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 　　辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)科學(xué)化、自動(dòng)化。使用辦公自動(dòng)化可以縮短辦公處理周期，并用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進(jìn)技術(shù)，提高管理和決策的科學(xué)化水平。迄今為止，辦公自動(dòng)化已成為非常活躍的一個(gè)領(lǐng)域。開發(fā)企業(yè)的OA系統(tǒng)的具體功能需求：

　　1、電子公告欄

　　電子公告欄實(shí)際上與現(xiàn)實(shí)辦公環(huán)境中的公告板相似，都是以提供、發(fā)布各種信息為目的。雖說在房地產(chǎn)公司中公告的內(nèi)容與電子政務(wù)系統(tǒng)中的內(nèi)容相去甚遠(yuǎn)，但相關(guān)信息在格式上并無太大差別。這些信息有：通知、公告、通報(bào)、新聞等信息。為了實(shí)現(xiàn)對這些公告信息的管理，需要有公告創(chuàng)建、審批、維護(hù)、查詢、發(fā)布、歸檔、定向控制、分類、上報(bào)等功能。這些功能還有以下的要求：

　　1)、消息在外觀上有多種格式。

　　2)、同一公告可以攜帶多個(gè)附件。

　　3)、附件可以在線編輯。

　　4)、對于較長的內(nèi)容需要分頁顯示。

　　5)、所有的通知型公告均要實(shí)現(xiàn)審批。

　　6)、可支持留言與評論。

　　7)、公告的接受者可以事先指定。

　　8)、需要保留公告的閱讀痕跡。

　　2、工作動(dòng)態(tài)

　　工作的動(dòng)態(tài)主要用于向外界展現(xiàn)各業(yè)務(wù)部門的工作狀態(tài)以實(shí)現(xiàn)工作流程的透明，這樣便于外界的監(jiān)督。在工作動(dòng)態(tài)環(huán)境可實(shí)現(xiàn)與外界的互動(dòng)。例如：審批、評論等。

　　工作的動(dòng)態(tài)只是工作流程管理的一小部分，因此在此處可挖掘出客戶隱藏的需求。

　　3、文檔中心

　　在房地產(chǎn)公司運(yùn)作的過程中會(huì)不斷積累各種文檔，這些文檔記錄公司運(yùn)作過程中的相關(guān)狀態(tài)，具有一定的參考意義。因此需要有一個(gè)功能對文檔進(jìn)行歸類整理、上傳、下載、共享等。這一功能模塊需要解決大多OA中共享資源分散、工作效率低等問題。另外對于這些文檔需要按一定的規(guī)則進(jìn)行分類，并通過權(quán)限來實(shí)現(xiàn)對不同類別文檔的訪問。

　　4、電子郵件

　　電子郵件模塊是大多管理系統(tǒng)中一個(gè)必要的功能模塊。該模塊可以在用戶之間通過郵件實(shí)現(xiàn)信息的傳遞。在一些自動(dòng)的處理業(yè)務(wù)中，也可以通過電子郵件來實(shí)現(xiàn)對外界信息的通知與提醒。電子郵件模塊可以分為外部模塊與內(nèi)部模塊。外部模塊實(shí)現(xiàn)與外部郵件服務(wù)器的對接(如163、126、Sina等郵件系統(tǒng))，可以提高用戶登錄到外部的郵件服務(wù)器。而對內(nèi)模塊則直接以站內(nèi)信的方式將文本、圖片、聲音、視頻等信息傳輸?shù)綄Ψ绞种?。電子郵件功能需要實(shí)現(xiàn)以的功能有：郵件收發(fā)、創(chuàng)建郵件、郵件標(biāo)記(如垃圾郵件、Vip郵件、普通郵件等)、郵件查詢、郵件地址管理等。

　　5、手機(jī)短信

　　與電子郵件不同的是，手機(jī)短信的發(fā)送更為快捷。能將重要的信息更好的傳遞給目標(biāo)對象，使得相關(guān)人員及時(shí)閱讀各種公告、通知。從而使得OA系統(tǒng)的運(yùn)作管理更加有效。

　　除此之外，對于系統(tǒng)中的一些異常通知進(jìn)行處理可以解決系統(tǒng)必須開機(jī)值守的問題。

　　最后，手機(jī)短信可以實(shí)現(xiàn)對大量客戶的信息廣播，很方便的向客戶告知各種營銷、促銷、開盤等信息。

　　手機(jī)短信只支持單向的傳輸，即由系統(tǒng)向用戶進(jìn)行消息傳送。其隱藏的需求則是對聯(lián)系人信息的維護(hù)。對聯(lián)系人的維護(hù)在此處將其移到用戶管理模塊中，此處就不再進(jìn)行介紹。

　　6、公文流轉(zhuǎn)

　　公文流轉(zhuǎn)是OA中最為典型的功能模塊之一，該模塊中有許多的子操作，主要可以分為收文管理與發(fā)文管理。

　　收文管理可以用于對內(nèi)外部的公文進(jìn)行登記、并設(shè)置擬辦、審批、閱辦、歸檔、查詢等功能。對于外部則完成外來公文、稿件的登記、擬辦、審批、閱辦、歸檔、查詢等功能。根據(jù)不同的身份系統(tǒng)授予不同角色的權(quán)限，從收文登記，公文擬辦，到領(lǐng)導(dǎo)審批，最后到公文閱辦、公文管理，系統(tǒng)設(shè)置一個(gè)用戶(文書)來統(tǒng)一調(diào)度。

　　發(fā)文管理的具體功能有：文件的起草、檢查、傳送、審核、簽發(fā)、會(huì)簽、歸檔、查詢及打印等功能。以上的功能根據(jù)順序、嵌套、并行、判斷等不同的狀態(tài)進(jìn)行組合又有不同的功能。例如在檢查環(huán)節(jié)就有退回、撤消、回退等各種功能。

　　客戶對發(fā)文管理還提出了以下的要求：流程自定義設(shè)置、角色定義、超時(shí)設(shè)置處理、多附件處理等。

　　7、協(xié)同辦公

　　在本系統(tǒng)中，由于業(yè)務(wù)的特殊性，需要將公司各部門人員，各管理職能部門，甚至關(guān)聯(lián)單位如設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、施工方、材料供方在一個(gè)管理平臺協(xié)同運(yùn)作。因此本系統(tǒng)必須有市場策劃、產(chǎn)品銷售、物資材料管理、人力資源管理、質(zhì)量管理等等。在這一協(xié)同辦公的模塊中許多子模塊是房地產(chǎn)OA所獨(dú)有的功能，其他OA系統(tǒng)并不涉及。

　　8、輔助決策

　　在與客戶溝通后發(fā)現(xiàn)客戶需要在本系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)以下的功能：實(shí)現(xiàn)對客戶分析和市場研究、實(shí)現(xiàn)對營銷策略的分析、實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)金流量的分析、實(shí)現(xiàn)對地區(qū)、日期、客戶、銷售員等數(shù)據(jù)的快速呈現(xiàn)。