淺談系統(tǒng)上線前如何進行基礎數據整理

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業(yè)界流傳很廣的一句話是“三分技術，七分管理，十二分數據”，如果輸入系統(tǒng)的是垃圾，輸出的也必然是垃圾。由此可見，數據對杭州OA系統(tǒng)的重要性。數據如人體的血液，是系統(tǒng)運行的支撐和前提，基礎數據則是系統(tǒng)信息的根源，由此構筑統(tǒng)一的信息共享平臺?？梢哉f，造成項目延期，系統(tǒng)不能順利切換，或系統(tǒng)用不起來，八成是因為基礎數據不準確。

一、 什么是基礎數據

杭州OA系統(tǒng)的基礎數據量大面廣，從不同角度可以有不同的分類，如靜態(tài)數據和動態(tài)數據，顯性數據和隱性數據，主數據和輔助數據。靜態(tài)數據是不隨時間或其它數據變化而變化的數據，是企業(yè)公用的數據，同時又是動態(tài)數據的基礎。靜態(tài)數據包括系統(tǒng)設置所用到的數據和系統(tǒng)運行實際業(yè)務所用到的數據，具體有會計科目、各種比率參數、庫位和物料主文件、BOM表、供應商主文件、客戶主文件、賬號及銀行主文件等。動態(tài)數據是每筆具體業(yè)務發(fā)生時產生的數據，它隨時間點不同而變動。動態(tài)數據按照時點來分，又可以分為期初數據和日常數據。期初數據包括系統(tǒng)上線切換時點的總賬余額、車間在制品余額、庫存余額、未結三大訂單(CO、PO、MO)。

從另一角度來說，物料主文件、BOM、供應商/客戶信息、會計科目等屬于顯性數據，而系統(tǒng)配置的各種參數則是隱性數據，這些數據在業(yè)務中雖不可見，但卻能影響到系統(tǒng)運算的結果。對另一種劃分方式而言，顯性數據如物料主文件、BOM、供應商/客戶信息、會計科目又被稱為主數據，而會計期間、貨幣和匯率、銀行主文件、工廠日歷、付款方式、計量單位、結算方式、憑證類型等數據稱之為輔助數據。

杭州OA系統(tǒng)就是根據這些基礎數據，按照內部邏輯經過運算形成各種報告報表，供人來掌握經營生產狀況，從而進行分析和決策的。

二、 如何整理基礎數據

基礎數據整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分，是一項艱苦細致的工作。

1、成立數據小組，確定工作進度。

艱苦細致的工作要有踏實能干的團隊擔當，嚴密的計劃和合理的組織是完成這項艱巨工作保證。數據小組成員從各個部門的業(yè)務人員中抽調，由項目經理或指定的專人負責數據小組的全面領導工作。數據小組的職責是分析數據準備的范圍，建立杭州OA編碼體系，組織必要的培訓，制作數據搜集表格模板，監(jiān)督數據收集質量，并負責數據的最終導入和使用。在工作執(zhí)行上，數據小組要根據杭州OA項目的實施進度，制定基礎數據整理的時間表，安排好小組成員的分工，并定期召開小組會議，溝通問題，推進工作。

2、數據整理自下而上、先易后難。

任何工作都需要講究方式方法，數據整理概莫能外。杭州OA基礎數據整理一般應遵循先易后難的工作次序，容易整理的公共數據先行整理，需要多次求精的局部數據后行整理。靜態(tài)數據相對固定，且花費時間長，可以先開始整理，動態(tài)數據在系統(tǒng)切換前整理即可。

第一手資料和數據存在生產第一線，要將這些散亂的數據加以收集整理，很大程度上必須依賴企業(yè)的基層人員。因此，編碼小組應該在與一線人員充分溝通交流的基礎上設計出他們能夠理解和操作的數據收集表格，系統(tǒng)所需的字段信息應囊括在表格中，下發(fā)到各個部門以供基層人員收集、記錄數據之用。其實在沒上系統(tǒng)前，很多數據雖然存在，但沒有量化，收集的過程通常要根據數據的歷史經驗值統(tǒng)計得出。數據也不會一次就能拿準，所以要做好每次版本的更新和管理，數據不能亂而且要越來越精確?；鶎訉祿蠄髷祿〗M之前，部門應召集業(yè)務骨干和有經驗的師傅對表格數據逐一討論和檢查，確保沒有遺漏、重復,也沒有過時、失實的數據。

3、把好數據錄入關。

各部門報來的數據不是孤立無關的，數據小組在拿齊基層報來的數據后，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調工作，綜合平衡后再進行統(tǒng)計匯總。然后，備份電子文檔和紙制文檔，并注明整理人員、完成時間和最后版本，再由專人錄入系統(tǒng)。手工錄入是艱巨而枯燥的重復工作，時間長了容易出錯，可以配合EXCEL表批量導入辦法，有條件的也可以編寫數據轉換程序實現(xiàn)更快速更完美的錄入。為保障數據錄入的質量，可以建立相應獎懲制度，一方面可以提高錄入人員的積極性，同時也督促其在錄入的同時進行認真的檢查。

三、基礎資料的后續(xù)維護

數據質量是數據的生命，錯誤的數據不但沒有任何意義，而且干擾生產。外界環(huán)境和生產情況在不斷變化，數據準確度是個相對的概念，目前數據準確并不代表一直都準確。所以對于靜態(tài)數據和動態(tài)數據都要不斷調整和優(yōu)化，這是長期的、無止境的。

及時錄入是保證數據質量的前提。數據延遲錄入，造成系統(tǒng)數與實際數不一致，系統(tǒng)可信度和實用度降低。為了防止這種問題的發(fā)生，要教育系統(tǒng)操作人員做到日事日畢，業(yè)務處理與數據錄入同步進行，單據錄入不過夜，不搞積壓突擊錄入。

持續(xù)維護是提高數據質量的保證。不管如何努力，數據都不大可能百分百的準確，我們所談的數據準確是指數據的錯誤率控制在可以接受的范圍之內。所以，重要的是在具體工作中，通過系統(tǒng)運行結果與實際進行校驗，不斷修正數據和參數，使其逐步貼近生產、符合實際。

總之，基礎數據整理是個艱苦細致的工作，數據質量的提高是個漸進和求精的過程。實施杭州OA的企業(yè)一定要高度重視基礎數據的整理，如果基礎數據達到了及時性、準確性和完整性的要求，系統(tǒng)切換上線只是水到渠成，杭州OA發(fā)揮效益也將近在咫尺。