ERP項目實施中如何實行同步管理

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真正體現(xiàn)ERP對于管理促進的特征是信息共享，幾乎任何一個供應商在對企業(yè)進行ERP產(chǎn)品講解時都會談到如何消除信息孤島實現(xiàn)信息共享，在財務和業(yè)務之間真正實現(xiàn)了信息共享，也就達到了財務和業(yè)務的同步管理。  

前面對ERP的主要管理內(nèi)容和應用流程都作了介紹，但是讀者不難發(fā)現(xiàn)，在這些介紹中都是以一個管理職能為基礎展開的。但是，真正體現(xiàn)ERP對于管理促進的特征是信息共享，幾乎任何一個供應商在對企業(yè)進行ERP產(chǎn)品講解時都會談到如何消除信息孤島實現(xiàn)信息共享，在財務和業(yè)務之間真正實現(xiàn)了信息共享，也就達到了財務和業(yè)務的同步管理。所以本節(jié)內(nèi)容就是想通過進一步分析ERP1中的各種管理內(nèi)容的關聯(lián)應用，一方面對信息共享進行一些解析，另外一方面也再次證明ERP1做為實施ERP的第一步所具有的合理性。由于任何ERP產(chǎn)品都是十分龐大的，就像不可能將所有流程都進行一一介紹一樣，也不可能將所有關聯(lián)的信息共享應用進行介紹。在ERP1的范圍內(nèi)同樣如此，所以這里選擇一些最能表明財務業(yè)務同步管理的關聯(lián)應用來進行解析。

1. 銷售業(yè)務與財務的同步管理

在沒有進行信息化管理的企業(yè)中，所有業(yè)務管理之間的聯(lián)系都是要通過各種單據(jù)的傳遞來實現(xiàn)的，這些單據(jù)是一種依據(jù)、一種證據(jù)、一種責任。為了這種依據(jù)、證據(jù)和責任，手工管理不得不呈現(xiàn)出一種低效率，這種低效率就是在對這些單據(jù)的等待、核實、匯總、分類、統(tǒng)計中形成的。所有的企業(yè)管理操作中不能沒有依據(jù)、證據(jù)、責任，所以，這種低效率就是不得已而為之，是一種必然的結果。

在此，在ERP的應用程度范圍內(nèi)，分析銷售管理、庫存管理、財務管理三者之間是如何實現(xiàn)信息共享，從而達到銷售業(yè)務與財務的同步管理。

首先在銷售管理中其銷售業(yè)務是從銷售訂單開始的，這里再重申一點，銷售訂單是ERP特有的概念，它與企業(yè)內(nèi)的銷售合同是完全不同的，它是ERP為了適合計算機應用而創(chuàng)立的一種形式。在企業(yè)的銷售管理中，一旦與客戶簽訂了銷售合同，就相當于是確立了一項銷售任務，當然銷售合同的形式可以是多種多樣的，對于老客戶或許僅僅是一個電話或傳真的確認。不管它的形式是什么，總之是確認了一項銷售任務。此時，在ERP的銷售管理方式中，就是要將這項銷售任務錄入到銷售訂單之中，銷售主管可以對這張銷售訂單進行審核，一旦審核完成，也就相當于確定了一種銷售任務的依據(jù)、證據(jù)、責任。銷售訂單與合同的區(qū)別在于合同是企業(yè)與客戶之間的一種交易的約定，而銷售訂單是企業(yè)內(nèi)部的一種銷售任務全過程的記錄，包括任務下達、執(zhí)行和完成結果。如果每個銷售合同就是一項銷售任務的話，那么銷售訂單可以由銷售合同自動產(chǎn)生。但是，銷售管理中可以是幾個銷售合同構成一項銷售任務，此時一個銷售訂單對應著幾個銷售合同。也可能一個銷售合同會派生出若干項銷售任務，此時，一個銷售合同對應著幾個銷售訂單。

在ERP中，一旦銷售訂單經(jīng)過了審核，就相當于確定了一項銷售任務，此時的信息共享體現(xiàn)在，所有與該項銷售任務相關的部門和人員都看到這張銷售訂單，當然，信息共享絕對不是僅僅看一看，重要的是能夠充分利用才是共享。

● 銷售部門本身可以用銷售訂單直接產(chǎn)生發(fā)貨單，而無須再重新填制發(fā)貨單。

● 庫存管理可以根據(jù)發(fā)貨單直接生成銷售出庫單，無須重新填制銷售出庫單。

● 核算存貨時可以直接根據(jù)銷售出庫單產(chǎn)生記賬憑證，無須重新再做憑證。

● 銷售發(fā)票開出時，可直接取用銷售訂單中的客戶、品名、數(shù)量、價格。

● 可以根據(jù)銷售發(fā)票自動產(chǎn)生記賬憑證。

在ERP的財務管理中，由于財務根據(jù)記賬憑證進行記賬的過程也是自動完成的，所以銷售出庫自動產(chǎn)生的記賬憑證也會自動記入相應的賬簿，這個過程可以是實時的，此外，對于銷售業(yè)務而言，所開發(fā)票同樣可以用生成憑證的功能來自動生成憑證。由于生成憑證的時間可以是任意的，且可以一張單據(jù)生成一張憑證，也可以多張單據(jù)生成一張憑證，所以可以做到實時管理。即任何時候只要發(fā)生了銷售業(yè)務，隨時都能直接反映到財務賬簿中。這在手工管理狀態(tài)下是不能夠做到的。這就是銷售業(yè)務與財務同步管理的含義。這種同步管理，徹底改變了財務事后記賬的傳統(tǒng)方式，使財務能夠發(fā)揮對業(yè)務的監(jiān)控職能，使得管理者隨時都能從企業(yè)效益的角度了解業(yè)務的進展。同步管理的另外一個意義在于，由于憑證的生成是實時自動的，所以憑證的記錄是細致而精準的，在系統(tǒng)中完全可以由憑證追溯到業(yè)務上，即可以由記賬憑證追溯到銷售訂單，這在管理上體現(xiàn)為可以由管理指標的變化，追查到發(fā)生這些變化的原因。

當然，銷售信息的共享絕不只是在已經(jīng)闡述的這些內(nèi)容上。盡管不能一一列舉，但有一點是必須要指出的，那就是當企業(yè)下一步實施ERP2以后，銷售訂單的共享在生產(chǎn)計劃管理中是更加重要了，它是生產(chǎn)計劃的依據(jù)、證據(jù)、責任。

2. 采購業(yè)務與財務同步管理

采購業(yè)務與銷售業(yè)務一樣可以做到與財務管理同步。采購管理同樣是以采購訂單為核心達到各相關部門間實現(xiàn)信息共享。采購任務的下達反映在采購訂單之中，采購任務的執(zhí)行情況都可以圍繞采購訂單通過信息共享完整記錄下來。采購訂單與銷售訂單類似，也是ERP中特有的一種用來進行采購管理的形式。

一旦采購訂單通過審批，就意味著采購任務已經(jīng)明確，此時所有各相關部門都可以看到采購訂單，并且可以直接引用采購訂單中的數(shù)據(jù)，諸如供應商、品名、數(shù)量、價格等等。

● 可以通過采購訂單直接生成到貨單。

● 可以通過采購到貨單直接生成采購入庫單。

● 可以根據(jù)采購訂單直接生成采購發(fā)票。

● 可以根據(jù)采購入庫單直接生成記賬憑證。

● 可以根據(jù)采購發(fā)票直接產(chǎn)生記賬憑證。

這樣的一些信息共享在手工管理狀態(tài)下都是不能夠做到的，這是ERP能夠提高管理工作效率的原因所在。同樣其真正提高管理水平的地方仍然是實現(xiàn)了采購業(yè)務與財務的同步管理，實現(xiàn)了財務對采購業(yè)務的監(jiān)控。   　

3. 精準的庫存可用量共享

由于庫存管理是整個企業(yè)物流狀況集中表現(xiàn)的地方，所以庫存管理中的信息與其他各管理業(yè)務共享就顯得尤為突出，在此以庫存物品的可用量為例，來說明庫存管理與其他管理業(yè)務之間的信息共享關聯(lián)應用。

一般在ERP軟件中，都會有類似讓ERP用戶自己定義企業(yè)的可用量的公式設置。

可用量與四個因素相關，即現(xiàn)存量、凍結量、預計入庫量、預計出庫量。其中現(xiàn)存量和凍結量是一種固定狀態(tài)，而預計入庫量和預計出庫量則是根據(jù)不同企業(yè)的管理要求自己進行選擇設置。如果選擇了出入庫時都要做可用量檢查，則在出入庫的操作中就會自動給予提示和警示。顯然這種庫存管理的精確性在手工狀態(tài)下是無法做到的。

該可用量用于銷售管理業(yè)務時，用來檢查是否可以立即進行交貨，因為對于銷售管理而言，很多時候都會遇到需要馬上交貨的情況，當這種情況發(fā)生時，往往意味著客戶將收入送到了企業(yè)，在這種情況下，如果不能交貨，對企業(yè)的機會損失是最大的。而如果盲目接單又交不了貨，則企業(yè)信譽又將受到較大的影響，再則如果因為交了貨而影響到其他訂單的按時完成，這很可能是得不償失的，這種時候顯然最重要的事情就是知道一個準確的可用量，從而做出正確的選擇。

該可用量用于采購時，顯然能夠明顯地幫助采購人員控制采購數(shù)量，盡量避免重復或過剩采購給企業(yè)帶來的負擔和浪費。當然對于采購的指導意義最終要等ERP2實施以后，在生產(chǎn)計劃生成的過程中，對于采購量的計算依據(jù)這個可用量來運算，此時才是可用量最能體現(xiàn)出對采購的作用之時。

此外從圖3-10中也可以看出，本身可用量的計算公式中就是考慮了采購和銷售的因素的，銷售和采購都是使得可用量在一個時間段中成為動態(tài)數(shù)量的直接原因，這種動態(tài)就是實時管理最現(xiàn)實的客觀要求，同時也是最能體現(xiàn)ERP優(yōu)越于手工的地方。

4. 給財務管理帶來的變化

前面在介紹ERP1的管理內(nèi)容時闡述過一個觀點，那就是“由于ERP的財務管理使得整個企業(yè)的財務工作效率徹底改變，或許給財務管理的影響是最為直接的?！钡?，必須要清楚地看到，如果不實施ERP1，而僅僅是實施一個財務管理。那么，財務工作的效率是不會得到徹底改變的，此時的改變更多的是體現(xiàn)在一些四則運算量的減少，其效率的提高是有限的，盡管手工管理已經(jīng)無法與之相比，然而信息化管理的優(yōu)越性則還遠遠未能體現(xiàn)。惟有實施ERP1之后，通過與各業(yè)務系統(tǒng)的信息共享，實現(xiàn)了財務業(yè)務的同步管理，才是真正徹底改變了財務管理工作的效率，真正發(fā)揮出財務管理對于企業(yè)經(jīng)營運作的重要指導作用。

財務對于業(yè)務信息的共享表現(xiàn)在如下幾個方面：

● 可以根據(jù)出入庫單直接自動產(chǎn)生記賬憑證，無須再輸入憑證；

● 可以根據(jù)采購和銷售發(fā)票直接自動產(chǎn)生記賬憑證，無須再輸入憑證；

● 可以同采購管理共享供應商信息，直接引用方便了應付款的管理；

● 可以同銷售管理共享客戶信息，直接引用方便了應收款的管理；

● 可以根據(jù)已經(jīng)有的記賬憑證追溯業(yè)務單據(jù)，極大減少了差錯時間。

在這些信息共享的情況下，再加之記賬憑證可以自動登入賬簿，財務報表可以根據(jù)標準格式自動產(chǎn)生，而標準格式可以由財務管理人員根據(jù)企業(yè)的實際應用要求自己設置定義。這所有的一切最終達成了財務管理工作效率的徹底改變。

當然，改進是無止境的，ERP1雖然使得財務管理工作的效率有了實質(zhì)性的改變。但是隨著ERP2、ERP3的應用深入，財務管理工作還將會進一步展現(xiàn)其對于企業(yè)管理的重要性，特別是在成本、資金、預算管理當中尤為顯著。（CIO時代網(wǎng)）