跨地域集團化企業(yè)財務信息化

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市場經濟的發(fā)展，催生出了一個個跨地域的集團化企業(yè)，這種特殊的經濟實體越來越顯示出強大的威力。然而，集團化的企業(yè)往往涉及多個領域、多個地域、多種資本構成模式，要求整個企業(yè)同時實現信息集成，構成企業(yè)集團完整的信息價值平臺，邁向全面信息管理，消滅原來的信息孤島，達到信息及時、系統(tǒng)、完整、準確、可靠，實現集團統(tǒng)一管理，提高整體管理水平，在此背景下，傳統(tǒng)的財務管理模式已不適應這種變化的要求。因此，如何對財務管理模式實行變革，實現跨地域企業(yè)的財務一體化管理，在信息化日益發(fā)達的今天，已經成為這類企業(yè)面臨的緊迫問題。 

一、傳統(tǒng)財務管理模式在集團化管理下的弊端 

傳統(tǒng)的財務管理模式為:集團下屬各個子公司、分公司組織財務人員,設立獨立的會計賬簿,進行會計核算,并在會計期末結賬后向其上級單位集團報送書面報表。集團總部最后在會計期末經過合并報表,得出整個集團的經營狀況。這種傳統(tǒng)“分散”式的管理存在的不適用性,主要體現在以下幾方面:

1. 難以掌握完整的會計信息

在實際管理中,為了更準確地作出決策，不僅需要知道子公司、分公司的整體經營情況，也需要知道子公司詳細的經營信息。而傳統(tǒng)“分散”式的財務管理，以報表作為子公司、分公司經營信息載體，以合并報表方式得到集團整體經營情況，集團總部獲取有用的會計信息的主要途徑是子公司、分公司的報表,極大地降低了財務信息的完整性。

2. 難以迅速傳達會計信息

傳統(tǒng)“分散”型的管理模式下，只有在會計期末，各個會計主體結賬后才可得到有關子公司、分公司經營情況的會計報表。無法隨時動態(tài)地、實時地了解掌握子公司、分公司經營情況，等會計信息出來后，情況已發(fā)生了很大的變化，導致會計信息永遠是滯后的，永遠是“馬后炮”。

３． 會計信息失真

由于在傳統(tǒng)的“分散”型的管理模式下,集團總部見不到集團下屬子公司、分公司的賬簿,雖然全集團企業(yè)采用統(tǒng)一的報表格式，也對會計科目設置和核算原則作了統(tǒng)一要求，但是，下屬單位在具體的應用過程中，會根據自己的情況對會計科目核算范圍等內容進行修改，造成上報報表的數據和賬務的數據不一致的現象，導致集團企業(yè)的會計信息失真。

4. 財務監(jiān)控困難

由于在傳統(tǒng)的“分散”型的管理模式下,集團總部獲取子公司、分公司會計信息的主要途徑是報表和加工后上報材料,就談不上財務監(jiān)控。 

二、集團企業(yè)財務信息化的原則與目標 

（一）集團企業(yè)財務信息化實施原則

1. 統(tǒng)一規(guī)劃，逐步實施原則

財務管理信息系統(tǒng)是整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，加快財務信息化管理建設不僅要對建立的財務管理信息系統(tǒng)實行規(guī)劃，而且必須對整個管理信息系統(tǒng)進行整體規(guī)劃。從企業(yè)基礎信息化做起，按照先易后難、分步實施的原則，按照財務、物資、生產管理的秩序分階段推進，否則在沒有總體規(guī)劃的前提下，孤立地建立起各自的子系統(tǒng)，對最終實現企業(yè)管理信息化必然會造成極大的投資風險。

2. 健全和完善財務信息體系

財務信息體系是指財務信息從收集、傳遞、加工，最后到達使用者所經過的所有環(huán)節(jié)，包括人、相關制度、使用設備等。企業(yè)財務信息體系是否健全和完善，將直接決定財務信息化的成敗，是財務信息化的根本所在。企業(yè)財務信息化的起點應該首先審視企業(yè)財務信息體系的現狀，分析其流程和得到的結果，找出其中的缺點和不足之處，建立一個相對完善的財務體系。必要的時候，企業(yè)可以邀請一些專家和專業(yè)人士共同參與信息化的建設。

3. 選擇合適的財務信息化軟件，適應集團化管理

集團財務信息化的另一個重要因素是財務信息化軟件。建立了財務體系后，沒有與之適應的軟件，財務信息化就將停留在手工階段，在這個信息爆炸的時代，手工處理海量的數據，是不可想象的。所以，必須使用合適的軟件。讓財務體系運行在一個良好的平臺上，是財務信息化的必要條件。

4. 領導重視，提高認識，是財務信息化成功的關鍵

由于財務信息化涉及面廣，而且部門與部門之間，人員與人員之間，還可能有較大的變動和重新組合。由此可見，沒有企業(yè)“一把手”的支持和授權，財務信息化是不可能成功的。此外，還必須盡快提高企業(yè)經營者的信息化管理水平，充分認識到財務信息化是企業(yè)信息化的核心部分，以財務信息化管理帶動企業(yè)管理現代化，只有將企業(yè)信息化和財務信息化進行配套建設，將各個職能部門的資源進行共享，才能避免形成“信息孤島”，避免資金的重復投入和浪費。

（二）集團企業(yè)財務信息化目標

（1）實現企業(yè)生產經營中數據的共享，減少數據的手工重復處理，打破信息孤島。

（2）建立高效率的集中式管理體系，加強對子公司、分公司的監(jiān)控，避免出現權利失控。

（3）財務要與業(yè)務處理的高度協(xié)同，實現集團的資金流、價值流與信息流的同步。

（4）強化財務管理能力，要由單純的核算工作，轉變到提高財務分析決策能力上來。

（5）建立實時高效的網絡化財務信息系統(tǒng)，加強權限管理，實現遠程管理控制。 

三、集團財務信息化的實施模式 

（一）集中式核算的管理模式

如果集團公司對下屬各個企業(yè)的財務信息需要進行實時的監(jiān)控、檢查和管理，就可以將所有集團公司各個下屬企業(yè)的財務數據集中在一個統(tǒng)一的中心服務器上（物理上可以多個），通常該服務器放置在集團公司總部，其他下屬企業(yè)根據自身的地理位置，通過不同的網絡連接（本地局域網、專線連接、VPN等）登錄到中心服務器來進行各種處理，這樣做的好處是充分保證了集團公司對各個下屬企業(yè)財務數據的實時查詢，甚至可以集中進行憑證審核等各項功能，保證對各個下屬企業(yè)的財務監(jiān)控。

這種方式的應用，可以考慮傳統(tǒng)的客戶機/服務器方式與基于互聯(lián)網方式相結合，既滿足了本地用戶的高速連接，又滿足了遠程用戶的低成本連接和軟件運行。

在具體的應用方案實施上，如果遠程連接用戶較多，可以在集團總部采用服務器群集的方式來構建，即在集團總部采用多個服務器來響應外部的遠程用戶連接，作為應用服務器。同時，再使用一臺或多臺服務器作為數據庫服務器，應用服務器通過本地高速連接到數據庫服務器上，構成一個完整的后臺應用。

（二）分布式的管理模式

如果集團公司不需要對下屬公司進行實時的財務監(jiān)管，包括各種詳細的、基礎的財務數據查詢和監(jiān)控，從運行效率來看，就可以采用分布式核算和管理的模式，即集團公司各個企業(yè)均在本地配置軟件，各個企業(yè)的財務數據也存放在本地。這樣，由于沒有通過遠程連接進行系統(tǒng)登錄和軟件運行，從運行的外部物理環(huán)境來看，就保證了本地系統(tǒng)運行的效率，節(jié)省了費用。

（1）對于集團公司總部所關心的下屬企業(yè)的財務數據的查詢，可以根據實際的管理和操作方便性的需要，分別采用以下手段：通過遠程數據傳輸的方式來傳遞各個企業(yè)變動的數據（每天、每周等）。在最初，集團總部存放有各個下屬企業(yè)的賬套（備份），隨著各個企業(yè)財務數據的不斷增加，集團總部只需要收集各個企業(yè)的變動數據（增量數據）即可，并且發(fā)送和接收都可以實現自動化，收集到的數據通過數據導入或自動引入分別進入總部存放的各個企業(yè)的賬套，這樣做的好處是集團總部存放有各個下屬企業(yè)的實際賬套（賬套數據通過遠程數據傳輸來保證一致），能夠根據需要查詢到所有的財務數據。數據傳輸通過互聯(lián)網以電子郵件等方式傳送，在發(fā)送前系統(tǒng)自動對數據進行加密，保證了數據的安全性。

（2）通過Web方式來實現對下屬單位的財務數據查詢，這種方式不需要各個下屬企業(yè)將數據傳送到集團總部，集團總部的人員可以通過登錄到互聯(lián)網的方式，利用Web查詢模塊來查詢各個單位詳細的財務數據，進行監(jiān)督和管理。

（3）通過終端遠程登錄的方式，直接進入各個下屬企業(yè)的服務器，并遠程運行服務器上的軟件來進行財務數據的查詢，這種方式也不需要進行數據交換，并且可以查詢到所有的財務數據。

（4）其他方式：如果集團總部不需要對下屬企業(yè)的所有財務數據進行全面的查詢，可以采用一種更為簡潔的方式，即統(tǒng)一規(guī)定好需要查詢的具體內容，如憑證、憑證匯總表、科目匯總表、有關的賬頁及財務報表等，然后由各個下屬企業(yè)定期在本地的電腦上查詢到這些報表和賬頁，并通過“打印”功能中的“打印到文件”的方式形成統(tǒng)一的電子文檔，并通過各種手段（上報軟盤、發(fā)送郵件等）匯總到集團總部，集團總部直接查看這些電子文檔即可。

在具體的實施中，只有最合適的方案，沒有最優(yōu)的方案。在設計集團化管理模式時，需要根據具體單位的基礎管理工作、人員素質、資金投入、企業(yè)的發(fā)展狀況等條件來確定，使其達到最佳的管理效果，為單位創(chuàng)造價值。　

四、財務信息化實施中的關鍵問題 

（一）財務信息流程重組

企業(yè)首先應將當前的財務信息流程進行全面的歸納和總結，分析整個企業(yè)的財務信息體系的優(yōu)點和缺點，進而確定重新構建的財務信息體系所要達到的目標。在保留原體系的優(yōu)點的同時，在充分考慮企業(yè)的實際情況下，企業(yè)要重新設計財務信息流程。新的體系必須沿襲原體系的優(yōu)點，滿足要達到的目標，具有很強的可操作性。否則，新的體系將很難推行，甚至可能引起企業(yè)員工的反感和排斥。所以，財務信息流程重組是一個非常困難又非常重要的工作。企業(yè)應該邀請一些專家，由專家和企業(yè)內部相關人員成立財務信息化小組，來專門負責財務信息體系的設計工作。

（二）組織機構的調整和崗位設置

企業(yè)購建了新的財務信息流程后，還應結合本企業(yè)的實際情況，合理地設置財務部門的組織機構，確定其工作內容和任務。既按照新的財務信息體系，組建、合并、調整，甚至撤銷一些部門。同時按照業(yè)務的需要，重新劃分崗位，確定每個崗位的任務和職責。最后，結合實際工作，以崗位的形式，制訂財務工作的具體業(yè)務流程。該業(yè)務流程應該做到盡可能的詳細明確，讓每個崗位的員工清楚地知道自己應該做什么工作和如何去做。

（三）制度的建立和完善

一個體系要運行良好，不能缺少相應的制度作保障。企業(yè)必須制定一套與新的體系配套的制度，來規(guī)范和約束員工的行為。該套制度必須站在新的體系的基礎上，充分考慮信息技術的特點，同時還要結合企業(yè)的實際情況?！?

五、 跨地域集團化企業(yè)財務信息化系統(tǒng)集成方案 

網絡系統(tǒng)集成方案遵循嚴謹、務實、高效的原則，對網絡系統(tǒng)的網絡結構、網絡服務器、網絡工作站、網絡操作系統(tǒng)、網絡構建、網站建立方案等進行綜合分析，并提供科學的解決方案，從而實現財務管理中的充分應用，達到財務信息化的目的。

（一）設計目標

滿足財務的集中化管理的要求，將管理的各環(huán)節(jié)緊密地聯(lián)系起來，實現內部各級領導及各部門的一體化網絡連接。

在滿足目前需求的前提下，充分考慮系統(tǒng)的擴展能力，保證將來能順利實現本系統(tǒng)與內部其他網絡服務器的連接，為系統(tǒng)的擴展預留充分的空間，從而全面實現企業(yè)內部網絡化（Intranet）。

實現內部網與國際互聯(lián)網（Internet）的連接，內部網絡主要是滿足集團內部的管理要求，連入互聯(lián)網是為了更好地與外部交流和溝通，同時連接跨地域的分支機構，方便快捷地從外界和分支機構獲取信息，為管理者提供決策依據。

對高保密、高安全部分提供外地站點和相關單位通過電話登陸內部網的接口，以進行實時查詢和遠程辦公?；蚴菍で蟮谌桨踩ＷC，通過VPN等方式集團化的處理。

網絡具有高度的安全可靠性、可擴展性、先進性、實用性、方便性。

（二）設計原則

實用性：計算機網絡系統(tǒng)能夠最大限度滿足實際工作的需要。

經濟性：以較低的成本建設該計算機網絡系統(tǒng)，達到較高的性能價格比。

先進性：采用國際上目前最先進、最流行的軟、硬件技術，保證系統(tǒng)能夠最大限度地適應技術和業(yè)務發(fā)展變化的需要。

擴充性：對現有網絡系統(tǒng)進行擴充或者改造時，不僅能夠充分保護原有投資，節(jié)省資金，還可以降低系統(tǒng)維護、升級的復雜程度，提高系統(tǒng)更新、維護、升級的效率。

可靠性：采取相應技術措施保證網絡作業(yè)的可靠性和穩(wěn)定性。

安全性：采用各種技術保證網絡及其數據的安全，包括防范外來病毒、外來破壞、外來竊取資料等。

（三）財務信息化運行平臺設計

1. 網絡信息站點設計

在進行網絡建設時，不僅要給目前配置的電腦設置網絡信息點，而且還要預留一部分網絡信息點，以適應下一步的擴展之需。同時在內部網絡IP地址的分配上，應當進行有計劃化的分配，這樣便于進行規(guī)范化管理，也對系統(tǒng)的安全起到一定的保護作用。原則上對匿名IP地址系統(tǒng)不予應答。

2. 網絡規(guī)劃

一個集團化企業(yè)網絡化的目的主要是將企業(yè)相關部門聯(lián)結起來，即建立企業(yè)內部網；同時能通過國際互聯(lián)網取得和發(fā)送信息；能取得和發(fā)送外地下屬單位的信息。對企業(yè)內部網絡要求較高，要求實時傳送；對與外部的聯(lián)系，要求相對稍低（其中也要考慮網絡傳輸的費用），將來費用降低到一定程度，內外部網絡就會實現一體化。

3. 網絡設備選型

網絡設備包括企業(yè)網服務器、遠程訪問服務器、集線器、網卡、工作站、網線等。在下面的論述中，我們進行了分析，對一些設備提供了多種選型考慮。

（1）網絡服務器的選型。網絡服務器在整個網絡中起著至關重要的作用，不僅決定了數據的安全，而且對整個網絡的性能、效率、通信、管理等都起著關鍵的作用。為此，服務器一定要選擇先進、優(yōu)良、盡可能高檔的服務器。集團總部應當采用高檔服務器，采用多CPU、適應較高的數據處理要求和技術發(fā)展。

（2）網絡工作站的選型。

①管理用機。該機在網絡中充當管理實施者的角色，數據處理量大、時間較長的可由該機擔任，同時也作為管理用機。

②工作站用機。一般場所環(huán)境不太好，灰塵較多，對機器的可靠性要求較高。

③筆記本計算機。為了適應到外地后查詢和處理有關數據，筆記本計算機具有較大的優(yōu)越性，能實現遠程辦公，隨時隨地處理事務。

其他設備可根據具體情況進行選型，滿足財務信息化的要求。

集團化企業(yè)的財務信息化是一個漸進的過程，信息化依賴與財務的基礎工作和管理模式，也依賴與運行平臺和相應的軟件，更離不開人這個重要因素。所以，集團化企業(yè)的信息化，在主觀上要重視，在客觀上應結合實際，分階段完成。（萬方數據）