基于免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的網(wǎng)站工作管理方案

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    1.1. 關(guān)于知識管理

    何謂“免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件”？有關(guān)知識的清點(diǎn)、評估、監(jiān)督、規(guī)劃、取得、學(xué)習(xí)、流通、整合、保護(hù)、創(chuàng)新活動，并將知識視同資產(chǎn)進(jìn)行管理，凡是能有效增進(jìn)知識資產(chǎn)價(jià)值的活動，均屬于免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的內(nèi)容。結(jié)合個(gè)體與團(tuán)體，將個(gè)體知識團(tuán)體化，將內(nèi)隱知識外顯化；結(jié)合組織內(nèi)部與外部，將外部知識內(nèi)部化，將組織知識產(chǎn)品化，則屬于免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的過程。

    安德魯.卡內(nèi)基說，在一個(gè)組織內(nèi)，唯一不能被替代的資產(chǎn)是組織的知識和她的人員。人們在經(jīng)歷了農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)后的今天，迎來了知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代。企業(yè)的價(jià)值在于現(xiàn)金流，現(xiàn)金流主要由提供客戶的具有價(jià)值的產(chǎn)品或服務(wù)所產(chǎn)生。而這些有價(jià)值的產(chǎn)品和服務(wù)的核心利潤源就是，企業(yè)知識。

    免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的目的在于增加組織整體知識的存量與價(jià)值；應(yīng)用知識以提升技術(shù)、產(chǎn)品、與服務(wù)創(chuàng)新的績效以及組織整體對外的競爭力；促進(jìn)組織內(nèi)部的知識流通，提升成員獲取知識的效率；指導(dǎo)組織知識創(chuàng)新的方向；協(xié)助組織發(fā)展核心技術(shù)能力；有效發(fā)揮組織內(nèi)個(gè)體成員的知識能力與開發(fā)潛能；提升組織個(gè)體與整體的知識學(xué)習(xí)能力；形成有利于知識創(chuàng)新的企業(yè)文化與價(jià)值觀。所以在現(xiàn)如今的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識密集型企業(yè)若想降低成本獲得更大的利潤，就一定要進(jìn)行免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件。

    1.2. 關(guān)于網(wǎng)站工作

    1.2.1. 網(wǎng)站介紹

    “中國通信建設(shè)信息中心”（www.ccicc.com.cn）網(wǎng)站是由信息產(chǎn)業(yè)部通信工程定額質(zhì)監(jiān)中心主辦,主要為從事通信建設(shè)的投資人、工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢單位、施工單位、材料、設(shè)備供應(yīng)商、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)以及相關(guān)單位提供通信建設(shè)信息服務(wù)的專業(yè)網(wǎng)站。

    網(wǎng)站通過信息服務(wù)平臺為廣大用戶提供通信建設(shè)相關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，工程造價(jià)指標(biāo)、設(shè)備材料市場價(jià)格、工程建設(shè)信息、招標(biāo)中標(biāo)公告、企業(yè)人員資質(zhì)、人員資格培訓(xùn)等信息；通過建設(shè)指導(dǎo)為投資人提供項(xiàng)目管理、招標(biāo)、造價(jià)審查、工程審計(jì)、合同管理等工程建設(shè)方面的工作流程指導(dǎo)服務(wù)；依托單位資源優(yōu)勢，為用戶解決建設(shè)中遇到的各種難題；并就通信建設(shè)中的新技術(shù)、新觀點(diǎn)，熱點(diǎn)課題組織展開討論、交流；利用廣泛的用戶信息和資源為政府主管部門傳遞建設(shè)市場最新動態(tài)，同時(shí)向企業(yè)傳達(dá)政府的聲音。

    1.2.2. 存在的問題

    通過上述介紹我們可以看到，中國通信建設(shè)信息中心網(wǎng)站，是一個(gè)擁有大量行業(yè)資源并將其以某種公開的形式投入市場同時(shí)希望從中獲取利潤的部門，但是在網(wǎng)站的運(yùn)作和管理上存在著一些問題多少影響了網(wǎng)站的建設(shè)速度、質(zhì)量和效率，同時(shí)不易控制運(yùn)營成本，希望能夠找到一種合適的方法更大限度的發(fā)揮網(wǎng)站的價(jià)值。

    目前存在的主要問題有：1.網(wǎng)站專職人員少；2.網(wǎng)站工作人員以單位其他科室調(diào)劑人員和新招聘人員為主，缺乏對建設(shè)綜合商業(yè)網(wǎng)站的經(jīng)驗(yàn)；3.網(wǎng)站信息資源集中在單位其他員工或網(wǎng)站工作人員個(gè)人手中；4. 平時(shí)自己打理自己的業(yè)務(wù)，雖然也有一些交流，但是遇到出差之類的事情都要實(shí)現(xiàn)臨時(shí)交代，難免有交代不清楚的地方，這樣一來，一方面，面對用戶有可能會不能及時(shí)作出反應(yīng)，另一方面，出差在外也還要牽掛著單位的事情；5. 每人積累的工作經(jīng)驗(yàn)不能及時(shí)沉淀，一方面不能普及，另一方面可能會淡忘；6. 一些程序性的事務(wù)工作牽扯精力；7.進(jìn)度不透明，雖然大家都很努力，但是如果貢獻(xiàn)能夠直接展現(xiàn)在大家面前更容易提高被認(rèn)可的程度，提高工作積極性；8. 一些思想上的火花不能及時(shí)得到團(tuán)隊(duì)的碰撞。

    本文將從免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的角度論述解決這些問題，提高網(wǎng)站工作效率和競爭力的實(shí)現(xiàn)方式。

     2、 改變管理思路

    充分發(fā)揮現(xiàn)有資源的價(jià)值，就是節(jié)約成本提高效率的最好途徑。把隱性知識挖掘出來并且和顯性知識一起沉淀，多給工作人員學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會，將大大提高現(xiàn)有資源的有效利用率；結(jié)合工作展開相應(yīng)的近程控制和激勵(lì)機(jī)制將提高員工的工作積極性和責(zé)任感，同樣可以提高工作效率，降低建設(shè)成本。

    用免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的手段來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站運(yùn)營的成本控制、質(zhì)量控制和時(shí)間控制，以尋求人和資源的最佳切合點(diǎn)。加強(qiáng)內(nèi)部溝通，減少重復(fù)勞動，提高網(wǎng)站員工素質(zhì)水平，強(qiáng)化核心競爭力，發(fā)揮并突出優(yōu)勢，使網(wǎng)站取得更大的效益。

    3、 免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件實(shí)施方法

    通常情況下，免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本過程如下：

     我們已經(jīng)確定了免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的切入策略是從解決現(xiàn)實(shí)問題需求切入，根據(jù)此需求，我們來進(jìn)行下一步的工作。

    結(jié)合現(xiàn)階段網(wǎng)站工作特點(diǎn)，首先要做的是本著解決現(xiàn)實(shí)需求的目的確定管理的知識內(nèi)容和形式，然后確定知識內(nèi)容的管理方法并確定實(shí)現(xiàn)的主要功能，最后確定免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件實(shí)施的推進(jìn)機(jī)制。

    a) 確定管理的知識內(nèi)容

    為解決現(xiàn)實(shí)問題需求，我們從1.2.2中所提出的問題入手，尋求目前網(wǎng)站在日常工作中最需要挖掘出的隱性知識和需要沉淀的顯性知識。

    （1）. 網(wǎng)站專職人員少；

    面對這個(gè)問題，一方面是招聘新的員工，另一方面是讓現(xiàn)有員工工作得更加有效。這就需要網(wǎng)站員工互通有無，也就是說要使每個(gè)人的技能和經(jīng)驗(yàn)最大程度的被其他員工掌握。使員工頭腦中的隱性知識顯性化。

    （2）. 網(wǎng)站工作人員缺乏對建設(shè)綜合商業(yè)網(wǎng)站的經(jīng)驗(yàn)；

    面對這個(gè)問題，我們主要需要采集沉淀兩個(gè)方向的知識：一個(gè)是內(nèi)部知識，也就是建設(shè)過程中遇到的問題、解決方式、好的經(jīng)驗(yàn)等；另一方面是外部知識，即借鑒其他成功商業(yè)網(wǎng)站的經(jīng)驗(yàn)和成熟的模式、模版、流程等。

    • 內(nèi)部知識包括：

    關(guān)于宣傳方面：對外宣傳口徑、網(wǎng)站建設(shè)原則、網(wǎng)站建設(shè)大事記、網(wǎng)站擁有的資源等；

    關(guān)于工作流程：代購資料流程（包含相關(guān)聯(lián)系方式、折扣、相關(guān)郵寄價(jià)格）、廣告發(fā)布流程（包括聯(lián)系方式、合同范本、反饋表）、其他服務(wù)流程等，將這些流程進(jìn)行規(guī)范化、模版化，將使得工作更加規(guī)范、順暢；

    關(guān)于個(gè)人積累：每個(gè)員工都有自己的擅長方向，將這些隱性知識顯性化將是免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件內(nèi)容非常重要和有價(jià)值的一環(huán)。

    • 外部知識包括：

    關(guān)于技術(shù)層面：建站方式、服務(wù)器等設(shè)備價(jià)格、網(wǎng)站平臺的搭建、群發(fā)郵件、短信等服務(wù)技術(shù)、遇到問題的解決方式等；

    關(guān)于商業(yè)運(yùn)作：主要盈利方式、會員管理方式、提供的服務(wù)種類和操作手段、廣告發(fā)布流程及價(jià)格、會員管理流程及價(jià)格、信息來源、相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、網(wǎng)站推廣方式等。

    （3）. 網(wǎng)站信息資源集中在單位其他員工或網(wǎng)站工作人員個(gè)人手中；

    這是任何一個(gè)團(tuán)隊(duì)都必然存在的問題，若想擴(kuò)大每個(gè)人的優(yōu)勢，提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的競爭力，最簡單的辦法就是員工互相取長補(bǔ)短來提高每個(gè)人的素質(zhì)從而提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量。

    但同時(shí)這也是一個(gè)不太容易實(shí)施的辦法，需要通過對員工做好思想工作，從心理學(xué)的角度對其進(jìn)行正確的引導(dǎo)，結(jié)合相應(yīng)激勵(lì)手段，激發(fā)員工對整個(gè)團(tuán)隊(duì)的榮譽(yù)感和責(zé)任感。

    常見的需要共享或分享的個(gè)人知識包括：

    • 技術(shù)方面：

    網(wǎng)站內(nèi)容：資料來源（收藏夾）、發(fā)布規(guī)則、編輯竅門、簡單代碼、常見問題、資料分類規(guī)則和舉例；

    網(wǎng)頁制作：常見問題處理、常用代碼、模板的編程思路、數(shù)據(jù)字典、相關(guān)字體、相關(guān)編程、編輯工具；

    計(jì)算機(jī)相關(guān)：常見問題處理、相關(guān)補(bǔ)丁工具。

    • 業(yè)務(wù)方面：

    專業(yè)咨詢：常見問題、相關(guān)部門的聯(lián)系方式以及他們的業(yè)務(wù)范圍、相關(guān)專家的聯(lián)系方式；

    客戶資源：用戶資料、用戶發(fā)展渠道、不同類型用戶的不同需求、發(fā)展用戶的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。

    （4）. 遇出差等外出事情時(shí)容易使工作的某一環(huán)節(jié)脫扣，影響網(wǎng)站創(chuàng)造價(jià)值；

    解決該問題，可以從兩個(gè)方面著手。一方面，將每個(gè)員工腦子里的知識進(jìn)行備份，如能解決上述三點(diǎn)的問題，也就是實(shí)現(xiàn)了這個(gè)方面的需求；另一方面，對網(wǎng)站工作手段進(jìn)行改造，盡可能實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的遠(yuǎn)程辦公。

    （5）. 每人積累的工作經(jīng)驗(yàn)不能及時(shí)沉淀；

    在網(wǎng)站從無到有的過程中，每個(gè)員工都會或多或少的總結(jié)自己的經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)自己遇到的知識，但由于缺少一個(gè)沉淀知識的理念，使得很多知識都在逐漸消失。除了一些日常工作中還會經(jīng)常遇到的問題外，其他問題所對應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)和知識會逐漸被遺忘。這就需要每個(gè)員工對自己的工作進(jìn)行隨時(shí)的總結(jié)和積累。

    我們應(yīng)該提供一個(gè)便捷的發(fā)布和存儲平臺，以及一個(gè)帶有強(qiáng)制色彩的經(jīng)驗(yàn)顯性化制度。

    （6）. 一些程序性的事務(wù)工作牽扯精力；

    日常工作中會不可避免的涉及一些程序性的事務(wù)工作，有些常遇到，有些責(zé)不常遇到，這些單位有著規(guī)范的執(zhí)行流程的工作如果能夠落實(shí)在員工可以將其做為工具輕松查閱的媒質(zhì)上，則可以縮短這些工作的執(zhí)行時(shí)間，提高效率。

     類似事務(wù)包括：報(bào)銷流程、借款流程、工作總結(jié)模板、出差需要作的事情及相關(guān)表單和聯(lián)系方式、單位其他人的聯(lián)系方式等。

    （7）. 項(xiàng)目進(jìn)度不透明；

    項(xiàng)目進(jìn)度直接影響團(tuán)隊(duì)效益，項(xiàng)目進(jìn)度的公開可以提高員工使命感，使員工對任務(wù)有個(gè)整體的把握，避免了拖耗現(xiàn)象，提高工作效率。

    可以用項(xiàng)目進(jìn)度控制的管理方法結(jié)合免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件進(jìn)行操作，比如在公開的甘特圖上提供相關(guān)注釋點(diǎn)，項(xiàng)目進(jìn)行到某一階段時(shí)，相關(guān)工作人員可以在這些注釋點(diǎn)添加經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、感受等相關(guān)知識。

    （8）. 一些思想上的火花不能及時(shí)得到團(tuán)隊(duì)的碰撞。

    員工積極性是團(tuán)隊(duì)素質(zhì)的一大因素，員工能力長時(shí)間不能得到發(fā)揮時(shí)，將嚴(yán)重影響員工工作熱情，降低工作效率。

    通過免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件來實(shí)現(xiàn)對員工的激勵(lì)是成本低、效果好、見效快的一種方式。例如：

    業(yè)績展示：誰聯(lián)系了什么業(yè)務(wù)，收入多少。一方面讓大家對整體的運(yùn)營狀況有個(gè)了解，另一方面可以做為績效考察的衡量標(biāo)準(zhǔn)，還可以促進(jìn)員工的良性競爭。

    點(diǎn)子大本營：員工可以發(fā)表點(diǎn)子，增強(qiáng)員工責(zé)任感，負(fù)責(zé)人進(jìn)行相應(yīng)的回應(yīng)和鼓勵(lì)。

    b) 確定管理知識的方法設(shè)計(jì)

    我們知道，團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)水平主要由領(lǐng)導(dǎo)決策水平、員工工作技能、員工規(guī)范協(xié)作和員工工作熱情四方面決定。而它們分別對應(yīng)的免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件即是：決策免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件、技能免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件、規(guī)范免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件和團(tuán)隊(duì)文化管理。

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     由此，我們通過這四個(gè)方面對上面提到的解決辦法進(jìn)行整合，完成網(wǎng)站免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的方法和功能設(shè)計(jì)。便于員工在平臺上檢索相關(guān)內(nèi)容。

    （1） 決策支持免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件

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    （2） 崗位技能免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件

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    （3） 規(guī)范協(xié)作免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件

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    （4） 氛圍文化免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件

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    c) 確定免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件實(shí)施的推進(jìn)機(jī)制

    （1） 建立便捷友好的管理平臺

    使用者才是核心。若想免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件能夠得以實(shí)施最基本的要求就是擁有一個(gè)使用方便、界面友好、層次清晰的平臺。

    從顏色、布局要給人寬松大方的感覺，避免局促感和壓抑感，避免對比太強(qiáng)的配色。并且復(fù)合一般人的瀏覽習(xí)慣。

    由于網(wǎng)站有部分計(jì)算機(jī)機(jī)型較老，要求系統(tǒng)盡量少占系統(tǒng)資源但又能保證較快的處理速度。

    除部門要求必備欄目外，其他欄目可由員工自行定義，使窗口更為復(fù)合員工閱讀習(xí)慣。

    項(xiàng)目進(jìn)程、公告通知、催辦事宜、待閱文檔等需放在明顯位置。

    （2） 自上而下的推廣和自下而上的落實(shí)

    免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的推廣，需要領(lǐng)導(dǎo)制定相關(guān)強(qiáng)制手段，使得瀏覽KOA成為員工工作習(xí)慣。例如，只在KOA發(fā)布通知公告、通過平臺安排工作任務(wù)、公開單位工作計(jì)劃、獎(jiǎng)懲公告等。

    同時(shí)需要所有員工的配合。通過氛圍文化免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的執(zhí)行，使員工對KOA更有歸屬感；通過其他免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件的執(zhí)行，使員工能夠從系統(tǒng)中獲得大量對自己有幫助的信息找到相關(guān)專家，提高自己的工作效率。

    （3） 建立相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制

    可采取打分制，為每個(gè)員工在免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件系統(tǒng)中發(fā)布的內(nèi)容進(jìn)行打分，分值根據(jù)所發(fā)布內(nèi)容的多少、深度、利用率、價(jià)值等多方面進(jìn)行考核和評定。

    評定結(jié)果定期在系統(tǒng)中公布，并采取相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，調(diào)動員工使用系統(tǒng)、充實(shí)系統(tǒng)的積極性。

    4、 進(jìn)度控制實(shí)施設(shè)想

    由于項(xiàng)目進(jìn)度能否按計(jì)劃展開直接影像團(tuán)隊(duì)效益，所以希望KOA系統(tǒng)中可以結(jié)合部門的項(xiàng)目進(jìn)度控制。如：

    部門頁面有個(gè)進(jìn)度管理，個(gè)人頁面有待辦事宜，包括催辦等功能。進(jìn)度管理和待辦事宜相互關(guān)聯(lián)。進(jìn)度管理負(fù)責(zé)向個(gè)人待辦事宜添加任務(wù)，個(gè)人若完成待辦任務(wù)后，進(jìn)度管理自動添加標(biāo)志并往下進(jìn)行。

    另外，待辦事宜將根據(jù)實(shí)施難度和截止日期等進(jìn)行排序。有助于員工自己規(guī)劃工作。待辦事宜中還應(yīng)將相關(guān)部門或個(gè)人的聯(lián)系方式列出。

    進(jìn)度控制結(jié)合KOA后，員工將對整個(gè)業(yè)務(wù)或項(xiàng)目有整體的把握，同時(shí)可以提高員工使命感，提高工作效率。

    5、 總結(jié)

    知識經(jīng)濟(jì)將是繼農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)以后的又一種新的社會經(jīng)濟(jì)形態(tài)。知識不僅是與傳統(tǒng)生產(chǎn)要素(土地、勞動力、資本)并列的另一種資源，而且是當(dāng)今唯一有意義的特殊資源，知識首次以一種無形的形式作為經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)出現(xiàn)在人類發(fā)展的進(jìn)程中。知識工作者也將作為知識社會唯一的最大財(cái)產(chǎn)。

    通過免費(fèi)供應(yīng)商管理軟件體系的逐步建設(shè)和完善，相信工作中遇到的困難會陸續(xù)迎刃而解，知識的累積將大大節(jié)約和控制時(shí)間成本、勞動成本，增加團(tuán)隊(duì)凝聚力，從而提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)，利用現(xiàn)有資源，收集外部資源，創(chuàng)造更大價(jià)值。