新晉HR經(jīng)理在職日記：面試時(shí)間安排有講究

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冷空氣如約而至，說好的大雪呢？4-5級(jí)的大風(fēng)灌到脖子里，刺骨的涼，對(duì)我來講，卻一點(diǎn)不及南方的陰冷讓人忍受不了。忍受不了南方的濕熱、扛不住南方的陰冷，終究成不了精致的南方人，只能發(fā)展成今天的女漢子。一方山水養(yǎng)一方人，我是最好的證明。Q先生的電話邀約率極高是值得肯定的，可面試時(shí)間的安排卻讓我吃盡了苦頭，不僅考驗(yàn)我的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力和應(yīng)變能力，還有體力?！癓isa，明天上午我約了十個(gè)人來面試，這是他們的簡(jiǎn)歷和時(shí)間安排，您看一下。”“好的，效率很高嘛！嗯，十點(diǎn)上班，從十點(diǎn)半開始安排面試，有個(gè)準(zhǔn)備和緩沖時(shí)間，挺好的……“當(dāng)我看到第三個(gè)人的面試時(shí)間依然是十點(diǎn)半時(shí)，就有一種不好的預(yù)感，不會(huì)是所有人的面試時(shí)間都約在十點(diǎn)半吧？果真是如此安排的，我都可以想象這些人全部如約而至?xí)r，辦公室會(huì)是一種什么景象。無語卻也無奈，誰讓人沒接觸過人力資源呢，只能致謝并快速地將相同崗位的人選放到一起，通過排列組合，將面試和筆試時(shí)間能很好的錯(cuò)開，不至于讓其他人等得太久。之前已說過，Q先生屬于比較固執(zhí)的人，他對(duì)這樣緊湊的時(shí)間安排不以為然，認(rèn)為無傷大雅，讓他們等一會(huì)也沒關(guān)系。要想提高我的工作效率和質(zhì)量，面試安排是第一個(gè)需要解決的問題。在這之前，我需要想好如何與有背景的人溝通。不能說我一個(gè)人面試忙不過來，更不能直接告訴他，你這樣安排時(shí)間是有問題的、面試時(shí)間要與面試官協(xié)調(diào)溝通好之后再確定等。結(jié)合他的個(gè)性特點(diǎn)、背景以及他對(duì)企業(yè)的歸屬感和認(rèn)同感，我決定從企業(yè)形象、企業(yè)規(guī)范化和工作計(jì)劃性來說明合理安排面試時(shí)間的重要性和必要性。公司雖然處于創(chuàng)業(yè)初期，但經(jīng)營管理人員都是具有豐富的企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，且已成功在深圳運(yùn)營一家類似的企業(yè)，公司的管理相對(duì)白手起家的企業(yè)，企業(yè)管理水平的起點(diǎn)都要高于同類型的企業(yè)。合理安排面試時(shí)間，對(duì)于企業(yè)形象維護(hù)、品牌塑造以及企業(yè)管理的規(guī)范性有以下好處：1、合理的安排面試時(shí)間，一方面能體現(xiàn)公司有清晰的業(yè)務(wù)流程，另一方面也能看出工作安排的計(jì)劃性和統(tǒng)籌安排能力，避免出現(xiàn)求職者到公司之后發(fā)現(xiàn)有面試的、有等待的、有做筆試題的，給人一種亂七八糟的感覺；2、合理的安排面試時(shí)間，能給求職者一個(gè)充分展示自己的機(jī)會(huì)，也能提供一個(gè)比較舒適安靜的溝通環(huán)境。避免出現(xiàn)中途被打斷，被干擾，一方面是不禮貌的行為表現(xiàn)，另一方面也會(huì)影響面試質(zhì)量，影響求職者的發(fā)揮，對(duì)人選的評(píng)估會(huì)產(chǎn)生負(fù)面的影響；3、求職者要么是處于離職狀態(tài)，要么是在職，那么他們對(duì)自己每一天的面試時(shí)間都有所安排，每家單位預(yù)留的時(shí)間不會(huì)超過兩個(gè)小時(shí)。由于時(shí)間安排問題，一方面對(duì)企業(yè)有影響，也會(huì)打亂或干擾求職者的計(jì)劃，比如請(qǐng)假外出時(shí)間超出實(shí)際要求時(shí)間，等待時(shí)間太久而導(dǎo)致下家面試遲到甚至因此而喪失非常好的機(jī)會(huì)。如此闡述，在一定程度上會(huì)讓原本將企業(yè)當(dāng)家的Q先生更能接受并按要求操作，同時(shí)也不會(huì)引起對(duì)方的反感或抵觸。此后，Q先生每次在預(yù)約面試前，都會(huì)先問我一天的工作安排，哪些時(shí)間段是可以面試的，每個(gè)時(shí)間點(diǎn)安排幾個(gè)人選比較合適等。合理安排時(shí)間，一方面能加強(qiáng)自我工作的計(jì)劃性和時(shí)間管理，另一方面也能形成規(guī)則并逐漸內(nèi)化為員工的習(xí)慣。我跟Q先生約定面試時(shí)間安排原則如下：1、跟所有的人選都明確具體的面試日期、時(shí)間點(diǎn)，必須明確到幾點(diǎn)幾分，同時(shí)要將面試和筆試共計(jì)花去的時(shí)間提前告知求職者，便于對(duì)方合理安排自己的行程；2、在初面和用人部門復(fù)試環(huán)節(jié)，盡量尊重人選的時(shí)間安排，人力資源部和用人部門負(fù)責(zé)人則事先調(diào)整自己的工作計(jì)劃，總經(jīng)理綜合面試環(huán)節(jié)則盡量以總經(jīng)理行程安排為準(zhǔn)；3、每個(gè)時(shí)間點(diǎn)安排兩個(gè)人，應(yīng)聘同一崗位的人選盡量安排在同一或鄰近時(shí)間點(diǎn)，一方面有利于比較人選的水平，另一方面有利于面試官的思維和知識(shí)轉(zhuǎn)換；在這里再討論一下總經(jīng)理面試時(shí)間安排問題，一般可遵循以下原則：（1）事先跟總經(jīng)理溝通大致的面試日期（最好能確定面試日期，并安排一天或兩天集中面試），并提前告知人選，讓對(duì)方有一個(gè)大致的工作安排；（2）確定每個(gè)人選的面試時(shí)間時(shí)，先可根據(jù)崗位、人選初復(fù)試的評(píng)估意見等排一個(gè)時(shí)間表，再與人選進(jìn)行時(shí)間點(diǎn)的確認(rèn)，對(duì)你所安排時(shí)間點(diǎn)有異議的，可做微調(diào)；（3）每個(gè)人的面試時(shí)長需要根據(jù)崗位和人選初復(fù)試情況做一個(gè)預(yù)估，如主管級(jí)以下員工可每人預(yù)留40分鐘，中高管則需要預(yù)留1個(gè)小時(shí)30分鐘左右，可以根據(jù)總經(jīng)理面試規(guī)律總結(jié)出平均時(shí)長；（4）所有人選時(shí)間確定后，將時(shí)間安排表等面試所需資料報(bào)總經(jīng)理查閱，讓其提前了解所需要面試的人選信息；（5）領(lǐng)導(dǎo)綜合面試時(shí)間全部敲定后，HR還需要給人選發(fā)一備忘信息，包括應(yīng)聘崗位、具體面試日期和時(shí)間點(diǎn)、面試地點(diǎn)、面試接待聯(lián)系人及其聯(lián)系方式等。無論面試結(jié)果如何，人選能否錄用或者對(duì)方是否選擇企業(yè)，這些過程性的行為都能在一定程度上給人選留下至少不壞的印象，退一萬步講，多結(jié)識(shí)各行各業(yè)的人選，當(dāng)下不合適也許將來會(huì)合適，也是HR人才儲(chǔ)備和人脈積累的較佳時(shí)機(jī)。新的環(huán)境和領(lǐng)導(dǎo)，面試流程也許差不多，但過程和細(xì)節(jié)會(huì)大有不同。第一撥人選參加總經(jīng)理復(fù)試，一方面是企業(yè)在選人，另一方面也是對(duì)HR經(jīng)理能力的第一關(guān)考驗(yàn)，當(dāng)然也是HR經(jīng)理觀察、分析與總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)的面試風(fēng)格、習(xí)慣及對(duì)人選的特殊要求，不過這都是后話。面試時(shí)間安排好之后，該給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備面試所需參考的資料了，那么都需要準(zhǔn)備哪些資料呢？