OA系統(tǒng)實(shí)施中需注意的五個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)

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　　OA系統(tǒng)在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，切莫輕視系統(tǒng)實(shí)施重要性，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)造成整條鏈的斷裂。下面是結(jié)合眾多典型OA系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施案例總結(jié)的實(shí)施策略：

　　一、OA系統(tǒng)實(shí)施需單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭推廣 如果單位領(lǐng)導(dǎo)帶頭堅(jiān)持使用，那么系統(tǒng)會(huì)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來;如果領(lǐng)導(dǎo)不使用，那么無論信息部門如何努力也難推廣。OA系統(tǒng)畢竟是“一把手工程”。尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)，由于年齡關(guān)系，對(duì)電腦敬而遠(yuǎn)之，所以有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化比較抵觸，現(xiàn)在一些OA系統(tǒng)廠商考慮到這種實(shí)際情況，在OA系統(tǒng)中做了一些便利的方法。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)使用OA系統(tǒng)最重要功能是審批，OA系統(tǒng)廠商把一些領(lǐng)導(dǎo)常用的審批用語通過管理員錄入到OA系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可進(jìn)行審批，而且可與手寫版配合使用，領(lǐng)導(dǎo)用手寫版直接審批意見。這樣一些人性化的措施，大大降低了一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)OA系統(tǒng)的抵觸心里。

　　2、OA系統(tǒng)實(shí)施要分步實(shí)施、從易到難，忌貪一步到位 一般單位都認(rèn)為OA系統(tǒng)的功能多而全則優(yōu)。其實(shí)未必，為了確保項(xiàng)目的順利實(shí)施，以及實(shí)施和推廣的效率，務(wù)必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對(duì)簡單的工作流程作為初期實(shí)施功能。如郵件系統(tǒng)、公司的公告、論壇、文檔資料的授權(quán)等信息發(fā)布性質(zhì)的功能、以及一些簡單的流程等。一些相對(duì)復(fù)雜的模塊可以暫時(shí)放到回收站中，在系統(tǒng)應(yīng)用良好情況下系統(tǒng)管理員再逐步的從回收站取出來，進(jìn)行設(shè)置，繼而推廣，這樣的好處是減少員工的心里壓力，如果員工進(jìn)入OA系統(tǒng)之后看到那么多陌生的功能模塊，心里難免有抵觸心理。

　　3、OA系統(tǒng)實(shí)施需各部門協(xié)調(diào)配合 OA系統(tǒng)往往涉及單位各個(gè)部門、人員，面較廣，而其又體現(xiàn)了新的管理理念和模式，很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣，因此在推廣過程中，難免要遇到這樣或那樣的抵觸。高層領(lǐng)導(dǎo)必須與OA系統(tǒng)的管理部門(尤其是行政部/辦公室)密切配合，制定使用OA系統(tǒng)的規(guī)章制度，明文要求系統(tǒng)的使用，尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式。

　　4、OA系統(tǒng)實(shí)施前期準(zhǔn)備事關(guān)重要 建議有必要專門成立臨時(shí)組織，要求該主管積極參與，結(jié)合OA系統(tǒng)廠商提供的資料要求，快速地、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作，如組織結(jié)構(gòu)、流程、各種電子文檔資料等，這樣可以快速啟動(dòng)系統(tǒng)的試運(yùn)行，并很大程度降低了OA系統(tǒng)推廣難度。

　　5、OA系統(tǒng)實(shí)施需確定專門的系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)協(xié)同OA系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化以及今后的系統(tǒng)維護(hù)，一般來說一個(gè)系統(tǒng)管理員就足夠，系統(tǒng)管理員一般都要計(jì)算機(jī)專業(yè)出身的人員才合適，系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關(guān)系。另外系統(tǒng)管理員的離職交接工作一定要做好，否則新來的系統(tǒng)管理員不熟悉情況，一切又要重新依賴OA系統(tǒng)供應(yīng)商，這樣給單位帶來很大的被動(dòng)，也給OA系統(tǒng)廠商添加很多麻煩。