從應(yīng)用視角探析高校信息化管控

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摘要：在對國內(nèi)某開放大學(xué)的網(wǎng)上應(yīng)用現(xiàn)狀進行層層深入分析后，指出目前高校在信息化管理上存在的問題，提出優(yōu)化信息化組織架構(gòu)、制定全局性和科學(xué)性的戰(zhàn)略規(guī)劃并加強執(zhí)行力度、健全信息化標(biāo)準(zhǔn)體系并以規(guī)范促效率、加強信息化應(yīng)用的推廣宣傳、加強信息化應(yīng)用的績效評價、加強信息化隊伍建設(shè)等信息化管控措施。 　　信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主要智能化工具代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程；信息化應(yīng)用是指將計算機信息技術(shù)運用到日常生活與工作的過程。信息化成功與否，關(guān)鍵看應(yīng)用的實際成效，因為應(yīng)用才是信息化建設(shè)的根本。高校在教育信息化發(fā)展的道路上已摸索多年，積累了很多成果，但也不可避免地出現(xiàn)了一些問題，其中一個普遍存在的問題就是信息化應(yīng)用效果欠佳。如何提高信息化應(yīng)用水平、挖掘其對一線用戶的應(yīng)用價值，已是擺在高校管理層和信息領(lǐng)域工作者面前的重要課題。
　　一、信息化應(yīng)用現(xiàn)狀分析
　　高校信息化建設(shè)經(jīng)歷了一個從無到有、由淺至深的過程，在硬件、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已完成的前提下，很多部門相繼開發(fā)了子網(wǎng)站、專題網(wǎng)站以及教務(wù)管理系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、校舍系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)（以下簡稱網(wǎng)上應(yīng)用）。網(wǎng)上應(yīng)用是信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，因直接面向用戶，其使用情況可直觀反映學(xué)校的信息化應(yīng)用現(xiàn)狀。
　　以所調(diào)研高校為例，作為一家從事成人高等教育的開放大學(xué)，信息化為支撐學(xué)校的教學(xué)、管理及師生的網(wǎng)上學(xué)習(xí)做出了巨大貢獻。據(jù)統(tǒng)計，學(xué)校目前建設(shè)的網(wǎng)上應(yīng)用多達160項，學(xué)校在信息化工作上的投入從其網(wǎng)上應(yīng)用建設(shè)的數(shù)量就可見一斑。但數(shù)量只是硬性指標(biāo)，并不能客觀評價和反映學(xué)校的信息化水平。對這160項網(wǎng)上應(yīng)用進行梳理后發(fā)現(xiàn)，從訪問狀態(tài)來看，其中18項應(yīng)用處于不可訪問狀態(tài)，142項應(yīng)用可訪問。在這142項可訪問的網(wǎng)上應(yīng)用中，從內(nèi)容來看，門戶類應(yīng)用20個，教務(wù)教學(xué)類應(yīng)用81個（覆蓋教學(xué)、教務(wù)、考試、教學(xué)資源、專題活動、學(xué)習(xí)支持等），管理服務(wù)類應(yīng)用27個（覆蓋財務(wù)、后勤等），其他類型應(yīng)用14個。從維護狀態(tài)來看，40個應(yīng)用處于維護狀態(tài)，34個應(yīng)用處于無維護狀態(tài)， 68項應(yīng)用沒有明確的維護狀態(tài)。從信息傳送來看，信息單向傳送的應(yīng)用有71個，具備信息雙向交互的應(yīng)用有35個，另有36個應(yīng)用的信息交互性不詳。從用戶登錄情況來看，要求用戶必須使用用戶名登錄的應(yīng)用有38個，無需用戶名登錄的應(yīng)用有66個，可以用戶名登錄的應(yīng)用19個，用戶登錄要求不詳?shù)膽?yīng)用有19個。從站點情況來看，有入口鏈接的站點96個，處于孤立狀態(tài)的站點有46個。
　　目前這些網(wǎng)上應(yīng)用在用戶端的使用現(xiàn)狀是：網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用多且設(shè)計風(fēng)格迥異，用戶訪問體驗差；很多網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用需要用戶登錄，用戶需記住多套用戶名和密碼，使用不便；較多網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用內(nèi)容重復(fù)，用戶使用時感到困惑；用戶要獲取信息，需訪問多個系統(tǒng)或網(wǎng)站，信息不能共享；有些歷史應(yīng)用已無人訪問，但未退運，仍占用著基礎(chǔ)設(shè)施資源；相當(dāng)數(shù)量的應(yīng)用仍有使用價值，但卻無人維護更新或不能訪問。
　　二、信息化應(yīng)用問題分析
　　從所調(diào)研高校的網(wǎng)上應(yīng)用情況來看，雖然在信息化的建設(shè)上取得了一定成績，但是總體來說，應(yīng)用情況還不是很令人滿意。應(yīng)用過程中暴露出的這些問題，表面上看是技術(shù)問題，實際上是管理問題。管理上的不完善之處，直接影響到了信息化應(yīng)用的效果。這些問題主要反映在如下幾方面：
　　1.組織架構(gòu)不完善，職責(zé)定位不清晰
　　這是高校在信息化管控方面所面臨的一個最主要問題。組織機構(gòu)不完善，職責(zé)定位劃分不清的現(xiàn)狀造成了投資無序、重復(fù)建設(shè)、資源浪費，信息化項目的質(zhì)量也難以保障。
　　所調(diào)研高校的信息化機構(gòu)主要有信息辦、信息中心兩個獨立的部門。前者負責(zé)制定學(xué)校信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、經(jīng)費預(yù)算，推動信息化建設(shè)方面的各項決策決議，監(jiān)督信息化工作的執(zhí)行情況。而信息化工作的主要執(zhí)行部門信息中心一直以來在該校扮演著支持服務(wù)的部門角色，地位不突出。另外，該校的某些部門內(nèi)部還設(shè)有數(shù)據(jù)中心或資源中心，分管部門的信息化工作。由于學(xué)校在信息化工作上沒有一個權(quán)威的管理部門，造成長期以來信息化項目的投資與建設(shè)都是分散管理、多頭負責(zé)，缺乏統(tǒng)一的管控和制度約束。另外，信息部門與業(yè)務(wù)部門之間缺少合理的互動機制，信息部門的項目建設(shè)缺乏業(yè)務(wù)部門的深度參與，而部分業(yè)務(wù)部門又在相對獨立地開展自己的信息化項目，彼此關(guān)系定位較模糊。
　　2.信息化戰(zhàn)略規(guī)劃缺位，執(zhí)行力度不夠
　　信息化戰(zhàn)略規(guī)劃即執(zhí)行什么樣的信息化，它是信息化工作的源頭，具有系統(tǒng)的指導(dǎo)作用。而目前高校普遍缺乏立足于學(xué)校長遠發(fā)展而制定信息化整體戰(zhàn)略規(guī)劃的思路，或者沒有完善的規(guī)劃團隊，信息化項目的建設(shè)存在隨意性。規(guī)劃的落地情況也不甚理想，貫徹不夠深入。
　　所調(diào)研高校在信息化規(guī)劃的制定過程中，高層參與度低，以基層和中層為主，信息化規(guī)劃的整體性和前瞻性不夠。另外，也未建立有效的推動信息化規(guī)劃實際落地的保障機制，沒有首席信息官這樣的積極推進信息化工作的高層領(lǐng)導(dǎo)；規(guī)劃制定之后，也未根據(jù)實際情況對規(guī)劃內(nèi)容進行重新修訂。
　　3.信息化標(biāo)準(zhǔn)體系不具備，規(guī)范不完善
　　目前高校很重視信息化的建設(shè)，但往往忽視了信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)。因缺少準(zhǔn)則和依據(jù)，工作無法有效開展，建的項目越多，信息孤島越多。
　　所調(diào)研高校出臺的信息化標(biāo)準(zhǔn)都偏向于制度流程管理，如日常規(guī)章制度方面的《計算機教室管理制度》、《電子郵件的管理辦法》、《防病毒管理規(guī)定》，項目管理制度方面的《軟件開發(fā)項目管理規(guī)范》、《信息化項目移交辦法》、《項目結(jié)項管理辦法》等，而缺少對技術(shù)的強約束性規(guī)范。
　　4.信息化應(yīng)用缺乏全員意識，應(yīng)用范圍偏低
　　高校內(nèi)部員工在技術(shù)和理念上普遍還未跟上建設(shè)步伐，對信息化的重視不夠。如基層用戶迫于行政壓力操作各網(wǎng)上應(yīng)用，對系統(tǒng)的內(nèi)部運作機制并不知曉，也無興趣探究，還會抱怨操作復(fù)雜。因信息化目前還不支持戰(zhàn)略決策，高校中高層不能直接獲益，導(dǎo)致他們對信息化工作不重視，也不積極推進這項工作。用戶對信息化應(yīng)用的淡漠態(tài)度使信息化工作推動難度很大。
　　總體看來，目前信息化更多的還是應(yīng)用于管理，教學(xué)的信息化應(yīng)用相對薄弱，雖然網(wǎng)上學(xué)習(xí)平臺、網(wǎng)絡(luò)課程、課件都是為教學(xué)而建，但是使用率低。在管理部門，也多是基層用戶在實際使用和操作各類網(wǎng)上應(yīng)用，中高層用戶參與較少。應(yīng)用范圍低直接影響到了信息化的整體成熟度。
　　5.信息化評估缺失
　　高校在信息化上的投入所產(chǎn)生的效果，有些是顯性的，可量化，而有些卻是隱性的，很難用量化的指標(biāo)加以衡量,也不是在財務(wù)報表中可以體現(xiàn)出來的，如人能力的提升、思維的改變等等。由于高校對信息化工作的投入和產(chǎn)出沒有分析，信息化工作缺乏相應(yīng)的評價體系，一線用戶也未真正參與到對信息化項目的評價中。沒有評價體系，信息化工作達到既定目標(biāo)的程度就無法評判，系統(tǒng)或網(wǎng)站的適應(yīng)性、可用性、可擴展性也無法評定，不利于信息化工作的可持續(xù)發(fā)展。
　　6.信息化隊伍建設(shè)力度薄弱
　　由于信息技術(shù)知識更新極快，該領(lǐng)域的工作人員需不斷汲取新知識才能適應(yīng)崗位需要，而高校中信息部門長期處于支持服務(wù)的地位，隊伍的建設(shè)往往被學(xué)校忽視，員工不能獲得充分的培訓(xùn)。在知識管理方面，高校并不重視有效的知識管理體系的建設(shè)，沒有統(tǒng)一的信息化項目文檔庫，員工之間的知識分享途徑少。這些情況都造成了員工的歸屬感和穩(wěn)定性差。
　　三、信息化管控的對策與建議
　　高校的信息化要想實現(xiàn)好的應(yīng)用效果，需要管理思想的介入，向管理要效益。
　　1.優(yōu)化信息化組織架構(gòu)
　　高校要優(yōu)化組織架構(gòu)，明確組織機構(gòu)職責(zé)范圍，理順信息與業(yè)務(wù)的互動關(guān)系。信息化需要強有力的高層校領(lǐng)導(dǎo)的重視，同時也需要各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)終端用戶的參與。