互聯(lián)網(wǎng)時代的電子預算管理

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預算是企業(yè)實施資金控制的重要手段，在激烈的市場競爭環(huán)境下，為獲取競爭優(yōu)勢充分發(fā)揮企業(yè)財務預算的職能作用是管理科學的重要內容之一。然而，傳統(tǒng)的預算主要是手工進行的，其缺點是工作量大，編制時間長，編制的內容不夠全面。面對21世紀的網(wǎng)絡、信息經(jīng)濟時代，企業(yè)惟有采用電子預算手段，才能適應財務管理發(fā)展的需要，才能不斷提高企業(yè)的核心競爭力。電子預算管理及其實施效果往往標志著一家企業(yè)管理水平的高低。

一、電子預算的產(chǎn)生與發(fā)展

    電子預算（E－budgeting）是由人工智慧結合企業(yè)組織規(guī)則發(fā)展起來的一種網(wǎng)絡式預算編制方法，它將企業(yè)各方面局部的信息整合成具有完整框架的預算體系，從而使預算的編制更正確。更富效率。電子預算代表著企業(yè)競爭戰(zhàn)略進入一個革命性的時代。它作為現(xiàn)代財務的一種應用工具，具有效率性、合理性、戰(zhàn)略性的基本特征。

    電子預算是傳統(tǒng)財務預算的發(fā)展。在財務管理中，財務預算具有兩方面的作用：

（1）它作為市場經(jīng)濟條件下的計劃管理方式，由企業(yè)內部各方協(xié)商確定并依照執(zhí)行，能有效地解決產(chǎn)供銷之間的矛盾。當企業(yè)銷售面臨異常波動時，預算控制系統(tǒng)能夠提供各負其責、利益分享的處理辦法，能及時協(xié)調各部門之間的計劃偏差，促進其高效運行。目前，隨著我國企業(yè)規(guī)模的擴大、企業(yè)內部例行事務增多，大量的費用控制和審批將成為困擾企業(yè)領導者的主要問題。而預算管理既可以合理控制費用的發(fā)生，又可以把企業(yè)的高層管理者從繁重的日常費用審批中解脫出來，集中精力做好經(jīng)營決策和例外管理。

（2）它是企業(yè)競爭戰(zhàn)略有效落實的保證。競爭戰(zhàn)略的實施需要借助于預算具體化，預算可以幫助企業(yè)內部各方面明確經(jīng)營重點，集中有限的人力、物力、財力服務于企業(yè)的發(fā)展目標，但企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略往往是抽象的，需要以可操作的方式加以落實。而預算真正起到了這種“承上啟下”的作用，從內容上講，不僅包括銷售和生產(chǎn)方面，還包括資本預算和人力資源預算；從時間上講，不僅包括下期預算，還勾勒出未來計劃期間的預算框架。相對于競爭戰(zhàn)略而言，預算所包含的信息更為廣泛、作用的空間更廣闊，它是企業(yè)戰(zhàn)略落到實處的必經(jīng)之路。

電子預算是基于傳統(tǒng)預算編制方法的不足而產(chǎn)生的。

首先，從預算編制的流程來看，傳統(tǒng)的財務預算不論是人工編制或用工作底稿來編，每個參與預算編制的工作人員都必須具備一定的財務知識，否則將會使預算編制工作增加困難，而且也難以形成一份有建設性意見的預算方案。

其次，從財務部門的角度來看，當有關部門將預算編制出來之后，財務部門必須對這些預算工作底稿加以匯總、整理。由于各部門在預算編制過程中采用的手段和方法不盡相同，加之一些部門預算工作存在的滯后性，致使財務部門既要擔負繁重的調整業(yè)務，還要不斷催促有關部門提交預算報表，當某一數(shù)字需要調整時，其整個預算工作又將重新再算，這些問題的存在大大降低了整個預算編制的效率。

由此可見，傳統(tǒng)預算最大的缺點在于，預算編制者在預算編制過程中無法將歷史資料加總、存取和及時運用，無法對企業(yè)現(xiàn)有資金進行整合，相互之間是孤立的，難以融合應用。而沒有歷史資料的交互融合，預算編制只能對資金進行交換分配，玩轉換的游戲，而無實質意義，使得預算既冗長又乏味。

電子預算從便于企業(yè)其他職能部門和廣大員工積極參與的角度出發(fā)，設置了一系列轉換程序，即應用相同的標準，編制具有共同語言的預算，使不具有財務知識的人也能參與到預算的編制之中來。同時，電子預算系統(tǒng)依據(jù)不同編制者的需要，設置了不同的預算形態(tài)，使各個部門的預算編制既輕松又富有彈性，譬如，財務部門可以直接從系統(tǒng)中刪減支出，并能立即獲知影響情況，而不需要再透過跨部門的溝通找到該部門的主管，等該部門評估回應后方知結果如何，也不用再重新輸入資料，重新核算。同時，電子預算不需要再從各個不同的預計表格中核算、刪減，也不需要不斷地儲存資料，將預測基礎統(tǒng)一等，這些繁瑣的工作都不需要再做了，財務主管只需要考慮企業(yè)投入與產(chǎn)出、現(xiàn)金流入與流出等盈利情況能否與預算保持一致等的競爭戰(zhàn)略問題。電子預算系統(tǒng)作為一種在線管理工具，不再受地點、場所的影響，可以隨時上線運作，并使預算始終保持在最新的狀態(tài)?？梢?，電子預算的最大價值是將預算轉化為管理工具，徹底改變了企業(yè)財務人員的傳統(tǒng)觀念，使他們朝著戰(zhàn)略性的財務管理方向發(fā)展。

二、電子預算的職能與作用

電子預算的職能與作用是相對于傳統(tǒng)預算而言的，其職能與作用大體表現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）通過電子手段編制預算，使預算工作變得快速而簡便

一個正確、有效的預算是企業(yè)科學管理不可或缺的重要方面。經(jīng)營者希望在規(guī)定的期限內看到正確的預算，各個部門的管理人員希望了解自己在整個預算中的地位，了解自己對整個企業(yè)、以及對整個集團公司運作的影響，更希望能進一步通過模擬或假設一些環(huán)境，為未來作好準備。與傳統(tǒng)預算編制相比，電子預算降低了編制預算時來回交涉的困難度和時間成本，而且通過在線編制預算，不需要工作底稿，也使得調整數(shù)字之類的單調的工作不復存在。它消除了過去可能發(fā)生的紙張與時間的浪費，取而代之的是各種不同的、且極富創(chuàng)意的編制技巧。

（二）網(wǎng)絡技術下的電子預算，擴大了傳統(tǒng)預算的范圍

企業(yè)可以將整個集團公司作為系統(tǒng)，以擴大預算的規(guī)模，集團下屬各分公司可以透過網(wǎng)絡從全球各地進人系統(tǒng)編制預算，從而使預算編制的過程更具效率性。電子預算在以下三方面具有明顯的效用：

（1）降低企業(yè)的管理成本及難度；

（2）提高員工的滿意程度；

（3）有助于培育和發(fā)展企業(yè)核心競爭力。在電子預算的配合下，財務管理將有關信息轉化為競爭戰(zhàn)略目標，使企業(yè)在獲得上述三方面效用的同時，促進企業(yè)預算流程的合理化，使過去單調、繁瑣的預算工作轉化為一種充滿樂趣的組織戰(zhàn)略。

（三）電子預算與企業(yè)帳務系統(tǒng)聯(lián)結，極大地提高了預算的編制效率。

一方面，它可以使任何一個參與預算編制的成員，調用過去已發(fā)生的歷史性資料庫數(shù)據(jù)，且還可以將預算編制者的任一假設對其預算的影響額顯示出來，同時，在某一個層級或某一范圍內，也能顯示其對整體預算的影響。電子手段使企業(yè)預算及預測功能完全自動化，即不論何時何地，任一預算編制者均可以借助于網(wǎng)絡路徑與預測編制系統(tǒng)聯(lián)結，處理與他們相關的預算編制工作。同時，在預算編制語言的輔助下，輕松地編制、更新、追蹤與監(jiān)控預算系統(tǒng)。

電子預算是網(wǎng)絡時代企業(yè)理財?shù)挠行Чぞ摺，F(xiàn)在很多企業(yè)已感受到預算的重要性，有的甚至與預算執(zhí)行情況掛鉤來計發(fā)績效獎金。電子預算使所有的編制者在統(tǒng)一的規(guī)范下編制預算，并隨時提供預算編制者決策所需的歷史資料。電子預算幫助編制者制作不同形態(tài)的預算，例如物資采購預算、現(xiàn)金流量預算、人力資源預算等。最重要的是，電子預算促進了財務管理的發(fā)展，提高了戰(zhàn)略管理的效率。使財務工作者更多地分析、掌握有關公司成長過程中的關鍵性問題，如怎樣深入進行市場細分研究，以及如何把握價值鏈中的“戰(zhàn)略環(huán)節(jié)”等?；蛘咦鲆恍└櫺缘难芯?，譬如，若對某項預算削減5％或10％的支出，對整體會有什么影響等。

三、電子預算的功能擴展

如上所述，網(wǎng)絡技術下的電子預算，擴大了傳統(tǒng)預算的范圍。它除了傳統(tǒng)的預算編制功能外，還積極地參與管理，幫助經(jīng)營者進行物資采購、優(yōu)化供應鏈，以及合理安排現(xiàn)金流量的管理等，而其中最顯著的功能擴展則主要體現(xiàn)在如下兩個方面。

（－）電子預算廣泛應用于企業(yè)物質采購之中

電子預算在協(xié)助企業(yè)管理當局適時地進行物質采購等的管理中也具有積極的作用。從優(yōu)化企業(yè)供應鏈的角度看，電子預算可以說是電子商務的最好縮影。借助于電子預算系統(tǒng)，供應鏈上的每一環(huán)節(jié)都能適時、確切地掌握客戶所需產(chǎn)品的數(shù)量。譬如，在一個典型的供應鏈中，銷售點（POS）有一個自動、精確的對存貨狀態(tài)進行永續(xù)更新（Continuous Replenishment，CR）的系統(tǒng)，即在貨物被售出時利用POS終端，對它進行掃描，該貨物的條形碼就被輸入系統(tǒng)，存貨記錄也隨之被刷新了。如果對這種記錄業(yè)務進行進一步拓展，還可以把信息傳回中央辦公室，在那里把其他銷售點的信息結合起來，就能追蹤各種貨物的銷售模式，并實現(xiàn)以日為單位而不是以周或季節(jié)為單位的訂貨。如果這個供應鏈進一步拓展，并允許采用銷售者管理存貨（VMI）系統(tǒng)（一種讓供應商完全負責產(chǎn)品管理和向買者供貨的方法），該系統(tǒng)能使供貨商此如批發(fā)商海天很容易地對銷售點的存貨數(shù)據(jù)庫進行訪問，并推斷出特定產(chǎn)品需要供應的數(shù)量，從而在沒有訂單的情況下就可以把商品直接發(fā)送到銷售點。

如果該供應鏈再向前拓展，它能使制造業(yè)者的生產(chǎn)管理計算機系統(tǒng)對各個批發(fā)商要求訂貨的產(chǎn)品實行適時生產(chǎn)管理，并在要求的時間由運輸管理系統(tǒng)按送貨地點、品種、數(shù)量等準確無誤地進行搭配組合，在預定的時間按時送達各個銷售點。

電子預算系統(tǒng)也能適時向供應商發(fā)出訂貨的信息，相應地，有關未來現(xiàn)金流量的數(shù)量和時間也就成為確定不變的因素了。例如，VMI存貸管理方式對付款的要求是在指定地點收到貨款時付款，而根據(jù)生產(chǎn)情況實施（Paid on Production，POP）的付款原則是：在實際產(chǎn)品從存貨中被提出或被公司賣給消費者之前不對其進行任何支付，亦即在存貨被使用或銷售時付款，因而它是對VMI存貨管理方式的進一步拓展?？傊柚诰W(wǎng)絡、信息技術的電子預算消除了生產(chǎn)經(jīng)營活動中不確定性的同時，還使未來現(xiàn)金流動的數(shù)量與時間也隨之得到了確定。

（二）電子預算使適時現(xiàn)金管理成為可能

市場競爭環(huán)境下的財務管理，必然會遇到諸如現(xiàn)金收入減少、季節(jié)性現(xiàn)金支出以及臨時性現(xiàn)金短缺，需要以短期融資方式籌措現(xiàn)金或將有價證券加以變現(xiàn)等情況；也有可能遇到暫時產(chǎn)生大量現(xiàn)金收入，企業(yè)采取歸還本息或進行短期投資的情況。在傳統(tǒng)財務管理中，由于各種資金信息的傳遞不及時，對所發(fā)生的現(xiàn)金多余或短缺企業(yè)往往不知所措；有時因對這種短缺或多余的數(shù)量、發(fā)生時點和延續(xù)期間缺乏準確的把握，而導致資金的閑置浪費或不能滿足需要。

電子預算使現(xiàn)金流量的適時管理成為可能，它能適時代化短期資金的運籌，降低資金籌集和使用成本，提高資金運營效益。電子預算使“零現(xiàn)金余額管理”成為可能。這是因為，通過電子預算企業(yè)能準確地預測未來現(xiàn)金流動的數(shù)量與時間。企業(yè)根據(jù)適時生產(chǎn)系統(tǒng)，采用由后向前的倒推方法，來全面安排和組織現(xiàn)金流動。譬如，企業(yè)可以首先預定使下一個月末的現(xiàn)金余額為零，然后以此為出發(fā)點，采用上述方法使每一天現(xiàn)金余額為零。由于現(xiàn)金流量和準確預測，使得企業(yè)能夠清楚地了解下一個月內每天的經(jīng)營活動現(xiàn)金流量，通過EFT（電子資金轉賬，即金融機構間價值的電子轉移）可以確保經(jīng)營活動現(xiàn)金流量按照預測的數(shù)量和時間到達預定收款單位或從該單位流出，據(jù)此，事先了解各單位每天的現(xiàn)金余缺情況。

為了提高現(xiàn)金的運用效率，企業(yè)首先應在公司或集團內部，通過調度方式調劑各內部單位的現(xiàn)金余缺，按照“未來每天現(xiàn)金余額為零”的原則確定調度的數(shù)量、時間與期限。如果通過公司內部的現(xiàn)金調度仍不能滿足現(xiàn)金流出的需要，則需確定外部籌資或短期投資變現(xiàn)的數(shù)量、時點與期限。如果內部的現(xiàn)金調度使公司在充分運用現(xiàn)金資源的基礎上還有多余，或者由于外部籌資的最低限額或期間而使某段時間內現(xiàn)金多余，則可確定短期投資的數(shù)量、時間和期限組合。總之，電子預算的應用使得現(xiàn)金管理也能實現(xiàn)由后向前的拉動式的流量安排，從而使每天的現(xiàn)金余額為零。當然，正如“零存貨”并非真正地消除存貨一樣，零現(xiàn)金余額也并非真正地消除現(xiàn)金。然而，電子預算的應用的確能使公司把現(xiàn)金余額控制到預期的最佳水平之上。

四、小結

與傳統(tǒng)的財務預算相比，電子預算具有十分明顯的作用和意義。然而，我們也應當認識到，電子預算是一項十分復雜的工作，它除了企業(yè)本身需要投入人力、物力外，還需要借助于相關軟件公司、專業(yè)顧問群、電腦信息廠商的協(xié)助。各企業(yè)在借鑒應用電子預算方法時，必須結合自身情況、量力而行。同時，對于已經(jīng)采用電子預算的企業(yè)也需明確如下兩個問題：

（l）盡管電子預算所涉及的范圍非常廣，但其最終的控制者還必須由財務人員來擔當。財務人員從最初的流程編制開始，不斷追蹤、監(jiān)控直至最后預算編制工作完成。這表明，電子預算不僅沒有削弱財務人員在企業(yè)管理中的重要地位與作用，反而促進了基于企業(yè)核心競爭力培育，增強戰(zhàn)略管理功能的戰(zhàn)略財務管理的發(fā)展。

（2）為了確保電子預算的安全性，對于所有聯(lián)結上線的作業(yè)需要系統(tǒng)地記錄和提供完整備查的路徑，以確保保密性的資料不被有關競爭對手或其他人員截獲，并且確保財務人員掌握和控制整個預算的編制狀況。

總之，電子預算通過將預算流程擴大至更多的使用者，密切了專群關系，使預算在財務專職部門編制的同時，有機會讓一些非財務人員積極參與，充分吸收他們的意見，努力改進預算的編制及程序，使預算編制流程更加合理化。同時，電子預算促使企業(yè)的經(jīng)理與員工，以及任何與預算相關的人員了解作業(yè)對預算的影響，加深了管理人員與員工的溝通，大大縮短了傳統(tǒng)條件下預算編制的時間。此外，電子預算擴展了傳統(tǒng)財務預算的功能，促進了戰(zhàn)略財務管理的發(fā)展，為企業(yè)效益和效率的提高創(chuàng)造了前提和保證?？梢灶A見，這種以網(wǎng)絡為基礎的電子預算必將成為企業(yè)制定競爭戰(zhàn)略，獲取競爭優(yōu)勢的最佳助手。

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