電子數(shù)據(jù)交換下的企業(yè)福州OA內(nèi)部通信

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電子數(shù)據(jù)交換下的企業(yè)福州OA內(nèi)部通信1

福州OA通過對企業(yè)的物資、資金、信息等資源的統(tǒng)一管理，更好地實(shí)現(xiàn)信息共享，提高企業(yè)資源的利用率，有效加強(qiáng)企業(yè)管理過程監(jiān)督和控制力。針對企業(yè)間的福州OA通信，EDI通過制訂標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式消除了企業(yè)間的系統(tǒng)溝通障礙。然而在企業(yè)內(nèi)部的信息交換卻沒有一個相應(yīng)的信息標(biāo)準(zhǔn)。這個問題在企業(yè)整合或福州OA系統(tǒng)更新時顯得尤為明顯。

1 原有模式的缺點(diǎn)

當(dāng)前國內(nèi)外福州OA內(nèi)部信息交換由于沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，不同的福州OA軟件產(chǎn)品都采用各自的數(shù)據(jù)交換方式，一般采用直接或間接訪問數(shù)據(jù)庫的方式來得到需要的數(shù)據(jù)。這樣做可以加快數(shù)據(jù)處理的速度。但是在企業(yè)實(shí)施、整合或更新，特別是面對不同的福州OA系統(tǒng)時，不同的語義和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)都可能成為障礙。

1. 1系統(tǒng)模塊添加

在信息化的過程中，一些企業(yè)在初期可能存在企業(yè)信息化人才和計算機(jī)設(shè)備缺乏等情況，從實(shí)際情況和成本方面考慮，往往會采用只采用部分福州OA模塊或開發(fā)一些信息系統(tǒng)，在信息化比較成熟的時候再切換到福州OA系統(tǒng)。比如許多企業(yè)的信息化都是從會計電算化開始的，在條件成熟的時候，再開始增加模塊或直接上福州OA系統(tǒng)。在上福州OA系統(tǒng)的時候是選擇全新的系統(tǒng)，還是在成熟的系統(tǒng)上進(jìn)行升級，是企業(yè)經(jīng)常面對的一個問題。放棄熟悉的系統(tǒng)而轉(zhuǎn)向一個全新的系統(tǒng)，對企業(yè)而言不僅是極大的資源浪費(fèi)，而且還要承受更大的風(fēng)險。在選擇系統(tǒng)升級和添加新的系統(tǒng)模塊時，經(jīng)常面對的一個問題就是如何使新的系統(tǒng)與原系統(tǒng)進(jìn)行平滑轉(zhuǎn)換。由于不同的福州OA系統(tǒng)可能采用完全不同的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和系統(tǒng)流程，數(shù)據(jù)庫不兼容、流程差異等都可能造成福州OA實(shí)施的失敗。

1. 2不同系統(tǒng)整合

在一個企業(yè)中運(yùn)行不同的福州OA系統(tǒng)并不是很常見，但是出現(xiàn)的問題也許是致命的。在企業(yè)整合過程中，這種情況就可能出現(xiàn)，往往是在要聯(lián)合的企業(yè)分別運(yùn)行了不同的福州OA系統(tǒng)，這樣就常常要求福州OA系統(tǒng)整合。由于不同的企業(yè)可能采用不同的福州OA軟件，而且企業(yè)的規(guī)模越大難度就越大，在整合失敗的情況下，造成的損失就越大。由于在實(shí)際情況中，各個企業(yè)信息化環(huán)境不同，如果福州OA系統(tǒng)整合不好就會形成兩個企業(yè)的信息相對獨(dú)立，就會形成一個“信息孤島”，使每個系統(tǒng)相對獨(dú)立又相互封閉。在明基、西門子手機(jī)部門兼并過程中，福州OA整合失敗是造成兼并失敗的一個重要原因。

2 EDI的工作模式

在福州OA的發(fā)展過程中，企業(yè)原來的單一企業(yè)向以供應(yīng)鏈為主導(dǎo)的虛擬企業(yè)發(fā)展，企業(yè)間的合作不斷加強(qiáng)。為了解決企業(yè)間的福州OA系統(tǒng)間的信息交流問題，早在上世紀(jì)60年代，歐洲和美國幾乎同時提出了EDI的概念。EDI（Electronic Data Interchange，電子數(shù)據(jù)交換）通過計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)間商業(yè)信息，用一種國際公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)格式，實(shí)現(xiàn)各有關(guān)部門或公司與企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換與處理，并完成以貿(mào)易為中心的全部過程。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)將EDI描述為：“將貿(mào)易(商業(yè))或行政事務(wù)處理按照一個公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)變成結(jié)構(gòu)化的事務(wù)處理或信息數(shù)據(jù)格式，從計算機(jī)到計算機(jī)的電子傳輸”。

早期的EDI系統(tǒng)實(shí)施費(fèi)用昂貴，隨著XML技術(shù)的出現(xiàn)，聯(lián)合國貿(mào)易促進(jìn)及電子商務(wù)中心（UN/CEFACT）和美國結(jié)構(gòu)信息標(biāo)準(zhǔn)高級組織（OASIS）又提出了ebXML(Electronic Business using eXtensible Markup Language)的解決方案。ebXML作為一種廉價的EDI實(shí)現(xiàn)技術(shù)得到了迅速的發(fā)展。

ebXML作為一種企業(yè)間的數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕鉀Q方案很好地消除了福州OA系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)差異問題。在解決這個問題之前，我們可以參考一下ebXML的工作模式。ebXML是一組標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，它使得不同規(guī)模、不同地域的企業(yè)通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行商務(wù)通信。通過使用ebXML，公司可以使用標(biāo)準(zhǔn)化的方法去交換商業(yè)信息、開展貿(mào)易關(guān)系、用正常術(shù)語聯(lián)絡(luò)信息、定義和注冊業(yè)務(wù)流程。

在ebXML的使用過程中，企業(yè)間的XML格式差異都是通過ebXML注冊中心來消除的。在ebXML注冊中心將不同公司的相同信息一一對應(yīng)起來，在不同公司要求獲取數(shù)據(jù)的時候，將需要的公司信息轉(zhuǎn)換為請求可以識別的ebXML格式。