oa辦公系統(tǒng)測(cè)試

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　　*公文管理

　　公文管理是辦公系統(tǒng)的最主要部分，該功能模塊應(yīng)能對(duì)三類公文進(jìn)行管理，即發(fā)文起草類、收文處理類、發(fā)文處理類，滿足政府機(jī)構(gòu)和各類企事業(yè)單位日常辦公中公文處理的復(fù)雜要求。

　　1、發(fā)文起草是指公文的起草、校核和領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。一般發(fā)文流轉(zhuǎn)程序?yàn)椋菏紫扔蓴M稿部門(人)負(fù)責(zé)起草;起草完畢，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行校核，如果需要相關(guān)單位會(huì)簽時(shí)，送相關(guān)單位會(huì)簽;校核完畢，轉(zhuǎn)呈本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)。對(duì)于已經(jīng)被本單位領(lǐng)導(dǎo)人審批過(guò)的文稿，再印發(fā)前可再作校核，經(jīng)校核如需做涉及內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性修改，須報(bào)原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。如果送印，將進(jìn)入發(fā)文辦理程序。

　　2、收文處理主要包括公文的簽收登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、批示、承辦和催辦等程序。簽收是指將發(fā)文(或者分發(fā)文件)單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)來(lái)的電子文件，收下來(lái)并自動(dòng)登錄到本單位(或人)的收文數(shù)據(jù)庫(kù)中，形成屬于本單位(或人)的收文電子文件數(shù)據(jù)及其登錄表。登記是指在公文辦理過(guò)程中，就公文的特征(公文條目、正文、附件等)進(jìn)行記載。登記應(yīng)當(dāng)將公文的標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、份數(shù)、收文日期等逐項(xiàng)填寫清楚。擬辦是指辦公室對(duì)需要辦理的公文提出辦理意見，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將電子公文信息傳給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示，也可以打印公文處理單供領(lǐng)導(dǎo)批示。分發(fā)是指辦公室根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導(dǎo)人的批示精神，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將電子公文信息傳給有關(guān)單位、領(lǐng)導(dǎo)、或者部門(人)。對(duì)于需要利用計(jì)算機(jī)完成的紙質(zhì)文件自動(dòng)清退的單位，電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)依據(jù)紙質(zhì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　傳閱處理是公文分發(fā)處理的一種特殊形式，一般是指辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐?或一些公文)以文件夾方式，確定一定的閱知或者批示順序，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門。批示是指有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)授權(quán)或者規(guī)定對(duì)于文件閱辦情況進(jìn)行批示。承辦是指辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件的承辦有關(guān)批示精神的要求，在定義有關(guān)催辦意見后，將文件分發(fā)給承辦單位，業(yè)務(wù)部門經(jīng)簽收得到文件的有關(guān)信息，包括文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文的承辦的批示意見等。催辦是對(duì)于需要辦理的文件，辦公室登記主辦單位、協(xié)辦單位、辦理期限等催辦信息，同時(shí)對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。

　　3、發(fā)文處理是指公文起草、校核和領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后轉(zhuǎn)入發(fā)文處理，發(fā)文處理包括公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。核發(fā)是指辦公室在公文正式印發(fā)前，對(duì)公文的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)。核發(fā)工作完成后，將把發(fā)文數(shù)據(jù)自動(dòng)同時(shí)記錄到本單位的發(fā)文數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)，傳送公文電子數(shù)據(jù)給打字室，供印制時(shí)使用。登記是指經(jīng)核發(fā)的公文自動(dòng)登錄到發(fā)文數(shù)據(jù)庫(kù)中，包括編制新的發(fā)文流水號(hào)等。印制是指公文印制應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范、安全、保密。由于公文經(jīng)核發(fā)后直接傳送到打字室，能夠減輕打字室工作的勞動(dòng)量和強(qiáng)度，滿足其使用要求。分發(fā)是指在公文印制完畢，辦公室可以開始公文的分發(fā)工作，根據(jù)各單位不同的使用要求，也可以在完成核發(fā)工作的同時(shí)開展公文分發(fā)工作，以進(jìn)一步提高公文的時(shí)效性。對(duì)于秘密級(jí)以上的公文，公文運(yùn)轉(zhuǎn)應(yīng)當(dāng)?shù)怯浳募姆萏?hào)，因此，辦公室應(yīng)當(dāng)在接收到紙質(zhì)文件以后，按照正確的份號(hào)進(jìn)行分發(fā)工作。

　　4、公文處理是指發(fā)文起草、收文處理、發(fā)文處理。

　　5、公文查詢是指對(duì)各類公文及其處理結(jié)果與狀態(tài)進(jìn)行條件查詢。

　　*檔案管理

　　檔案管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要組成部分。通常具有將處理完畢的文檔，進(jìn)行歸檔保存的功能。將零散、雜亂的文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理歸檔，既能真實(shí)地反映機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的整體面貌，同時(shí)也方便日后的查找和利用，為檔案移交進(jìn)館后更好地為歷史研究、科學(xué)研究服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

　　在我國(guó)，傳統(tǒng)上采用案卷作為文書檔案的基本保管單位，以立卷為歸檔文件材料的整理方法。將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類組成案卷的整理過(guò)程。

　　立卷準(zhǔn)備：立卷要做的第一項(xiàng)準(zhǔn)備工作，就是確定立卷范圍。立卷范圍在一般意義上就是歸檔范圍，通常情況下，是依據(jù)事先編好的立卷類目來(lái)進(jìn)行的。案卷組合：案卷組合一般是在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，選擇適宜的立卷方法，將單份文件進(jìn)行整理，最終組成案卷。這一過(guò)程通過(guò)包括：調(diào)整立卷類目?jī)?nèi)的文件、卷內(nèi)文件的排列、卷內(nèi)文件的編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表的編制、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷封面項(xiàng)目的填寫和案卷目錄的編制。

　　歸檔：廣義上的歸檔文件是一個(gè)泛指性的概念，可以包括機(jī)關(guān)形成的須歸檔保存的所有文件材料。狹義上的指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。