泛普OA軟件ＸＸＸ集團(tuán)業(yè)務(wù)需求分析

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ＸＸＸ集團(tuán)協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)要從實(shí)際出發(fā)，以管理和應(yīng)用需求為導(dǎo)向，實(shí)用性和前瞻性相結(jié)合，以科學(xué)高效管理和決策建設(shè)為目標(biāo)，處理好先進(jìn)與適用、當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)、局部與全局的關(guān)系，按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”的原則進(jìn)行建設(shè)。在建設(shè)泛普OA軟件平臺(tái)過(guò)程中，既要充分考慮企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需要，也要為今后的系統(tǒng)升級(jí)、數(shù)據(jù)整合等打好技術(shù)基礎(chǔ)，既有高度穩(wěn)定的日常協(xié)同工作平臺(tái)又能通過(guò)多維空間（門戶）和應(yīng)用整合接口實(shí)現(xiàn)企業(yè)未來(lái)多業(yè)務(wù)一體化協(xié)同，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息、決策信息、業(yè)務(wù)信息和企業(yè)知識(shí)資源的分類管理和集中呈現(xiàn)。

統(tǒng)一規(guī)劃

規(guī)劃統(tǒng)一高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)，符合ＸＸＸ集團(tuán)信息化建設(shè)的當(dāng)前與未來(lái)發(fā)展需要；結(jié)合我們長(zhǎng)期的信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，與ＸＸＸ集團(tuán)信息化整體規(guī)劃相結(jié)合，制定出符合實(shí)際協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

信息化以集團(tuán)高層為核心，信息化建設(shè)部門為主導(dǎo)，不僅要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、基礎(chǔ)計(jì)算平臺(tái)、基礎(chǔ)軟件平臺(tái)以及各種業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，而且要逐步建立整套完善的覆蓋泛普OA軟件ＸＸＸ集團(tuán)的運(yùn)營(yíng)體系。協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)同樣需要按照集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃，根據(jù)輕重緩急，分步實(shí)施、快速推進(jìn)；對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)管理和有效監(jiān)督。

統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，從系統(tǒng)角度出發(fā)，對(duì)ＸＸＸ集團(tuán)的協(xié)同辦公系統(tǒng)系統(tǒng)進(jìn)行整體的、全面設(shè)計(jì)，確定系統(tǒng)總體架構(gòu)和技術(shù)架構(gòu)、技術(shù)路線，明確各系統(tǒng)的業(yè)務(wù)范圍、功能職責(zé)、與外部各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享與交互內(nèi)容、系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)接口等關(guān)系，形成企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
1.1.1 系統(tǒng)遵循標(biāo)準(zhǔn)

• 門戶平臺(tái)開發(fā)遵循標(biāo)準(zhǔn)：Java規(guī)范請(qǐng)求（JSR）168和遠(yuǎn)程portlet的WebService（WSRP）；
• 系統(tǒng)平臺(tái)工作流引擎，遵循WFMC國(guó)際規(guī)范實(shí)現(xiàn)；
• 其它通用標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

**［參考客戶行業(yè)資料添加與客戶業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的或客戶關(guān)注的標(biāo)準(zhǔn)，如通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、電子公文相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、涉密標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)客戶關(guān)注添加］

1.2 ＸＸＸ集團(tuán)管理需求分析

**［通過(guò)與客戶的前期溝通從宏觀角度描述客戶的管理需求但必須注意不能與客戶的實(shí)際需求抵觸］例如：
1.2.1 ＸＸＸ集團(tuán)的管控模式
ＸＸＸ集團(tuán)的管理制度隨著企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整而不斷完善。集團(tuán)依據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理制度為基準(zhǔn)建立了規(guī)范的法人治理結(jié)構(gòu)，設(shè)立董事會(huì)，并聘請(qǐng)有獨(dú)立董事，構(gòu)建了比較完善的“兩權(quán)分離”管理體系，集團(tuán)總部與各專業(yè)事業(yè)部之間嚴(yán)密分工，充分授權(quán)，體現(xiàn)了科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)、高效的特色。
集團(tuán)采用標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作、專業(yè)化管理。ＸＸＸ集團(tuán)在投資與運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)與審計(jì)、品牌與宣傳、人力與文化等方面，形成了一套較為成熟的，與國(guó)際企業(yè)管理逐步接軌的標(biāo)準(zhǔn)化管理程序。在管理模型及工具方面，提倡專業(yè)化，一方面，集團(tuán)現(xiàn)已經(jīng)引入ERP(企業(yè)資源規(guī)劃)、E-HR(企業(yè)人力資源管理)、CRM（客戶管理）、E-CASE（資金集中管理）、P6（工程項(xiàng)目管理）等比較先進(jìn)的信息化手段，暢通信息傳送渠道，提高管理效率；另一方面，也積極采用全面預(yù)算管理、多緯度績(jī)效管理、全方位對(duì)標(biāo)管理、精益化管理等先進(jìn)管理模型，通過(guò)多年的持續(xù)推進(jìn)，軟硬實(shí)力齊頭并進(jìn)，有機(jī)結(jié)合，提升組織系統(tǒng)競(jìng)爭(zhēng)力。
ＸＸＸ集團(tuán)采取集團(tuán)化管理模式，即：由集團(tuán)統(tǒng)一管理下屬各實(shí)業(yè)公司，并明確產(chǎn)權(quán)人，各級(jí)管理機(jī)構(gòu)的責(zé)、權(quán)、利，為實(shí)行科學(xué)管理提供組織保障。
ＸＸＸ集團(tuán)董事會(huì)是集團(tuán)最高決策機(jī)構(gòu)。主要負(fù)責(zé)集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略的制定與修改，經(jīng)營(yíng)管理機(jī)制的確立和完善。經(jīng)營(yíng)管理策略的配套和修訂。
ＸＸＸ集團(tuán)總部定位為戰(zhàn)略投資型和風(fēng)險(xiǎn)管控型，是集團(tuán)最高管理機(jī)構(gòu)，由行政管理部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、經(jīng)營(yíng)管理部、戰(zhàn)略發(fā)展部和審計(jì)監(jiān)察部以及機(jī)要中心、發(fā)展研究中心、信息中心9個(gè)部門組成。主要負(fù)責(zé)為董事會(huì)經(jīng)營(yíng)決策提供信息支撐和科學(xué)依據(jù)，及時(shí)準(zhǔn)確地把董事會(huì)決策變成執(zhí)行規(guī)劃，組織相關(guān)資源，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)各事業(yè)部抓落實(shí)，并在執(zhí)行過(guò)程中，監(jiān)控和反饋決策執(zhí)行情況，調(diào)控和協(xié)調(diào)解決執(zhí)行政策過(guò)程中的矛盾。
ＸＸＸ集團(tuán)下設(shè)四個(gè)事業(yè)部，分別是農(nóng)牧事業(yè)部、化工事業(yè)部、地產(chǎn)與基礎(chǔ)設(shè)施事業(yè)部和金融投資事業(yè)部。各事業(yè)部直接對(duì)集團(tuán)總裁班子負(fù)責(zé)，指導(dǎo)所屬企業(yè)研發(fā)、推廣、宣傳和銷售本專業(yè)產(chǎn)品，并根據(jù)授權(quán)實(shí)施本專業(yè)板塊的其他經(jīng)營(yíng)和管理工作。
ＸＸＸ集團(tuán)各實(shí)業(yè)分公司是集團(tuán)經(jīng)營(yíng)實(shí)體，直接負(fù)責(zé)集團(tuán)產(chǎn)品的生產(chǎn)、運(yùn)輸和銷售工作。
1.2.2 ＸＸＸ集團(tuán)信息管理的需求
ＸＸＸ集團(tuán)信息資源是企業(yè)在信息活動(dòng)中積累起來(lái)的以信息為核心的各類信息活動(dòng)要素(信息技術(shù)、設(shè)備、信息生產(chǎn)者等)的集合。ＸＸＸ集團(tuán)信息管理的需求是有效地搜集、獲取和處理企業(yè)內(nèi)外信息，整合現(xiàn)有各種遺留信息系統(tǒng)的信息資源，最大限度地提高企業(yè)信息資源的質(zhì)量、可用性和價(jià)值，并使企業(yè)各部分能夠共享這些信息資源。這就要求企業(yè)應(yīng)用先進(jìn)的信息管理理論和方法規(guī)范集團(tuán)各種信息的傳遞、歸檔、存儲(chǔ)、授權(quán)和共享等，建立完善的規(guī)章制度和流程，構(gòu)建高效的信息資源管控平臺(tái)。同時(shí)，還要逐步形成ＸＸＸ集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的企業(yè)信息資源庫(kù)，使企業(yè)信息資源的獲取、傳遞、處理、儲(chǔ)存、控制建立在全面、系統(tǒng)、科學(xué)的基礎(chǔ)之上，保證信息的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。
1.2.3 ＸＸＸ集團(tuán)組織管理的需求
作為一個(gè)集團(tuán)化多層級(jí)組織，ＸＸＸ集團(tuán)在日常工作中牽涉到跨部門、跨地區(qū)、跨組織層級(jí)的多單位、多業(yè)務(wù)部門之間實(shí)時(shí)工作聯(lián)系，對(duì)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性等應(yīng)用要求較高，對(duì)各種工作任務(wù)的協(xié)同工作應(yīng)用很頻繁。需要有一套功能強(qiáng)大的單一的穩(wěn)定的高速的信息系統(tǒng)使用，從而加強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部各單位和部門之間的聯(lián)系，提升整個(gè)組織工作的行政效率。ＸＸＸ集團(tuán)的協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)要滿足ＸＸＸ集團(tuán)各單位、各部門全體人員進(jìn)入系統(tǒng)的需要，形成全員的個(gè)人辦公處理桌面，集工作任務(wù)創(chuàng)建下達(dá)、任務(wù)接收分解、任務(wù)承辦反饋、任務(wù)集中監(jiān)控統(tǒng)計(jì)為一體的組織管理和與此相關(guān)的數(shù)據(jù)采集和傳遞、業(yè)務(wù)審批和交付、資源的協(xié)同和共享等組織業(yè)務(wù)構(gòu)成的全員化協(xié)同工作平臺(tái)。
1.2.4 ＸＸＸ集團(tuán)決策管理的需求
在信息爆炸、科技飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代背景下，集團(tuán)化組織的管理者需要通過(guò)跨組織、跨單位、跨部門的協(xié)同快速獲得決策最急需的各種實(shí)時(shí)情報(bào)、分析報(bào)表、歷史數(shù)據(jù)等，選擇最佳的決策時(shí)機(jī)和策略，建立起高效靈動(dòng)的決策機(jī)制。并且隨著信息系統(tǒng)建設(shè)的不斷發(fā)展和深入，這種決策信息由人工到自動(dòng)匯總，由自動(dòng)匯總再到自動(dòng)分析，最后由自動(dòng)分析上升到真正的商業(yè)智能，這就要求系統(tǒng)能既有高度穩(wěn)定性又能呈現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部各種信息系統(tǒng)的決策數(shù)據(jù)，為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)提供多維度、全方位的決策信息，成為輔助領(lǐng)導(dǎo)日常管理和決策的工具。

1.3 泛普OA軟件ＸＸＸ集團(tuán)業(yè)務(wù)需求分析

**［與客戶的前期溝通、標(biāo)書或需求書提供等從行業(yè)管理特征抽象到我們產(chǎn)品的對(duì)應(yīng)的需求，你可以從多個(gè)方面進(jìn)行分析，但必須符合客戶的行業(yè)和實(shí)際管理特征，或者是客戶具體的幾種業(yè)務(wù)］例如：
根據(jù)前期與ＸＸＸ集團(tuán)相關(guān)部門的溝通和ＸＸＸ集團(tuán)提供的《房產(chǎn)OA項(xiàng)目調(diào)研》和《乳業(yè)OA項(xiàng)目調(diào)研》等資料，集團(tuán)在日常業(yè)務(wù)管理上由于沒有適合的管理平臺(tái)，不同程度地存在工作安排、督辦工作、審批工作、工作匯報(bào)、上下溝通、制度執(zhí)行、知識(shí)管理、遠(yuǎn)程辦公和工作計(jì)劃管理等方面的管理問(wèn)題，概括起來(lái)，在業(yè)務(wù)管理方面主要需求如下：
1.3.1 組織架構(gòu)模型的靈活管理
ＸＸＸ集團(tuán)隨著規(guī)模的壯大，涉及的產(chǎn)業(yè)也會(huì)越來(lái)越多，如何協(xié)調(diào)管理好這些產(chǎn)業(yè)就顯得迫在眉睫。一般來(lái)說(shuō)，各業(yè)務(wù)群處于不同的行業(yè)領(lǐng)域，處于不同的發(fā)展階段，各產(chǎn)業(yè)的業(yè)務(wù)格局和定位也不同。因此，在集團(tuán)化發(fā)展的進(jìn)程中，按產(chǎn)業(yè)集群將各業(yè)務(wù)群進(jìn)行整合是趨勢(shì)所在。
按照集團(tuán)發(fā)展的多元化和產(chǎn)業(yè)的關(guān)聯(lián)度，將集團(tuán)的各業(yè)務(wù)群調(diào)整為幾大板塊，讓各個(gè)板塊根據(jù)自己的發(fā)展目標(biāo)和行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略，明確自身的定位，尋求符合自身發(fā)展的商業(yè)模式，形成各自的行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)地位。通過(guò)這種資源的再分配，再加以符合市場(chǎng)需求的組織架構(gòu)，提升集團(tuán)整體的競(jìng)爭(zhēng)力。
集團(tuán)化企業(yè)的管理特點(diǎn)決定其組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置受多種因素的影響，如競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)組合、行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)規(guī)模、管理傳統(tǒng)、政府政策、法律規(guī)定、集團(tuán)所處的不同發(fā)展階段等等，甚至包括經(jīng)營(yíng)者的風(fēng)格等。這就帶來(lái)集團(tuán)內(nèi)部新的業(yè)務(wù)板塊、分公司、控股公司及控股公司所屬分子公司、部門等的變化頻繁，人員崗位變動(dòng)、部門歸屬劃撥、分拆和合并等的調(diào)整和變化，這種變化必然帶來(lái)集團(tuán)內(nèi)部管控模式的變化，這就要求系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)快速地對(duì)集團(tuán)化的組織架構(gòu)、崗位、權(quán)限體系、流程、考核和統(tǒng)計(jì)體系等進(jìn)行調(diào)整。
1.3.2 業(yè)務(wù)審批和行政管理

問(wèn)題分析

ＸＸＸ集團(tuán)日常涉及的主要業(yè)務(wù)包括大量的已經(jīng)形成固定格式的制度流程和大量還未形成格式的制度和管理流程，包括：經(jīng)營(yíng)管理和行政管理方面的各種已有的制度流程；公司規(guī)章制度、政策、工作規(guī)范的制定、修訂、廢止；項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、策略審批；項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)、單體建筑設(shè)計(jì)方案制定、修訂；項(xiàng)目的預(yù)決算申請(qǐng)審批；大量日常辦公文檔的撰寫、修改和審批以及各種工作安排和匯報(bào)等等。
另外，由于集團(tuán)目前主要辦公事務(wù)包括工作安排，審批工作，工作匯報(bào)，工作計(jì)劃，工作督辦等，在本地協(xié)作上普遍采用會(huì)議傳達(dá)，當(dāng)面安排，電話安排，聽取匯報(bào)等方式，遠(yuǎn)程辦公則通過(guò)電話及電子郵件等方式，存在以下問(wèn)題：
由于集團(tuán)化組織本身的復(fù)雜性，手工方式的審批普遍存在審批效率低、跨部門跨組織審批和各種數(shù)據(jù)采集困難，信息傳遞不及時(shí)，查詢和統(tǒng)計(jì)困難等問(wèn)題。
同時(shí)，每天實(shí)時(shí)的工作安排和溝通浪費(fèi)各級(jí)管理人員大量時(shí)間，安排后事情督辦和過(guò)后查閱不方便、了解情況不夠全面。遠(yuǎn)程管理上只能采用電話和郵件溝通，管理比較粗放，需要進(jìn)行大量溝通的工作信息對(duì)稱困難。