流程管理 幫助企業(yè)走出福州OA“死亡陰影”

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流程梳理：明確福州OA項目規(guī)劃需求

忽如一夜春風來，千樹萬樹梨花開。各種福州OA解決方案就如窗外的春花，不斷涌現(xiàn)，從功能強大整體的福州OA到品種繁多的CRM、SCM、eHR等模塊系統(tǒng)，讓人眼花繚亂，目不暇接。在眾多廠商鋪天蓋地的廣告宣傳和銷售攻勢同時，越來越多的困惑和難題卻擺在了企業(yè)的面前選擇哪種IT解決方案？標準是什么？如何導入和實施？IT項目的效益究竟在哪里？

管理IT化是大勢所趨，這一點是不容置疑的。但在不上福州OA企業(yè)要死和上了福州OA企業(yè)死得更快的矛盾怪圈里徘徊的企業(yè)究竟該如何來實現(xiàn)和改善IT管理的效益呢？據(jù)筆者對20多家企業(yè)的福州OA項目的跟蹤了解，較好地實施了流程管理，能夠比較順利地完成產(chǎn)品安裝實施，并在使用中獲得預期收益的企業(yè)大都做到了將流程變革較好地納入IT項目進行同步管理。

軟件選型是最讓IT經(jīng)理頭痛的事情靠自己開發(fā)還是外部采購，選行業(yè)方案還是標準軟件，整系統(tǒng)引進還是分模塊實施。如此多的解決方案再加上不同廠商又各有千秋，要作出恰當?shù)倪x擇確實不是件容易的事情。也曾有業(yè)內(nèi)人士提出過從技術、界面或功能等方面對解決方案進行評價的標準，但實踐證明也不是很理想最先進的解決方案往往并不能給企業(yè)帶來最好的效益。

筆者認為，對于一個福州OA解決方案，除非它能為企業(yè)創(chuàng)造價值，并且直到真正產(chǎn)生價值時才是企業(yè)需要的在解決問題、達成企業(yè)需要的結果之前，解決方案僅僅只是提供了產(chǎn)生價值的可能性。企業(yè)在IT項目上投資的目的就是為了改善運營和管理的效率，從而改善企業(yè)的財務表現(xiàn)。因此，評估IT解決方案就應該從企業(yè)的運營和管理流程入手。

在ISO9000里，流程的定義是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關聯(lián)或相互作用的活動。而福州OA作為一種軟件平臺，也是通過相應的運算邏輯來處理輸入數(shù)據(jù)，產(chǎn)出輸出數(shù)據(jù)。因此對企業(yè)的流程梳理活動了解核心業(yè)務流程，分析關鍵環(huán)節(jié)，評估流程績效，掌握流程瓶項，能幫助IT人從實用角度規(guī)劃福州OA項目的需求，建立評估解決方案的科學指標體系。

流程梳理的第一步是要先描述流程。流程描述的方法有很多種，比如說文字法、表格法和圖示法。一般為了獲得對流程的直觀印象，會以圖示法來表示流程。圖一是某訂單制造企業(yè)的簡要注程。

但圖示畫得太簡單很難指導實際操作，而按實際操作畫出來的圖示就可能非常繁瑣，很難看清了。因此，實際操作中，往往根據(jù)企業(yè)的組織結構設置，按照先大流程后小流程，先業(yè)務流程后管理流程，先核心流程后分支流程的方法，對流程進行層層分解。為了保證流程在分解中，層次分明，邏輯清楚，流程分解與工作分解（WBS）的方法和原則類似，需要做到逐級分解、層次分明并保持層次的一致性，將主體的業(yè)務流程進行細化分解，一直到單個崗位可以操作的業(yè)務為止。在這個過程中，我們每進行一個層級的流程分解，都要進行一次審核，以保證在分解過程中沒有出現(xiàn)輸入輸出路徑和邏輯的不一致性。

當我們有了一張路徑清晰的流程圖以后，我們就可以進行流程分析了。流程分析的方法主要是通過小組討論或頭腦風暴。在討論中，大家可以迅速發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行流程中所存在的問題。通過對這些問題影響的嚴重性、關聯(lián)性以及其在流程中所處位置的分析，我們也就不難發(fā)現(xiàn)流程的瓶頸所在。而突破流程瓶頸，改善運營效益則正應該是我們IT項目立項的意義所在。從技術角度來看，再復雜的IT解決方案都是通過數(shù)據(jù)庫、程序邏輯和工作界面來為業(yè)務工作服務的，實際上也是一種對業(yè)務流程管理的工具。因此，當對流程描述清楚以后，IT解決方案的項目需要也就逐漸清晰了。

當福州OA解決方案的引入是為了支持企業(yè)目前的流程，通過電子化提高其運作效率的時候，我們就應該看是否有解決方案在邏輯和技術上能夠支持企業(yè)目前的運營流程，通過評估產(chǎn)品與實際操作的GAP來選擇更合適的軟件，甚至是流程特性非常強，或在運營上處于領先地位的企業(yè)可以考慮自行開發(fā)架構。

當福州OA解決方案的引進是為了利用電子平臺，培養(yǎng)和鞏固員工的新作業(yè)習慣，不斷改善流程的時候，我們就可以分析在某些關鍵流程上，解決方案應該更關注于程序的操作界面邏輯性是否強，程序架構設計控制功能是否強大，以達到糾正員工們原有的工作習慣，達到改善的目的。當企業(yè)考慮全面流程重組的時候，我們就可以考慮通過福州OA解決方案的數(shù)據(jù)處理能力和通過參數(shù)設置實現(xiàn)多種流程組合的能力，來積累流程運行過程中的相關數(shù)據(jù)，為進一步的流程分析和流程重組提供技術支撐。

同樣企業(yè)也可以根據(jù)核心業(yè)務流程和環(huán)節(jié)來確定是整體引進福州OA系統(tǒng)，還是只需要按模塊從部分流程入手進行優(yōu)化，或是系統(tǒng)規(guī)劃，分布實施。