天津南開太陽高校后勤物流系統(tǒng)解決方案

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　一、 前言 

　以客戶為主導(dǎo)的現(xiàn)代商業(yè)模式正逐漸取代產(chǎn)品主導(dǎo)型的傳統(tǒng)商業(yè)模式，不斷滿足客戶個(gè)性化需求是企業(yè)成功的關(guān)鍵，對于已經(jīng)逐步完成體制改革的高校后勤而言，準(zhǔn)確把握學(xué)校師生需求，根據(jù)需求定制產(chǎn)品與服務(wù)，通過有效的渠道讓種類繁多的商品按需求進(jìn)行合理流動成為關(guān)注的焦點(diǎn)，高校后勤要想達(dá)到上述目標(biāo)，必須依據(jù)科學(xué)的管理思想和先進(jìn)的管理手段，而信息化建設(shè)是必不可少的組成部分。 

　商丘師范學(xué)院地處豫魯蘇皖四省結(jié)合部、黃淮平原腹地的國家歷史文化名城、“華商之都”——河南省商丘市。商丘師范學(xué)院是商丘唯一一所省屬普通本科院校，學(xué)校占地總面積2000多畝，學(xué)?？偨ㄖ娣e64萬平方米，教學(xué)行政用房面積27.12萬平方米，學(xué)生宿舍總面積13.24萬平方米，學(xué)生食堂五間，師生總計(jì)約2萬5千余人。

　商丘師范學(xué)院是一所正在快速發(fā)展的大學(xué)，但發(fā)展往往與挑戰(zhàn)并存，由于學(xué)校人數(shù)的增多，學(xué)校后勤餐飲系統(tǒng)也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。為此天津南開太陽高技術(shù)發(fā)展有限公司與商丘師范學(xué)院后勤發(fā)展中心攜手共同打造信息化后勤物流平臺。 

　天津南開太陽高技術(shù)發(fā)展有限公司作為一家優(yōu)秀的IT系統(tǒng)集成商、應(yīng)用軟件開發(fā)商，適應(yīng)社會數(shù)字化信息化大潮，敏銳抓住高校物流的瓶頸，以“產(chǎn)品代表人品，服務(wù)永無止境”的理念。2008年推出了“高校后勤物流管理系統(tǒng)2008版”，該系統(tǒng)的目的就是幫助高校后勤建立一個(gè)系統(tǒng)化，全程的，動態(tài)的并融物流、信息流。資金流為一體的物流信息管理系統(tǒng)。 

　二、 客戶需求 

　2.1 原有客戶存在的問題 

　隨著社會整體生活水平的提高，師生對菜品味道、營養(yǎng)等提出了更高的要求。這就意味著原來一種菜的配料要增加好幾種，這就意味著業(yè)務(wù)類型多，配送貨物品種紛繁復(fù)雜，客戶范圍廣且需求各異，信息處理量大。 

　后勤集團(tuán)在物流中心內(nèi)部運(yùn)作的同時(shí)，要與外部資源(如大宗客戶、貨物供應(yīng)商、等)進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，由于不能隨時(shí)記錄、跟蹤每一種商品在各環(huán)節(jié)的流動情況，一旦出現(xiàn)問題就極難落實(shí)責(zé)任，即查找何時(shí)、何地、何人、發(fā)生了何種錯(cuò)誤、采用了什么補(bǔ)救措施。不能及時(shí)匯報(bào)庫存狀況。查找單據(jù)時(shí)候由于是手動查找，效率極低，等等。 

　三、 解決方案

　設(shè)計(jì)原則與重點(diǎn)
　除系統(tǒng)設(shè)計(jì)滿足實(shí)用、經(jīng)濟(jì)、標(biāo)準(zhǔn)、可擴(kuò)充、易維護(hù)等一般性原則外，通過分析物流中心整個(gè)業(yè)務(wù)流程并結(jié)合高效物流流動特點(diǎn)，我們確定系統(tǒng)的整體架構(gòu)要遵循：以商品在各環(huán)節(jié)流動為主線，以各種單據(jù)回鉤和財(cái)務(wù)款項(xiàng)核對為控制手段，通過靈活、快速、準(zhǔn)確地向使用人員提供信息反饋來提高后勤物流的效率。 

物流系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)流程圖

　2008版物流系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)流程主要以食堂訂貨為物流源頭，以網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)的方式對整個(gè)進(jìn)、銷、存、用進(jìn)行自動化管理。進(jìn)貨時(shí)，采購科進(jìn)行憑單錄入，供貨商拿入庫單到庫房入庫，庫房人員簽字確認(rèn)，供貨商將入庫單交回采購科，憑此單月底統(tǒng)一結(jié)賬。出庫時(shí)，各個(gè)食堂通過網(wǎng)上訂貨，憑出庫單到各庫房出庫。每個(gè)庫房都可直接辦理出入庫，同時(shí)信息通過網(wǎng)絡(luò)傳到采購科的服務(wù)器中，統(tǒng)一管理。中心領(lǐng)導(dǎo)可以通過網(wǎng)絡(luò)對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。 

　四、 系統(tǒng)功能簡介
 
　a) 需求匯總：各食堂當(dāng)庫存不足，可以通過“訂貨管理”中的“商品訂貨”功能向采購中心提交訂貨計(jì)劃單；
　b) 集中采購：采購員接收到各食堂的訂單，進(jìn)行匯總、拆分后，開始組織貨源。如果采購中心庫房的現(xiàn)有庫存可以滿足訂貨需求，則可進(jìn)行對食堂進(jìn)行物資出庫。如果庫存不足，則需要向供應(yīng)商訂貨之后，再給食堂出庫。
 

物流系統(tǒng)功能模塊圖

　c) 物資出庫：食堂在接收到采購出庫的物資后，就可以根據(jù)食堂內(nèi)各班組的實(shí)際需求情況，進(jìn)行實(shí)物分配了。
　d) 物資退庫：如果采購、食堂或班組在領(lǐng)到物資后，需要辦理退庫處理，則可以參照出庫流程進(jìn)行逆向操作。
　e) 成本核算：采購和食堂的財(cái)務(wù)人員，按現(xiàn)有業(yè)務(wù)情況，進(jìn)行成本核算。在完整、及時(shí)的錄入收支信息后，系統(tǒng)可自動進(jìn)行庫存管理及成本核算工作，并可以提供相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
　f) 領(lǐng)導(dǎo)查詢：部門領(lǐng)導(dǎo)可就系統(tǒng)經(jīng)營情況，如月盤存情況、經(jīng)營利潤、盈虧情況、商品物價(jià)波動情況進(jìn)行綜合查詢，同時(shí)系統(tǒng)還可提供相關(guān)報(bào)表的打印功能。
　g) 系統(tǒng)安全使用驗(yàn)證：系統(tǒng)使用USB Key進(jìn)行合法客戶端的簽名驗(yàn)證。

　五、 實(shí)施過程
 
　商丘師范學(xué)院在提出企業(yè)信息化需求并找到天津南開太陽高技術(shù)發(fā)展有限公司后，雙方進(jìn)行了多次商務(wù)、技術(shù)等方面的探討、磋商，并于2010年7月正式簽訂合同。在隨后的一個(gè)月的過程中，學(xué)校抽出各相關(guān)崗位的相關(guān)負(fù)責(zé)人與南開太陽積極配合，及時(shí)提出了自己目前最關(guān)心的問題及要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，南開調(diào)養(yǎng)通過總結(jié)分析各種資料，并與學(xué)校進(jìn)行多次討論，最后雙方合作完成了《商丘師范學(xué)院后勤物流信息系統(tǒng)項(xiàng)目需求確認(rèn)書》。隨后開始約一個(gè)月的培訓(xùn)和實(shí)施，雙方具體實(shí)施人員在上級的指導(dǎo)下全身心投入，密切配合，克服人、技術(shù)等各方面的困難，使項(xiàng)目的安排、設(shè)計(jì)、進(jìn)度、質(zhì)量、服務(wù)各階段的順利實(shí)施得到了可靠的保證，并在整個(gè)過程中建立了相互信賴的同志式的友誼，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。 

　六、 體會 

　高校進(jìn)行信息化建設(shè)是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因而影響實(shí)施效果的因素是方方面面的，但要抓住主要矛盾和矛盾的主要方面。 

　我們認(rèn)為，影響企業(yè)信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵因素有：人、培訓(xùn)、軟硬件及數(shù)據(jù)，抓住這些關(guān)鍵因素是成功實(shí)施的必要條件。而在這眾多因素中，人的因素是最為重要的，是主要矛盾。 

　信息化是對現(xiàn)行業(yè)務(wù)的改革與創(chuàng)新，必然要牽涉到業(yè)務(wù)流程重組，沖擊原有業(yè)務(wù)人員的利益及工作習(xí) 慣，而這就是阻力。因此必須做好完善的項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，即要強(qiáng)調(diào)“一把手原則”，人 的因素還體現(xiàn)在雙方理解與合作上。 

　系統(tǒng)實(shí)施對各層人員來說是一個(gè)全新課題，因此培訓(xùn)及培訓(xùn)效果考核是一個(gè)不可逾越、不可簡略的重要過程。軟件是靈魂，硬件是支撐，因此一定要按軟件的運(yùn)行要求與企業(yè)的數(shù)據(jù)流量、并發(fā)訪問的要求配置硬件體系，不能省的一定不要省。不正確的數(shù)據(jù)將導(dǎo)致無效的系統(tǒng)，甚至是負(fù)效益的系統(tǒng)。數(shù)據(jù)的完善、正確依賴于管理的完善與提高，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完善性、準(zhǔn)確性，也就是追求管理水平的提高。

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