10訣竅讓你更高效使用Outlook

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Outlook提供了一些非常有效的功能，讓你對(duì)電子郵件，會(huì)議，以及通訊錄進(jìn)行管理。問(wèn)題是，它提供的功能太多了，想一一學(xué)習(xí)高效使用這些功能將需要花費(fèi)大量的時(shí)間。而某些選項(xiàng)，更是被深深的埋藏在多重菜單之下。而其他的，則往往是所處位置和我們直覺(jué)所想的不太一樣。要想高效的使用Outlook，關(guān)鍵就是自定義它的很多視圖，以及很多選項(xiàng)，以適應(yīng)自己的工作習(xí)慣（如果你還在使用2003之前的版本，那么你可能還需要另外調(diào)節(jié)一些步驟）。

訣竅1：輸入日期時(shí)節(jié)省鍵盤(pán)敲擊

在為一個(gè)任務(wù)輸入起始和終止日期時(shí)，你無(wú)需輸入完整的整個(gè)日期。如果某個(gè)日期是當(dāng)前所在月份的，那么你只要直接輸入日子，Outlook會(huì)自動(dòng)將剩余部分填好。舉例來(lái)說(shuō)，如果當(dāng)前月份是3月，那么你只要輸入14，Outlook就會(huì)認(rèn)為你輸入的是今年的3月14日，并把這個(gè)日期填入。

如果這個(gè)日期不是當(dāng)前月份的，你也一樣可以通過(guò)輸入月份和日期，從而節(jié)省鍵盤(pán)敲擊。Outlook會(huì)按照下述規(guī)則填入年份：

* 如果該月份和日期今年尚未出現(xiàn)，則Outlook使用今年作為年份。
* 如果該月份和日期已經(jīng)過(guò)去了，則Outlook使用明年作為年份。

訣竅2：控制如何打印便簽

如果你習(xí)慣使用Notes功能來(lái)快速記下問(wèn)題、想法，或者快速備忘，那么你肯定也會(huì)偶爾想把它們打印出來(lái)。默認(rèn)狀態(tài)下，Outlook會(huì)把這些便簽每頁(yè)打印一個(gè)，不過(guò)這恐怕不是你所希望的。你可以迫使Outlook打滿每一頁(yè)，從而在節(jié)約紙張的同時(shí)，也可以將所有相關(guān)的便簽內(nèi)容集中到一起。選擇好你打算打印的便簽，然后從菜單（File）中選“打?。≒rint）”。在提示的打印對(duì)話框里，再將打印選項(xiàng)之中“Start Each Item On A New Page（每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)打一頁(yè)）”選項(xiàng)前面的勾去掉，然后點(diǎn)擊“確定”。

如果打印選項(xiàng)不可用，那么你就是在使用HTML格式。你必須切換到純文本或者文本格式，從而啟用這個(gè)選項(xiàng)。要做到這一點(diǎn)，從Tools（工具）菜單中選擇“Options（選項(xiàng)）”。然后點(diǎn)擊“郵件格式（Mail Format）”標(biāo)簽，并在“寫(xiě)信類(lèi)型”選項(xiàng)之中的下拉列表里選擇“純文本”選項(xiàng)。然后，點(diǎn)擊“實(shí)施”和“確定”。重復(fù)上面我們說(shuō)過(guò)的打印指令，你就可以看到“Start Each Item On A New Page”選項(xiàng)被啟用了。在打印完畢之后，你可以取消上述步驟，從而對(duì)你的格式設(shè)置重新進(jìn)行一次設(shè)定。

訣竅3：信件到來(lái)時(shí)將電子郵件打印出來(lái)

基于多種理由，我們中的一些人早已不再將電子郵件打印出來(lái)了。如果你要打印信件中的絕大部分，或者希望打印來(lái)自某個(gè)特定發(fā)信人的所有郵件，那么一一打開(kāi)每封信，然后再人工打印的過(guò)程就太瑣碎了。你可以設(shè)定一個(gè)規(guī)則，從而將所希望的來(lái)信打印出來(lái)，顯然這樣會(huì)更加有效率。要這么做的話，你需要：

1. 從Tools菜單里，選擇“Rules And Alerts（規(guī)則與提醒）”
2. 在“E-mail Rules（電子郵件規(guī)則）”標(biāo)簽頁(yè)上點(diǎn)擊“New Rule（新規(guī)則）”
3. 在規(guī)則精靈的對(duì)話框頂端的一個(gè)空白規(guī)則上點(diǎn)擊“Start（開(kāi)始）”。
4. 在“Step 1（步驟1）”對(duì)話框中, 高亮選擇“Check Messages When They Arrive（郵件達(dá)到時(shí)檢查）”的選項(xiàng)(該選項(xiàng)應(yīng)當(dāng)是默認(rèn)值)，然后點(diǎn)擊“Next（下一步）”。
5. 在“Step 1（步驟1）”對(duì)話框中, 選中“Where My Name Is In The To Box（如果收信人是我）”復(fù)選框(或者選擇其他什么選項(xiàng)，如果你不想把自己的所有信件都打印出來(lái)的話），并點(diǎn)擊“Next（下一步）”。
6. 在“Step 1（步驟1）”對(duì)話框中, 點(diǎn)擊“Print It （打?。边x項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“Next（下一步）”。
7. 在這里，你可以對(duì)規(guī)則的例外情況做出指定，不過(guò)我們現(xiàn)在不這么做。你只要點(diǎn)擊“Next（下一步）”，然后點(diǎn)擊“Finish（結(jié)束）”，“Apply（實(shí)施）”，以及“OK（確定）”來(lái)返回Outlook。

設(shè)置完畢新的打印規(guī)則之后，Outlook會(huì)將滿足要求的每一封來(lái)信都打印出來(lái)。現(xiàn)在，唯一你需要擔(dān)心的，就是你肯定不想把信箱里的每一封信都打印出來(lái)。所以，一定要好好的使用在步驟5和7之中提供的條件，從而對(duì)Outlook打印的郵件做出限制。

訣竅4：更有效的存儲(chǔ)已發(fā)郵件

當(dāng)你回復(fù)一封郵件時(shí)，Outlook會(huì)在Sent（已發(fā)郵件）的文件夾中保存一份郵件副本。如果你和我一樣對(duì)它不管不顧，那么你的Sent文件夾中肯定已經(jīng)有了數(shù)千封信了。如果你日后需要在里面找到某封信的話，你將不得不對(duì)所有的郵件進(jìn)行排序，而這將花費(fèi)很多時(shí)間。其實(shí)，你可以將你的回信同原信存放在一起。舉例來(lái)說(shuō)，假設(shè)你已經(jīng)自動(dòng)的將老板的所有來(lái)信都?xì)w攏到一個(gè)名為Myboss（我的老板）的文件夾中了——顯然，這名字非常正確！如果你希望Outlook將這些原信連同你的回信都存放在Myboss中的話，那你就該執(zhí)行如下操作：

1. 從Tools菜單里，選擇“Options（選項(xiàng)）”
2. 在“Preferences（參數(shù)選擇）”標(biāo)簽頁(yè)上（默認(rèn)是被選中的），在“Email”的區(qū)域中，點(diǎn)擊“E-mail Options（電子郵件選項(xiàng)”。
3. 在“Message Handling（信件處理）”的區(qū)域底部，點(diǎn)擊“Advanced E-mail Options（高級(jí)郵件選項(xiàng)）”。
4. 在“Save Messages（保存郵件）”區(qū)域，選擇“In Folders Other Than The Inbox（存放在收件箱之外的其他文件夾）”, 并選中“Save Replies With The Original Message（將回信和原信存放在一起）”復(fù)選框，然后連續(xù)點(diǎn)擊三次OK（確定），返回Outlook。

Outlook會(huì)針對(duì)你的所有個(gè)人文件夾執(zhí)行上述設(shè)定。要記住，Outlook僅對(duì)不是存放在Inbox（收件箱）中的信件（存放在其他文件夾中），才會(huì)執(zhí)行上述將回信和原信保存在一起的設(shè)定。而對(duì)Inbox（收件箱）中的信件，Outlook則會(huì)繼續(xù)將所有的回信都存放到Sent（已發(fā)信件）文件夾中。

訣竅5：建立一個(gè)旗標(biāo)工具條

快速旗標(biāo)可以幫助你對(duì)信件進(jìn)行分類(lèi)，或者根據(jù)不同的重要級(jí)別，或者根據(jù)不同的任務(wù)。舉例來(lái)說(shuō)，你可以使用一個(gè)紅色旗標(biāo)來(lái)標(biāo)記那些需要迅速回復(fù)的信件，而使用一個(gè)藍(lán)色旗標(biāo)來(lái)標(biāo)記那些你已經(jīng)完成，正等待回應(yīng)的信件。

但是使用“Quick Flags（快速旗標(biāo)）”的問(wèn)題是，你沒(méi)有辦法來(lái)對(duì)它們的說(shuō)明進(jìn)行自定義。Outlook僅僅是通過(guò)顏色對(duì)它們進(jìn)行區(qū)分。你無(wú)法將紅色旗標(biāo)的名字改為“緊急”。但是要一一記住每一種顏色所代表的意義可就太難了。

要記住每一個(gè)旗標(biāo)的含義，有一個(gè)簡(jiǎn)單的辦法就是建立一個(gè)自定義的工具條，從而在顯示每一個(gè)旗標(biāo)的同時(shí)伴隨著文字提示它的含義。幸運(yùn)的是，這個(gè)過(guò)程很簡(jiǎn)單：

1. 從Tools菜單里，選擇“Customize（自定義）”
2. 在工具條標(biāo)簽頁(yè)上，點(diǎn)擊“New（新建）”，然后給該工具條取一個(gè)適當(dāng)?shù)拿郑ū确秸f(shuō)，你可以取名為“Flag（旗標(biāo)）”，然后點(diǎn)擊“OK（確定）”。
3. 在自定義的對(duì)話框中，點(diǎn)擊“Commands（命令）”標(biāo)簽頁(yè)。
4. 從分類(lèi)列表框中選擇“Actions（動(dòng)作）”。
5. 下一步，將適當(dāng)?shù)钠鞓?biāo)顏色按鈕從命令列表中拖到自定義工具條上（如果你找不到工具條，可以看看對(duì)話框后面）
6. 把所有想加的旗標(biāo)都加好后，為每一個(gè)旗標(biāo)按鈕修改文字。右鍵點(diǎn)擊一個(gè)旗標(biāo)按鈕，然后將它的名字設(shè)置，比如“&Red Flag”，修改為更加一目了然的說(shuō)明文字，比如“Critical（重要）”。選擇圖片和文本選項(xiàng)，以便Outlook將按鈕的名字顯示在工具條上。

為新工具條上的每一種旗標(biāo)，完成步驟6和7。

訣竅6：修改日歷工作周的范圍

默認(rèn)情況下，工作周日歷視圖顯示傳統(tǒng)商業(yè)周的5天，從周一到周五。要在視圖中包括周六和周日，需要在Tools菜單中選擇選項(xiàng)（Options）。在出來(lái)的Options（選項(xiàng)）對(duì)話框中，在Calender區(qū)域點(diǎn)擊“Calender Options（日歷選項(xiàng)）”。在日歷選項(xiàng)對(duì)話框中，在“Calendar Work Week（日歷工作周）”區(qū)域中選中“Sat and Sun（周六和周日）”。然后，點(diǎn)擊OK（確定）兩次，回到日歷之中。

你并不一定要看使用一個(gè)星期7天的工作周，或者使用一個(gè)傳統(tǒng)的5天工作周。你可以自行選擇一周中的某幾天，從而制定自己的工作周視圖。舉例來(lái)說(shuō)，如果你是從周三到周日工作，那么你就可以用這些日子自己建立一個(gè)視圖，從而反映出自己的行程進(jìn)度。

訣竅7：使用顏色標(biāo)示特定發(fā)信人的信件

等著重要信件？那么一旦信件到達(dá)之時(shí)，就立刻以一種與眾不同的顏色將它標(biāo)示出來(lái)。首先，選擇一封來(lái)自我們正在討論的特定發(fā)信人的電子郵件——如果你有的話。如果沒(méi)有，那也不要緊；你可以手動(dòng)輸入該發(fā)件人的名字?，F(xiàn)在執(zhí)行下述步驟：

1. 在“Mail（郵件）”中, 從Tools菜單選擇“Organize（組織）”。
2. 在組織郵件的面板上，點(diǎn)擊左側(cè)的彩色鏈接。
3. 在第一個(gè)條件的參數(shù)上（我們將不會(huì)使用第二個(gè)），選擇第一個(gè)下拉列表中的“From（來(lái)自）”。
4. 如果你開(kāi)始前已經(jīng)選擇了一封信，那么此時(shí)該發(fā)信人的名字就會(huì)顯示在右側(cè)的文本框中。如果這個(gè)名字不對(duì)，你可以自行輸入正確的名字，或者輸入該人的電子郵件地址。
5. 在第二個(gè)下拉列表中選擇一個(gè)色彩。
6. 點(diǎn)擊“Apply Color（實(shí)施色彩）”，并關(guān)閉該面板。

這么做完以后，Outlook將對(duì)現(xiàn)在的所有信件里（包括老信和新到信件），凡是來(lái)自你在步驟4所指定的發(fā)件人的信件，都會(huì)以你在步驟5中所指定的顏色顯示出來(lái)。

訣竅8：從現(xiàn)有的來(lái)信中區(qū)分郵件

默認(rèn)情況下，Outlook對(duì)所有來(lái)信都顯示為黑體文本，直到你讀取信件之后。如果你需要更多幫助的話，可以考慮以一個(gè)更明亮的顏色來(lái)顯示這些未讀信件。如果你要這么做的話，你需要在一個(gè)視圖里進(jìn)行，而不是一條規(guī)則：

1. 在“Mail（郵件）”中,選擇“Inbox（收件箱）”。
2. 在“View（查看）”菜單中選擇“Arrange（排列）”。
3. 選擇當(dāng)前視圖，然后從并列的子菜單中對(duì)視圖進(jìn)行定義。
4. 在“Custom View Organizer（自定義視圖組織）”對(duì)話框中，選中“ option 當(dāng)前視圖選項(xiàng)”，然后點(diǎn)擊“Modify（修改）”。
5. 點(diǎn)擊“Automatic Formatting（自動(dòng)格式化）”.
6. 在自動(dòng)格式化對(duì)話框中，點(diǎn)擊“Font（字體）”。
7. 在字體對(duì)話框中，從色彩的下拉列表中選擇一種顏色，然后點(diǎn)擊“OK(確定)”三次。然后點(diǎn)擊“Apply View（實(shí)施視圖）”。

Outlook會(huì)將所有收件箱中的未讀信件都按照步驟7中所定義的顏色顯示。但這么做并不會(huì)改變那些已經(jīng)自動(dòng)分類(lèi)存放到其他文件夾中的信件。因?yàn)檫@也是一個(gè)視圖，所以它僅對(duì)當(dāng)前文件夾有效。不過(guò)，你可以為任何一個(gè)自己喜歡的文件夾都設(shè)定一個(gè)類(lèi)似的視圖。另外，那些未讀郵件的格式化可是起了一個(gè)好頭，從而將特定發(fā)信人的信件都標(biāo)示出來(lái)（可參見(jiàn)訣竅7）。

訣竅9：強(qiáng)迫回信給多個(gè)收件人

當(dāng)你需要收件人向收到該信的每一個(gè)人回信時(shí)，你會(huì)遇到一個(gè)問(wèn)題。該收信人回信時(shí)必須記得使用“Reply All（回復(fù)所有）”，而不是使用“Reply（回復(fù)）”。如果他忘記了點(diǎn)擊“Reply All（回復(fù)所有）”，那么你就成了唯一能看到回信的人，那樣你就不得不一封一封的將回信轉(zhuǎn)給其他所有人，這樣效率就太低下了。所以，在你發(fā)信之前，你可以通過(guò)設(shè)置，讓回復(fù)自動(dòng)回給所有人。

1. 回信時(shí)，點(diǎn)擊格式化工具條按鈕上的“Options（選項(xiàng)）”按鈕。
2. 從相應(yīng)的下拉列表之中選擇“Options（選項(xiàng)）”
3. 在信件選項(xiàng)的對(duì)話框中，選中在“Delivery Options（發(fā)送選項(xiàng)）”區(qū)域之中的“Have Replies Sent To（回信發(fā)往）”選項(xiàng), 這個(gè)選項(xiàng)會(huì)自動(dòng)的填入你的Email地址。
4. 下一步，點(diǎn)擊向右的“Select Names（選擇姓名）”按鈕，并選擇全部適當(dāng)?shù)氖占恕?BR>5. 點(diǎn)擊“Close”，返回你的信件。

當(dāng)任何一個(gè)收件人回應(yīng)信件時(shí)，無(wú)論他們點(diǎn)擊選擇的是什么回復(fù)類(lèi)型，該回復(fù)都將發(fā)往你在“Have Replies Sent To”選項(xiàng)當(dāng)中所定義的每一個(gè)人。

訣竅10：在日歷中建立一個(gè)臨時(shí)的工作周

工作周日歷顯示了一個(gè)星期的視圖，你可以定義由什么組成一個(gè)工作周（看訣竅6）。如果你需要看到比普通工作周更多或者更少的東西，你可以臨時(shí)性的修改一下該視圖。在日期瀏覽面板上，點(diǎn)擊你希望看到的第一個(gè)日期。然后，按住“Shift”鍵，并按下該時(shí)段的最后一天的日期。Outlook會(huì)自動(dòng)將日歷的工作周調(diào)整為涵蓋剛才所選時(shí)間段的所有日期。此外，如果點(diǎn)擊日期時(shí)按的是Ctrl鍵，而不是Shift鍵的話，你可以看到一組非間隔的日期。最后，不管你是如何選擇這些日子的，Outlook都會(huì)按照正確的時(shí)間順序顯示這些日子。(zdnet)