從點(diǎn)擊“協(xié)同商務(wù)”開(kāi)始-上海華欣醫(yī)療集團(tuán)協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)施案例

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登錄上海華欣醫(yī)療集團(tuán)的官方網(wǎng)站，首頁(yè)右上方有一個(gè)醒目的按鈕“協(xié)同商務(wù)”，它是華欣員工登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理的入口。公司員工每天上班的第一件事，就是打開(kāi)電腦，打開(kāi)IE，登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)，大家已經(jīng)熟悉了這種信息交流和傳遞的方式，在這個(gè)虛擬的網(wǎng)絡(luò)辦公室中，無(wú)論在什么地方、什么時(shí)間，大家都可以進(jìn)行事務(wù)處理、信息傳達(dá)和資料查閱。

華欣醫(yī)療是一家醫(yī)療影像設(shè)備行業(yè)的專(zhuān)業(yè)維修公司，專(zhuān)注于為客戶提供包括設(shè)備銷(xiāo)售，設(shè)備融資租賃，工程維修，零配件球管供應(yīng)、技術(shù)培訓(xùn)等服務(wù)項(xiàng)目，經(jīng)過(guò)十余年的發(fā)展目前公司的服務(wù)客戶達(dá)到了四五百家。近幾年信息化市場(chǎng)的持續(xù)升溫以及信息系統(tǒng)在醫(yī)療行業(yè)管理作用的日益凸現(xiàn)，加速了國(guó)內(nèi)醫(yī)療企業(yè)信息化建設(shè)的步伐，但是由于信息化建設(shè)本身成功率比較低以及醫(yī)療行業(yè)和IT產(chǎn)業(yè)之間在需求上缺乏吻合等問(wèn)題，醫(yī)療企業(yè)在對(duì)待信息化建設(shè)上還是比較謹(jǐn)慎的。作為一家以客戶和服務(wù)為核心的醫(yī)療企業(yè)，華欣的信息化建設(shè)始于2004年，當(dāng)時(shí)信息化項(xiàng)目的提出主要是基于兩方面的需求：一是解決客戶業(yè)務(wù)的處理能力和響應(yīng)速度，一是加強(qiáng)公司內(nèi)部各人員以及部門(mén)之間的溝通和協(xié)調(diào)能力。

初次接觸協(xié)同辦公系統(tǒng)

2004年年底，華欣信息化辦公系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目正式立項(xiàng)開(kāi)始了選型工作，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)我們對(duì)市場(chǎng)上的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行了初步了解，當(dāng)時(shí)一個(gè)新興的辦公軟件引起了我們的興趣和注意，就是我們現(xiàn)在每天使用的協(xié)同辦公平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)我們了解到國(guó)內(nèi)有幾家在協(xié)同辦公領(lǐng)域做的不錯(cuò)的公司，其中一家是和我們同在上海的OA系統(tǒng)公司，通過(guò)OA系統(tǒng)官方網(wǎng)站我們大概了解了OA系統(tǒng)的產(chǎn)品、服務(wù)以及成功客戶等方面的信息，初步評(píng)估后我們主動(dòng)致電OA系統(tǒng)公司，因?yàn)橥谏虾：芸祀p方敲定了產(chǎn)品演示的時(shí)間，OA系統(tǒng)售前咨詢(xún)顧問(wèn)的演示給我們留下了深刻的印象，整個(gè)演示會(huì)圍繞我們提出的需求以及協(xié)同辦公系統(tǒng)如何實(shí)現(xiàn)來(lái)展開(kāi)，協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅可以實(shí)現(xiàn)客戶信息的集中管理和分析，同時(shí)通過(guò)客戶門(mén)戶和流程應(yīng)用可以大大提升客戶業(yè)務(wù)的處理能力和響應(yīng)速度；更為重要的是，其協(xié)作性在滿足日常辦公信息化的同時(shí)實(shí)現(xiàn)了公司內(nèi)部人員的順暢溝通，同時(shí)為管理層提供了透明清晰的組織管理，通過(guò)此次面對(duì)面的溝通和交流，我們對(duì)于協(xié)同辦公系統(tǒng)有了一個(gè)更加直觀的了解。

選擇OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺(tái)()

與OA系統(tǒng)的溝通進(jìn)一步確定了我們購(gòu)買(mǎi)協(xié)同辦公系統(tǒng)的意向，通過(guò)雙方的深入溝通第一期的初步需求主要集中在工作流程、知識(shí)文檔、人力資源、客戶和財(cái)務(wù)五個(gè)方面。出于對(duì)軟件的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)等方面的考慮，經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組的討論決定我們還是希望能夠?qū)A系統(tǒng)產(chǎn)品的成功客戶應(yīng)用進(jìn)行參觀，并就此與OA系統(tǒng)公司進(jìn)行了協(xié)商，對(duì)于我們提出的參觀需求OA系統(tǒng)公司挑選了上海的兩家集團(tuán)型成功客戶，在參觀的過(guò)程中我們對(duì)于協(xié)同辦公系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用情況有了進(jìn)一步的了解，同時(shí)提升了我們對(duì)于協(xié)同辦公系統(tǒng)成功實(shí)施和使用的信心。

在軟件的實(shí)施和使用過(guò)程中總是存在這樣那樣的問(wèn)題，對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的難度分析，可能碰到的問(wèn)題以及如何解決？需求整理中容易犯的錯(cuò)誤，項(xiàng)目的有效溝通和處理等方面我們還存在一定的疑慮，針對(duì)這些問(wèn)題OA系統(tǒng)項(xiàng)目人員提供具體的實(shí)施安排和清單、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)以及參考方案徹底的打消了我們的疑慮。2005年3月，華欣正式和OA系統(tǒng)達(dá)成合作協(xié)議，啟動(dòng)華欣協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的搭建和使用

從現(xiàn)在來(lái)看，華欣協(xié)同辦公系統(tǒng)的成功實(shí)施和推廣離不開(kāi)幾個(gè)關(guān)鍵要素，一是公司管理層的大力支持，華欣的總經(jīng)理以及整個(gè)項(xiàng)目組成員參與了整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施推廣過(guò)程；一是OA系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)能力，從前期的實(shí)施準(zhǔn)備和需求整理、到系統(tǒng)安裝、初始化設(shè)置、以及最終用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)上線和推廣，OA系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施人員體現(xiàn)了良好的問(wèn)題解決能力和溝通能力。按照初期的項(xiàng)目時(shí)間表，2004年5月整個(gè)系統(tǒng)正式上線，在系統(tǒng)的使用和推廣過(guò)程中也碰到了一些問(wèn)題，主要是員工日常辦公方式的轉(zhuǎn)變。在這一問(wèn)題上，經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組成員的溝通確定了一個(gè)系統(tǒng)全面推廣方案，首先華欣的管理層強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)使用的重要性，公司由上至下層層督促使用系統(tǒng)，同時(shí)OA系統(tǒng)的項(xiàng)目人員使用了由點(diǎn)到面的漸進(jìn)方法以及強(qiáng)化培訓(xùn)等方式，逐步轉(zhuǎn)變了公司員工的辦公方式，現(xiàn)在華欣所有的業(yè)務(wù)都搬到了協(xié)同辦公系統(tǒng)上來(lái)處理，對(duì)于華欣而言這不得不說(shuō)是一個(gè)很大的改進(jìn)。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用成效

經(jīng)過(guò)1年多的系統(tǒng)使用和推廣，公司員工從對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)的不了解到逐步接受，公司業(yè)務(wù)處理已經(jīng)完全離不開(kāi)協(xié)同辦公系統(tǒng)?！傲鞒獭?、“待辦事宜”、“工作流”、“協(xié)作區(qū)”、“留言給我”等等這些系統(tǒng)中的名稱(chēng)，已經(jīng)逐漸滲透到員工的工作中。在這個(gè)虛擬的網(wǎng)絡(luò)辦公室中，領(lǐng)導(dǎo)可以輕松的處理日常事務(wù)、下達(dá)任務(wù)和指令、查看工作報(bào)表和財(cái)務(wù)報(bào)表；各個(gè)部門(mén)經(jīng)理可以掌握下屬的工作情況；客戶可以通過(guò)門(mén)戶了解華欣的新產(chǎn)品信息，提交問(wèn)題并得到快速的解決。員工之間、部門(mén)之間以及公司與客戶之間建立了一個(gè)高效的協(xié)作組織，使得業(yè)務(wù)的處理更加快速和便捷，交流和溝通變得更加順暢。借用OA系統(tǒng)咨詢(xún)顧問(wèn)的一句話，就是“協(xié)同辦公平臺(tái)幫助企業(yè)建立內(nèi)外部的平滑業(yè)務(wù)鏈，各人員、各部門(mén)、各機(jī)構(gòu)、客戶、伙伴都可參與企業(yè)的商務(wù)過(guò)程，建立高效的協(xié)作體系?！?o:p>

通過(guò)第一期需求的實(shí)現(xiàn)和系統(tǒng)的深度應(yīng)用推廣，極大的提升了我們對(duì)于第二期系統(tǒng)推廣應(yīng)用的信心。同時(shí)OA系統(tǒng)協(xié)同辦公系統(tǒng)在應(yīng)用的橫向和深度擴(kuò)展上體現(xiàn)了強(qiáng)大了性能，對(duì)于今后深度辦公需求的實(shí)現(xiàn)提供了有力的保障。我們希望協(xié)同辦公系統(tǒng)在華欣的成功使用，可以樹(shù)立成為協(xié)同辦公系統(tǒng)在醫(yī)療器械行業(yè)的一個(gè)典范，為更多的同行業(yè)企業(yè)在信息化建設(shè)過(guò)程中提供一定的參考和借鑒。