擊敗你的對手 從建立信息管理戰(zhàn)略開始

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最近，某大型食品公司的一名主管取消了自己的戰(zhàn)略計(jì)劃——利用現(xiàn)有的內(nèi)部信息，他無法確定該項(xiàng)目能否獲得成功，所以他憑直覺終止了項(xiàng)目。后來，他從有點(diǎn)沮喪的老板那里了解到，外部分析家認(rèn)為該項(xiàng)目本來能夠成功?！拔覀兊臄?shù)據(jù)太多，”該主管抱怨說，“但我永遠(yuǎn)無法把所有的數(shù)據(jù)都綜合進(jìn)來，以了解它們之間的聯(lián)系。”

聽起來很熟悉嗎？這是現(xiàn)在許多企業(yè)都面臨的問題：擁有大量數(shù)據(jù)，但缺乏對數(shù)據(jù)的洞察力。

多年來，企業(yè)需要獲取和存儲越來越多的數(shù)據(jù)，這簡直成了負(fù)擔(dān)。隨著技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)有信息的類型和來源都發(fā)生了爆炸性增長?；ヂ?lián)網(wǎng)造就了現(xiàn)在的海量數(shù)據(jù)——大量的系統(tǒng)數(shù)據(jù)、文本文件、視頻圖像、音頻……這些數(shù)據(jù)的可靠性也參差不齊。

信息安全成了一個(gè)主要問題，尤其是美國最近發(fā)生了2件事（2個(gè)大型的數(shù)據(jù)庫不小心讓未經(jīng)授權(quán)的人訪問了秘密客戶信息；另外，一家大銀行在數(shù)據(jù)記錄轉(zhuǎn)移過程中丟失數(shù)據(jù)）之后，對安全的擔(dān)心和管理上的要求使企業(yè)面臨的壓力不斷增加，他們不僅要獲取數(shù)據(jù)，而且要對數(shù)據(jù)流及其使用進(jìn)行更為有力的控制。

隨著挑戰(zhàn)的日益增加，企業(yè)在不斷努力奮斗——不僅包括數(shù)據(jù)的獲取、存儲和管理，還包括有效地利用數(shù)據(jù)，但這些努力很難在整個(gè)企業(yè)內(nèi)得到融合。因?yàn)樵谄髽I(yè)內(nèi)部，數(shù)據(jù)往往被分割在不同的部門，而從事數(shù)據(jù)工作的人員對于數(shù)據(jù)的意義和用途常常缺乏共識——有時(shí)，他們不愿在各部門間分享數(shù)據(jù)；也有些時(shí)候，他們對于數(shù)據(jù)管理的規(guī)章制度并不清楚。

公司與其花錢來改進(jìn)數(shù)據(jù)的獲取與控制，為什么不努力挖掘該投資的戰(zhàn)略價(jià)值呢？為達(dá)到這一目的，主管們需要有廣博的商務(wù)智能觀點(diǎn)，并想方設(shè)法使數(shù)據(jù)能夠更好地支持決策。有些期待取得高績效的企業(yè)已經(jīng)朝著正確的方向邁出了重要步伐。下面引用的案例分析說明了這些企業(yè)所經(jīng)歷的2階段商務(wù)智能流程。

第1階段：確定戰(zhàn)略

該流程的第1階段采用由上至下的方法來確定信息戰(zhàn)略。它分為3個(gè)步驟。

統(tǒng)一思想認(rèn)識：更好的信息意味著什么？

在全公司員工中統(tǒng)一對信息管理的思想認(rèn)識是出發(fā)點(diǎn)。不同部門的人員，尤其是關(guān)鍵員工，必須就信息需求與信息管理面臨的問題，甚至關(guān)鍵術(shù)語的定義達(dá)成共識。

卡地納健康公司是全球著名的衛(wèi)生保健產(chǎn)品與服務(wù)提供商。同前文提到的大型食品公司的主管一樣，該公司的各級經(jīng)理們長期以來也一直抱怨“糟糕的數(shù)據(jù)”。為此，公司召集這些主管進(jìn)行了為期12周的一系列研討，來確定公司信息質(zhì)量問題的確切性質(zhì)。他們重點(diǎn)討論了這些經(jīng)理級別的用戶為何對公司的數(shù)據(jù)管理如此不滿：是因?yàn)閿?shù)據(jù)不完整或不清楚嗎？是因?yàn)樘峁┬畔⑺脮r(shí)間過長導(dǎo)致數(shù)據(jù)不及時(shí)嗎？是不是所提供的數(shù)據(jù)形式難以使用？是不是使用這些數(shù)據(jù)需要復(fù)雜的操作？

經(jīng)過研討，卡地納的經(jīng)理們更好地了解了問題所在，從而可能探尋到解決問題的方法。他們還對信息本身有了新認(rèn)識：它與物質(zhì)設(shè)備一樣，也是公司的資產(chǎn)。數(shù)據(jù)在其生命周期的每個(gè)階段都要消耗運(yùn)營費(fèi)用，因?yàn)樾畔⒌墨@取、編譯、分析、更新和存儲(或丟棄)都需要花錢。然而信息只有得到使用時(shí)才會創(chuàng)造價(jià)值。因此，數(shù)據(jù)投資是否能夠得到豐厚回報(bào)取決于既要對數(shù)據(jù)經(jīng)濟(jì)地加以管理，又要使數(shù)據(jù)能為決策服務(wù)。

卡地納的主管們因此認(rèn)識到改進(jìn)信息管理的必要性。為此，公司還為經(jīng)營部門設(shè)立了新的職位——“信息干事”，專門負(fù)責(zé)統(tǒng)一公司內(nèi)部各種數(shù)據(jù)的定義，制定數(shù)據(jù)使用指南，設(shè)定信息技術(shù)優(yōu)先事項(xiàng)，并長期跟蹤和報(bào)告數(shù)據(jù)質(zhì)量情況，從而能夠提供及時(shí)、可靠的信息幫助主管們制定正確的運(yùn)營決策。

診斷：我們的機(jī)會在哪里？

在公司上下統(tǒng)一對信息管理的思想認(rèn)識后，公司便可進(jìn)入診斷步驟：要超越眼前的需求和問題，看到信息所能提供的更好、更長遠(yuǎn)的機(jī)會。

該診斷涉及到一系列問題：什么樣的信息可以幫助企業(yè)提高運(yùn)營水平？這些及時(shí)的信息將為企業(yè)帶來什么價(jià)值？如何利用信息幫助企業(yè)高速、高效運(yùn)營，并獲得新的市場機(jī)會？通過這一診斷步驟，企業(yè)可以逐步構(gòu)建自己信息管理的獨(dú)特戰(zhàn)略。

制定戰(zhàn)略：如何運(yùn)用信息推動(dòng)決策改進(jìn)和績效提高？

企業(yè)要由上至下推動(dòng)這一環(huán)節(jié)進(jìn)行：公司決策者必須以“讓信息為提高績效、取得經(jīng)營優(yōu)勢提供支持”為著眼點(diǎn)，把信息管理過程中涉及的技術(shù)問題、企業(yè)挑戰(zhàn)、安全問題等作為一個(gè)整體來考慮、處理。企業(yè)可以依據(jù)信息管理戰(zhàn)略遠(yuǎn)見來設(shè)定自身的優(yōu)先事項(xiàng)，從而最大限度地縮短時(shí)間，使工作取得最大進(jìn)展。

美國商務(wù)部國家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)局（NIST）負(fù)責(zé)衡量標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)的開發(fā)和促進(jìn)，該機(jī)構(gòu)的工作為信息管理整體戰(zhàn)略提供了成功范例。NIST最初將信息管理項(xiàng)目的重點(diǎn)定為實(shí)施財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。不過，作為診斷流程的一部分，該項(xiàng)目小組成員經(jīng)過深思采取了更為寬廣的戰(zhàn)略視角。他們自問：如果用戶可訪問的信息不僅用于報(bào)告，還可以用于預(yù)測和計(jì)劃，會有什么額外的價(jià)值？如果有一個(gè)通過門戶網(wǎng)站界面就可以管理和分析信息的工具，用戶體驗(yàn)將有何改進(jìn)？如果該門戶界面還可以支持訪問新聞、教育材料、用戶表格和互動(dòng)答疑，情況又會怎樣？如果用戶能夠通過同一門戶界面訪問所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)，情況又會怎樣？對這些問題的回答成為NIST “商務(wù)經(jīng)營系統(tǒng)門戶”更為寬廣的戰(zhàn)略眼光的基礎(chǔ)，該“門戶”整合了NIST及其所服務(wù)的商務(wù)部9個(gè)局中15個(gè)商務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用軟件和相關(guān)內(nèi)容。

另一個(gè)用整體戰(zhàn)略構(gòu)想來管理信息的公司是一家信息系統(tǒng)和服務(wù)提供商。盡管該公司在特定的知識管理解決方案上已花費(fèi)數(shù)百萬美元，但它仍在尋求更好的方法來創(chuàng)造、管理、共享信息和提供服務(wù)。該公司希望信息能在全球50多個(gè)國家運(yùn)用10種不同語言的客戶、合伙人和銷售人員之間實(shí)現(xiàn)無縫傳輸。因此，他們依據(jù)整個(gè)企業(yè)的信息管理收益模型開發(fā)了信息管理戰(zhàn)略，其中最重要的內(nèi)容就是建構(gòu)單一、強(qiáng)大的新門戶網(wǎng)站。

第2階段：支持戰(zhàn)略

第1階段開發(fā)的整體戰(zhàn)略為第2階段將要處理的數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)技術(shù)考慮因素、存儲及傳輸這4個(gè)核心領(lǐng)域打下了基礎(chǔ)。由于各企業(yè)信息管理的起點(diǎn)不同，并且面臨著不同挑戰(zhàn)，因此他們處理這些領(lǐng)域的順序及在各個(gè)領(lǐng)域須投入的注意力也不盡相同。

例如，在商務(wù)部，NIST小組的工作重點(diǎn)是構(gòu)建和提供有意義的財(cái)務(wù)信息。該小組結(jié)合了包括數(shù)據(jù)倉庫在內(nèi)的現(xiàn)有數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，將其作為信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上造就了NIST“商務(wù)經(jīng)營系統(tǒng)門戶”。該門戶通過新型用戶界面為NIST用戶提供實(shí)時(shí)、集中的高質(zhì)量數(shù)據(jù)訪問，NIST還對該界面不斷進(jìn)行人性化的修改和擴(kuò)展，以便滿足新要求，為新增用戶群提供服務(wù)。盡管信息訪問是該小組的首要工作重點(diǎn)，但管理問題也需要同時(shí)得到重視。為此，NIST建立了一個(gè)變革控制委員會，每月開會對信息管理的要求進(jìn)行評估，然后修訂管理中的各項(xiàng)優(yōu)先事項(xiàng)，從而改進(jìn)該組織的決策。

而那家信息系統(tǒng)和服務(wù)提供商則決定，其首要任務(wù)是開發(fā)強(qiáng)大的門戶，以使全球的合伙人、客戶和銷售隊(duì)伍能夠訪問信息，從而支持他們的企業(yè)戰(zhàn)略。為使正在開發(fā)的網(wǎng)站新穎而有針對性，他們開發(fā)了能對內(nèi)容進(jìn)行翻譯并為全球不同用戶群服務(wù)的工具。與此同時(shí)，翻譯功能也需要融入工作流，例如有新的市場營銷信息時(shí)，系統(tǒng)可以將其發(fā)送給翻譯公司，并將返回的版本與其英文原文相鏈接，從而給予公司在業(yè)務(wù)開拓上極大的靈活性。

如今，越來越多的企業(yè)認(rèn)識到開發(fā)信息管理戰(zhàn)略可能是取得高績效的關(guān)鍵步驟。因?yàn)楦呖冃髽I(yè)不僅要及時(shí)獲取和控制數(shù)據(jù)，還需要一套更為全面的商務(wù)智能解決方案，為各級職能部門制定戰(zhàn)略、管理和運(yùn)營決策提供及時(shí)、可靠的相關(guān)信息，從而創(chuàng)造價(jià)值。美國商務(wù)部和那家信息系統(tǒng)和服務(wù)提供商等組織，已經(jīng)率先采取措施確保有意義、有戰(zhàn)略價(jià)值的信息總是唾手可得。而像本文開頭提到的那位槍斃了自己項(xiàng)目的食品公司主管一樣，不知道如何將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)閷Q策有用信息的主管們，注定要落在競爭對手后面。 （IT周刊）