賓館例會(huì)的重要性

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由于酒店企業(yè)是人力資源密集型企業(yè)，所以酒店的內(nèi)部管理工作在很大程度上就是對人的管理。為了更好的貫徹落實(shí)酒店制訂的各項(xiàng)方針、政策，保持酒店上下一致，齊心協(xié)力的完成酒店預(yù)期的各項(xiàng)經(jīng)營、管理目標(biāo)，召開不同層級的會(huì)議進(jìn)行布置動(dòng)員尤為重要。一次成功的酒店會(huì)議，不但起到布置酒店工作，下情上達(dá)、上情下達(dá)作用，而且起到統(tǒng)一思想、端正認(rèn)識、培訓(xùn)提高等作用。酒店組織會(huì)議質(zhì)量的高低,能顯示出一家酒店管理質(zhì)量上的高低。因此，酒店高層應(yīng)充分認(rèn)識到酒店各層級例會(huì)在酒店管理中所起到的作用，制訂、完善酒店各層級相應(yīng)的例會(huì)制度，幫助不同層級的管理者開好相應(yīng)層級的會(huì)議，從而起到酒店管理工作的事半功倍作用。那么，在酒店管理工作中都通常召開那些層級的會(huì)議呢?一般而言，酒店通常召開的例會(huì)主要有：店務(wù)會(huì)(全體員工大會(huì))、總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門經(jīng)理會(huì)議、中層干部會(huì)議、部門管理例會(huì)、班組會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、晨會(huì)等等。對于酒店各層級的管理者來說，究竟應(yīng)如何才能組織、開好這些會(huì)議呢?下面，讓我們具體進(jìn)行分析、探討：

一.酒店召開的主要例會(huì)及其內(nèi)容：

1.店務(wù)會(huì)(全體員工會(huì)議)

店務(wù)會(huì)又稱酒店全體員工會(huì)議，它的組織召開者是酒店總經(jīng)理，會(huì)議參加人員為酒店全體員工。店務(wù)會(huì)(員工大會(huì))的召開時(shí)間一般是淡季每月一次，旺季每季度一次。由于酒店各層級管理者的綜合素質(zhì)、管理水平和演講水平不一致，常常導(dǎo)致酒店各種必要的工作信息在傳遞的過程中失真，從而出現(xiàn)員工隊(duì)伍思想上的混亂、酒店各項(xiàng)工作指標(biāo)達(dá)不到酒店預(yù)期經(jīng)營、管理目標(biāo)的結(jié)果。因而，召開酒店全體員工大會(huì)，統(tǒng)一思想，端正認(rèn)識，尤為必要。通過向員工通報(bào)酒店近期工作計(jì)劃和近期酒店工作成果情況，既能滿足員工的知情權(quán)，又能提高員工參政議政的積極性，充分激發(fā)員工工作中的創(chuàng)造熱情。因?yàn)榈陝?wù)會(huì)的參與成員是全體員工，所以，會(huì)議組織者要認(rèn)真準(zhǔn)備材料，搜集酒店員工關(guān)心的問題，將酒店近期的經(jīng)營情況，近期的工作總結(jié)、預(yù)期的工作計(jì)劃，員工們關(guān)注的問題等等，通過會(huì)議傳遞相關(guān)信息給酒店全體員工。同時(shí)，借酒店員工大會(huì)之機(jī)，可請酒店月度、季度先進(jìn)員工登臺發(fā)言，以激勵(lì)先進(jìn)，帶動(dòng)一般，促進(jìn)后進(jìn)。酒店員工大會(huì)也可不拘泥具體時(shí)間安排，每逢酒店重大活動(dòng)的開始或結(jié)束，一定要及時(shí)召開全體員工大會(huì)進(jìn)行動(dòng)員或總結(jié)。

2.總經(jīng)理辦公會(huì)議。

總經(jīng)理辦公會(huì)議是酒店召開的最高級別的管理會(huì)議?？偨?jīng)理辦公會(huì)議的組織召開者為酒店總經(jīng)理，參加者為酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理等總經(jīng)理辦公會(huì)議成員，根據(jù)會(huì)議需要也可以臨時(shí)安排相關(guān)部門經(jīng)理參加?？傓k會(huì)議除了在年頭、年尾因討論有關(guān)酒店發(fā)展戰(zhàn)略方針、對酒店當(dāng)年工作進(jìn)行總結(jié)、來年工作計(jì)劃進(jìn)行商定等原因召開的較為頻繁外，一般是每月召開一次或總經(jīng)理根據(jù)工作需要臨時(shí)通知召開，會(huì)議內(nèi)容一般是就近期酒店總體工作進(jìn)行總結(jié)，檢查酒店預(yù)算工作完成情況，安排部署下月工作計(jì)劃,酒店高層互通信息,協(xié)調(diào)一致等等。酒店總辦會(huì)議主要是討論有關(guān)酒店發(fā)展戰(zhàn)略層面以及重大人事任免等方面的問題。

3.部門經(jīng)理會(huì)。

酒店部門經(jīng)理會(huì)一般每周召開一次，時(shí)間一般放在周一進(jìn)行，會(huì)議由酒店運(yùn)行副總經(jīng)理主持。會(huì)議議程主要是酒店各部門經(jīng)理向總經(jīng)理匯報(bào)部門上周工作完成情況、本周工作打算、工作中存在的問題以及需要協(xié)調(diào)、請示的各項(xiàng)工作。然后，酒店總經(jīng)理對各部工作進(jìn)行講評以及傳達(dá)相關(guān)的各項(xiàng)信息?？偨?jīng)理進(jìn)行工作講評時(shí)切忌沒有具體態(tài)度，對該表揚(yáng)的應(yīng)大力弘揚(yáng)，該批評的予以嚴(yán)厲申斥、直至按照酒店的各項(xiàng)工作制度進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。會(huì)議還要由運(yùn)行副總經(jīng)理就本周工作進(jìn)行具體部署。最后，會(huì)議內(nèi)容由總經(jīng)理辦公室相關(guān)工作人員進(jìn)行記錄、存檔，根據(jù)需要由總經(jīng)理決定是否下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，并由總經(jīng)理辦公室相關(guān)人員和人力資源部質(zhì)檢人員負(fù)責(zé)對各部任務(wù)完成情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并及時(shí)反饋給酒店高層。

4.中層干部會(huì)。

中層干部會(huì)一般放在周五下午進(jìn)行，會(huì)議參加的對象可擴(kuò)大到領(lǐng)班級。同酒店其它層級會(huì)議相比，中層干部會(huì)的培訓(xùn)職能大于管理職能。會(huì)議除了各部對本周工作進(jìn)行例行總結(jié)和通報(bào)外，更重要的是利用這個(gè)時(shí)間對酒店全體中、基層管理人員進(jìn)行管理知識培訓(xùn)，鼓舞中、基層管理人員的士氣，起到為酒店培養(yǎng)后備管理干部作用。培訓(xùn)授課人可由酒店總辦成員以及部門經(jīng)理輪流擔(dān)任，根據(jù)需要也可以從院校或行業(yè)專家中聘請人員到店講課。

5.部門管理例會(huì)。

部門管理例會(huì)的主持人是部門經(jīng)理，參加對象是所轄部門的主管、領(lǐng)班級別管理人員。會(huì)議議程主要是將酒店下達(dá)的各項(xiàng)工作以及部門工作計(jì)劃進(jìn)行分解，任務(wù)到各班組，并提出明確的完成時(shí)間與質(zhì)量要求。并對所轄各區(qū)域的工作開展、完成情況進(jìn)行講評。為了鼓勵(lì)先進(jìn)員工以及培養(yǎng)后備基層管理人員，可邀請先進(jìn)員工參加會(huì)議，起到激勵(lì)作用。

6.班組會(huì)。

班組會(huì)由領(lǐng)班主持召開，會(huì)議議程主要是對本班組工作進(jìn)行講評，并將班組具體工作任務(wù)分解到人。班組會(huì)的時(shí)間安排較為靈活，既可采取晨會(huì)形式,也可采取在員工交接班時(shí)進(jìn)行。由于基層管理人員綜合素質(zhì)所限，部門經(jīng)理要對領(lǐng)班級的管理人員進(jìn)行必要的會(huì)議知識培訓(xùn)，并參加班組會(huì)予以指導(dǎo)。越是基層會(huì)，條理越要清晰，工作安排越要具體，任務(wù)越要細(xì)化到人。

7.協(xié)調(diào)會(huì)。

酒店工作紛繁復(fù)雜，一項(xiàng)接待任務(wù)往往要牽涉到酒店各部門，因而專門的協(xié)調(diào)會(huì)議是必不可少的。酒店的協(xié)調(diào)會(huì)可分為兩種，一是酒店各部門經(jīng)理必須參加的協(xié)調(diào)晨會(huì)。會(huì)議由運(yùn)行副總主持，對當(dāng)天的客情進(jìn)行通報(bào)，需要協(xié)調(diào)的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。二是部門專項(xiàng)工作協(xié)調(diào)會(huì)，一般根據(jù)需要每月進(jìn)行一次，如沒有協(xié)調(diào)工作需要，則予以取消。協(xié)調(diào)議題由各部門搜集準(zhǔn)備，交由運(yùn)轉(zhuǎn)副總審議后，由總辦安排時(shí)間進(jìn)行。需要指出的是，有關(guān)的協(xié)調(diào)問題，相關(guān)部門經(jīng)理能私下協(xié)調(diào)解決的盡可能私下協(xié)調(diào)解決，私下協(xié)調(diào)解決不了的再提交會(huì)議協(xié)調(diào)解決。協(xié)調(diào)會(huì)議一定要達(dá)到協(xié)調(diào)問題、解決問題目的，千萬不能開成扯皮會(huì)。會(huì)議的主持人(運(yùn)行副總經(jīng)理)一定要對需要協(xié)調(diào)的問題進(jìn)行事先調(diào)研，經(jīng)過會(huì)議研討后當(dāng)場拍板，達(dá)到協(xié)調(diào)解決問題目的。

8.培訓(xùn)會(huì)。

培訓(xùn)會(huì)由人力資源部根據(jù)酒店整體培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施。一般來講，酒店整體培訓(xùn)(如安全消防培訓(xùn)、管理層培訓(xùn))等，由人力資源部組織實(shí)施;各部培訓(xùn)會(huì)，由酒店各部自行制訂培訓(xùn)計(jì)劃，報(bào)人力資源部核準(zhǔn)后，各部自行組織實(shí)施，人力資源部負(fù)責(zé)對各部培訓(xùn)效果進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

二.召開會(huì)議的紀(jì)律要求、組織程序和會(huì)議進(jìn)行程序。

酒店會(huì)風(fēng)反映一家酒店員工的工作作風(fēng)和酒店的管理水平，所以酒店高層管理者一定要對酒店各層級會(huì)議的組織召開過程實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

1. 會(huì)議紀(jì)律要求。

酒店對各種會(huì)議的一般性紀(jì)律要求：1)要求參會(huì)人員提前到達(dá)會(huì)場，準(zhǔn)時(shí)簽到。對未及時(shí)履行請假手續(xù)的遲到、沒有參加會(huì)議的人員予以相應(yīng)的處罰。2)參會(huì)人員必須攜帶筆記本和筆，以做好會(huì)議記錄。3)參加會(huì)議的人員必須按照酒店規(guī)定著工作裝。4)參會(huì)人員必須遵守會(huì)場秩序，不得交頭接耳說話。5)參加會(huì)議的人員必須在會(huì)議開始時(shí)關(guān)閉通訊工具，如有緊急工作情況，可由會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)。6)全體員工大會(huì)各部門必須遵守指定的入場時(shí)間和順序，在指定位置落座，會(huì)議結(jié)束后按順序離場。酒店質(zhì)檢人員在會(huì)議最后一排就座，對會(huì)場紀(jì)律進(jìn)行監(jiān)督檢查。7)會(huì)議的發(fā)言要按指定的發(fā)言順序在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，未事先指定發(fā)言的人員如有發(fā)言要求，可以用紙條形式請求會(huì)議主持人批準(zhǔn)。8)對會(huì)議主持人、主要組織者所講的問題存有異議的，可會(huì)后單獨(dú)反映，不得打斷會(huì)議議程，當(dāng)場申辯。

2. 會(huì)議組織程序。

酒店一級的會(huì)議應(yīng)由總經(jīng)理辦公室簽發(fā)會(huì)議通知單通知酒店前廳、客房，前廳部負(fù)責(zé)會(huì)議室控制，客房部負(fù)責(zé)會(huì)議室的布置準(zhǔn)備、服務(wù)工作。酒店一級的例會(huì)也應(yīng)由總經(jīng)理辦公室事先下發(fā)參加會(huì)議的人員名單、地點(diǎn)、時(shí)間等，如有變動(dòng)，另行通知。同時(shí)，酒店辦公室還負(fù)責(zé)會(huì)議會(huì)場布置的指導(dǎo)與驗(yàn)收、會(huì)議內(nèi)容的記錄存檔和通報(bào)、會(huì)議的跟辦落實(shí)與檢查等工作，人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)場紀(jì)律的檢查等等。需要進(jìn)行拍照、錄像等對外宣傳工作的，則由酒店公關(guān)銷售部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)新聞媒體予以進(jìn)行。酒店各部門會(huì)議需要使用會(huì)議室的可由各部門填寫會(huì)議通知單后由分管副總批準(zhǔn)后按規(guī)定程序進(jìn)行。部門會(huì)議組織程序參照酒店程序進(jìn)行。

3.會(huì)議進(jìn)行程序。

酒店級別的會(huì)議，一般由總經(jīng)理的直接下級(運(yùn)行副總經(jīng)理)擔(dān)任會(huì)議主持人，負(fù)責(zé)會(huì)議進(jìn)程的控制。在參加會(huì)議人員到齊后，會(huì)議主持人向總經(jīng)理請示會(huì)議是否開始，然后，按事先指定會(huì)議發(fā)言順序進(jìn)行發(fā)言，發(fā)言時(shí)間一般控制在5分鐘內(nèi)，超時(shí)的由主持人予以提醒。部門經(jīng)理的匯報(bào)內(nèi)容主要是：上周部門工作完成情況，本周工作打算，本部門存在的問題、需要協(xié)調(diào)的問題以及需要予以弘揚(yáng)的先進(jìn)員工等等。部門經(jīng)理匯報(bào)后，主持人請總經(jīng)理進(jìn)行工作講評。然后，會(huì)議主持人(運(yùn)行副總)布置本周工作。會(huì)議議程完成后，主持人請示總經(jīng)理是否結(jié)束會(huì)議，最后，按次序退場。

三.會(huì)議結(jié)果的落實(shí)。

酒店任何會(huì)議的召開，都是為了解決問題，酒店會(huì)議是酒店領(lǐng)導(dǎo)集體解決問題的一種工作形式。會(huì)議形成的任何決議，最終都要落到實(shí)處。所以，酒店各級領(lǐng)導(dǎo)者一定要抓好會(huì)議的落實(shí)工作。酒店一級會(huì)議所形成的決議，可由酒店總經(jīng)理辦公室和人力資源部(負(fù)責(zé)酒店質(zhì)檢)負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)。各部門會(huì)議所形成的決議的落實(shí)工作，由各部門管理人員負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)。

最后,需要指出的是,會(huì)議作為酒店進(jìn)行管理工作的一種必要手段,必須進(jìn)行科學(xué)計(jì)劃,精心安排，認(rèn)真準(zhǔn)備。會(huì)議的設(shè)置、程序和規(guī)則要不斷地根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整和改革，目的就是為了提高解決問題的效率。不必要的會(huì)議一定要進(jìn)行壓縮，不要為開會(huì)而開會(huì)。同時(shí)，管理人員切忌不要把會(huì)議當(dāng)作展示自己權(quán)威的場所，獨(dú)斷專行，聽不得半點(diǎn)不同聲音;也不要把會(huì)議開成民主談心會(huì)，凡事沒有結(jié)論，空談一氣。會(huì)議結(jié)束后，一定要抓好會(huì)議內(nèi)容的落實(shí)工作，這才是酒店通過開會(huì)進(jìn)行管理的關(guān)鍵所在。