淺談南京OA基礎數(shù)據(jù)整理方法

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參與過南京OA項目實施的人都應該知道，南京OA項目實施能夠成功，關鍵在于細節(jié)。有人這樣說，南京OA不難，只是很繁。這里所說的繁，指的就是整理南京OA基礎數(shù)據(jù)的過程。整理南京OA基礎數(shù)據(jù)的確很繁瑣，這個過程并不比南京OA上線輕松，但它并不難，只要堅持，就一定能夠?qū)崿F(xiàn)。南京OA項目實施成功靠的是三分技術，七分管理，十二分數(shù)據(jù)?？梢姡暇?a href="http://keekorok-lodge.com/oa/" target="_blank">OA系統(tǒng)中基礎數(shù)據(jù)整理的重要性。

南京OA系統(tǒng)中共有三大數(shù)據(jù)源，分別為工程數(shù)據(jù)源，庫存數(shù)據(jù)源和其它各項參數(shù)的設置。其中，工程數(shù)據(jù)源和庫存數(shù)據(jù)源占據(jù)了整個南京OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的90%，它們的整理難度也是最大的，整理周期也是最長的，需要花費更多的精力去處理，必須在項目實施的前期準備完成。而各項參數(shù)的設置是一個循序漸進的過程，包括項目實施成功后對系統(tǒng)的日常維護。

工程數(shù)據(jù)源主要包括建立科學的編碼體系、物料主文件(ITMB)的建立、BOM(物料清單)的搜集和整理、產(chǎn)品工藝路線的確定等。鑒于建立工程數(shù)據(jù)庫的工作量較大，又是一項長期的工作，必須有組織上的保證才能完成，加上工程數(shù)據(jù)的整理與錄入涉及到許多業(yè)務部門，因此，需要成立由多個部門的業(yè)務人員組成的工程數(shù)據(jù)小組。該小組一般由南京OA工程的項目負責人直接領導，要求企業(yè)標準化小組、信息部的成員加入。數(shù)據(jù)小組主要職責是負責南京OA系統(tǒng)編碼體系的建立與維護，整理、規(guī)范企業(yè)的工程數(shù)據(jù)，保證企業(yè)工程數(shù)據(jù)的規(guī)范性、準確性。建立科學的編碼體系，所涉及的部門非常多，因為一套完整的編碼體系包括物料編碼、供應商編碼、客戶編碼、庫位編碼、計劃員/采購員編碼等。其中，物料編碼的工作量是最大的,不同工序之間不同層次間的產(chǎn)成品都應該有自己的編碼，它包括原材料、外購件、毛坯、零件、部件、產(chǎn)品等，編碼體系必須在工程BOM數(shù)據(jù)整理前完成，隨后要求深入到設計部門。一方面，設計圖引用的物料應有編碼，便于通過接口程序?qū)肽暇㎡A系統(tǒng)。另一方面，進行產(chǎn)品設計時可通過南京OA系統(tǒng)的相關查詢工具，直接查詢并引用南京OA系統(tǒng)中的物料編碼，這樣便于物料編碼的推廣應用，也可以在應用中去檢查編碼的準確性。在物料編碼的過程中，一定要避免“重復編碼”和“一物多碼”的情況，如果有要及時糾正。隨著數(shù)字化的發(fā)展，物料編碼不要賦予它太多的含義，目前大多是采取“純數(shù)字編碼”，越簡單越好.從大類能夠分清就可以了，如 “0”開頭的表示成品，“1”開頭的表示五金件，“2”開頭的表示塑膠件，“3”開頭的表示油漆類等。物料編碼一定要有可擴展性和延伸性，便于企業(yè)今后的發(fā)展。

產(chǎn)品的BOM結構，其實在任何制造型企業(yè)里都是存在的，就是不上南京OA系統(tǒng)，研發(fā)部門也應該有一套相關產(chǎn)品的物料清單，只不過是沒有規(guī)范化。對BOM數(shù)據(jù)的整理關鍵是搜集現(xiàn)成的物料清單，并對它進行修改，包括格式的修改和錯誤的糾正，以及物料編碼的匹配等。對BOM進行整理時，物料描述一定要規(guī)范合理，盡量采取國際和國內(nèi)的一些標準化描述，BOM表的結構層次一定要清楚明了，那些是父項，那些是子項，那些是虛擬項，那些是副產(chǎn)品。應該設立什么樣的工作中心，以及相關工作中心的產(chǎn)能設置等。一套BOM表完成后，要建立嚴格的審核機制，認真檢查和審核，保證BOM表的準確性。BOM表錄入系統(tǒng)存在較大的工作量，一套好的南京OA產(chǎn)品，應該具有成批直接導入BOM表的功能，這樣可以給BOM錄入系統(tǒng)帶來較大的方便。物料編碼也可以成批直接導入到系統(tǒng)中，導入到系統(tǒng)中的物料編碼不是單純的編碼，它還包括對應的物料描述、分類、計量單位、制購代碼等等，也就是形成了所謂的物料主文件(ITMB)。一般的南京OA系統(tǒng)，每一條物料數(shù)據(jù)都提供了許多關于該物料的描述參數(shù)，用戶并不一定對每 個參數(shù)都要設置，只需設置那些系統(tǒng)運行時必需的以及對自己進行物料管理時有用處的參數(shù) 。進行物料數(shù)據(jù)設置時，有些字段的內(nèi)容是必須用戶自己先定義后再從中進行選擇的。另外的一些字段的內(nèi)容則可從系統(tǒng)提供的可選項里進行選擇。對于沒有可選值的字段內(nèi)容，用戶在建立物料記錄時按實際值輸入即可。

庫存數(shù)據(jù)源主要有倉庫基礎數(shù)據(jù)的準確性，倉庫類型的設置，庫位的設置，倉庫交易類型參數(shù)的設置等。其中倉庫基礎數(shù)據(jù)的整理非常重要，如果先期的倉庫管理比較規(guī)范，賬物相符率較高，那只是將這些賬物數(shù)導入到系統(tǒng)就可以了。如果賬物相符率較低，那還要花很大的力氣去整理倉庫的賬物數(shù)。首先要在流程上要規(guī)范倉庫的收發(fā)管理，包括倉庫管理十大原則，無論是借料、補料還是物料退換，必須嚴格按照流程來操作，建立一套對倉管員有效的績效考核方式，加強對倉管員日常工作的抽查。對一些數(shù)量差異較大的配件，可以采取循環(huán)盤點的方法，對其進行盤點，糾正錯誤，找出產(chǎn)生差異的原因。只有這樣堅持下來，倉庫的賬物才會越來越準確。特別是在南京OA系統(tǒng)切換初期，盡管有些庫存數(shù)不是很準確，但我們還是要堅持用系統(tǒng)的賬物數(shù)，堅決丟掉手工帳，只保留一套帳，只有經(jīng)過這樣的一個磨合期，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)才會越來越準。

庫存管理經(jīng)常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，包括庫位的建立(LMMT)，移庫(IMTR),發(fā)料(PICK)等，企業(yè)所有庫存業(yè)務都涉及到倉庫，主要有廠內(nèi)外、租用的庫房，車間庫，倒沖庫等，都應納入系統(tǒng)的管理，明確定義。在設置倉庫時，要先定義倉庫的類型。在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設置的倉庫類型有：原材料庫 、配件倉庫、半成品庫、成品庫、廢品庫等。倉庫數(shù)據(jù)的設置，可以根 據(jù)倉庫的不同類型來進行，同一種類型也可以根據(jù)不同的需求設置多個倉庫。在設置庫位前，可以先對整個倉庫進行分區(qū)，即設置庫區(qū)。在南京OA系統(tǒng)中，庫區(qū)的設置主要以 物理方位進行，如東、西、南、北區(qū);或者根據(jù)實地的劃分，按順序來分區(qū)。庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區(qū)中按地點和功能進行劃分，來存放不同類別或處 于不同狀態(tài)的物料。如物料質(zhì)檢前后應該分開存放，就要設置兩個庫位來區(qū)分，一個是待檢庫，一個是合格品庫。庫位的設置 ，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時對物料的管理。

總之，基礎數(shù)據(jù)的整理工作沒有任何捷徑，它靠的是我們腳踏實地的苦干。細節(jié)決定成敗，同樣，基礎數(shù)據(jù)質(zhì)量高低決定南京OA運行的好壞，只有認識到基礎數(shù)據(jù)整理工作的重要性，并不斷去付諸努力，基礎數(shù)據(jù)整理工作才會有更大的進展。那么南京OA系統(tǒng)的成功運行也就近在咫尺。