監(jiān)理公司管理系統(tǒng) | 工程企業(yè)管理系統(tǒng) | OA系統(tǒng) | ERP系統(tǒng) | 造價咨詢管理系統(tǒng) | 工程設(shè)計管理系統(tǒng) | 甲方項(xiàng)目管理系統(tǒng) | 簽約案例 | 客戶案例 | 在線試用
X 關(guān)閉

協(xié)同軟件的一個小細(xì)節(jié)——提醒功能

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

本文圍繞協(xié)同軟件中的一個小細(xì)節(jié)——提醒功能，談?wù)勂湓趥€人的時間管理方面發(fā)揮的作用與意義。
眾所周之，時間管理重要在于高效，高效來自于處理事情時的專注和協(xié)作的順暢。即使是只想獲得最低要求的工作結(jié)果，人們的絕大部分工作也需要相當(dāng)多的整塊時間。如果一次所花費(fèi)的時間少于這個極限，事情就做不好，所耗用的時間就是浪費(fèi)，再做就得從頭開始。將整塊時間分割開來使用，縱然總時間相同，但工作結(jié)果恐怕是大相徑庭的。把一天的時間盡量合理地分成若干獨(dú)立的完整時間塊，每個時間塊中只專心做一件事情，避免被突如其來的事情打擾，而且不要把同一件事情安排在若干個零散的時間中，這樣才可能高效。
而現(xiàn)實(shí)工作中，時間塊卻很容易被打碎，即使很多管理者已經(jīng)嚴(yán)格要求每個員工寫工作日程計劃，要求員工們做到“時間塊”和“要事優(yōu)先”。但事實(shí)上，光靠個人的做好計劃基本沒用，我們會被各種“突發(fā)”或“意外”事件打斷，導(dǎo)致原有計劃的中斷和“時間塊”的破碎。在影響原有計劃的“突發(fā)”或“意外”事件中，有90%以上來自組織內(nèi)部，而且主要是同事以及上下級之間產(chǎn)生的事件，其中職位越高情況越突出；而這些事件中有50%以上是由于彼此間工作計劃本身的矛盾和錯位。內(nèi)部信息的模糊和錯位，致使大家各自計劃自己的“時間塊”，而沒有充分地進(jìn)行計劃共享和團(tuán)隊的時間管理，因此在需要協(xié)作或溝通時，彼此難以立即做出反應(yīng)。組織越大，這種團(tuán)隊事件的時間協(xié)調(diào)越難進(jìn)行，時間耗費(fèi)也就越多。
 
 
<a href=http://keekorok-lodge.com/zhiyuan/ target=_blank class=infotextkey>致遠(yuǎn)</a>OA時間管理
由此，做好組織成員間的日程、計劃的共享，特別是領(lǐng)導(dǎo)、部門事件的日程公開，對于組織成員各自協(xié)調(diào)安排工作計劃，進(jìn)而相對有效地設(shè)置自己的“時間塊”，將有著立竿見影的效果。而其中，個人工作計劃的按時提醒、他人工作計劃的內(nèi)容共享和計劃改變時的及時獲悉，就顯得非常關(guān)鍵了。
那么，在協(xié)同軟件中，如此復(fù)雜的多人、多部門、多層級的計劃如何統(tǒng)籌協(xié)調(diào)一致呢？特別是需要團(tuán)隊協(xié)作的事件如何就相應(yīng)計劃進(jìn)行溝通討論并達(dá)成共識呢？在計劃確定的情況下，如果需要調(diào)整、變更計劃，又如何及時通知到相關(guān)人員呢？我們不妨把這個難題交給工具，看看協(xié)同軟件的提醒功能在其中發(fā)揮的作用：
 
致遠(yuǎn)oa時間管理
步驟（1）通過免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)的計劃管理將期間計劃發(fā)布給組織成員，可以通過主送、抄送、知會3種不同的模式將計劃呈現(xiàn)在上級、協(xié)作者和相關(guān)人面前；在計劃接收者那端，企業(yè)OA系統(tǒng)自動彈出提示信息，也不會有人發(fā)出“計劃沒收到”這樣的抱怨了。
步驟（2）組織成員根據(jù)收到的計劃進(jìn)行目標(biāo)的分解，形成各自的計劃，以各自為中心再次共享給組織成員；對于時間、資源的要求和其他建議，對于與原有工作有時間沖突的部分，都可以通過對收到計劃進(jìn)行“意見回復(fù)”來實(shí)現(xiàn)信息的交互和意見震蕩。這里的“意見回復(fù)”實(shí)際上是一個小型的在線討論，這個功能省去了在組織中多見的計劃討論會，不必再集中部門成員開會了。在“意見回復(fù)”的過程中，辦公OA系統(tǒng)的提醒功能客串了傳聲筒的功能，將各方的討論意見及時地進(jìn)行交換與互通。
下圖再現(xiàn)了計劃發(fā)起者與其上級簡單的意見交互過程：
致遠(yuǎn)oa計劃中意見交互
步驟（3）協(xié)同OA根據(jù)下級回復(fù)的分解目標(biāo)和建議，進(jìn)行“計劃審批”和“意見回復(fù)”，實(shí)現(xiàn)第二次的信息交互過程；
步驟（4）上級根據(jù)下級的分解目標(biāo)和對于計劃的建議進(jìn)行考評，包括對下級工作目標(biāo)的平衡、目標(biāo)的具體量化、對部門事件的統(tǒng)籌安排、下級原有沖突事項(xiàng)的協(xié)調(diào)等；在協(xié)同軟件中，這一步驟實(shí)際上通過步驟（2）和（3）中的“意見回復(fù)”和“修正計劃”即可完成。
發(fā)布：2006-03-29 13:22    編輯：泛普軟件 · admin    [打印此頁]    [關(guān)閉]
相關(guān)文章：

泛普重慶OA軟件其他應(yīng)用

重慶OA軟件 重慶OA新聞動態(tài) 重慶OA信息化 重慶OA客戶 重慶OA快博 重慶OA行業(yè)資訊 重慶軟件開發(fā)公司 重慶網(wǎng)站建設(shè)公司 重慶物業(yè)管理軟件 重慶餐飲管理軟件 重慶倉庫管理系統(tǒng) 重慶門禁系統(tǒng) 重慶微信營銷 重慶ERP 重慶監(jiān)控公司 重慶金融行業(yè)軟件 重慶B2B、B2C商城系統(tǒng)開發(fā) 重慶建筑施工項(xiàng)目管理系統(tǒng)開發(fā)