合肥OA實(shí)務(wù) 業(yè)務(wù)流程評述之貨款折讓流程

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貨款折讓是企業(yè)中比較常見的業(yè)務(wù)。如某個(gè)產(chǎn)品質(zhì)量比較差，但是客戶勉強(qiáng)可以接受，可是他們會(huì)提出貨款折讓的條件;或者說某個(gè)商標(biāo)貼反了，客戶要重新貼過，但是這個(gè)所花費(fèi)的開支，如人工支出等等會(huì)從貨款中扣，此時(shí)也會(huì)引發(fā)貨款折讓的流程。

而貨款折讓又直接跟企業(yè)的應(yīng)收款相聯(lián)系，對企業(yè)的資金回收有直接的影響。所以，企業(yè)對于這個(gè)流程的管理與控制也是非常關(guān)注的。下面筆者就結(jié)合一家企業(yè)的貨款折讓處理方式，來談?wù)勗诤戏蔕A中如何管理這個(gè)流程，并且有哪些注意點(diǎn)與操作技巧。

第一步：客戶提出貨款折讓需求。

在講具體的操作之前，我想大家應(yīng)該先明白數(shù)量折扣、現(xiàn)金折扣與貨款折讓之間的區(qū)別與聯(lián)系，這對于我們更好的理解貨款折讓的處理流程，具有很大的幫助。

簡單的來說，貨款折讓、數(shù)量折扣與現(xiàn)金折扣之間的區(qū)別，主要在于財(cái)務(wù)的處理上。對于銷售部門來說，沒有多大的區(qū)別。貨款折讓是指由于產(chǎn)品質(zhì)量等原因，對原有貨款進(jìn)行打折;而數(shù)量折扣則是根據(jù)客戶采購數(shù)量的多少，當(dāng)達(dá)到一定數(shù)量時(shí)給與一定的價(jià)格折扣;而現(xiàn)金折扣是指給客戶制定一定的付款規(guī)則，當(dāng)客戶在企業(yè)定義的一個(gè)時(shí)間內(nèi)付款的話，則可以享受價(jià)格的折扣。這三者主要的區(qū)別就是在計(jì)算增值稅與做會(huì)計(jì)科目的時(shí)候有點(diǎn)不同。現(xiàn)金折扣其始具有融資的性質(zhì)，所以，在計(jì)算增值稅的時(shí)候，不能夠直接扣除;現(xiàn)今折扣的金額也要記入到財(cái)務(wù)費(fèi)用。而數(shù)量折扣與貨款折讓則直接可以遞減應(yīng)收帳款，也就是說，在計(jì)算增值稅之間就可以扣除。明白這點(diǎn)區(qū)別之后，理解后面業(yè)務(wù)的處理與控制規(guī)則就比較簡單了。

客戶貨款折讓流程一般是由于產(chǎn)品質(zhì)量所引起的。當(dāng)企業(yè)提供的產(chǎn)品存在一定的瑕疵時(shí)，客戶有可能退貨，但也有可能這個(gè)瑕疵不是很大，客戶可以接受。只是會(huì)給他們的正常生產(chǎn)帶來一定程度的影響。在實(shí)際工作中，客戶由于急需生產(chǎn)等原因，也不會(huì)退回給企業(yè)，所以，他們就自己進(jìn)行一些簡單的反工，如挑選等等。但是這個(gè)所花費(fèi)的人力支出與損失則要從企業(yè)的貨款中扣除。此時(shí)，就觸發(fā)了貨款折讓作業(yè)流程。

第二步：銷售部門確認(rèn)。

當(dāng)客戶提出貨款折讓需求時(shí)，銷售部門需要根據(jù)實(shí)際情況，確認(rèn)是否同意客戶的請求，并且會(huì)跟客戶協(xié)商具體折讓的金額，當(dāng)銷售部門業(yè)務(wù)人員同意客戶的貨款折讓請求之后，就需要在系統(tǒng)里輸入折讓申請單，向財(cái)務(wù)部門審批。

在做折讓申請單的時(shí)候，需要注意以下幾個(gè)方面：

1、在新建折讓單的時(shí)候，我們實(shí)施顧問是建議企業(yè)需要跟具體的訂單進(jìn)行關(guān)聯(lián)。也就是說，在建立折讓單的時(shí)候，需要在銷售訂單處選擇具體折讓的訂單與產(chǎn)品，這對于后續(xù)的追蹤處理非常有幫助。而且，若訂單對應(yīng)的出貨信息還沒有結(jié)帳的話，則在產(chǎn)生應(yīng)收帳款中則直接可以把折讓金額從應(yīng)收帳款中扣除，從而減少了后續(xù)工作的環(huán)節(jié)。不過在實(shí)際工作中，會(huì)有一些特殊的情況，導(dǎo)致無法跟具體的銷售訂單進(jìn)行關(guān)聯(lián)。如一筆折讓金額對應(yīng)很多銷售訂單，而且，又不能區(qū)分每張銷售訂單的金額，此時(shí)，無法跟銷售訂單建立關(guān)聯(lián)。此時(shí)，在財(cái)務(wù)作業(yè)中，只有根據(jù)客戶來調(diào)整應(yīng)收帳款，而不能對應(yīng)到具體的銷售訂單。

2、在實(shí)際工作中，在處理折讓作業(yè)時(shí)，還會(huì)遇到一種情況。如銷售訂單A中的甲產(chǎn)品由于質(zhì)量問題，企業(yè)同意進(jìn)行貨款折讓。但是，銷售訂單A已經(jīng)結(jié)帳，客戶也已經(jīng)付款。此時(shí)，若要調(diào)整原有的銷售訂單相關(guān)的單據(jù)會(huì)比較麻煩，特別是要進(jìn)行發(fā)票相關(guān)的處理，更是工作量巨大。在實(shí)際工作中，遇到這種情況的話，往往就不再銷售訂單A上花時(shí)間了，而是在客戶后續(xù)的銷售訂單，如銷售訂單B中的貨款中，進(jìn)行調(diào)整。雖然這種情況，在管理上是不允許的，但是，由于其操作的方便，反而很多企業(yè)在使用這個(gè)處理方法。為此，我們在合肥OA系統(tǒng)中也進(jìn)行了類似的處理。在折讓單建立的時(shí)候，若我們不是調(diào)整原有的銷售訂單的話，則可以在折讓單中選擇，具體需要在那張銷售訂單或者出貨單中進(jìn)行扣減。在折讓單中指定，而不是在財(cái)務(wù)處理的時(shí)候指定，有一個(gè)好處，就是這些受影響的的單據(jù)之間可以進(jìn)行相互的關(guān)聯(lián)，并且自定處理作業(yè)。在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行類似的處理。如在產(chǎn)生應(yīng)收帳款的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員選擇貨款折讓單。不過有一個(gè)缺點(diǎn)，就是這里要手工進(jìn)行選擇，而不能夠自動(dòng)匹配。

筆者建議：

對于已經(jīng)有增值稅發(fā)票的貨款折讓流程會(huì)很麻煩，因?yàn)槲覀兩厦嬲f過，貨款折讓會(huì)直接影響增值稅的金額。如企業(yè)有一筆貨物，不含稅價(jià)格為100萬，稅金為17萬，已經(jīng)開了增值稅發(fā)票。后來由于質(zhì)量由于，發(fā)生貨款折讓事件，折讓后的貨物金額為80萬，則企業(yè)只需要按照80萬的金額計(jì)算增值稅即可。若按照規(guī)定，企業(yè)還必須開紅字發(fā)票調(diào)整這個(gè)增值稅額。說起來簡單，但是處理起來非常的麻煩，而且增值稅發(fā)票還關(guān)系到發(fā)票認(rèn)證等問題。為此，我們也沒有必要強(qiáng)求客戶一定要按標(biāo)準(zhǔn)流程來走，可以走一些變通的路子，如對于連續(xù)交易的客戶，可以不調(diào)整這張訂單的貨款，而對以后的交易金額進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。這是一種可行的變通方法，而且，在實(shí)際工作中，也在采用。

第三步：折讓憑證的生成與維護(hù)。

如果出貨單沒有結(jié)帳，即沒有產(chǎn)生應(yīng)收帳款的時(shí)候，則我們可以在進(jìn)行應(yīng)收帳款作業(yè)的時(shí)候，讓系統(tǒng)直接把貨款折讓金額從應(yīng)收帳款中扣除。如此的話，就可以免除后續(xù)很多麻煩，減少工作量，提高工作效率。

但是，在實(shí)際工作中，往往不能夠做到這一點(diǎn)。在貨款作業(yè)發(fā)生的時(shí)候，企業(yè)在合肥OA系統(tǒng)中往往已經(jīng)產(chǎn)生了應(yīng)收帳款，即貨款折讓需求所對應(yīng)的出貨單已經(jīng)結(jié)帳。遇到這種情況下，若去刪除原有的應(yīng)收帳款，然后重新進(jìn)行結(jié)帳，這雖然是行得通的，但是，工作量太大，一般情況下，不會(huì)如此處理。

遇到上面這種情況，最常見的也是比較方便的處理方法，就是對貨款折讓申請生成獨(dú)立的貨款折讓憑證。若如此操作的話，則要注意三個(gè)地方。

一是對于增值稅的調(diào)整。若企業(yè)對于這筆業(yè)務(wù)還沒有開發(fā)票的話，則在發(fā)票管理子系統(tǒng)中開增值稅發(fā)票的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)去系統(tǒng)中尋找是否有這個(gè)客戶未處理貨款折讓憑證。如果有的話，則系統(tǒng)會(huì)提示用戶，是否需要此時(shí)調(diào)整開票金額。若用戶選擇是的話，則在計(jì)算發(fā)票金額的時(shí)候，會(huì)從應(yīng)收帳款中自動(dòng)扣除這個(gè)貨款折讓金額。讓已經(jīng)開了發(fā)票了，則我們是建議用戶采用上面提及的變通方法來處理。

二是在生成應(yīng)收帳款余額表時(shí)，是根據(jù)貨款折讓憑證來調(diào)整的。也就是說，某個(gè)客戶現(xiàn)在有100萬的應(yīng)收帳款，而由于產(chǎn)品質(zhì)量的原因，發(fā)生了20萬的貨款折讓，但是，在系統(tǒng)中只有貨款折讓申請書，而沒有折讓憑證。則在生成的應(yīng)收帳款余額表中仍然是100萬，而不是80萬。也就是說，只有財(cái)務(wù)批準(zhǔn)了這個(gè)貨款折讓需求，并生成了相關(guān)的憑證，才會(huì)在應(yīng)收帳款余額表中顯示出來。

三是在處理收款作業(yè)時(shí)，系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)尋找客戶所對應(yīng)的貨款折讓。如現(xiàn)在客戶付款80萬，而其到期應(yīng)收帳款余額有100萬，貨款折讓20萬。在根據(jù)應(yīng)收帳款生成收款單時(shí)，生成的應(yīng)收款項(xiàng)仍然是100萬，收款欄內(nèi)也是100萬。此時(shí)，財(cái)務(wù)人員就需要進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整。把收款金額從100萬改為80萬;然后，再選擇對應(yīng)的貨款折讓憑證。這是從應(yīng)收帳款生成收款單的處理流程。但是，如果走“從發(fā)票生成收款單”的話，就會(huì)簡單一點(diǎn)。因?yàn)樵诎l(fā)票管理中，我們已經(jīng)把應(yīng)收帳款跟貨款折讓憑證關(guān)聯(lián)起來。所以，在此時(shí)，聲稱收款單的話，就不需要用戶再手工制定貨款折讓憑證了。

第四步：折讓憑證的打印與歸檔。

一般來說，折讓憑證仍然需要打印并且歸檔。一方面，作為銷售部門，他們需要用來跟客戶進(jìn)行對帳，所以，貨款折讓憑證最好給銷售部門一張。另外，現(xiàn)在的企業(yè)管理財(cái)務(wù)制度，仍然要求企業(yè)必須要有書面的單據(jù)與憑證。所以，還需要把貨款折讓憑證在財(cái)務(wù)進(jìn)行歸檔，以方便做帳。（IT專家網(wǎng)）