協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)中的文檔一體化簡介

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　　協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)中的文檔一體化簡介

　　OA系統(tǒng)文檔一體化管理系統(tǒng)有著兩種模式。一是前向一體化，二是后向一體化。

　　前向一體化這種類型是從系統(tǒng)設(shè)計(jì)開始，對文檔管理的要求作出統(tǒng)一規(guī)定。。其系統(tǒng)功能包括文件管理子系統(tǒng)、歸檔子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)。當(dāng)然，文檔的前向一體化主要是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)建設(shè)，從系統(tǒng)設(shè)計(jì)或者文件形成開始，而以檔案室的檔案管理為終點(diǎn)。這種模式以解決文件管理與檔案室檔案管理的關(guān)系為核心，流程上實(shí)現(xiàn)起來十分便利，技術(shù)上也非常成熟，不需要解決我國的管理體制問題，因而，我國的文檔一體化管理系統(tǒng)基本上屬于前向一體化模式。

　　后向一體化，則是指機(jī)關(guān)文檔管理機(jī)構(gòu)或文件中心同檔案館管理方面的統(tǒng)一化、程序化，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)過渡性或中間性文檔管理機(jī)構(gòu)與檔案館之間的協(xié)調(diào)一致，以便減少重復(fù)性環(huán)節(jié)和勞動。這種類型的一體化建設(shè)主要以連接檔案室與檔案館為核心，如許多地方檔案部門采用了“電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式”標(biāo)準(zhǔn)，從檔案館的工作出發(fā)規(guī)定了以建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫為中心的館(室)后向一體化。當(dāng)然，在我國實(shí)現(xiàn)后向一體化有一定困難，問題主要有兩方面:一方面是我國文件中心沒有普遍建立起來，基層檔案部門一般都是機(jī)關(guān)(單位)檔案室，這樣人人增加了檔案館的前向控制而，也因此增加了控制難度;另一方面是后向一體化需要走出一個機(jī)關(guān)單位文件與檔案管理的范圍，需要在體制上理順文件管理與檔案管理的一致性，協(xié)調(diào)起來比較困難。

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