韓向東：全面預算如何選擇信息化工具

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據統計，2/3的企業(yè)都在實行全面預算，這些企業(yè)中又有1/3在使用或正要使用全面預算軟件?；诖?，怎樣正確選擇信息化工具無疑是全面預算能否落實的關鍵問題之一。其實，對于不熟悉IT的財務人員來講，工具有效就是硬道理。

曾幾何時，“全面預算”似乎成了解決企業(yè)應對外部和內部的經營壓力、加強監(jiān)管和控制的最好武器?！叭妗倍謴娬{的是業(yè)務計劃與財務預算的結合。所以，要充分發(fā)揮全面預算的作用，有兩點非常重要：一是預算應盡可能編制得比較詳細，只有細致的預算才有可能更符合企業(yè)的實際；二是預算必須能夠隨經營環(huán)境的變化進行動態(tài)的滾動調整。

衡量EXCEL、ERP(企業(yè)資源計劃)的預算模塊、獨立的專業(yè)預算軟件這些現有工具的有效性，簡單地看就是要滿足以上兩點要求。更細的衡量，可以從預算管理循環(huán)的預算編制、預算控制、預算分析及管理決策支持四個方面對工具進行拷問：

如何滿足預算編制時與業(yè)務的全方位結合？

全面預算管理涉及到企業(yè)全面的業(yè)務邏輯，包括銷售、生產、采購、財務、費用分攤、成本計算等方方面面。而且企業(yè)業(yè)務邏輯經常變化，并隨著企業(yè)的管理水平不斷精細化，使其成為預算管理的難點之一。

這就要求信息系統要能夠靈活的建立企業(yè)復雜的業(yè)務、財務模型，同時信息系統建立的預算模型要能夠適應不斷變化的管理需求和業(yè)務邏輯，系統的模型能夠隨著企業(yè)的管理水平不斷精細化。

全面預算要求各業(yè)務單元廣泛參與，各單元的業(yè)務分工不同，各自處理相應的數據。這要求信息系統要具有完善權限管理功能，能夠設定數據權限（單元格級），以保證企業(yè)的數據安全。

同時，預算的組織協調難度很大，數據審核、匯總的工作量大。這要求信息系統要能夠提供預算管理的流程支持，要支持自動的數據分發(fā)、匯總，提供預算流程管理的效率。

如何靈活、多角度、實時進行預算分析？

需要從不同角度了解預算執(zhí)行情況，洞察差異產生的原因也是預算管理的難點。所以信息系統要支持多維數據分析，可以靈活、快速地完成下鉆、上鉆、旋轉、切片、切塊等數據分析、查詢操作。

預算管理的另一難點是，實際數據分散在財務、ERP、CRM（客戶關系管理）等多個系統中，從這些系統中提取數據耗費大量的工作時間。并且實際情況發(fā)生變化后，預測調整的工作量大，效率低。所以系統應該提供數據接口工具，具有整合不同業(yè)務系統中數據的能力。同時，系統應該提供預測、模擬的功能，快速做出預算調整。

如何滿足事前、事中的預算控制？

預算控制是企業(yè)開展全面預算管理的一個重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)進行全面預算管理信息化需要考慮的一個重要方面。通過預算控制系統，企業(yè)預算管理部門可以很方便的對各預算單位的預算進行有效預警和控制。

通過將預算控制和日常審批流程相結合，在業(yè)務活動發(fā)生前，通過相應的審批過程，達到事前控制的目標。在審批流程中，業(yè)務活動發(fā)起人和審批人能夠從系統中實時得到該項預算信息（預算數、預算已經發(fā)生數、預算余額），并據其作出業(yè)務活動能否發(fā)生的判斷（審批流程如圖所示）。例如，某公司生產部門根據公司預算要采購固定資產，那么首先由生產部這項業(yè)務的經辦人填寫采購申請單，然后由生產部經理審核，對于一定金額以下的固定資產采購可能由財務審核即可，而對于一定金額以上的固定資產采購可能還需要主管副總或公司總經理審核，從業(yè)務活動發(fā)起人填寫申請單到部門負責人審批、財務審批以及主管副總和總經理審批的過程中，控制系統要能夠自動在該項業(yè)務申請單上顯示該項活動的年度總預算數、本月預算數、預算已經執(zhí)行數、本月實際發(fā)生數。

與預算分析系統相同，控制系統也需要具有同實際核算、ERP等業(yè)務系統及預算編制系統的數據整合能力，保證各模塊的信息無縫連接。

如何使預算管理支持決策？

完善的全面預算管理系統除了要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能之外，還要能夠為管理決策層提供直觀的、儀表盤式的關鍵指標數據展示。能夠動態(tài)顯示預算的關鍵性指標數據及指標的實際執(zhí)行情況，并能夠針對特定指標鉆取到明細的業(yè)務、財務數據。