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中介秘書(shū)的工作職責(zé)

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秘書(shū)是公司和當(dāng)?shù)陿?shù)立于客戶面前的形象窗口，是一個(gè)樞紐起著承上啟下的作用，是店長(zhǎng)的左右手。一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)能為主管分擔(dān)一半以上的事務(wù)及管理工作。店務(wù)秘書(shū)的主要工作職責(zé)有：店內(nèi)事務(wù)管理；互動(dòng)管理；與總部溝通管理；緊急事務(wù)應(yīng)對(duì)管理

（一）客戶資料管理
【總客戶登記冊(cè)】用于登記當(dāng)天值班接待的上門(mén)客人和經(jīng)紀(jì)人當(dāng)天獲取的除上門(mén)外的客人，秘書(shū)負(fù)責(zé)提醒督促經(jīng)紀(jì)人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊(cè)上。及時(shí)更換收藏已登記滿的總客戶登記冊(cè)，存檔一年后作廢銷(xiāo)毀。

【登報(bào)客戶登記表】用于登記登報(bào)來(lái)電問(wèn)詢的客戶，編號(hào)并與當(dāng)天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀(jì)人，督促跟進(jìn)。及時(shí)收藏半年后作廢銷(xiāo)毀。

（二）房源資料管理
【原始資料】
(1) 原始房源編號(hào)：按年份+當(dāng)?shù)甑拇碜帜负晚樞蛉纾?5E0001）05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店內(nèi)的第一套房源
(2) 當(dāng)天新房源應(yīng)存夾在新房源夾中，寫(xiě)上編號(hào)。
資料詳細(xì)明確的當(dāng)天下午17：00-18：00發(fā)送給總部，資料不夠詳細(xì)明確的，提醒經(jīng)紀(jì)人落實(shí)清楚，第二天發(fā)送給總部.
(3) 當(dāng)周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔.
(4) 原始房源資料根據(jù)當(dāng)?shù)陮?shí)際情況進(jìn)行分類(lèi)存管，作好標(biāo)識(shí)目錄便于查詢。
(5) 定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀(jì)人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋的信息（已售、暫不售、價(jià)格異常等）及時(shí)更新房源信息，確保房源信準(zhǔn)確有效
(6) 已售原始房源資料作好標(biāo)識(shí)存檔保管一年后作廢銷(xiāo)毀。

【供客戶查找的房源資料】（簡(jiǎn)稱(chēng)對(duì)外房源）
每天打印從總部發(fā)送到各店郵箱里的各店當(dāng)天新房源匯總資料，裝訂成冊(cè)，供客戶查閱。一個(gè)星期整理一次，確保房源信息準(zhǔn)確有效。

【網(wǎng)絡(luò)房源、新報(bào)房源當(dāng)天錄入網(wǎng)站】及時(shí)根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋信息更改更新。

（二）制度執(zhí)行
秘書(shū)在執(zhí)行制度過(guò)程中應(yīng)以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當(dāng)?shù)旯芾碇贫葹闃?biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時(shí)，及時(shí)給予提醒，或匯報(bào)店長(zhǎng)，由店長(zhǎng)決定是否處罰，店長(zhǎng)確定處罰，秘書(shū)開(kāi)罰單，店長(zhǎng)簽字，秘書(shū)執(zhí)行罰款。

（三）考勤管理：秘書(shū)應(yīng)該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細(xì)內(nèi)容，嚴(yán)格監(jiān)督打卡情況。

（四）值班管理：秘書(shū)于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長(zhǎng)確認(rèn)簽字生效，于晚會(huì)告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖?，以便于?jīng)紀(jì)人提前做計(jì)劃。

（五）衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書(shū)應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒(méi)做衛(wèi)生或馬虎對(duì)待的，告知店長(zhǎng)，由店長(zhǎng)處罰。每月負(fù)責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。

（六）表格表單管理
【普通表單格】：經(jīng)紀(jì)人用和秘書(shū)用的表單格分類(lèi)存放于固定位置，并標(biāo)識(shí)清楚，一周整理一次，及時(shí)備存，確保各類(lèi)表單格齊全供經(jīng)紀(jì)人使用。
【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專(zhuān)員提出申請(qǐng)時(shí)發(fā)放，發(fā)出24小時(shí)內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同（一式三份中的其中一份）。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財(cái)務(wù)部

（七）當(dāng)?shù)?a href=http://keekorok-lodge.com/xingzheng/bg/ target=_blank class=infotextkey>辦公用品和基金的管理
【辦公用品的領(lǐng)用】制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監(jiān)督領(lǐng)用登記，月底統(tǒng)計(jì)，供數(shù)據(jù)分析用。對(duì)當(dāng)?shù)贽k公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨(dú)立解決，在能力范圍外的及時(shí)與廠家或其他服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系。
【當(dāng)?shù)昊鸬墓芾怼浚焊鶕?jù)當(dāng)?shù)昃唧w情況于月初或月末將當(dāng)?shù)昊鹗罩骷?xì)表張貼告示

（八）數(shù)據(jù)匯總
【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計(jì)，帶看量、簽單數(shù)匯總。
【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細(xì)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)?shù)暝捹M(fèi)及辦公用品費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。

（九）接待
【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時(shí)接待上門(mén)客戶，將客戶信息分類(lèi)登記于登記表中，盡量詳細(xì)具體，并于當(dāng)天交接給值班人員。秘書(shū)所接待的房源及客人統(tǒng)歸當(dāng)天值班人員所有。
【同事接待】：來(lái)者是客，到當(dāng)?shù)陙?lái)的他店經(jīng)紀(jì)人或其他部門(mén)的同事都應(yīng)熱情接待，倒水讓座，提供恰當(dāng)?shù)膸椭?BR>【注意事項(xiàng)】：
a：秘書(shū)是公司的形象代表，是當(dāng)?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細(xì)致到位。
b：隨時(shí)保持飽滿的精神狀態(tài)。
發(fā)布：2007-04-10 13:52    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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