ERP案例：CIO九周速成SAP ERP

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ERP在人們的印象中是成本和實(shí)施時(shí)間的代名詞，提到實(shí)施ERP，人們想到的往往是延遲產(chǎn)品出貨、計(jì)劃失控、花費(fèi)數(shù)年的時(shí)間和幾百萬美元來建立系統(tǒng)。那么有沒有辦法讓它又快又便宜呢?下面講述的是九周內(nèi)成功實(shí)施ERP的例子。

九周速成ERP

McCullough是美國一家電子商店的CIO，公司要建立在線商店以滿足客戶的商品需求，McCullough首先考慮的是怎樣用少量的投資來配備一流的技術(shù)——ERP應(yīng)用系統(tǒng)。他知道，如果想使系統(tǒng)可升級(jí)，必須走ERP的路子，他不想在18個(gè)月或者兩年內(nèi)再返回來重做。于是決定在企業(yè)應(yīng)用方面探索一個(gè)新的方法：快速ERP。

McCullough選定了SAP公司，他預(yù)先同SAP協(xié)商了ERP項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度、價(jià)格和全部軟件功能，一開始就避免了傳統(tǒng)ERP實(shí)施中的工程延期、成本膨脹等許多令人頭疼的事情。McCullough組織了20人的實(shí)施團(tuán)隊(duì)一起開始了快速ERP的實(shí)施，實(shí)施團(tuán)隊(duì)包括SAP的顧問和電子商店職員，他們安裝了R/3系統(tǒng)的原料管理、計(jì)劃、財(cái)務(wù)模塊和在線商店，從2000年12月中陽開始動(dòng)手，于2001年1月初順利完工?？偣仓С黾s15萬美元。

快速實(shí)施

一般情況下，ERP軟件包像其同類產(chǎn)品一樣，其功能模塊是基于以前的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提煉而成的。以SAP為使，現(xiàn)在擁有11個(gè)針對(duì)中間市場(chǎng)用戶的行業(yè)特制模版，這些模板建立在效率極高的流程和應(yīng)用程序基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)目標(biāo)是效率最大化和用戶定制最小化。采用這些行業(yè)模板時(shí)，改變的余地會(huì)比較小，但同時(shí)失敗的幾率也比較低，且便于快速實(shí)施。

傳統(tǒng)ERP和快速ERP實(shí)施中最大的不同是用戶化，傳統(tǒng)ERP常依賴繁重的用戶化工作來進(jìn)行用戶化定制以整合應(yīng)用程序和業(yè)務(wù)流程，需要咨詢、時(shí)間和金錢。而快速ERP采用行業(yè)特制模板，預(yù)先根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行配置，使用戶化工作最小，因此大大節(jié)省時(shí)間，而ERP賣主恰恰是依據(jù)實(shí)施工程花費(fèi)的時(shí)間來確定價(jià)格，實(shí)際的軟件成本非常低，在這個(gè)意義上來講，時(shí)間

就是金錢，因此節(jié)省時(shí)間意味著同時(shí)節(jié)約成本。

實(shí)施過程

簽訂合同聽起來似乎很簡(jiǎn)單，但是那些細(xì)節(jié)總是麻煩的。ERP合同有著固定的價(jià)格和時(shí)間表，按照合同工作更利于明確目標(biāo)，而價(jià)格是可交付使用的保證書。公司通常有支出預(yù)算，要求預(yù)先簽訂協(xié)議，明確新系統(tǒng)的功能、價(jià)格和最后期限。軟件商會(huì)做一個(gè)固定的標(biāo)書，說明他們將要做什么，他們根據(jù)這個(gè)項(xiàng)目上花費(fèi)多少時(shí)間來確定價(jià)格。此外，實(shí)施路線越是忠于模板，花的時(shí)間就越少，合同價(jià)格就越低。所以，在快速實(shí)施ERP進(jìn)程中，簽訂合同之前的項(xiàng)目計(jì)劃編制過程變得更加重要。用戶必須預(yù)先了解自己究竟需要什么，ERP廠商才能夠根據(jù)企業(yè)的決策來制定實(shí)施計(jì)劃。

然而實(shí)施過程總是比想象中要難得多，即使簽訂合同時(shí)做過周密的計(jì)劃，在實(shí)施過程中仍然會(huì)因?yàn)榕R時(shí)的原因而產(chǎn)生其他的成本，因?yàn)樵S多細(xì)節(jié)容易被忽略，當(dāng)你的要求超出合同協(xié)議的范圍時(shí)，就得支付額外的費(fèi)用。

美國一家服裝交易公司在快速實(shí)施SAP R/3的過程中被一件不重要但必需的細(xì)節(jié)絆住了，最后不得不為打印客戶標(biāo)志的窗體支付額外的費(fèi)用。其項(xiàng)目主管斯科特·普里斯認(rèn)為，大公司在實(shí)施erp系統(tǒng)時(shí)能夠承受一定的成本超支，但相同數(shù)額的超支可能會(huì)對(duì)小公司造成致命的傷害，因?yàn)樾」矩?cái)力有限，期望僅支付協(xié)議金額。因此，簽訂一份內(nèi)容詳盡的合同是成功實(shí)施快速ERP的第一步。

了解系統(tǒng)

實(shí)施過程中另一個(gè)常見的速度沖突是如何集成現(xiàn)有的系統(tǒng)。McCullough的小組在實(shí)施過程中不得不重新考慮，他們?cè)?jīng)以為老系統(tǒng)能有效地處理這個(gè)程序，但當(dāng)他們真正靜下心來研究時(shí)，才發(fā)現(xiàn)事情根本不是想象中那樣，他們不得不重新設(shè)計(jì)SAP系統(tǒng)的實(shí)施步驟。與簽訂合同類似，實(shí)施計(jì)劃極為重要。更換企業(yè)的自動(dòng)化操作系統(tǒng)是相當(dāng)容易的，但是如果一個(gè)公司試圖

從簡(jiǎn)單工具過渡到采用先進(jìn)技術(shù)的ERP應(yīng)用，情況就要復(fù)雜得多。通常，這種過渡是在企業(yè)發(fā)展壯大、系統(tǒng)升級(jí)要求日益迫切的情形下進(jìn)行的，一個(gè)小公司開始實(shí)施系統(tǒng)時(shí)需確保選擇一個(gè)適合企業(yè)規(guī)模的軟件包。企業(yè)首先應(yīng)該認(rèn)清現(xiàn)有系統(tǒng)中存在的問題，以便選擇最省力的解決辦法。其次應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)新系統(tǒng)的特點(diǎn)，看他是否能夠與現(xiàn)有系統(tǒng)方便地集成并迅速融合，要知道實(shí)施過程中出現(xiàn)任何意外的結(jié)果都會(huì)延誤工期和增加成本。

重視人的力量

在快速實(shí)施中，技術(shù)得到了大量的關(guān)注，但是系統(tǒng)能有效地工作才算達(dá)到了目的，決定項(xiàng)目是否成功的關(guān)鍵因素是人。企業(yè)管理層、普通員工、IT人員甚至客戶都應(yīng)該參與到項(xiàng)目中來，項(xiàng)目一開始就應(yīng)該進(jìn)行各方面的溝通。

但有些潛在的因素，可能會(huì)影響人員的溝通?！矫?，一些員工不愿意使用新系統(tǒng)，并且他們考慮問題受現(xiàn)有工作的約束。另一方面，一些員工可能對(duì)新技術(shù)期望過高，那些期望可能會(huì)導(dǎo)致要求增加更多的功能，而公司計(jì)劃安裝的是—個(gè)簡(jiǎn)單的、基于模板的、固定價(jià)格和固定時(shí)間的軟件包，這個(gè)矛盾可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目最終失敗。

快速實(shí)施ERP的另一個(gè)棘手方面，是如何使培訓(xùn)跟上工程進(jìn)度。在實(shí)施過程中的各個(gè)階段，應(yīng)采取不同的培訓(xùn)計(jì)劃，并及時(shí)與員工、顧問溝通，以達(dá)到預(yù)期的培訓(xùn)效果。普里斯的隊(duì)伍花了不到15萬美元，在9周的時(shí)間內(nèi)，實(shí)施了SAP的財(cái)務(wù)、銷售、原料管理和倉庫管理模塊。

NetRail公司也是9周內(nèi)完成項(xiàng)目實(shí)施，花了不到20萬美元。McCullough更是取得了巨大的成功，絲毫不再擔(dān)心他的公司網(wǎng)站處理業(yè)務(wù)的能力。這些成功的例子告訴我們，只要做好規(guī)劃、實(shí)施得當(dāng)，ERP是可以更快更加便宜的。