企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目管理循環(huán)探討

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系統(tǒng)集中信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。但是在我國(guó)的應(yīng)用不盡人意，我國(guó)是發(fā)展中國(guó)家，管理方面的透明度和國(guó)外尚有很大差距，另外極重要的一點(diǎn)是實(shí)施經(jīng)驗(yàn)匱乏和標(biāo)準(zhǔn)缺失，結(jié)果導(dǎo)致實(shí)施不利，成功率只有兩成多。因此，對(duì)ERP項(xiàng)目管理工作的的研究及控制是重中之重。

項(xiàng)目管理圍繞整個(gè)ERP項(xiàng)目，結(jié)合實(shí)施過程及項(xiàng)目管理循環(huán)對(duì)ERP項(xiàng)目的立項(xiàng)授權(quán)、需求分析、軟硬件評(píng)估選擇，以及系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)行全面的管理，力求實(shí)現(xiàn)對(duì)ERP項(xiàng)目管理循環(huán)的定位與有效控制。筆者認(rèn)為ERP項(xiàng)目管理循環(huán)通常包括：項(xiàng)目籌備、項(xiàng)目選型、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目評(píng)估及更新和項(xiàng)目完成六項(xiàng)主要內(nèi)容。

一、項(xiàng)目籌備

項(xiàng)目籌備階段主要針對(duì)ERP 項(xiàng)目的需求、范圍和可行性進(jìn)行分析，制定項(xiàng)目的總體安排計(jì)劃，在項(xiàng)目籌備階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理主要包括以下內(nèi)容：

1.領(lǐng)導(dǎo)層及ERP原理培訓(xùn)。

主要的培訓(xùn)對(duì)象是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)及今后ERP項(xiàng)目組人員，使他們掌握ERP的基本原理和管理思想，這是erp系統(tǒng)應(yīng)用成功的思想基礎(chǔ)。

2.機(jī)會(huì)研究。

企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際并結(jié)合相關(guān)理論來研究并決定自己是否需要ERP來規(guī)范自己的管理，其依據(jù)是當(dāng)前企業(yè)的管理是否能適應(yīng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，如果認(rèn)為企業(yè)存在這樣的需求即可提出項(xiàng)目設(shè)想進(jìn)而編制項(xiàng)目建議書，可聯(lián)合管理咨詢公司對(duì)項(xiàng)目建議書進(jìn)行評(píng)估，并規(guī)定評(píng)價(jià)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)。

3.需求分析。

企業(yè)在準(zhǔn)備應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，還需要理智地進(jìn)行立項(xiàng)分析，對(duì)企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評(píng)估，并據(jù)此明確ERP項(xiàng)目成果的期望和目標(biāo)，最后將分析的結(jié)果寫成需求分析和投資效益分析正式書面報(bào)告，從而做出是否上ERP項(xiàng)目的正確決策。

4.項(xiàng)目范圍定義。

在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上，定義ERP項(xiàng)目的整體范圍，切不可大而全，而應(yīng)以期實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)的投入換來最大的效益。

5.可行性研究

(1)初步可行性研究。進(jìn)一步分析企業(yè)的需求和目前市場(chǎng)上ERP軟件系統(tǒng)的成熟度，制作可行性研究報(bào)告。在此階段，可以合理采用德爾菲法、頭腦風(fēng)暴法、專家小組法等技術(shù)進(jìn)行廣泛的溝通。

(2)可行性研究。企業(yè)應(yīng)針對(duì)企業(yè)需求、行業(yè)成功案例、系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)模式、資金預(yù)算結(jié)合可供選擇的軟件產(chǎn)品形成若干備選方案，由可行性研究小組根據(jù)若干指標(biāo)分析對(duì)各方案進(jìn)行評(píng)估。具體可以采用以下指標(biāo)體系：技術(shù)，包括技術(shù)的先進(jìn)性、適用性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性;資金成本;組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，包括合理性、靈活性和有效性;業(yè)務(wù)流程;ERP產(chǎn)品，可以運(yùn)用價(jià)值工程的原理ERP產(chǎn)品進(jìn)行價(jià)值評(píng)估；人員配備；風(fēng)險(xiǎn)；供應(yīng)商等。對(duì)上述指標(biāo)評(píng)估后應(yīng)賦予一定的權(quán)重(權(quán)重由企業(yè)根據(jù)自身在評(píng)估中訴求及重點(diǎn)的不同設(shè)置)，最后進(jìn)行綜合評(píng)分，項(xiàng)目評(píng)估完成后，應(yīng)形成詳實(shí)的書面可行性研究報(bào)告交決策層，作為最終決策的依據(jù)。

6.項(xiàng)目總體安排。

對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間、進(jìn)度、人員等作出總體安排，制定ERP項(xiàng)目的總體計(jì)劃。

二、項(xiàng)目選型

這實(shí)際上是對(duì)ERP 項(xiàng)目進(jìn)程前述的一個(gè)決策點(diǎn)，在明確了項(xiàng)目的期望和需求后，并結(jié)合詳細(xì)可行性研究報(bào)告，企業(yè)可以綜合各方因素選擇合適的軟件和硬件平臺(tái)來滿足自身的期望。系統(tǒng)選型的一般過程為：

1.篩選候選供應(yīng)商。企業(yè)根據(jù)自身的期望和需求，結(jié)合可行性分析報(bào)告綜合分析評(píng)估可能的候選軟、硬件供應(yīng)商的產(chǎn)品，篩選出若干家重點(diǎn)候選對(duì)象。

2.候選系統(tǒng)演示。重點(diǎn)候選對(duì)象根據(jù)企業(yè)的具體需求，向企業(yè)的管理層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門作針對(duì)性的系統(tǒng)演示，在系統(tǒng)中解決實(shí)際問題。

3.系統(tǒng)評(píng)估和選型。企業(yè)根據(jù)演示結(jié)果對(duì)重點(diǎn)候選對(duì)象的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)做出詳細(xì)分析，向企業(yè)提供參考意見;企業(yè)結(jié)合演示的結(jié)果和咨詢公司的參考意見，確定初步選型，在經(jīng)過商務(wù)談判等工作后，最終決定入選系統(tǒng)并簽定合同。在項(xiàng)目選型階段的主要項(xiàng)目管理工作是進(jìn)行系統(tǒng)選擇的風(fēng)險(xiǎn)控制，主要是對(duì)前期的可行性研究進(jìn)行更深層次的挖掘，正確全面評(píng)估系統(tǒng)功能，合理匹配系統(tǒng)功能和自身需求，綜合評(píng)價(jià)供應(yīng)商的產(chǎn)品功能和價(jià)格、技術(shù)支持能力等因素，以及避免在系統(tǒng)選型過程中可能出現(xiàn)的選型不當(dāng)、賄賂、舞弊等風(fēng)險(xiǎn)行為。

三、項(xiàng)目計(jì)劃

項(xiàng)目計(jì)劃階段是ERP 項(xiàng)目進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)施的啟動(dòng)階段，首先必須進(jìn)行項(xiàng)目授權(quán)，對(duì)于企業(yè)、供應(yīng)商和項(xiàng)目咨詢公司簽訂ERP項(xiàng)目合同，明確職責(zé)，并由企業(yè)根據(jù)項(xiàng)目的需要對(duì)咨詢公司進(jìn)行項(xiàng)目管理的授權(quán)。計(jì)劃的主要工作包括：確定詳細(xì)的項(xiàng)目實(shí)施范圍、定義遞交的工作成果、評(píng)估實(shí)施過程中主要的風(fēng)險(xiǎn)、制定項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃、成本和預(yù)算計(jì)劃、人力資源計(jì)劃等。

1.確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍。進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求訪談，了解用戶的詳細(xì)需求，據(jù)此制定系統(tǒng)定義備忘錄，明確用戶的現(xiàn)狀、具體的需求和系統(tǒng)實(shí)施的詳細(xì)范圍。

2.定義遞交的工作成果。企業(yè)與實(shí)施咨詢公司討論確定系統(tǒng)實(shí)施過程中和實(shí)施結(jié)束時(shí)需要遞交的工作成果，包括相關(guān)的實(shí)施文檔和最終上線運(yùn)行的系統(tǒng)。

3.評(píng)估實(shí)施的主要風(fēng)險(xiǎn)。由實(shí)施咨詢公司結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)實(shí)施系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)預(yù)計(jì)的主要風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的措施來加以預(yù)防和控制。

4.制定項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃。在確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍、定義遞交的工作成果和明確預(yù)計(jì)的主要風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)系統(tǒng)實(shí)施的總體計(jì)劃，編制詳細(xì)的實(shí)施時(shí)間安排。

5.制定成本和預(yù)算計(jì)劃。根據(jù)項(xiàng)目總體的成本和預(yù)算計(jì)劃，結(jié)合實(shí)施時(shí)間安排，編制具體的系統(tǒng)成本和預(yù)算控制計(jì)劃。

6.制定人力資源計(jì)劃。確定實(shí)施過程中的人員安排，包括具體的實(shí)施咨詢公司的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)方面的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員;對(duì)用戶方面參與實(shí)施的關(guān)鍵人員，需要對(duì)其日常工作作出安排，以確保對(duì)實(shí)施項(xiàng)目的時(shí)間投入。具體工作主要是項(xiàng)目組織，ERP的實(shí)施是個(gè)大型的系統(tǒng)工程，需要組織上的保證，如果項(xiàng)目的組成人選不當(dāng)、協(xié)調(diào)配合不好，將會(huì)直接影響項(xiàng)目的實(shí)施周期和成敗。項(xiàng)目組織應(yīng)該由三個(gè)層級(jí)，而每一層級(jí)的組長(zhǎng)都是上一層級(jí)的成員。

(1)領(lǐng)導(dǎo)小組。由企業(yè)的一把手牽頭，并與系統(tǒng)相關(guān)的副總一起組成領(lǐng)導(dǎo)小組。這里要注意的是人力資源的合理調(diào)配，像項(xiàng)目經(jīng)理的任命、優(yōu)秀人員的發(fā)現(xiàn)和啟用等。

(2)項(xiàng)目實(shí)施小組。主要的大量的ERP項(xiàng)目實(shí)施工作是由他們來完成的，一般是由項(xiàng)目經(jīng)理來領(lǐng)導(dǎo)組織工作，其他的成員應(yīng)當(dāng)由企業(yè)主要業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)骨干組成。

(3)業(yè)務(wù)組。這部分工作的好壞是ERP實(shí)施能不能貫徹到基層的關(guān)鍵所在。每個(gè)業(yè)務(wù)組必須有固定的人員，帶著業(yè)務(wù)處理中的問題，通過對(duì)ERP系統(tǒng)的掌握，尋求一種新的解決方案和運(yùn)作方法，并用新的業(yè)務(wù)流程來驗(yàn)證，最后協(xié)同實(shí)施小組一起制定新的工作規(guī)程和準(zhǔn)則。還包括基層單位的培訓(xùn)工作。