危機當前老福州OA系統(tǒng)是改造還是按兵不動

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筆者近期參加了一個信息化的研討會,主題是在經(jīng)濟不景氣的情況下，是對老福州OA系統(tǒng)改造還是按兵不動？在研討會上有人提出，老福州OA系統(tǒng)雖然技術上可能已經(jīng)落后了，但應用得好端端的，沒有太大毛病就不需要改造，更何況現(xiàn)在是經(jīng)濟寒冬期。一旦改造不當，那不光不會帶來福州OA系統(tǒng)改造產(chǎn)生的好處，反而會弱化管理、降低工作效率、增加經(jīng)營風險，而且因此而失敗的例子更是數(shù)不勝數(shù)。

但另一方提出的觀點是，該出手時就要出手，進行福州OA系統(tǒng)改造這一點應當是毋庸置疑的，這是大勢所趨。因為當經(jīng)濟環(huán)境迅速惡化時，企業(yè)運營策略會發(fā)生很大的變化，現(xiàn)有的老福州OA已經(jīng)不符合需求，更重要的關鍵在于改造成本與維護成本的相比可能會更節(jié)省。因此，企業(yè)面臨一個新的挑戰(zhàn)：經(jīng)濟下滑，福州OA系統(tǒng)更新是按兵不動，還是毅然的改造老系統(tǒng)呢？

一．老福州OA系統(tǒng)無法回避的弊端

（1）老系統(tǒng)包袱沉重，頻繁面臨崩潰風險

據(jù)圣經(jīng)記載，耶穌罹難之時背上的十字架承載了過去一切的罪孽與苦難。同樣，老福州OA系統(tǒng)也是企業(yè)身上不得不背負的沉重十字架。隨著時間的推移，老系統(tǒng)會越來越老化，故障也會頻繁發(fā)生。老系統(tǒng)一般是使用有一段比較長的時間，劣勢是老福州OA系統(tǒng)使用的技術已經(jīng)落后，或是系統(tǒng)開發(fā)商已經(jīng)停止開發(fā)和升級該系統(tǒng)新的功能，或甚至該系統(tǒng)廠商已經(jīng)退出市場。企業(yè)從廠商方面將無法獲得老福州OA系統(tǒng)的維護和服務支持，更嚴重的是老福州OA系統(tǒng)所使用的舊技術的技術人員也大幅減少。

如果不進行技術改造，老系統(tǒng)一旦崩潰，恢復時間將得不到保證，受到的影響不僅僅是使用的業(yè)務部門，而且可能影響整個公司的運營。這對于正陷于經(jīng)濟下滑的企業(yè)來說，更是雪上加霜。因此，老福州OA系統(tǒng)不進行改造，前路是充滿艱辛與挑戰(zhàn)。

（2）老系統(tǒng)存在嚴重的信息孤島風險

所謂的福州OA系統(tǒng)“信息孤島”，是指相互之間在功能上關聯(lián)，但信息不共享以及業(yè)務流程和應用相互脫節(jié)的福州OA應用系統(tǒng)。原因是企業(yè)進行的每一次局部增加的福州OA新功能都可能與以前的應用不配套，或者是老福州OA應用系統(tǒng)和其它后期新上線的應用系統(tǒng)如CRM、OA等之間沒有統(tǒng)一的技術和數(shù)據(jù)標準，數(shù)據(jù)不能自動傳遞，缺乏有效的關聯(lián)和共享，從而形成一個個彼此隔離的信息孤島。所以,缺乏高度集成的老福州OA系統(tǒng)產(chǎn)生信息孤島有著必然性。

信息孤島的存在所帶來的弊端是顯而易見的，首先是導致信息的多口采集、重復輸入以及多頭使用和維護，信息更新的同步性差，從而影響了數(shù)據(jù)的一致性和正確性，并使信息資源分散和大量冗余，信息使用和管理效率低下。其次是由于缺乏業(yè)務功能交互與信息共享，致使物流、資金流和信息流的脫節(jié)，結果造成賬賬不符、賬物不符，不僅難以進行準確的財務核算，而且難以對業(yè)務過程進行有效監(jiān)控，造成計劃失控、庫存過量、采購與銷售環(huán)節(jié)的暗箱操作等現(xiàn)象。這時除了改造系統(tǒng)，別無選擇。

（3）老系統(tǒng)難以適應企業(yè)管理模式的變化

十年前，福州OA系統(tǒng)用的是當時最新的技術，但從現(xiàn)在的眼光來看，舊的技術在解決同一個問題時表現(xiàn)實在很糟糕。雖然依賴老系統(tǒng)的熟悉情緒總是存在的，但其實我們更要接受老技術已經(jīng)過時了，不再能適應新的競爭環(huán)境的挑戰(zhàn)的現(xiàn)實。因此，沒有理由為丟掉老系統(tǒng)而有什么情緒波動。事實上，不斷改造福州OA系統(tǒng)，使其更好的運行，不斷提升創(chuàng)新，確保技術支持商業(yè)運行，確保在變化的、惡劣的經(jīng)濟環(huán)境中的保持競爭優(yōu)勢更是重中之重。因此要明白，無論是經(jīng)濟環(huán)境如何變化，技術始終是為業(yè)務發(fā)展需求服務的，該出手改造還是要出手改造，這是核心原則。

二．進退兩難的老福州OA系統(tǒng)改造

企業(yè)福州OA運營需要考慮平衡，如果福州OA系統(tǒng)按兵不動會使企業(yè)冒極大的風險，甚至可能導致對服務永久性的破壞。這時除了改造系統(tǒng)，別無選擇。但改造福州OA系統(tǒng)就如同替換多米諾骨牌中的一張，必須要保證其他骨牌不能倒掉。在經(jīng)濟下滑時，改造老系統(tǒng)的優(yōu)勢和劣勢同樣明顯。

（1）改造老福州OA系統(tǒng)能簡化福州OA應用環(huán)境

面對IT技術日新月異，十年前的老技術在應對現(xiàn)在復雜的福州OA系統(tǒng)來說實在是表現(xiàn)很糟糕。今天，福州OA應用環(huán)境的復雜性已經(jīng)泛濫成為一場熊熊燃燒的森林大火，簡化福州OA復雜性的任務已經(jīng)變得空前重要。簡化福州OA應用環(huán)境，只有簡單的幾個字，但簡化福州OA系統(tǒng)的任務卻任重而道遠。實際上，多數(shù)企業(yè)福州OA系統(tǒng)的建立都跨越了很多年，這些年間許多與企業(yè)合作的福州OA系統(tǒng)提供商或許已經(jīng)在多次的并購浪潮中都已經(jīng)不復存在。

福州OA應用環(huán)境的日益復雜，會導致過高的成本和管理的難度，如果能夠徹底簡化福州OA環(huán)境，應用系統(tǒng)將更容易被管理。但當企業(yè)迫切想要改變現(xiàn)狀和推進簡化進程時，通常倍感挫折，因為福州OA改造考古挖掘工作通常進展緩慢。所以，企業(yè)想要改造和簡化老福州OA系統(tǒng)，是一件風險很大的事情，因為改造和簡化的過程必須去發(fā)掘和理解那些古老的沉積已久的架構和應用技術。

（2）改造系統(tǒng)后能減少故障修復時間

福州OA系統(tǒng)故障修復管理的概念其實很簡單，那就是把福州OA系統(tǒng)的故障發(fā)生率降至最低，即使發(fā)生了故障，排除故障的時間也要最短化。作為福州OA系統(tǒng)運維來說，最讓運維人員花精力的就是為了提升福州OA系統(tǒng)故障修復效率。經(jīng)過痛苦折磨的福州OA運維人員都會有這樣的感受：他們愿意付出任何代價，只為提高快速解決故障的時效以及降低各種設備發(fā)生故障的頻率。而一般來說，改造福州OA系統(tǒng)晨如果在得到廠商的有力支持下，往往比較容易解決系統(tǒng)老化產(chǎn)生的故障，或因企業(yè)多種不同系統(tǒng)間的整合溝通和數(shù)據(jù)交換問題，但老的福州OA系統(tǒng)，廠商還會有技術支持嗎？

（3）系統(tǒng)改造后穩(wěn)定性成隱憂

既然老系統(tǒng)有這么多的缺點,是不是老系統(tǒng)就已經(jīng)是一無是處。實際上，福州OA系統(tǒng)不一定要最先進，尤其是在生產(chǎn)管理模塊，最關鍵是保障系統(tǒng)的穩(wěn)定，這也是福州OA應用人員常掛在嘴邊的一句話。由于許多公司基本是處于24小時連續(xù)運作狀態(tài)，系統(tǒng)的可靠運行成了每天的重要工作，而老系統(tǒng)往往能穩(wěn)定的運行中，這也是許多老福州OA系統(tǒng)改造不敢輕舉妄動的原因之一。

一般來說，現(xiàn)有的技術人員已經(jīng)非常熟悉老系統(tǒng)，在故障預防的處理上已經(jīng)形成一定的管理和習慣，而且在故障出現(xiàn)問題后能以最快的速度得知準確的癥因，而改造福州OA系統(tǒng)后可能會存在很多未知的風險。所以，我們認為改造老系統(tǒng)需要格外慎重，除了成本因素外，還要盡可能從多方面考慮降低系統(tǒng)更迭的風險。否則，企業(yè)的很多環(huán)節(jié)都可能因為系統(tǒng)改造無法運轉，形成更大的風險和損失。

（4）資金成本是改造系統(tǒng)的緊箍咒

也許現(xiàn)有系統(tǒng)的技術本身是陳舊的，而且界面的確很難看，但如果改造系統(tǒng)硬件和軟件要中斷業(yè)務或者需要支付昂貴的改造費用，企業(yè)就需要考慮另外的方案來平衡。因此，選擇改造，企業(yè)必須考慮改造福州OA系統(tǒng)時依據(jù)TCO（總體擁有成本）來分析和評判。通常對于改造一個老福州OA系統(tǒng)的工作來說，往往會感到有一種束縛感，不敢輕舉妄動。除了福州OA系統(tǒng)是個很復雜的人機系統(tǒng)，各種功能相互耦合得十分緊密，牽一發(fā)，動全身，更是因為考慮總體成本的問題。

毫無疑問，技術改造總是需要的。比如老的應用軟件系統(tǒng)的升級、各種電腦設備的更新。假如IT經(jīng)費預算是“無限”的，改造不是問題，只管花錢就是了；但假如IT經(jīng)費有限，那么，老福州OA系統(tǒng)該怎么辦呢？資金是徘徊在“改造還是按兵不動”之間無法回避的選擇要素，錢永遠是頭上的“緊箍咒”。因此，除了在公司發(fā)展對福州OA需求的考慮外，關鍵還在于維護老系統(tǒng)成本與改造系統(tǒng)的成本比較，誰更能長久的節(jié)省成本和費用。

三．如何穩(wěn)妥的改造老福州OA系統(tǒng)？

許多現(xiàn)代城市進行城市改造時，都是既保存舊建筑，又要建新建筑，以營造連續(xù)、有效的基礎設施。從現(xiàn)代城市適應居民和商業(yè)的發(fā)展需求，進行合理城市改造的成功做法中，我們可以得到一些有益的啟示，以避免福州OA系統(tǒng)改造可能出現(xiàn)的問題。

（1）成立評估小組，評估改造收益

在進行現(xiàn)代城市改造時，許多城市都會設立規(guī)劃部門負責制定和執(zhí)行改造計劃。同理，企業(yè)進行老福州OA系統(tǒng)改造也需要先成立評估小組。通常是一個獨立小組來評估福州OA系統(tǒng)的需求，人員包括業(yè)務部門和IT部門等多方面的人才。這個小組負責定義和考察老系統(tǒng)的各種利弊和新改造功能的整合問題。

（2）分析改造前后系統(tǒng)的優(yōu)點與不足

要做好分析，分析改造前后系統(tǒng)的優(yōu)點與不足。明確改造后的業(yè)務流程和管理流程，福州OA系統(tǒng)是為公司業(yè)務服務的，只有明確了這些以后福州OA系統(tǒng)的改造才可以做到有的放矢。不然，福州OA系統(tǒng)終究是游離于流程之外的，根本無法做到信息流與工作流的和諧統(tǒng)一。一個好的福州OA系統(tǒng)，是可以支撐公司的管理的，是能夠在最大范圍確保工作流與信息流的完美統(tǒng)一的。例如，分析目前老系統(tǒng)軟件能不能滿足目前企業(yè)發(fā)展的管理需求？如果能，僅僅是界面問題就沒必要換，因為企業(yè)要的是效益和效率；如果不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，在成本允許的條件下就要堅決改造。

（3）充分利用現(xiàn)有資源，做好細節(jié)工作

最后，老福州OA系統(tǒng)改造應該要充分注意人員的溝通。公司各層人員的意見、建議都會給福州OA系統(tǒng)的改造提供很大幫助的。同樣，不管現(xiàn)有老福州OA系統(tǒng)如何雜亂無章，公司在計劃改造系統(tǒng)前一定要先充分利用好現(xiàn)有的應用系統(tǒng)。而且在進行老系統(tǒng)改造時，要確?，F(xiàn)有的資源能被充分的利用。

總的來說，無論是改造福州OA系統(tǒng)還是先暫時按兵不動，企業(yè)都要明確自身的實際需求和具體情況，否則砸再多的錢進去，還是會打水漂。只有在經(jīng)過權衡輕重關鍵因素的前提下，再從均衡的角度出發(fā)，就能決定是否進行改造老福州OA系統(tǒng)還是按兵不動了。（IT168）