以人為核心，布局信息化——XX醫(yī)院副院長e-HR案例點(diǎn)評

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[專家點(diǎn)評]中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院副院長　王映輝

當(dāng)今，“人”作為一種特殊的寶貴資源，其管理遠(yuǎn)比以“事”為中心的“人事”管理復(fù)雜得多，要做到讓醫(yī)院中的每個人都發(fā)揮其最大的潛能來為患者、為醫(yī)院發(fā)展有效服務(wù)，就要對每一個為醫(yī)院服務(wù)的人員負(fù)責(zé)，這就是以人為本的管理理念——人力資源管理。 無論是醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，還是事業(yè)單位人事制度改革的不斷推進(jìn)，都對醫(yī)院人力資源管理提出了更高的要求。與此同時，隨著社會的發(fā)展，民眾的就醫(yī)需求不斷擴(kuò)大，醫(yī)院門診量持續(xù)攀升，這導(dǎo)致無限的需求與有限的能力存在著巨大的矛盾。在內(nèi)外因共同作用的背景下，人力資源管理需要借助信息化來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理能力、水平的提升。 由于多種因素的限制，一直以來眾多醫(yī)院的人力資源管理還處于傳統(tǒng)的人事管理階段，信息化應(yīng)用程度較低，人力資源管理部門業(yè)務(wù)處理仍以手工方式為主,工作量大、效率較低、準(zhǔn)確度難以保證。例如由于醫(yī)院業(yè)務(wù)的特殊性，醫(yī)護(hù)人員經(jīng)常需要在門診、急診以及住院部等不同部門按期進(jìn)行輪換，人員科室間的變動非常頻繁。很多時候，當(dāng)月末報考勤時，早已忘記輪轉(zhuǎn)人員來到科室或離開科室的時間，只能打電話去問本人，造成考勤統(tǒng)計、匯總工作量大，管理成本高，而且容易出錯。另外，隨著醫(yī)院人員規(guī)模的快速增長，尤其是人員身份越來越多樣化，人員流動率逐年遞增，造成管理和統(tǒng)計難度大大增加。而醫(yī)院原有的方式只能進(jìn)行簡單的人事信息記錄，無法保存和隨時調(diào)取歷史信息，不能方便快捷地進(jìn)行信息檢索，無法滿足人力資源發(fā)展要求。 在此背景下，廣安門醫(yī)院與泛普軟件開始了人力資源管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，并通過一段時間的運(yùn)行實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院人員基本信息的集中管理，為信息積累和分析提供依據(jù)；實(shí)現(xiàn)并保證人事、保險福利、薪資信息的同步和傳遞；理順業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)人力資源管理過程中信息收集、傳遞、統(tǒng)計、分析、共享，基本完成人力資源業(yè)務(wù)平臺的搭建；實(shí)現(xiàn)薪資項(xiàng)目的上報、審批，個人所得稅的系統(tǒng)核算，納稅申報表的生成，適應(yīng)不斷更新的管理理念和業(yè)務(wù)管理的需要。 人力資源管理信息系統(tǒng)確實(shí)在提高管理質(zhì)量、提升工作效率、降低成本等方面具有不可比擬的優(yōu)勢，但要使其真正發(fā)揮重要作用，在醫(yī)院順利落地，離不開幾個必要的條件： 第一，人力資源管理部門的需求要能得到滿足。這就要求軟件公司的產(chǎn)品能切合人力資源管理部門的具體需求，解決他們遇到的問題，切實(shí)幫助他們提升管理水平。例如，系統(tǒng)提供了方便的表格工具，可以根據(jù)需要繪制表格、自動取數(shù)、生成報表，這就滿足了醫(yī)院內(nèi)部管理需求，也能夠應(yīng)對外部報表樣式的變化，做到事半功倍。而這也意味著醫(yī)院人力資源管理部門的人員要具備足夠的意識、能力和積極性，可以結(jié)合醫(yī)院特點(diǎn)將需求明確化、具體化，真正去深入應(yīng)用人力資源管理信息系統(tǒng)，使其發(fā)揮應(yīng)有的潛力和作用。 第二，信息化系統(tǒng)需要多部門的參與。前期準(zhǔn)備中，醫(yī)院各部門應(yīng)與人力資源管理部門互為補(bǔ)充，發(fā)揮各自優(yōu)勢，共同完成信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，為系統(tǒng)的運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。這其中尤其要發(fā)揮信息中心的作用。信息中心是醫(yī)院整體信息系統(tǒng)運(yùn)行的核心部門，除了遴選、評估、協(xié)調(diào)、把關(guān)等作用外，對安全也起到保障作用。人力資源管理信息系統(tǒng)雖然是一個獨(dú)立的系統(tǒng)，但也是醫(yī)院整個信息系統(tǒng)下面的分支。與此同時，信息化建設(shè)應(yīng)該齊頭并進(jìn)，這就要求調(diào)動各部門的積極性，結(jié)合他們對人力資源相關(guān)信息的需求，提高他們的意識，使其明確系統(tǒng)的建設(shè)與信息共享也是有利于自身工作提升，從而積極參與、支持人力資源管理信息系統(tǒng)。 第三，醫(yī)院管理者的重視，是信息化實(shí)施的基礎(chǔ)。醫(yī)院一旦準(zhǔn)備實(shí)施信息化，那無論是從人力，還是財力都將是一次投入，需要管理者從經(jīng)濟(jì)和政策上的強(qiáng)力支持。此外，還要使管理者的影響在整個信息化的過程中發(fā)揮正向引導(dǎo)作用，并把這種影響轉(zhuǎn)化成對信息化進(jìn)程一個強(qiáng)有力的支撐。 信息化生成的大數(shù)據(jù)，成為醫(yī)院的寶貴財富，而在未來，信息化的重點(diǎn)是綜合的、動態(tài)的和個性化的數(shù)據(jù)分析，人力資源規(guī)劃、管理和人性化服務(wù)等都要靠系統(tǒng)來完成，這也是信息化的價值所在。對于醫(yī)院管理者來說，科學(xué)決策離不開信息數(shù)據(jù)的分析，當(dāng)提供的信息越充分越準(zhǔn)確的時候，決策的可靠度就會越來越高。憑借信息系統(tǒng)，管理者可以實(shí)時動態(tài)了解全院各類人員的學(xué)歷層次、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等，全面掌握醫(yī)院的人力資源狀況，為決策提供參考依據(jù)。比如，平時的員工績效考核或升遷工作，就可以利用信息系統(tǒng)為各級管理者提供評判依據(jù)。信息系統(tǒng)在未來的另一項(xiàng)重點(diǎn)工作，就是和院內(nèi)如HIS、科研等其他系統(tǒng)的融合和同步，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交換和共享。 通過信息化手段提高工作效率、優(yōu)化管理流程，可以使人力資源管理部門擺脫繁瑣事務(wù)性工作的束縛，這也賦予了這個部門新的任務(wù)與挑戰(zhàn)。今后，人力資源管理部門需要向戰(zhàn)略性管理思考邁進(jìn)，依據(jù)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，圍繞醫(yī)院發(fā)展的人才需求，為醫(yī)院管理者出謀劃策，將人才配置到合適的崗位上，促進(jìn)人才資源配置的科學(xué)化，真正實(shí)現(xiàn)以人為核心的人力資源管理。 [案例背景] 作為一家集醫(yī)療、教學(xué)、科研和預(yù)防保健為一體的三級甲等醫(yī)院，A醫(yī)院現(xiàn)有職工1000余人，其中5位專家被評為國家有突出貢獻(xiàn)的專家，40余位專家享受政府特殊津貼。 近年來，隨著醫(yī)院的發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大，工作人員不斷增多，人力資源管理基礎(chǔ)性工作大幅增加，人員入職、崗位調(diào)整、離職、合同管理、考勤管理、報表統(tǒng)計、日常的薪酬核算、發(fā)放、保險等一系列事務(wù)性工作“淹沒”了人力資源處，加班成為醫(yī)院人事部門的工作常態(tài)。不僅如此，現(xiàn)有醫(yī)院的人力資源管理仍然處于傳統(tǒng)的人事管理階段和手工管理階段,人力資源管理的相關(guān)理念、手法和工具相對陳舊,未能合理規(guī)劃人力資源,這也導(dǎo)致無論是人力資源處處長王濤，還是其他同事，因每天都忙于事務(wù)性工作，處于焦頭爛額的狀態(tài)。這令王濤十分頭痛。 以人事報表為例。醫(yī)院的人事報表來源多頭，不僅需要向院領(lǐng)導(dǎo)提供報表，還需要經(jīng)常向主管單位，如人力資源和社會保障局、衛(wèi)生局、統(tǒng)計局，甚至教育局提供各類報表，造成人力資源處工作量巨大，且準(zhǔn)確性難以保證。面對日趨復(fù)雜而龐大的職工隊(duì)伍，人員信息發(fā)生變化，人力資源處的信息獲取往往滯后，無法及時更新。每次進(jìn)行報表統(tǒng)計，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或其他科室領(lǐng)導(dǎo)要相關(guān)人力資源統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，都會讓王濤他們忙上一陣子。 醫(yī)院作為事業(yè)單位，受國家工資管理政策影響。薪資管理包括確定工資、轉(zhuǎn)正定級、職務(wù)晉升、年度晉級、工資套改、調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)、離退休等，調(diào)資工作涉及每個醫(yī)務(wù)人員的切身利益，關(guān)注度高，不能出絲毫差錯。在傳統(tǒng)方式下，人力資源處的人員只能反復(fù)核算、重重把關(guān)，但仍然難以避免錯漏，這就使得人力資源處有時成為醫(yī)務(wù)人員投訴、上級領(lǐng)導(dǎo)批評的對象。 此外，在傳統(tǒng)方式下，醫(yī)院各項(xiàng)人員變動管理基于手工形式，所有表單都由人力資源處管理，員工并不知道每一項(xiàng)申請的表單樣式及內(nèi)容該如何填寫，只有到了人力資源處領(lǐng)取表單后由工作人員逐一講解才能完成表單的填寫，這無形中加大了溝通成本。在醫(yī)院人員規(guī)模不斷增長而且表單樣式不斷增多的情況下，醫(yī)院內(nèi)不同類別人員的錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)入、內(nèi)部職務(wù)變動、職稱評審、退休及證明等各類基礎(chǔ)人事業(yè)務(wù)流程的工作量和復(fù)雜性越來越高。這類流程性工作占用了人力資源處工作人員大量時間和精力，但規(guī)范性卻很難提高。 面對一系列的問題，王濤意識到，在現(xiàn)今社會，“人”作為醫(yī)院發(fā)展的寶貴資源，其管理遠(yuǎn)比以“事”為中心的“人事”管理復(fù)雜的多，這就需要先進(jìn)的理念和工具來提高人力資源管理的工作效率、優(yōu)化管理流程，使人事部門擺脫繁瑣事務(wù)性工作的束縛。這期間，多家軟件管理公司找到王濤，向其推薦免費(fèi)人力資源軟件人力資源管理系統(tǒng)。 B軟件公司的趙毅表示，免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)建設(shè)，可以帶給人力資源管理部門的是工作方式上的改變，采用“事找人的方式”，極大減輕了人力資源管理部門的工作量，切實(shí)提高人力資源管理者的工作效率和準(zhǔn)確性，將人力資源管理者真正從繁重的事務(wù)工作中解脫出來。 “比如您提到的報表問題，通過免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)，可以解決日常人事業(yè)務(wù)的突發(fā)性工作，如實(shí)現(xiàn)查詢、統(tǒng)計、花名冊和登記表自動化應(yīng)用。現(xiàn)在不管是醫(yī)院內(nèi)還是主管單位要求的各類統(tǒng)計報表，都可以通過系統(tǒng)自動生成，各科室臨時要的人力資源統(tǒng)計數(shù)據(jù)，不用再發(fā)愁加班加點(diǎn)統(tǒng)計了。” “另外，通過 免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)薪資管理模塊，可以實(shí)現(xiàn)人員調(diào)配與工資調(diào)資自動聯(lián)動，新增人員、職務(wù)變動、人員離退可自動通知薪酬專員，避免工作疏漏。系統(tǒng)自動檢索符合調(diào)資條件的人員，調(diào)資計算后可批量打印工資變動審批表和調(diào)資花名冊。根據(jù)醫(yī)院自身的工資政策，自定義工資指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)和公式，并且能夠滿足上級主管部門報送的要求。” “免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)還能根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況和問題開發(fā)不同的功能，以此在很大程度上減輕人力資源管理部門在事務(wù)性工作上所花費(fèi)的時間和精力，并提高員工滿意度，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展……” 對于趙毅的介紹，王濤確實(shí)比較動心，免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)確實(shí)可以解決當(dāng)前人力資源處所面臨的一些問題，而且利用信息化手段來推動醫(yī)院人力資源管理現(xiàn)代化是一件很有意義的事情。然而，自己對于免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)了解有多少，對市場上眾多的產(chǎn)品了解多少，免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)怎樣才算成熟等問題都缺乏深入研究，如何選取合適的軟件公司，開發(fā)滿足醫(yī)院需求的免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)是個難題。人力資源管理的信息化不是簡簡單單地把人力資源管理的各個模塊從實(shí)際操作中轉(zhuǎn)移成信息化操作，而是要實(shí)現(xiàn)信息和人力資源的有效結(jié)合，從而能最大程度上幫助醫(yī)院有效推進(jìn)人力資源管理水平的提高，這是一個很有挑戰(zhàn)性的工作，軟件公司描述得天花亂墜，是否能實(shí)現(xiàn)仍是個問題。而且，免費(fèi)人力資源軟件是一個系統(tǒng)的工程，這需要醫(yī)院持續(xù)對各方面進(jìn)行變革，并與院內(nèi)其他管理系統(tǒng)進(jìn)行整合、銜接，從而能真正、有效地利用免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)為醫(yī)院服務(wù)。如果不菲的信息化投資不能切實(shí)為醫(yī)院帶來管理上的提升，那么人力資源處將面臨更巨大的壓力。王濤告誡自己不要盲目“跟風(fēng)”，還是需要深入的思考。
（文中所涉人物均為化名）