專家告訴你OA如何降低運(yùn)營(yíng)成本

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       在如何減少維護(hù)時(shí)間與成本的問題上，今天我們匯集了OA界的各大OA廠商，為企業(yè)CIO選型出謀劃策，更為如何有效運(yùn)維指點(diǎn)迷津。

　　泛微軟件：將管理類與技術(shù)類運(yùn)維進(jìn)行分工

　　無論是辦公OA還是其他的管理軟件，后期運(yùn)維都需要不同的部門進(jìn)行合作才能完成。因此，泛微軟件的副總袁立松先生認(rèn)為對(duì)于后期的運(yùn)維來說，CIO應(yīng)該將管理類的運(yùn)營(yíng)與技術(shù)上的運(yùn)維進(jìn)行有效分工，這樣能大大減少后期的消耗，包括人力與財(cái)力。

　　例如，當(dāng)公司有新的員工入職，在辦公OA的管理層面上，需要人事行政部門進(jìn)行相關(guān)的通知與批準(zhǔn)等。而對(duì)于后臺(tái)的許可認(rèn)證等，就需要由技術(shù)部門來完成。

　　這只是一個(gè)小小的例子，OA中還存在很多需要不同部門之間協(xié)作完成的內(nèi)容。行政部門不可能將技術(shù)后臺(tái)的內(nèi)容一起完成，而技術(shù)部門也不可能將行政部門的一些流程順利進(jìn)行。如果互相工作出現(xiàn)交叉，不僅會(huì)出現(xiàn)工作上的重復(fù)性，也會(huì)導(dǎo)致后臺(tái)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，分工明確是減少后期維護(hù)時(shí)間與成本的一個(gè)關(guān)鍵問題。

　　九思軟件：OA運(yùn)維“團(tuán)隊(duì)、工具、方法論，一個(gè)都不能少”

　　九思CEO王海波先生認(rèn)為，在辦公OA系統(tǒng)服務(wù)上，很多企業(yè)存在一個(gè)誤區(qū)：覺得當(dāng)?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機(jī)構(gòu)，有問題了能夠有人隨時(shí)上門服務(wù)。其實(shí)辦公OA服務(wù)是可以遠(yuǎn)程維護(hù)的，而且比上門提供OA軟件服務(wù)更靈活、更及時(shí)、成本更低。

　　辦公OA服務(wù)一：有問題及時(shí)解決，保證辦公OA服務(wù)快速實(shí)施效果。用戶有問題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與開發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。九思辦公OA系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證辦公OA系統(tǒng)的實(shí)施效果。

　　辦公OA服務(wù)二：維護(hù)數(shù)做據(jù)備份，保證日后不再出現(xiàn)同樣的問題。對(duì)辦公OA系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)時(shí)，應(yīng)采取數(shù)據(jù)保護(hù)措施，如數(shù)據(jù)備份等。

　　辦公OA服務(wù)三：培養(yǎng)IT團(tuán)隊(duì)，做到自給自足，降低運(yùn)維成本。九思軟件在后期的辦公OA實(shí)施與維護(hù)工作上，通常遵循“團(tuán)隊(duì)、工具、方法論，一個(gè)都不能少”的原則去進(jìn)行，組建系統(tǒng)管理和應(yīng)用管理員團(tuán)隊(duì)，并且按照授人以漁的思想，傳遞知識(shí)和技能，幫助客戶培養(yǎng)IT團(tuán)隊(duì)，而不是越俎代庖，親自動(dòng)手完成所有的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)工作。

　　華天動(dòng)力：避免走進(jìn)系統(tǒng)維護(hù)誤區(qū)

　　在系統(tǒng)維護(hù)上，很多企業(yè)存在一個(gè)誤區(qū)，覺得當(dāng)?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機(jī)構(gòu)，有問題了能夠有人隨時(shí)上門服務(wù)。馬長(zhǎng)驥先生講到，其實(shí)OA系統(tǒng)是可以遠(yuǎn)程維護(hù)的，而且比上門服務(wù)更靈活、更及時(shí)、成本更低。另外服務(wù)機(jī)構(gòu)要么是辦事處要么是代理商，他們對(duì)產(chǎn)品的熟悉程度以及修改權(quán)限都遠(yuǎn)不如廠家的專業(yè)技術(shù)人員。需要注意的是，基于Lotus平臺(tái)開發(fā)的OA系統(tǒng)維護(hù)極為復(fù)雜，成本極高，需要慎重考慮。

　　八百客：云OA幫助減少后期維護(hù)成本

　　如果想減少后期維護(hù)成本，最好還是選擇一款云計(jì)算架構(gòu)的產(chǎn)品，因?yàn)檫@樣企業(yè)就不需要考慮維護(hù)成本的問題了。

　　云計(jì)算的最大優(yōu)勢(shì)就是減少硬件與后期維護(hù)成本，我們說到采購軟件的風(fēng)險(xiǎn)最大的風(fēng)險(xiǎn)其實(shí)就是采購風(fēng)險(xiǎn)，云計(jì)算型產(chǎn)品基本上都是可以按月按年來付費(fèi)的，你可以先嘗試使用，如果不適合自己可以隨時(shí)更換，基本沒有代價(jià)，這要比傳統(tǒng)軟件一下掏幾十萬的風(fēng)險(xiǎn)要小的多。而對(duì)于后期的維護(hù)，基于云計(jì)算的高彈性與快速拓展性，可以迅速的進(jìn)行OA內(nèi)部的一系列變化需求，絕對(duì)是減少OA維護(hù)成本的一項(xiàng)利器。

　　慧點(diǎn)科技：增加最終使用者的能動(dòng)性讓IT運(yùn)維降至最低

　　慧點(diǎn)科技ITIL體系中所講的IT系統(tǒng)管理中，最重要的兩個(gè)部分：其一是系統(tǒng)級(jí)的運(yùn)行管理服務(wù)，其二是使用者的運(yùn)行管理服務(wù)。

　　對(duì)于系統(tǒng)方面的運(yùn)行管理，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的變動(dòng)大小可以自行選擇是由廠商進(jìn)行IT外包，還是由內(nèi)部來做(但是因?yàn)閷I(yè)性大，選擇內(nèi)部來運(yùn)維的較少)。而對(duì)于使用者級(jí)的運(yùn)行管理服務(wù)又分為兩個(gè)層面，一個(gè)是桌面內(nèi)容的部署工作，另一項(xiàng)是內(nèi)部流程的快速變化工作。桌面內(nèi)容由于涉及到企業(yè)內(nèi)部隱私問題大部分都有企業(yè)內(nèi)部自己建立專門的信息化事業(yè)部來做。

　　而第二項(xiàng)，也就是內(nèi)部流程的快速變化工作。因此慧點(diǎn)認(rèn)為它是直接影響后期IT運(yùn)維成本的關(guān)鍵因素。那么最好的解決方法，就是增加最終使用者的能動(dòng)性，讓他們自己進(jìn)行大部分的流程調(diào)整工作，由IT進(jìn)行監(jiān)管，便可以讓這方面的IT運(yùn)維降至最低甚至消失。