及批示信息，可隨時了解當前有哪些人收到公文但尚未辦理的具體時間信息，使公文處理過程透明化、規(guī)范化。
 
 
 
 


1.1.4權(quán)限范圍

系統(tǒng)提供組合查詢與模糊檢索的靈活查詢方式，用戶可隨時查找到自己辦理過的文件或自己沒辦理過但在權(quán)限范圍內(nèi)的所有公文，查看公文的具體辦理信息。用戶可根據(jù)公文字段進行查詢，或者進行全文檢索。



1.1.5代擬發(fā)文

領(lǐng)導或工作人員出差時，為避免公文的積壓可授權(quán)他人代理自己的公文?？蓪Σ煌墓念愋瓦M行不同的授權(quán)，同時設(shè)定授權(quán)的具體時間，授權(quán)時間一過系統(tǒng)自動取消授權(quán)。
公文授權(quán)操作完成后，被授權(quán)人員——代理人可立即收到授權(quán)人當前待辦的授權(quán)類型公文，同時系統(tǒng)會以明顯的提示信息告知代理人授權(quán)的有關(guān)信息，并將代理人辦理的意見以”XXX（代理XXX）的批示意見”的形式如實記錄。授權(quán)人出差回來后，直接在已辦公文中便可查看到具有明顯代理人辦理標識的文件辦理信息。


1.1.6公文歸檔

系統(tǒng)的公文處理子系統(tǒng)支持與檔案管理子系統(tǒng)實現(xiàn)文檔一體化，用戶只需要點擊一個按鈕即可實現(xiàn)批量公文的歸檔。歸檔后的檔案記錄中可查看到原先公文的文件內(nèi)容。


1.1.7定制常用批示語

用戶在日常公文的辦理中，經(jīng)常會使用一些相同的句子、詞語，如”同意”、”已閱”、”請速辦”等，對于這類常用詞語，若每次批示時都要輸入則費時費力，本系統(tǒng)方案將提供常用詞語的定制功能，系統(tǒng)管理員可為單位所有人員定制公用的常用詞語，個人則可為自己定制自己常用的批示詞語。常用詞語定制后，用戶在辦理公文時便可用鼠標快速選擇這些常用詞語，從而避免了重復輸入。
常用詞語分為公用常用詞語和私有常用詞語兩種。系統(tǒng)管理員將單位人員經(jīng)常用到的短語、詞語定制成公用常用詞語，方便所有用戶在辦文時輸入；每個用戶也可以指定自己的私有常用詞語，方便自己的辦文。


1.1.8簽名與圖章管理

每一個用戶可以將自己的真跡簽名與私章掃描加密存儲于辦公自動化系統(tǒng)中，然后可以在公文批示時直接調(diào)用。調(diào)用時需要簽章密碼的確認，避免用戶帳號密碼泄漏后，被非法冒簽。


1.1.9公文維護

對公文的日常維護功能在于當前用戶所擁有的權(quán)限，普通用戶若沒有管理權(quán)限是無法維護公文的。公文的日常維護功能包括：

刪除文件：將無須保留的文件從數(shù)據(jù)庫中刪除。 結(jié)束流程：對于無須繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件通過結(jié)束流程完成文件的特殊處理。 修改文件名稱：修改正在流轉(zhuǎn)或流轉(zhuǎn)結(jié)束后的文件名稱。 將文件歸檔：將處理完畢的文件歸檔到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)進行管理。  
 
 


1.2公文交換

泛微提供的公文交換解決方案中使用XML文件形式，對正文和附件的內(nèi)容經(jīng)過BASE64的加密方式轉(zhuǎn)換成字符串形式存放在XML文件中，再由接收方解碼后得到文件內(nèi)容。

由協(xié)同政務(wù)辦公平臺將公文發(fā)送至指定FTP服務(wù)器目錄；外部系統(tǒng)定時接收在FTP服務(wù)器目錄中的公文；外部系統(tǒng)將接收的公文處理結(jié)果發(fā)送至FTP服務(wù)器目錄；協(xié)同政務(wù)辦公平臺系統(tǒng)定時接收公文的處理狀態(tài)，并在平臺中更新公文發(fā)送狀態(tài)；
通過泛微公文交換解決方案，可達到：

當在上下游或相鄰單位分別部署兩套協(xié)同政務(wù)平臺時，可通過公文交換打通公文 管理中的發(fā)文轉(zhuǎn)收文或收文轉(zhuǎn)發(fā)文的需求； 可實現(xiàn)與外部單位的公文管理系統(tǒng)實現(xiàn)文件交換對接。 可實現(xiàn)與本單位的其他系統(tǒng)如檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)文件交換。 在公文交換的過程中，及時反饋對接傳輸?shù)臓顟B(tài)，以便快速調(diào)整。 其總體應(yīng)用特征如下：
采用安全數(shù)據(jù)交換技術(shù)，實現(xiàn)公文安全可靠的交換 支持同系統(tǒng)或不同系統(tǒng)中不同單位、部門間公文交換 支持公文重發(fā)：實現(xiàn)對已發(fā)公文的補漏處理。公文交換后，如果有漏發(fā)的單位， 可以通過重發(fā)功能進行公文補發(fā) 支持公文撤銷：實現(xiàn)對已發(fā)公文的糾錯處理。公文交換時，難免會出現(xiàn)文單或者正文填寫錯誤的情況，為此，系統(tǒng)專門提供了撤銷的功能，對于已交換、但對方未簽收的公文，允許進行撤銷操作。 公文接收方簽收公文的同時，可以指定公文登記人，使得公文交換與公文收文緊密銜接。 為公文發(fā)送和接收雙方提供詳細的簽收回執(zhí)處理狀態(tài)信息，并自動顯示這些信息。