中小企業(yè)OA系統方案選型的誤區(qū)

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　　目前國內很多企業(yè)實施了OA系統，但在選與被選之間總有諸多的"不對稱"。企業(yè)在OA系統選型中存在的誤區(qū)究竟有哪些呢?

　　誤區(qū)一、認為OA系統就是行政辦公、收發(fā)文。 在OA系統剛剛出現的時候，應用于企業(yè)的并不多。所以人們認為OA系統并不能解決企業(yè)管理層關心和控制企業(yè)運營過程中關鍵業(yè)務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA系統的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA系統應用的廣泛對象，OA系統也不再停留在傳統的收發(fā)文系統或行政辦公系統，OA系統發(fā)生了質的變化。作為辦公系統，它需要結合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統才有生命力。

　　誤區(qū)二：認為OA系統只是文件的審批和管理。 OA系統不僅僅是文件的審批和管理，關鍵是作為企業(yè)管理軟件進行企業(yè)管理最終一定要跟財務發(fā)生關聯，才能最大化發(fā)生作用。比如：在OA系統的應用企業(yè)中，很少企業(yè)拋棄報銷，借款，付款等審批流程。因為電子化報銷流程的好處是把管理和財務的職能進行了區(qū)分，作為審批層主要是關心該事務允不允許發(fā)生，允許發(fā)生多少。而財務的職能是判斷該事務發(fā)生的憑證是真的還是假的，是不是超過財務報銷的標準。這樣快速解決了員工財務費用報銷流程處理復雜困難的問題，很多企業(yè)便通過首先應用財務報銷流程推動了OA系統在公司整個流程的應用。

　　誤區(qū)三：認為OA系統是ERP的一部分，認為OA系統很簡單，是從屬于其他系統。 OA系統與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA系統注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務，這些事務每天都可能在變化，所以OA系統強調靈活性和協同性。同時OA系統的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個部門的應用，所以OA系統需要門戶，不同用戶，不同權限的人進入系統看到的都是與他們工作相關的信息，沒有權限的信息都看不到。作為管理層門戶是匯總員工平時工作信息生成統計報表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時管理層也可以通過宏觀數據監(jiān)控和查詢到微觀數據。所以OA系統現在的發(fā)展趨勢是成為協同管理平臺，作為管控內部資源和外部信息交流的平臺與ERP構成了企業(yè)信息化的基石。

　　誤區(qū)四、認為OA系統的終極目標就是手工轉為電子化。 協同OA系統作為一個管理軟件，一定要把一些先進的管理和設計理念通過軟件進行固化來為企業(yè)管理提升價值。手工轉為電子化只是OA系統的第一步，對管理層來說，企業(yè)實施OA系統是需要花費很大的人力，物力，財力去實現，關鍵是引入軟件這一工具來對管理進行變革以適應外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。

　　所以OA系統對企業(yè)管理核心有幾方面：

　　第一：提升企業(yè)辦公效率同時，重在執(zhí)行力的提升;

　　第二：為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務;

　　第三：規(guī)范公司管理;

　　第四：信息的溝通和共享;

　　第五：知識的沉淀和痕跡的保留;

　　第六：加強對員工日常行為的考核。

　　誤區(qū)五：認為OA實施很簡單，是信息部門的事情。 OA系統作為管理軟件，最終應用到企業(yè)，軟件只是一個工具，關鍵靠人去用，企業(yè)應用深度與否取決于企業(yè)領導層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應商的服務能力，兩者缺一不可。僅僅通過信息部門或者某一個部門去推動，最終只會導致在整個公司應用的失敗。

　　誤區(qū)六：認為OA系統馬上就可以見到效果，認為OA系統可以一蹴而就。 OA系統實施是一個系統工程，需要整體規(guī)劃，分步來實施。很多企業(yè)因為對OA系統的規(guī)劃不了解，在選型過程中誤以為滿足現在的需求就可以，所以導致 OA系統在應用過一段時間以后遇到瓶頸。建議企業(yè)前期需要規(guī)劃好，然后按照企業(yè)實際需要在今后幾年在加深應用深度的基礎上，分步實施需要的功能。

　　企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經之路，推廣和實施OA系統，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現管理的提升、業(yè)務的改善，促進企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA系統或OA系統的選型過程中必須立足企業(yè)的實際需求，轉變以往的思維方式和觀點，從OA系統真正在企業(yè)信息化過程中發(fā)揮的重要作用出發(fā)，從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，選擇企業(yè)所需要的OA系統。