泛普OA軟件研究顧問認為，這跟中小企業(yè)自身的特性不無關系

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根據(jù)一篇調查報告披露，目前中國OA項目60%-70%都是失敗的，而決大多數(shù)失敗的案例都集中在中小企業(yè)。中小企業(yè)的信息化建設問題已愈來愈凸出。一方面企業(yè)迫切的希望加入信息化建設的浪潮中來，另一方面項目失敗的陰影始終存在至使不少企業(yè)無功而返。
    為什么中小企業(yè)OA項目失敗率如此之高呢，泛普OA軟件研究顧問認為，這跟中小企業(yè)自身的特性不無關系，首先中小企業(yè)沒有大企業(yè)那樣的經(jīng)濟實力，對于OA項目的投入非常有限，其次中小企業(yè)的規(guī)模和扁平化的管理，決定了信息的傳遞不易產生瓶頸，并且中小企業(yè)辦事機構相對集中不易產生文件傳遞問題。這幾個特性決定了中小企業(yè)不能像大企業(yè)那樣有大量的投入請來專業(yè)的項目開發(fā)單位進行量身定制，并且OA的一些優(yōu)秀特性也不能在中小企業(yè)中得到很好的發(fā)揮。這意味著如果將大企業(yè)成功的OA模式，不經(jīng)選擇的強行應用于中小企業(yè)的話難免會發(fā)生“消化不良”。
    再者，目前市場上很多OA開發(fā)單位在宣傳推廣上的問題也是導致項目失敗的重要原因。大多開發(fā)單位和企業(yè)進行溝通時往往都是站在軟件的角度進行思考的，把軟件的功能說得十分強大，而很少在真正理解企業(yè)需求后結合軟件來談問題。這樣導致很多企業(yè)把系統(tǒng)應用起來后發(fā)現(xiàn)原來那么多功能我根本就用不到，或者說不好用。這樣企業(yè)對系統(tǒng)的信心也會很快打折進而導致項目失敗。
    綜上泛普OA研究顧問認為：規(guī)模大小對企業(yè)OA應用起至關重要的作用，大的跨地域性強的企業(yè)和機構相對集中的中小企業(yè)在應用上有顯著的不同，對于大企業(yè)來說OA的應用將是立竿見影的，而對于中小企業(yè)來說找到一個切入點與傳統(tǒng)辦公間有效的整合將是關系到系統(tǒng)應用成敗的關鍵。
    以某OA顧問的親身經(jīng)歷為例，該OA顧問曾遇到一個年產值在9000萬左右的制造加工企業(yè)，前期針對企業(yè)需求也做了很多分析和調研，把各部門所有的日常表單幾乎都收集來了，當時該OA顧問的思路是想把所有紙質表單全部做成工作流，認為只要這樣OA就算是配置成功了，在經(jīng)過了1個多星期的配置，并進行幾次培訓后滿以為接下來就是接受大家對系統(tǒng)的稱贊和認可了，可事與愿違，在經(jīng)過了一個多月的運行后發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的工作流表單數(shù)量并沒有像預想的那樣增長，OA系統(tǒng)的應用僅僅局限于收發(fā)短信和通知而已，員工們的反響也不如預想的熱烈，甚至還有人抱怨說天天要開OA很麻煩。甚至企業(yè)領導也對該OA顧問的OA方案提出了質疑，究竟是那里出現(xiàn)了問題呢？原來該企業(yè)人員不多，僅有150多人，充其量只算個中小企業(yè)，而真正需要進行電腦辦公的人員則更少。加上企業(yè)的特性，使OA的優(yōu)勢功能在這也不具現(xiàn)實意義。像上文中說到的那樣中小企業(yè)的管理較為扁平，各種意見和思想都能很快的進行交流。對于某些工作有時在中午用餐時間幾個經(jīng)辦人就可以敲定并付諸實施，事后的反饋也還算可以。重要的是這樣具備相當?shù)撵`活性，在中國這是十分重要的。而現(xiàn)在硬要大家過渡到OA中來辦公，加上開始操作上的不適應，有時還發(fā)生操作上的錯誤，諸如張三要做的工作被李四收到等等的問題，難免使大家對OA產生了抵觸情緒。這時OA系統(tǒng)就像是雞肋，“食之無味，棄之可惜”。
    后來該OA顧問靜下心仔細分析發(fā)現(xiàn)，原來該單位對OA最具優(yōu)勢的功能如“遠程辦公、工作轉交便利等”的需求并不十分強烈，而OA顧問的問題就是在調研時太強調OA系統(tǒng)的優(yōu)勢了而過少考慮OA究竟能為企業(yè)帶來些什么了。在調整思路后該OA顧問決定重頭開始，在經(jīng)過新一輪有針對性的調查分析后發(fā)現(xiàn)，目前單位遇到的最大的問題是一些報表、數(shù)據(jù)的收集整理、查閱、統(tǒng)計不便，工作跟蹤信息反饋不及時等。接著就是主要針對如何解決這些問題對OA方案重新進行了優(yōu)化調整。結果是顯而易見的，由于切中了企業(yè)的痛點和問題的本質，新實施OA方案取得了成功，大家也慢慢開始習慣于用OA來進行日常工作。也開始對系統(tǒng)提出新的建議和需求了，這說明員工們已開始認可OA系統(tǒng)并希望系統(tǒng)的不足能改進使工作更為便利。隨著員工的需求慢慢得到滿足，企業(yè)的OA就不會陷入失敗的境地。
    以上的案例說明，OA成功應用的思路重點在于真正理解領會吃透OA所具備的各種特性，并結合客戶企業(yè)的實際情況進行有針對性的配置部署。OA應用成功對于企業(yè)來說是一次管理上的重大進步，但OA項目的實施不是集中在一段時間就可以完成的，泛普OA研究顧問認為成功的OA項目沒有所謂項目結束的概念。只是經(jīng)歷的階段有不同，最早是立項、調研、選型之后是部署修改，再部署再修改，再來就是維護和新業(yè)務的整合再修改或對舊業(yè)務流程的優(yōu)化。另外，也是最主要的，由于國情因素及文化環(huán)境所決定，在中國企業(yè)的OA項目是實實在在的一把手工程、一把手OA，換言之，如果你的OA方案和產品沒有打動老板，老板不會用，不喜歡用，那就得不到最高領導的支持，那樣的話任何好的想法也只是空談。