中小企業(yè)OA系統(tǒng)方案選型的誤區(qū)

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　　目前國(guó)內(nèi)很多企業(yè)實(shí)施了OA系統(tǒng)，但在選與被選之間總有諸多的"不對(duì)稱"。企業(yè)在OA系統(tǒng)選型中存在的誤區(qū)究竟有哪些呢?

　　誤區(qū)一、認(rèn)為OA系統(tǒng)就是行政辦公、收發(fā)文。 在OA系統(tǒng)剛剛出現(xiàn)的時(shí)候，應(yīng)用于企業(yè)的并不多。所以人們認(rèn)為OA系統(tǒng)并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程的作用，也沒(méi)有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA系統(tǒng)的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA系統(tǒng)應(yīng)用的廣泛對(duì)象，OA系統(tǒng)也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA系統(tǒng)發(fā)生了質(zhì)的變化。作為辦公系統(tǒng)，它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個(gè)性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。

　　誤區(qū)二：認(rèn)為OA系統(tǒng)只是文件的審批和管理。 OA系統(tǒng)不僅僅是文件的審批和管理，關(guān)鍵是作為企業(yè)管理軟件進(jìn)行企業(yè)管理最終一定要跟財(cái)務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián)，才能最大化發(fā)生作用。比如：在OA系統(tǒng)的應(yīng)用企業(yè)中，很少企業(yè)拋棄報(bào)銷，借款，付款等審批流程。因?yàn)殡娮踊瘓?bào)銷流程的好處是把管理和財(cái)務(wù)的職能進(jìn)行了區(qū)分，作為審批層主要是關(guān)心該事務(wù)允不允許發(fā)生，允許發(fā)生多少。而財(cái)務(wù)的職能是判斷該事務(wù)發(fā)生的憑證是真的還是假的，是不是超過(guò)財(cái)務(wù)報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)。這樣快速解決了員工財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷流程處理復(fù)雜困難的問(wèn)題，很多企業(yè)便通過(guò)首先應(yīng)用財(cái)務(wù)報(bào)銷流程推動(dòng)了OA系統(tǒng)在公司整個(gè)流程的應(yīng)用。

　　誤區(qū)三：認(rèn)為OA系統(tǒng)是ERP的一部分，認(rèn)為OA系統(tǒng)很簡(jiǎn)單，是從屬于其他系統(tǒng)。 OA系統(tǒng)與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA系統(tǒng)注重對(duì)人和過(guò)程的管理，通過(guò)管人來(lái)管理具體的事務(wù)，這些事務(wù)每天都可能在變化，所以O(shè)A系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)靈活性和協(xié)同性。同時(shí)OA系統(tǒng)的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個(gè)部門的應(yīng)用，所以O(shè)A系統(tǒng)需要門戶，不同用戶，不同權(quán)限的人進(jìn)入系統(tǒng)看到的都是與他們工作相關(guān)的信息，沒(méi)有權(quán)限的信息都看不到。作為管理層門戶是匯總員工平時(shí)工作信息生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時(shí)管理層也可以通過(guò)宏觀數(shù)據(jù)監(jiān)控和查詢到微觀數(shù)據(jù)。所以O(shè)A系統(tǒng)現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)是成為協(xié)同管理平臺(tái)，作為管控內(nèi)部資源和外部信息交流的平臺(tái)與ERP構(gòu)成了企業(yè)信息化的基石。

　　誤區(qū)四、認(rèn)為OA系統(tǒng)的終極目標(biāo)就是手工轉(zhuǎn)為電子化。 協(xié)同OA系統(tǒng)作為一個(gè)管理軟件，一定要把一些先進(jìn)的管理和設(shè)計(jì)理念通過(guò)軟件進(jìn)行固化來(lái)為企業(yè)管理提升價(jià)值。手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA系統(tǒng)的第一步，對(duì)管理層來(lái)說(shuō)，企業(yè)實(shí)施OA系統(tǒng)是需要花費(fèi)很大的人力，物力，財(cái)力去實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來(lái)對(duì)管理進(jìn)行變革以適應(yīng)外部的競(jìng)爭(zhēng)和企業(yè)發(fā)展。

　　所以O(shè)A系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理核心有幾方面：

　　第一：提升企業(yè)辦公效率同時(shí)，重在執(zhí)行力的提升;

　　第二：為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù);

　　第三：規(guī)范公司管理;

　　第四：信息的溝通和共享;

　　第五：知識(shí)的沉淀和痕跡的保留;

　　第六：加強(qiáng)對(duì)員工日常行為的考核。

　　誤區(qū)五：認(rèn)為OA實(shí)施很簡(jiǎn)單，是信息部門的事情。 OA系統(tǒng)作為管理軟件，最終應(yīng)用到企業(yè)，軟件只是一個(gè)工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應(yīng)用深度與否取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應(yīng)商的服務(wù)能力，兩者缺一不可。僅僅通過(guò)信息部門或者某一個(gè)部門去推動(dòng)，最終只會(huì)導(dǎo)致在整個(gè)公司應(yīng)用的失敗。

　　誤區(qū)六：認(rèn)為OA系統(tǒng)馬上就可以見(jiàn)到效果，認(rèn)為OA系統(tǒng)可以一蹴而就。 OA系統(tǒng)實(shí)施是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要整體規(guī)劃，分步來(lái)實(shí)施。很多企業(yè)因?yàn)閷?duì)OA系統(tǒng)的規(guī)劃不了解，在選型過(guò)程中誤以為滿足現(xiàn)在的需求就可以，所以導(dǎo)致 OA系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)一段時(shí)間以后遇到瓶頸。建議企業(yè)前期需要規(guī)劃好，然后按照企業(yè)實(shí)際需要在今后幾年在加深應(yīng)用深度的基礎(chǔ)上，分步實(shí)施需要的功能。

　　企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實(shí)施OA系統(tǒng)，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過(guò)先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA系統(tǒng)或OA系統(tǒng)的選型過(guò)程中必須立足企業(yè)的實(shí)際需求，轉(zhuǎn)變以往的思維方式和觀點(diǎn)，從OA系統(tǒng)真正在企業(yè)信息化過(guò)程中發(fā)揮的重要作用出發(fā)，從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，選擇企業(yè)所需要的OA系統(tǒng)。