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免費文檔管理系統(tǒng)-連鎖文檔管理軟件免費大盤點作業(yè)規(guī)范
大盤點區(qū)分準備、實施與總結(jié)三個階段:
一、準備階段:
(一)盤點前15天:
處級以上人員大盤點作業(yè)演習(xí)(營運處負責(zé))。
(二)盤點前10天:
向總公司申請作業(yè)表單及文具(人資負責(zé)表單及文具)。
(三)盤點前8至9天:部門區(qū)域框格編號(部門經(jīng)理負責(zé))。
(四)盤點前6至7天:庫存區(qū)整理歸位,并貼上大盤點庫存單,注明貨號、品名、生產(chǎn)日期、保存日期。大盤點庫存單不可填上數(shù)量,原庫存單必須取下。
(五)盤點前5天:排面框格編號劃分(經(jīng)理負責(zé)并整理三份,一份交營運處、一份交店總室、一份部門自存)。
(六)盤點前4天:大盤任務(wù)編組名冊及大盤人員編號交至店總室(部門經(jīng)理負責(zé))。
(七)盤點前3天:部門經(jīng)理貼排面編號,物流管理部輸入排面框格號。
(八)盤點前2天:
1.店總、經(jīng)理及防損主任檢查框格編號,有無注記商品數(shù)量。
2.處長安排人員將排面框格號依由左至右,由上至下之貨號記錄空白紙上。交由物流管理部人員輸入該排面框格號之貨號,遇無法輸入退回給處長。
3.庫存區(qū)商品可撕下庫存區(qū)各排面框格號之大盤庫存單,交給物流管理部人員輸入該排面框格號之貨號。
4.處級以下人員大盤點作業(yè)演習(xí),由部門主管負責(zé)。
(九)盤點前1天:
1.處級以上主管檢查庫存區(qū)、外倉之大盤庫存單及排面框格編號是否完成。檢查排面之貨架卡及排面框格編號是否完整。
2.復(fù)查無誤后發(fā)放以下表單:
(1)大盤點盤點單白單、黃單一式二聯(lián)。
(2)盤點單發(fā)放控制表第一次白單,第二次黃單。
(3)盤點單審核控制表。
(4)盤點單回收控制表一式二聯(lián),白色客服使用,黃色會計使用。
3.店總再度檢查盤點人員編組。
(十)盤點當天:
1.部門經(jīng)理于各區(qū)域準備桌3張,一邊為發(fā)放第一次大盤點存貨盤點單使用。一邊為發(fā)放第二次大盤點存貨盤點單使用。中間為回收第一次、第二次盤點單及核對大盤盤點單使用。每個部門可依現(xiàn)場劃分2至3個區(qū)域。
2.當日預(yù)補之商品,集中于庫存暫存區(qū),以利補貨,與賣場排面同時盤點。
3.店內(nèi)行政工作(如茶水、夜餐、人力、工時等)請人資妥為安排。
二、實施階段:
(一)盤點時間:外倉前一天13:00-17:00;庫存區(qū):前一天22:00-當日AM7:00生鮮為當日下午4:00開始。
(注意:防損處在此時段內(nèi)禁止任何商品的進出)
排面:于22:00-翌日07:00。
(二)記錄員于盤點時至物流管理部人員處領(lǐng)取大盤盤點清單,物流管理部人員于“盤點單發(fā)放控制表”上填入編號,以了解何人盤點。
(三)盤點單之使用:
1.分一式二聯(lián)單,第一聯(lián)為白單(第一次盤點使用),第二聯(lián)為黃單(第二次盤點使用),亦可第一次使用黃單,第二次使用白單。
2.盤點單號由電腦自動編碼,依序號領(lǐng)取盤點單。
(四)人員分配及操作:
初盤記錄員及盤點員在指定排面框格號進行盤點動作,盤點完成于該框格貼上白色“盤點完成”單,交回大盤盤點清單白單,并于“盤點單審核控制表”上填入“OK”。第二次盤點記錄員至物流管理部人員處領(lǐng)取黃單,與盤點員進行第二次盤點工作。盤點完成后,于該框格貼“紅色”
盤點完成后,并將大盤盤點清單黃單交回物流管理部人員處,并于“盤點審核控制表”上填上“OK”。
1.物流管理部人員收到白單及黃單后,進行核對貨號、品名及數(shù)量。如核對無誤,交給電腦輸入主管;核對數(shù)量有誤,交還處長進行復(fù)盤,并請?zhí)庨L在“盤點單審核控制表”中“退回復(fù)盤”欄簽名后取走,處長及一名員工進行復(fù)盤工作。復(fù)盤完成后,將正確之數(shù)量,用紅筆正填寫白單及黃單,并簽名確認,將白、黃單交給物流管理部,物流管理部人員于控制表上填寫“OK”,將白黃單交給電腦輸入主管,并在“交電腦作業(yè)欄”填寫“OK”。
2.電腦輸入人員將白黃單登記于“盤點單回收控制表”上記錄收銀機臺臺號,交給收銀員輸入。
3.開始盤點后,勿自行再編盤單號及框格號,以免造成編號混亂。
4.其余動作請參照人員任務(wù)編組。
(五)資料歸存:
會計處按部門序號順序?qū)①Y料歸類存放,以備查用。
(六)注意事項:
1.為使大盤點作業(yè)不影響大盤翌日之正常營業(yè),店內(nèi)人力安排、部門間相互支援及事前演練,乃必要措施。
2.店內(nèi)“大盤點區(qū)域框格編號平面圖”5日前交總公司營運處核備。
3.各項盤點表單,營運處請人資處印制完成,以供店內(nèi)使用,另有關(guān)文具器材準備等前置作業(yè),亦請一并督導(dǎo)監(jiān)辦。(非消耗性器材,如資料夾、紅藍筆、尺等,店內(nèi)人資部統(tǒng)一購買、發(fā)放、用后回收控管為原則)。
4.大盤實施當日12:00時至大盤結(jié)束期間,商品進貨依程序收貨,但暫停輸入訂單,此商品放置于收貨碼頭暫存區(qū),標示“已收貨,未輸入,勿盤!”字樣,于大盤結(jié)束再依程序處理。(日配、生鮮類須冷凍、藏商品,于盤點日12:00時至盤點結(jié)束停止進貨),請各店倉管處、物流管理部充分知會廠商配合。
5.盤點作業(yè)講習(xí):每次二小時。講習(xí)地點:各店會議室。
6.大盤當天營業(yè)結(jié)束后至盤點工作完成前,全店播音系統(tǒng)關(guān)閉,以維持賣場安靜與秩序。清潔公司洗地、打臘暫停實施。
7.參加盤點人員于盤點日當天管制休假,若不可抗拒之原因無法到場者亦應(yīng)安排人員遞補,否則均以曠職論處,并列入升遷、調(diào)薪等人事運用重要考評依據(jù)。
8.嚴禁盤點前于商品陳列處注記或標示商品數(shù)量(可事先注明貨號、品名、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保存日期)。
9.請店內(nèi)全面審查商品進銷貨號、單位(生鮮)是否一致并協(xié)調(diào)采購處于調(diào)整更正,力求盤點結(jié)論準確性。
10.08:00-12:00之進貨,已輸入之商品及當日預(yù)留補貨之商品,放置于庫存區(qū)暫存(暫存區(qū)另一排面編號)與賣場排面同時盤點。
11.盤點當日之孤兒,按部門歸類后,放在各部門暫存區(qū),成一框格編號,實施盤點。
12.退貨商品已輸入部分,不論在倉管區(qū)或后倉請貼上“已退貨、勿盤”,倉管區(qū)未輸入之退貨部份與各部門同一排面編號但另成一框格號,實施盤點。
(七)盤點完成后,電子資料作業(yè)人員抓取資料產(chǎn)生S804報表,日結(jié)前完成S805報表
1.產(chǎn)生S804報表后,核對差異量可進行復(fù)盤,修改數(shù)量可使用一般盤點檢查差異方式執(zhí)行原始S804報表留底,修改后之S804注明原因,附于原始S804報表上。
2.日結(jié)前完成S805報表,如有特殊情況不能完成,需事先經(jīng)總公司營運處同意。
3.大盤點后一周內(nèi)針對盤點結(jié)論(商品包裝、貨號、管理、損耗分析、防損措施、資訊系統(tǒng)等),召開大盤檢討會議。請各店總及各部門經(jīng)理備妥書面資料,具體提報。
三、總結(jié)階段:
(一)分店會議檢討:
1.總結(jié)本次盤點各部門的情況。
2.檢討一年中各分類、各處各部的盈虧狀況。
3.檢討本次盤點盤損(盤盈)的原因。
4.以后工作中需改進的方法。
(二)店總及各部門經(jīng)理妥備書面資料匯報總公司:
附件:異常狀況處理:
一、盤點時一律按規(guī)范執(zhí)行,總公司人員可要求暫停大盤點,至完全按規(guī)范進行后再執(zhí)行大盤。
二、電腦系統(tǒng)盤點日之設(shè)定,必須予大盤點當日PM:10:15客人退場后電子資料作業(yè)人員再設(shè)定大盤點之大中小分類。
三、生鮮商品在盤點當天要及時出清,不可遺留品質(zhì)不良之商品。
四、檢查是否大盤輸入完畢。
(一)會計處查證大盤盤點單是否完全回收。
(二)如已完全回收,查驗電腦排面,框格號狀態(tài)是否為“2”,不為“2”重新做存檔動作。
(三)如未完全回收,查明未回收盤點單在何處。
(四)找不到之盤點單,列印新盤點單復(fù)盤,與全部盤點單一起由會計全部回收為止。
(五)已全部回收之部門,請電腦資料工作人員抓取大盤資料與庫存資料核對,列印出S804報表,將各處大盤盤虧(盈)之金額總和之匯總。
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