計(jì)世獨(dú)家：企業(yè)信息化進(jìn)程中“更優(yōu)”迷局

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【泛普軟件時(shí)代，泛普軟件辦公系統(tǒng)，泛普軟件OA，OA辦公系統(tǒng)獨(dú)家】我們正處在這樣的一個(gè)時(shí)代里：人們交換信息的手段和途徑越來(lái)越多、信息傳播的速度越來(lái)越快、信息的種類越來(lái)越多，信息的迷霧包裹著我們生活的全部。企業(yè)如果想在這團(tuán)信息迷霧中生存，就要一個(gè)機(jī)制來(lái)處理信息，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間在實(shí)踐中摸索，一些先驅(qū)者開(kāi)始構(gòu)建一種叫做管理信息系統(tǒng)（MIS）的東西來(lái)作為企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)平臺(tái)，取得了相當(dāng)好的效果，慢慢的，管理信息系統(tǒng)開(kāi)始流行，逐漸成為信息化時(shí)代里企業(yè)生存的基本要素。如今，各行各業(yè)都在建設(shè)自己的管理信息系統(tǒng)，力求通過(guò)這種努力來(lái)完善企業(yè)運(yùn)作，獲取更多收益，在建設(shè)管理信息系統(tǒng)的大潮里，常?？梢月?tīng)到這樣的聲音：如果給我們的系統(tǒng)加上這個(gè)功能就更好了！的確，優(yōu)秀的企業(yè)時(shí)時(shí)刻刻都在追求"更優(yōu)"的結(jié)果，但是對(duì)于信息化來(lái)做，這種"更優(yōu)"真是我們要的嗎？

筆者舉一個(gè)案例來(lái)說(shuō)明，C公司是北京一家中型的文化傳播公司，公司有一些職業(yè)的經(jīng)紀(jì)人，這些經(jīng)紀(jì)人實(shí)際上是公司的股東之一，每個(gè)經(jīng)紀(jì)人可能與公司旗下多個(gè)藝人簽有合約，同時(shí)，C公司也配備有一些企劃宣傳人員。由于近年來(lái)文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，C公司的業(yè)務(wù)量不小，遍及全國(guó)各地，公司常常派出由一名經(jīng)紀(jì)人帶領(lǐng)多名藝人，加上若干企劃宣傳人員組成的小團(tuán)隊(duì)到各地演出，這給人員管理、財(cái)務(wù)管理、服裝道具管理等管理活動(dòng)帶來(lái)了相當(dāng)?shù)膲毫?，?shí)際上也出現(xiàn)了不少問(wèn)題。

C公司為了改變管理乏力的情況，決定在公司總部組建專門的協(xié)調(diào)管理部門，并建設(shè)一個(gè)管理信息系統(tǒng)，把這些復(fù)雜的演出活動(dòng)管理都并入信息化的軌道。C公司上上下下都很重視這個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)，參與熱情很高，管理層和基層員工都提出相當(dāng)多建議，公司也派出了專門人員來(lái)配合軟件公司人員進(jìn)行工作，很快，系統(tǒng)規(guī)劃人員就提交了一份《C公司管理信息系統(tǒng)規(guī)劃書》，C公司管理層看完很滿意，這時(shí)候，有人提出：如果有一個(gè)視頻電話會(huì)議的功能就更好了，這樣不管經(jīng)紀(jì)人、藝人或者其他員工在任何地方演出，只要通過(guò)視頻電話功能，都能參與公司會(huì)議，不受空間的限制，而且，這樣"很酷"。軟件公司的專業(yè)人員也認(rèn)為這個(gè)功能很不錯(cuò)，于是，在系統(tǒng)規(guī)劃書中加上了視頻會(huì)議，并在之后開(kāi)發(fā)中投入相當(dāng)大的資源來(lái)實(shí)現(xiàn)這一功能，軟件公司相信，這個(gè)視頻功能做得很優(yōu)秀。

經(jīng)過(guò)半年的運(yùn)作，C公司的管理信息系統(tǒng)收到了很好的效果，但是也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，在系統(tǒng)規(guī)劃人員收到的反饋中，對(duì)視頻會(huì)議這個(gè)功能的抱怨頗多，管理層發(fā)現(xiàn)自己更習(xí)慣通過(guò)面對(duì)面的會(huì)議來(lái)決定公司下一步的走向，員工則干脆不用這個(gè)功能，都用電話解決，結(jié)果就是視頻電話會(huì)議功能變成了雞肋。后來(lái)在C公司管理信息系統(tǒng)的改進(jìn)中，這個(gè)本來(lái)被寄予厚望的功能被取消了。

"必需"(must)與"更優(yōu)"(better)是兩個(gè)不同的概念，一個(gè)優(yōu)秀的管理信息系統(tǒng)應(yīng)該是最適合用戶，費(fèi)效比最好的，當(dāng)追求"更優(yōu)"變成"錦上添花"時(shí)，就很有可能稀釋費(fèi)效比，造成浪費(fèi)?，F(xiàn)實(shí)中還有很多類似的事情，例如在本來(lái)只是作為內(nèi)部文件傳輸平臺(tái)的局域網(wǎng)使用多臺(tái)價(jià)格昂貴的高級(jí)服務(wù)器、只需要很少互聯(lián)網(wǎng)帶寬卻使用的是千兆獨(dú)享的光纜傳輸、只作為普通文字處理的終端卻使用了高性能的顯卡、本來(lái)通過(guò)短期技術(shù)培訓(xùn)就能就能勝任的崗位卻要求博士學(xué)歷等等。

如何在對(duì)企業(yè)進(jìn)行信息化改造的時(shí)候避免這種"錦上添花"的尷尬？

首先，要明白專業(yè)眼光并不等于用戶需要。專業(yè)人士在長(zhǎng)期的實(shí)踐中，總結(jié)出很多有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)，他們知道如何能將事情做得更好，專業(yè)眼光更有參考價(jià)值，專業(yè)人士的話權(quán)重更高是必要的。但是這可能存在消極的一面，專業(yè)眼光總是與眾不同的，如果管理信息系統(tǒng)的主要使用者是那些"不專業(yè)"人士，那么基于"專業(yè)眼光"做出來(lái)的信息化產(chǎn)品就會(huì)與"不專業(yè)"人士產(chǎn)生錯(cuò)位，提高了系統(tǒng)與使用者之間的磨合成本，這時(shí)候就管理信息系統(tǒng)像是一把結(jié)構(gòu)精巧，功能復(fù)雜的瑞士軍刀，而用戶其實(shí)只是需要一支牙簽而已。瑞士軍刀功能更好，而且以后很可能會(huì)用到其它功能，但是在此刻，軍刀真的很尷尬。

接著，要明白"用戶永遠(yuǎn)是對(duì)的"。普通的用戶可能會(huì)有很多極其沒(méi)有效率的習(xí)慣，也會(huì)有很多稀奇古怪，甚至頑固的想法，比如"這個(gè)按鈕為什么在這里，而不是在那里？"、"這里為什么是藍(lán)色，不是紅色？"、"這個(gè)聲音為什么是'嘀嘀嘀'，不是'嘟嘟嘟'？"……面對(duì)這么多的疑問(wèn)，只有一個(gè)概念是最重要的，要尊重最終用戶的使用習(xí)慣，他們才是信息化最前沿的人，他們永遠(yuǎn)是對(duì)的。在中國(guó)，經(jīng)常能聽(tīng)到這樣一句話"寧可人等設(shè)備，也不能讓設(shè)備等人！"，如果企業(yè)發(fā)現(xiàn)員工暫時(shí)還不能適應(yīng)規(guī)劃中的信息化高度時(shí)，一定要放緩信息化的腳本，先進(jìn)行人員培訓(xùn)，哪怕在這個(gè)時(shí)候，信息化有很多"更優(yōu)"的功能或是方式可以運(yùn)用到企業(yè)中。

最后，信息化不是一蹴而就的，它是一個(gè)人員與機(jī)制共同發(fā)展的過(guò)程，也是一個(gè)相互適合的過(guò)程，今天看來(lái)還非常超前的功能，在明天也許就是落伍。這要求企業(yè)在信息化道路上隨時(shí)審視自己，審視對(duì)手，不但要破除"更優(yōu)"的迷局，還要做到"人無(wú)我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我變。"

競(jìng)爭(zhēng)的巨大壓力迫使企業(yè)用各種辦法強(qiáng)化自身能力，精神高度緊張，即使在這時(shí)候，也要保持清醒，時(shí)常問(wèn)一問(wèn)自己，在信息化的道路上，我們所做的，是"雪中送炭"？還是"錦上添花"？