由易到難，淺談協(xié)同OA系統(tǒng)實施難點與對策

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       背景資料，協(xié)同OA系統(tǒng)的實施簡單么？

　　杭州伏羲軟件公司創(chuàng)立于1996年，一直為時尚企業(yè)提供綜合性的信息化解決方案，是該領(lǐng)域內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)者。一年前，我公司和大連華天軟件有限公司結(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴，開始代理華天動力全線協(xié)同OA系統(tǒng)，我們看中的是華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)極為突出的實用性、易用性和高性價比。

　　談起協(xié)同OA系統(tǒng)的實施，很多客戶在選型時并不太重視，覺得這個東西挺簡單的，實施起來難度應(yīng)該不大。但哲學(xué)上有一個觀點：表面上看上去越簡單的事情，做起來往往都不簡單。15年的信息化建設(shè)經(jīng)驗告訴我們，要想實施好協(xié)同OA系統(tǒng)，首先要選對產(chǎn)品，其次要對癥下藥，這并不那么容易。

　　我們認為，要搞清楚協(xié)同OA系統(tǒng)的實施，需要先明白客戶的需求和類型。譬如：有些客戶只是購買一個最簡單的標準版協(xié)同OA系統(tǒng)，要的就是把公司幾十號人的溝通問題解決好，其他方面的需求都沒有什么，那實施起來就相對比較簡單。但在某些客戶需要做流程管理，卻連什么流程都沒有想好的情況下，實施的泥沼也許就在某個地方正等著你呢。

　　基礎(chǔ)應(yīng)用入手，讓員工了解系統(tǒng)：

　　我們曾經(jīng)實施過的一個項目，就碰見過這樣的情況，客戶是第一次上協(xié)同OA系統(tǒng)?？蛻艄痉降暮芏鄦T工沒有任何這方面的概念，常問我們協(xié)同OA系統(tǒng)到底是啥？

　　針對這樣的情況，我們實施小組開會討論了一下，決定在實施時，優(yōu)先把協(xié)同OA系統(tǒng)中大家上手比較快，使用體驗比較好的功能放在第一個階段優(yōu)先實施。

　　我們選擇了協(xié)同OA系統(tǒng)助手（華天動力OA集成的企業(yè)內(nèi)部實時通訊工具，類似QQ），人力資源上的員工檔案，以及通訊錄模塊、客戶資料等。這些功能我們和人力部門協(xié)調(diào)之后，很快就上線了。當客戶的員工在協(xié)同OA系統(tǒng)上可以方便地了解同事的資料、查詢到分機號碼，可以方便地查詢自己負責的客戶資料的聯(lián)系方式時，感覺都很不錯。接著一上班就把協(xié)同OA系統(tǒng)助手開著，一目了然地看到同事哪個在線，哪個不在線，公司各部門的快速溝通比起用QQ又清晰正式了很多。大家不禁感嘆，原來協(xié)同OA系統(tǒng)就是這個啊。

　　這時候，我們實施小組又適時的和客戶的信息部配合，安排了一些協(xié)同OA系統(tǒng)基礎(chǔ)概念的培訓(xùn)。全方位地向客戶方的員工介紹了協(xié)同OA系統(tǒng)適應(yīng)的范圍、解決的問題、以及我們接下來還要進一步實施的各個目標。經(jīng)過這一次的培訓(xùn)，大家對項目小組的工作目標有了基本了解，也提前了解到了協(xié)同OA系統(tǒng)對自己工作可能會帶來的影響。

　　流程整理與優(yōu)化，步步深入：

　　接下來實施就沒有這么輕松了，因為客戶對要管控的流程也不是非常清楚，我們先搜集了一些常用流程打算放到協(xié)同OA系統(tǒng)中，包括現(xiàn)在實際用到的表格，以及流程圖等相關(guān)資料。

　　流程管理是華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的強項，它的易用性和靈活性非常好，之前我們對這個功能就研究得比較多，所以還是很有信心的。而且，我們在這個項目之前也做了充分的準備，當時，因為客戶關(guān)系的原因，客戶對我們的技術(shù)水平和實施能力是非常信任的，所以，把流程調(diào)研的工作全權(quán)委托給我們負責。

　　我們和客戶信息部的工作人員一起，對每個部門的關(guān)鍵流程都做了詳盡的調(diào)研，并把核心的流程圖，以后各部門的管理要求都做了整理，最后擬出了實施的重點和相關(guān)的一整套輔助調(diào)研材料和報告。這些工作給客戶能成功實施項目提供了保障護航。

　　我們擬出了報銷、請假、項目審批、物流采購、開店流程管控等核心流程，開始進行了表格樣式的設(shè)計，工作流審批流程的設(shè)計、并把重要的分支條件都一一做了明確?？蛻粜畔⒉康男』镒幼鲋鲋膊唤袊@，原來我們公司這塊的流程是這樣審批的啊，我原來還真不知道。呵呵，可見一個關(guān)系到客戶方方面面的信息系統(tǒng)其實是把各個不透明的點串成了線，組成了面。公司的效率和規(guī)范也就逐步明確了。

　　核心流程全部設(shè)計好后，我們安排了客戶各核心流程的關(guān)鍵人物做了培訓(xùn)和試用，并及時把反饋的意見快速調(diào)整到實施過程中，譬如：當時該公司的報銷流程上了5000元的原來幾乎都要老總批準，后來經(jīng)過流程梳理，客戶老總把這個級別的審批權(quán)下放給了執(zhí)行總監(jiān)。這也算是一個優(yōu)化效率和下放權(quán)利的體現(xiàn)吧。