員工“瞎忙”的8大原因分析及破解方法

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流程有待完善

許多企業(yè)往往有這樣的怪現(xiàn)象出現(xiàn)，每個(gè)人都很忙，每個(gè)部門都忙不過來，但就是整體效率低下。這是為什么？本章告訴你原因，并提出破解辦法。

流程有待完善

流程是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。一個(gè)企業(yè)的效率低下，首先應(yīng)檢查企業(yè)的流程是否合理，是否簡(jiǎn)潔和高效，能否有改進(jìn)的地方，改進(jìn)的可能性有多大。

檢查流程，應(yīng)首先檢查流程系統(tǒng)本身。組成企業(yè)的流程系統(tǒng)絕不是簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)鏈條，而是復(fù)雜的、封閉的循環(huán)系統(tǒng)，就像人體的血液循環(huán)系統(tǒng)，包括總系統(tǒng)、各支系統(tǒng)、各細(xì)支系統(tǒng)，以及末梢系統(tǒng)。因此，檢查企業(yè)流程是否出問題，首先應(yīng)檢查企業(yè)流程的循環(huán)系統(tǒng)：總鏈條系統(tǒng)是否暢通，各支鏈條系統(tǒng)是否暢通，各細(xì)支鏈條是否暢通，甚至流程的上各神經(jīng)末梢系統(tǒng)是否暢通；總系統(tǒng)、支系統(tǒng)、細(xì)支系統(tǒng)、末梢系統(tǒng)是否閉合；所有的系統(tǒng)連接起來是否形成閉合回路；有沒有斷裂、梗阻、栓塞的地方，有沒有冗余和不夠的地方，是否需要添加新的系統(tǒng)。其次，檢查流程循環(huán)系統(tǒng)還應(yīng)該檢查流程是否格式化、模板化，是否流向穩(wěn)定，即檢查方向的正確性和穩(wěn)定性，是否回流、亂流，流量是否合理穩(wěn)定，每一管道上設(shè)計(jì)的流量是否合理，實(shí)際流動(dòng)中是否達(dá)標(biāo)、超標(biāo)和不達(dá)標(biāo)。

流程檢查還應(yīng)包括檢查流程上流動(dòng)的內(nèi)容，流程流的是什么呢？近年來許多企業(yè)都在設(shè)計(jì)流程、再造流程，都在進(jìn)行流程優(yōu)化工作，那么流程上究竟流的是什么內(nèi)容呢？其實(shí)流程流的內(nèi)容很簡(jiǎn)單，概括起來有四方面的內(nèi)容：一是物流：企業(yè)日常業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)所涉及的物理性的東西和管理工作所涉及的所有的物理內(nèi)容都要在流程上流動(dòng)；二是信息流：企業(yè)的業(yè)務(wù)生產(chǎn)所帶來的內(nèi)外左右的信息都要通過流程傳遞，同時(shí)企業(yè)管理信息的上傳下達(dá)都要在流程上傳遞，上傳的是企業(yè)方方面面的信息，下達(dá)的是各級(jí)的命令；三是現(xiàn)金流：企業(yè)最低的邏輯目的就是贏利，企業(yè)的一切活動(dòng)的最基本訴求是贏利，每一活動(dòng)都伴隨著資金的流動(dòng)，所以流程上流的最基本的元素就是錢，每時(shí)每刻流程上流動(dòng)的最簡(jiǎn)單的符號(hào)就是錢；四是文化流：流程上流的是企業(yè)的個(gè)性和特色，是企業(yè)的文化，企業(yè)之所以能夠在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)上，被顧客識(shí)別出來，關(guān)鍵是企業(yè)的流程上流動(dòng)著與眾不同的基因，流動(dòng)著企業(yè)的形象代言人—員工的行為的方式方法，流動(dòng)著企業(yè)基本的價(jià)值趨向和理念。

破解辦法：優(yōu)化流程。檢查和改進(jìn)流程，檢查流程首先應(yīng)參照原有的流程設(shè)計(jì)檢查：是否真的按原來的流程設(shè)計(jì)構(gòu)建了全部流程系統(tǒng)；其次根據(jù)實(shí)際情況更新和完善流程，使流程能夠與時(shí)俱進(jìn)，最大限度地促進(jìn)企業(yè)工作效率的提升；最后，檢查流程上流動(dòng)的內(nèi)容是否正確合理地流動(dòng)。

制度支持度不力

檢查完流程后，再檢查制度。如果流程沒有什么問題，那么就檢查：管理制度是否有利于促進(jìn)流程的實(shí)施，制度是否真的支持流程、支持流程上流動(dòng)的內(nèi)容，制度是否健全和完善。也許有很好的流程系統(tǒng)，但是業(yè)務(wù)管理制度、服務(wù)管理制度和業(yè)務(wù)管理制度不支持流程系統(tǒng)，或制度之間相互制肘和矛盾，或漏洞百出。是否所有的流程都有制度做保證，或制度的制定有沒有充分尊重人文情懷：制度過于嚴(yán)格了，重罰等于不罰，大家變著法子鉆制度的漏洞，甚至集體對(duì)抗制度；制度過于寬松，約束力又不夠。制度是用來約束人的，過嚴(yán)的制度和過于寬松的制度均不利于流程系統(tǒng)的正常實(shí)施。如果說，流程是水的話，那么制度就是流水的管線，如果管子不嚴(yán)密，管子粗細(xì)搭配不合理，或管子根本沒有對(duì)接起來，那么將直接影響系統(tǒng)流水。此外，還應(yīng)關(guān)注流程上流的內(nèi)容是否正確，內(nèi)容是否亂流？

破解辦法：如果是制度出了問題，那么應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要，制定嚴(yán)格細(xì)致的新制度，哪里有流程，哪里就有制度做保證和支持，尤其在流程與流程的對(duì)接處，制度本身更應(yīng)該系統(tǒng)和完善?？傊?，企業(yè)應(yīng)使無人不受制度的約束、無事不受制度的保障、無時(shí)不有制度的影子。

監(jiān)管不到位

雖然企業(yè)有很好的流程，也有很好的全面管理制度，但是沒有人監(jiān)管，或監(jiān)管不力，或監(jiān)管不到位，或監(jiān)管越位，或監(jiān)管手段落后，或監(jiān)管人員的素質(zhì)有問題，或組織內(nèi)部的政治架構(gòu)復(fù)雜，這些都會(huì)大大降低整個(gè)組織系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)效率。流程和制度都是固化的，而監(jiān)管是靈活的。監(jiān)管又必須按原則辦事，如果監(jiān)管者不能按原則辦事，辦事不公，會(huì)極大地降低人們對(duì)流程和制度的忠誠(chéng)。監(jiān)管者素質(zhì)低下，根本不懂得如何監(jiān)管，不知道監(jiān)管什么，怎么監(jiān)管，那么勢(shì)必會(huì)造成監(jiān)管無力。監(jiān)管無力會(huì)導(dǎo)致企業(yè)不知道大家都在忙什么，忙得是否有必要，是否是真正在忙。同樣，監(jiān)管過于嚴(yán)格和僵化，不知道原則與靈活相結(jié)合，固守過時(shí)的落后的管理制度，那么將極大限制人們的積極性和創(chuàng)造，甚至，人們?yōu)榱擞媳O(jiān)管，去忙些不必要的事情，勞而無功。身處高位的人如果沒有被監(jiān)管的意識(shí)，會(huì)超越監(jiān)管，那么監(jiān)管力量將大大削弱，大家忙些監(jiān)管以外的事情，甚至領(lǐng)導(dǎo)帶頭忙超越流程和制度的事情，這樣會(huì)使企業(yè)更忙而無序。

破解辦法：加強(qiáng)監(jiān)管，選用優(yōu)秀的監(jiān)管者，領(lǐng)導(dǎo)自覺接受監(jiān)管。

技術(shù)手段不匹配

大家都很忙，都喊累，但整體效率不高的第四個(gè)原因是管理手段問題，正常情況下，管理手段出問題主要指管理手段落后。管理手段落后會(huì)極大限制企業(yè)的管理效率，具體體現(xiàn)在生產(chǎn)設(shè)備的效率落后。先進(jìn)的生產(chǎn)設(shè)備自然工作效率高，尤其在制造業(yè)最明顯。先進(jìn)的設(shè)備不僅效率高而且工作質(zhì)量也有保證。同樣是電腦，286和 486的運(yùn)行速度和工作品質(zhì)有天壤之別；更重要的是，設(shè)備太落后，會(huì)影響到人的情緒，人的情緒相互傳染，進(jìn)而影響到多人的工作積極性。同樣是傳輸信息，人類走過了人工傳遞、動(dòng)物傳遞、烽火傳遞、機(jī)械傳遞、電子傳遞的進(jìn)化過程，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)的信息傳遞速度是驚人的。在企業(yè)組織里，同樣是信息傳遞，寬帶和撥號(hào)上網(wǎng)的速度有成倍的差別；同樣是寬帶，不同的帶寬也決定著信息的傳輸速率，企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用得好，也會(huì)極大地提高工作效率。

另外，技術(shù)手段太超前，也會(huì)限制企業(yè)內(nèi)部的工作效率，此時(shí)，由于企業(yè)的環(huán)境不支持設(shè)備的運(yùn)作，設(shè)備的正常工作能量不能發(fā)揮，而且，先進(jìn)設(shè)備在與其他流程環(huán)節(jié)對(duì)接時(shí)，提高了工作成本，降低了工作效率。任何生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備都要放置在客觀的物理環(huán)境之中，都需要客觀環(huán)境的配套才能發(fā)揮作用。管理技術(shù)手段不僅要與企業(yè)的實(shí)際環(huán)境相適應(yīng)，還應(yīng)與企業(yè)的外部環(huán)境相適應(yīng)。企業(yè)內(nèi)部的局部工作效率高，但與之對(duì)接的外部環(huán)境的工作效率低，大家也只能處在無休止的等待之中，例如，你的服務(wù)客戶是一家工作效率極低的企業(yè)，盡管你的企業(yè)內(nèi)部的工作人員很努力，但你無法掌控與你對(duì)接的外部環(huán)境，所以你的工作效率也就慢下來。

破解辦法：更新設(shè)備，提升管理技術(shù)手段，從而提升管理效率。提升的標(biāo)準(zhǔn)就是使其與企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境相適應(yīng)，并盡量與外部環(huán)境相對(duì)接。

員工的職業(yè)素質(zhì)不高

員工的職業(yè)素質(zhì)也極大地決定著工作效率，員工的職業(yè)素質(zhì)就是整體員工的職業(yè)品質(zhì)。什么是品？品就是員工與工作有關(guān)的社會(huì)屬性，主要指員工與工作有關(guān)的職業(yè)道德，我國(guó)育人的標(biāo)準(zhǔn)就是德智體美勞，用人的標(biāo)準(zhǔn)就是德才兼?zhèn)?，考核人的?biāo)準(zhǔn)就是德能勤績(jī)，無論是培養(yǎng)人、選用人、考核人都是與德有關(guān)的，而且德是第一位的，所以我們經(jīng)常說，品德是非常重要的。什么是質(zhì)？質(zhì)是指與職業(yè)崗位有關(guān)的自然屬性，即與職業(yè)崗位相關(guān)的職業(yè)意識(shí)、知識(shí)、技能、智慧、資源等，員工的質(zhì)是至關(guān)重要的，而其中的職業(yè)意識(shí)是最為重要的。職業(yè)意識(shí)是什么？它就是指身處職業(yè)崗位上的人應(yīng)該知道自己該干什么和怎么干。為什么大學(xué)生剛畢業(yè)的時(shí)候，不知道干什么和怎么干？因?yàn)樗麄儚膩頉]有參加過工作，所以不可能有較多的職業(yè)意識(shí)。有些企業(yè)效率低下，就是與企業(yè)員工的品質(zhì)有關(guān)，尤其與質(zhì)有關(guān)：一個(gè)“質(zhì)”很好的員工，其工作效率可能是一般員工的兩倍、三倍，甚至10倍以上，更重要的是他的工作質(zhì)量不一樣；“質(zhì)”普通的員工，在短時(shí)期內(nèi)無論如何勤奮和努力，是不能趕上和超越質(zhì)很好的員工的。布置同樣的工作，“質(zhì)”優(yōu)異的員工可能一天之內(nèi)就完成了，“質(zhì)”差的員工也非常努力，一周后才完成了，而且后者的工作質(zhì)量根本不可能與前者同日而語。僅從花費(fèi)的時(shí)間量來說，就有七倍的差距，可是，同一崗位上，質(zhì)好的員工顯然不可能有普通員工七倍的薪金待遇，兩者由此可見在長(zhǎng)期平均思想的支配下，員工的待遇都差不多，那些質(zhì)優(yōu)的員工會(huì)逐漸流失了，沉淀下來的，是質(zhì)一般的員工，這些員工雖然職業(yè)道德很好，非常勤奮努力，都很忙，但企業(yè)整體的工作效率低下。

破解辦法：培訓(xùn)和引進(jìn)質(zhì)好的員工，適當(dāng)拉開他們與普通員工的薪資差距。