協(xié)同辦公類系統(tǒng)項目實施推廣策略

摘要：一、項目實施觀念作為項目實施經(jīng)理應明確，并應影響客戶方明確：1、信息化建設是一個信息化工程，是有計劃、有步驟的實施的，不可能一蹴而就。2、系統(tǒng)實施和應用過程中出現(xiàn)問題是必然的。一方面軟件系統(tǒng)有適應性的調整，另一方面影響人們傳統(tǒng)使用習慣和部分人的利益問題。3、系統(tǒng)的使用是需要理性引導的。不要聽從用戶的

一、項目實施觀念
作為項目實施經(jīng)理應明確，并應影響客戶方明確：

1、信息化建設是一個信息化工程，是有計劃、有步驟的實施的，不可能一蹴而就。

2、系統(tǒng)實施和應用過程中出現(xiàn)問題是必然的。一方面軟件系統(tǒng)有適應性的調整，另一方面影響人們傳統(tǒng)使用習慣和部分人的利益問題。

3、系統(tǒng)的使用是需要理性引導的。不要聽從用戶的任意需求（需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位），而把用戶應用需求向系統(tǒng)產(chǎn)品上引導、靠近。

4、不要企望整個系統(tǒng)100%的應用、使用――那是一個理想！系統(tǒng)有時候是作秀的、有時候是實用的、有時候是盲目的。但至少應該保證系統(tǒng)有一部分被使用，那怕只是電子公告！

二、項目實施策略
總結我們以往成熟經(jīng)驗，現(xiàn)提出如下項目實施策略，作為指導：

策略一：促使單位領導牽頭應用
一個單位的信息化工作往往呈現(xiàn)為“一把手工程”，如果項目沒有領導來牽頭，沒有領導來應用，那么整個系統(tǒng)推廣起來便缺乏力度，推廣也變得難了起來。

為了促進單位領導使用，可以：

重點對領導層進行應用培訓；

為領導層提供最為關心的、最迫切的應用；

由于多數(shù)領導往往文字輸入有困難，所以給領導提供的應用功能，要盡可能地簡潔、直觀、易用――只須通過鼠標便可完成操作；

可以考慮為領導配備手寫板，完成公文批注處理；

利用其它策略造勢、形成“圍勢”，“迫使”領導去應用；

擬安排專人（秘書）代理領導處理相關信息，這樣即使領導因太忙、或因計算機水平原因，相關電子信息亦能得到及時處理。

策略二：作好推廣遞進層次、層層推進
一般來講，對于公文管理、會議管理這樣的純辦公應用往往較難推廣、需要一定的時期才能推廣開來，所以應計劃好系統(tǒng)推廣遞進層次，如在前期重點推廣：

業(yè)務型功能模塊

信息發(fā)布系統(tǒng)

內部郵件系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)

這些系統(tǒng)具有易推廣、實用、易應用起來等特點。

這些系統(tǒng)得以推廣后，便可以推廣其它各個系統(tǒng)的使用，從而達到整個系統(tǒng)的應用。

策略三：制度促進
即與管理部門（尤其是辦公室部門）密切配合，制定相關規(guī)章制度，明文要求一些公告、文件、政務必須從協(xié)同辦公管理平臺上進行流轉，同時切斷原有的、傳統(tǒng)的紙質信息流轉方式。

策略四：現(xiàn)場值守及時響應、解決問題
凡是系統(tǒng)，在使用過程中或多或少都會出現(xiàn)這樣、那樣的問題。如果這些問題不能得到及時答復、解決，便可能影響用戶使用信心，也可能出現(xiàn)一些負面聲音，這對信息主管部門和領導會產(chǎn)生很大的壓力和影響。因此，這些問題必須消除在萌芽中。

策略五：幫助完成數(shù)據(jù)采編、輸入等初始處理
迅速完成基礎數(shù)據(jù)的處理可以有效促進整個項目的早日啟動和使用。

在一般的電子政務、OA辦公系統(tǒng)項目中，許多服務商認為數(shù)據(jù)采編、初始工作是由用戶單位來作的，不能“越俎代庖”。但實際上客戶方由于前期對于系統(tǒng)的理解、數(shù)據(jù)整理的不熟悉，整個初始工作往往“迤延”很長時間，使整個項目啟動拖延。

策略六：充分發(fā)揮“督察督辦系統(tǒng)”的作用
即由相關管理人員利用督察督辦系統(tǒng)促進各個部門、人員充分利用協(xié)同辦公管理平臺。

策略七：發(fā)揮手機短信自動通知、通告功能
手機短信是人們目前最熟悉、使用最多的工具，將系統(tǒng)與手機短信結合起來。手機將時時提醒“您”去使用系統(tǒng)了。

策略八：發(fā)揮客戶方信息中心、系統(tǒng)管理員作用
系統(tǒng)實施主要力量還是要靠信息中心、系統(tǒng)管理員，而核心力量是“我們”。策略流程：

第一步：培養(yǎng)系統(tǒng)管理員

第二步：系統(tǒng)管理員負責下面用戶培訓

發(fā)揮信息中心、系統(tǒng)管理員能動性非常關鍵，不要讓客戶系統(tǒng)管理員有依賴心理。因為你不可能整日泡在客戶方現(xiàn)場啊！而且這樣可以大大節(jié)省公司的培訓費用。

另外，辦公室之類部門是系統(tǒng)使用的關鍵部門，應由信息中心積極去聯(lián)合、共同推廣。

策略九：關于公文系統(tǒng)處理
每一個單位都關系公文系統(tǒng)，政府部門更是如此！但是公文系統(tǒng)往往是最難用起來的，關鍵原因有兩個：

1、改變人們傳統(tǒng)公文習慣，一下子是比較難以接受和習慣的。

2、如果一些領導不熟悉計算機便必須造成公文流程的“斷點”，另外領導潛意識里的“權力”感覺被剝奪。