南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)啟用實(shí)施方案

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實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化是學(xué)校推動(dòng)規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)，也是管理創(chuàng)新的重要舉措。我校辦公自動(dòng)化（以下簡(jiǎn)稱OA）系統(tǒng)第一階段開發(fā)任務(wù)已經(jīng)完成，具備公文網(wǎng)上流轉(zhuǎn)等功能，學(xué)校定于12月27日開始在全校范圍內(nèi)啟動(dòng)OA系統(tǒng)試運(yùn)行工作，并在試運(yùn)行結(jié)束后停止紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)。為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)辦公向網(wǎng)上辦公的平穩(wěn)過渡，特制定本實(shí)施方案。
一、工作目標(biāo)
OA系統(tǒng)的啟用應(yīng)堅(jiān)持突出重點(diǎn)、分步實(shí)施、不斷完善的原則，旨在學(xué)校管理中普及公文電子流轉(zhuǎn)，規(guī)范辦公流程，提升行政效能，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化協(xié)作辦公和遠(yuǎn)程辦公，努力建設(shè)行為規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、科學(xué)高效的行政管理體系。
二、運(yùn)行準(zhǔn)備
（一）人員準(zhǔn)備
各學(xué)院、各單位于12月22日前將本單位分管OA系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)和OA秘書（辦文人員）名單和聯(lián)系方式報(bào)送校長(zhǎng)辦公室文秘科（郵箱：xb@njau.edu.cn；聯(lián)系電話：84396455）。
（二）硬件準(zhǔn)備
各學(xué)院、各單位公文流轉(zhuǎn)相關(guān)人員（主要包括單位領(lǐng)導(dǎo)與OA秘書）須配備連接校園網(wǎng)的辦公電腦。
（三）軟件準(zhǔn)備
所有使用OA系統(tǒng)的工作電腦須安裝微軟Office軟件（建議2003或2007）、發(fā)文控件。圖書與信息中心24日前提供上門協(xié)助安裝服務(wù)，需要協(xié)助的OA秘書及時(shí)與圖書與信息中心預(yù)約（預(yù)約電話：84396018）。
三、實(shí)施步驟

	時(shí) 間	工作內(nèi)容與要求	責(zé)任單位
準(zhǔn)備階段	12月22日前	各單位上報(bào)分管OA領(lǐng)導(dǎo)和OA秘書。	校  辦
	12月24日前	各單位完成硬件和軟件準(zhǔn)備。	各單位
第一階段 試運(yùn)行	12月27日 —3月27日	1.以網(wǎng)上辦公為主、紙質(zhì)辦公為輔。各單位通過OA系統(tǒng)向黨辦或校辦呈送電子公文的同時(shí)，提交同份紙質(zhì)公文； 2.召開試運(yùn)行座談會(huì)，提出改進(jìn)意見，完善系統(tǒng)。	黨  辦 校  辦 信息中心
第二階段 試運(yùn)行	3月28日 —5月28日	1.在第一階段修改完善基礎(chǔ)上繼續(xù)試運(yùn)行，進(jìn)一步完善系統(tǒng)； 2.頒布《南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用管理暫行辦法》。	黨  辦 校  辦 信息中心
全面啟用	5月29日	凡能通過OA系統(tǒng)處理的公文，不再紙質(zhì)辦理。	黨  辦 校  辦

注：根據(jù)第二階段試運(yùn)行成熟情況，可適時(shí)全面啟用OA系統(tǒng)，但最遲不超過2011年5月29日。
四、工作要求
（一）明確人員、落實(shí)責(zé)任
各單位須落實(shí)1名領(lǐng)導(dǎo)分管本單位OA工作，指定專人擔(dān)任OA秘書。OA秘書的職責(zé)是參加學(xué)校相關(guān)部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)本單位應(yīng)用OA系統(tǒng)的指導(dǎo)、信息處理（收集、轉(zhuǎn)送、發(fā)布）、軟件安裝、故障排除以及文檔管理等。
（二）分工協(xié)作、規(guī)范運(yùn)行
學(xué)校黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)上線試運(yùn)行的組織、協(xié)調(diào)和督辦，確保OA系統(tǒng)啟用各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。
圖書與信息中心負(fù)責(zé)做好OA系統(tǒng)的調(diào)試安裝、安全管理、功能完善、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持與服務(wù)，保障OA系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（圖書與信息中心聯(lián)系人：李恒貝、彭其軍，聯(lián)系電話：84396023，84396020）
各單位OA秘書與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)每天至少登錄一次辦公系統(tǒng)，及時(shí)處理網(wǎng)上公文，如因特殊原因無法使用系統(tǒng)，事前須在系統(tǒng)中授權(quán)他人代為處理公文。在試運(yùn)行階段，為了促進(jìn)辦公方式和習(xí)慣的轉(zhuǎn)變，OA秘書網(wǎng)上收文后應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)上網(wǎng)辦文。
（三）加強(qiáng)保密，確保安全
 在OA系統(tǒng)應(yīng)用過程中，用戶要嚴(yán)格執(zhí)行校園信息安全管理等相關(guān)規(guī)定，做好帳號(hào)安全管理工作；信息發(fā)布、文件辦理須根據(jù)信息等級(jí)按授權(quán)審批處理。在保密管理方面，實(shí)行“嚴(yán)格審查、注重防范、規(guī)范管理”和“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，各單位要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)國(guó)家保密法》和國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)涉密存儲(chǔ)載體的保密管理，落實(shí)對(duì)各類上網(wǎng)信息的保密審查工作。涉密存儲(chǔ)載體嚴(yán)禁在OA系統(tǒng)上使用，國(guó)家秘密信息和工作秘密信息嚴(yán)禁在OA系統(tǒng)中傳輸處理。
（四）根據(jù)需要、定期培訓(xùn)
建立OA系統(tǒng)培訓(xùn)制度，按照OA系統(tǒng)功能，圖書與信息中心根據(jù)實(shí)際需要不定期對(duì)各單位OA秘書進(jìn)行培訓(xùn)。
（五）落實(shí)經(jīng)費(fèi)、確保應(yīng)用
學(xué)校充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和OA系統(tǒng)應(yīng)用軟件，根據(jù)發(fā)展需要，做好軟件的擴(kuò)展、升級(jí)或換代，保障經(jīng)費(fèi)投入。各學(xué)院、各單位OA系統(tǒng)應(yīng)用所需經(jīng)費(fèi)自行解決，若涉及到專項(xiàng)投入，按預(yù)算納入項(xiàng)目管理和實(shí)施。
各學(xué)院、各單位要高度重視OA系統(tǒng)的啟用工作，制訂實(shí)施方案，明確責(zé)任，認(rèn)真抓好本單位OA系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行和管理，確保紙質(zhì)辦公向網(wǎng)上辦公的平穩(wěn)過渡。
工學(xué)院OA系統(tǒng)實(shí)施工作按照學(xué)校統(tǒng)一部署自行安排。