網(wǎng)上審批系統(tǒng)應用總結(jié)：規(guī)劃時應怎樣定義指標?

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      “一般企業(yè)在下定單給供應商的時候，都會注明要百分之幾的備品，以防生產(chǎn)報廢或質(zhì)量問題而重新進貨影響出貨日期。但是，在實際操作是，較難控制，比較復雜；供應商送備品就憑自己高興，有了就送，沒有就不送。”

　　通過一番尋找，發(fā)現(xiàn)很少有人做過這量化指標，有的只是研究指標。沒辦法，只好又去實施成功的企業(yè)取經(jīng)，根據(jù)他們的實施評估報告，網(wǎng)上審批系統(tǒng)實施前后數(shù)據(jù)的對比，取得了一些量化指標，如銷售定單周期，庫存周轉(zhuǎn)率等等。又經(jīng)過幾天的加班，終于拿出了一份網(wǎng)上審批系統(tǒng)的量化指標；“一把手”看過后，也通過。

　　同網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠商進行洽談時，卡住了。網(wǎng)上審批系統(tǒng)售前顧問對我說，我們不能給你這個承諾，一定能達到這個指標；因為網(wǎng)上審批系統(tǒng)實施不光是我們一方的事情，還要看你們的配合；我們只能說，我們會使這些指標明顯的改善。

　　最后，量化指標只有不了了之。

　　分析：

　　經(jīng)過幾年的項目后，再回過頭來看看，發(fā)現(xiàn)當時犯了幾個錯誤。

　　一是，太注重財務指標，要知道，實施網(wǎng)上審批系統(tǒng)不光光是是反映在財務報表上，最主要的是管理方式的變革，流程的優(yōu)化。在實施評估時，這也是我們所要關(guān)心的。

　　二是，在做量化指標的時候，沒有網(wǎng)上審批系統(tǒng)專業(yè)人士的參與，有點“單相思”的感覺。

　　站在今天的角度，以前這么做是個失敗的指標，失敗的報告。那量化指標是否確實可行呢？筆者認為是可行的。但是，這里的指標不僅僅是財務上的幾個數(shù)字，而是更廣的范圍。

　　措施：

　　如何定義網(wǎng)上審批系統(tǒng)實施指標呢？可以這么做，以下意見只供參考。

　　（一）要借助“專業(yè)人士”的力量。

　　這里指的專業(yè)人士不是指網(wǎng)上審批系統(tǒng)技術(shù)人才，而是指企業(yè)管理學上的專業(yè)人士。若企業(yè)本身有這方面的人才，那最好；若沒有，則要向?qū)ｉT的管理咨詢公司求教。先通過業(yè)務調(diào)研，看看哪些流程有待改善。一般企業(yè)這些方面會存在一些問題：

　?。?）“應付帳款”的控制。如，一般企業(yè)都是“到貨下個月*號”付款，這就給供應商留下了一個漏洞。本來交貨期是下個月初的，他們就拼命的在這個月末進貨，所以，企業(yè)倉庫，在月末清查的時候，往往庫存爆滿。而供應商又能提前一個月收到貨款。

　?。?）有的企業(yè)對“超收”也缺乏控制，導致最后庫存呆滯料增多。

　?。?）“備品”的管控問題，一般企業(yè)在下定單給供應商的時候，都會注明要百分之幾的備品，以防生產(chǎn)報廢或質(zhì)量問題而重新進貨影響出貨日期。但是，在實際操作是，較難控制，比較復雜；供應商送備品就憑自己高興，有了就送，沒有就不送。最后，真的發(fā)生質(zhì)量問題的時候，需要備品的時候，倉庫卻沒有。

　　在做業(yè)務調(diào)研時，“一把手”要親自參與，“專業(yè)人士”參加，一一梳理流程，把流程中的漏洞一一列出來，并注明優(yōu)先級，哪些流程是一定要優(yōu)化的；哪些流程現(xiàn)在可以放一放，在未來幾年內(nèi)來改善。

　　然后在選型的時候，要網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠商一一演練，看看他們是如何來進行控制；尋找適合自己的控制方法。

　　（二）總結(jié)以前發(fā)生的問題。

　　在做規(guī)劃時，要總結(jié)以前在業(yè)務操作中，經(jīng)常發(fā)生的問題并匯總；匯總后，拿給網(wǎng)上審批系統(tǒng)廠商看，問他們能否有效的控制此類錯誤的發(fā)生。

　　這里，我以電器配件企業(yè)舉例，一般會發(fā)生如下錯誤：

　　（1）檢驗標準。因為用電安全現(xiàn)在越來越受重視，各個國家的檢驗標準都不同；你出口的產(chǎn)品要符合當?shù)貒业臋z驗標準，否則會發(fā)生退貨。這些標準在整個進銷存和生產(chǎn)環(huán)節(jié)都要體現(xiàn)并能控制。

　?。?）顏色，長度。所謂“失之毫厘，繆以千里”，你電線的直徑差個一毫米，客戶的電器里面，就插不進你的電線了，就會判退。

　?。?）環(huán)保。隨著各個國家的環(huán)保意識的增強，由于環(huán)保問題造成的退關(guān)問題也越來越多。

　　把這些問題一一列出來，跟網(wǎng)上審批系統(tǒng)實施顧問或網(wǎng)上審批系統(tǒng)提供商討論，看看他們是如何有效的來防止這些錯誤的發(fā)生，并讓他們提出一些管控的機制。

　　（三）對財務指標進行分析。

　　不僅僅是要關(guān)注財務指標，更要了解這個財務指標的影響因素是什么。如上面提到的存貨周轉(zhuǎn)率，它的計算公式是銷售成本/平均存貨，注意分母是平均存貨，計算公式是（月初存貨+月末存貨）/2。

　　若出現(xiàn)我們上述所說的供應商為了提前收到貨款，就在月末把月初的該進的貨都送來了，就會導致平均存貨的增加，存貨周轉(zhuǎn)率的降低。我們把這些問題都分析清楚了，把他放在桌面上談，看看“供應商月末把月初的該進的貨都送來”涉及到多少金額，把這個金額扣掉，那么庫存周轉(zhuǎn)率就提高了。