將日化行業(yè)OA系統(tǒng)的審批流程與ERP軟件的生產(chǎn)流程對(duì)接起來

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這家起源于中山，下轄重慶、江西、安徽等多家分子公司的的大型企業(yè)集團(tuán)，如今已形成了以黑蚊香、殺蟲氣霧劑、電熱蚊香、殺蟑產(chǎn)品系列為核心、洗滌用品系列和發(fā)用品系列為發(fā)展的100多個(gè)以獨(dú)特功能和款式為細(xì)分的產(chǎn)品族群。

談起欖菊蚊香這兩年的內(nèi)部管理變革和信息化發(fā)展，沒有什么大刀闊斧的舉動(dòng)，高談闊論的言論。更多的基于內(nèi)部問題的持續(xù)改進(jìn)，每天改進(jìn)一點(diǎn)點(diǎn)，現(xiàn)在信息化已經(jīng)變身公司業(yè)務(wù)的一臺(tái)齒輪，咬合著其他業(yè)務(wù)部門來高速運(yùn)轉(zhuǎn)。

ERP不是萬能的

跟大多數(shù)老板思路一樣，提升管理首先要解決業(yè)務(wù)管理，公司最先上線的是ERP軟件。上線ERP后，公司管理的確發(fā)生了很大的改觀，但員工和領(lǐng)導(dǎo)用過一段時(shí)間漸漸發(fā)現(xiàn)，ERP軟件好像也不是萬能的。

ERP軟件不是人人都會(huì)用的一套軟件，沒有一系列培訓(xùn)工作，很多人進(jìn)入系統(tǒng)之后不知道怎么操作。對(duì)于普通員工來說，這套國(guó)外的ERP軟件是純英文界面，理解起來有些吃力。對(duì)于高層領(lǐng)導(dǎo)來說，平常工作很忙，接受這套軟件培訓(xùn)的機(jī)會(huì)本來就不多。這導(dǎo)致ERP軟件需要專人維護(hù)，專人操作，在公司還沒有全面的適用開來。

有沒有一套簡(jiǎn)單易用、適合全員操作的系統(tǒng)，把ERP中的一些關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程提取出來，讓大家都來應(yīng)用提升使用效率？欖菊集團(tuán)信息部首先想到的是用日化行業(yè)OA系統(tǒng)對(duì)接。

一個(gè)訂單的問題

最先開始探索該問題來源于一個(gè)訂單。欖菊的銷售人員王磊臨時(shí)接到了一份大訂單，客戶下單的任務(wù)量大，時(shí)間緊，生產(chǎn)工期只有一周。按照以往的流程，他必須先拿到這份紙質(zhì)訂單合同交給銷售部總監(jiān)，生產(chǎn)部總監(jiān)，財(cái)務(wù)部總監(jiān)，總經(jīng)理室層層把關(guān)簽字，當(dāng)所有流程跑完，估計(jì)要1天半。最后才可以將這份生產(chǎn)任務(wù)錄入到erp系統(tǒng)開始安排工人生產(chǎn)。

這樣一來，還有3天時(shí)間來生產(chǎn)，任務(wù)根本來不及。王磊不得不請(qǐng)求老總請(qǐng)求特批，并跟各個(gè)部門總監(jiān)緊急電話溝通，趕快抽出時(shí)間簽字。結(jié)果任務(wù)總算完成了，但這一趟把大家都累得夠嗆。

3天后，大家圍在一個(gè)小會(huì)議室探討，是否可以引入OA流程？將日化行業(yè)OA系統(tǒng)的審批流程與ERP軟件的生產(chǎn)流程對(duì)接起來，日化行業(yè)OA流程審核完成后的數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)入ERP生產(chǎn)流程？當(dāng)ERP中生產(chǎn)任務(wù)完成后，再將流程回轉(zhuǎn)到日化行業(yè)OA流程，讓各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)，產(chǎn)品即可快速出廠？

說干就干，信息管理部把大家日常所使用的15條生產(chǎn)流程用2個(gè)月的時(shí)間，進(jìn)行集成整合，效果果然明顯。就訂單審批流程一項(xiàng)就由原來的1天半提升到1個(gè)小時(shí)。

報(bào)表、報(bào)表、報(bào)表

“出一份報(bào)表怎么這么難？”，在一次部門領(lǐng)導(dǎo)例會(huì)上，欖菊老總問下面的部門經(jīng)理。

可以理解，這樣一家3000人規(guī)模的集團(tuán)公司。做決策完全憑經(jīng)驗(yàn)和感覺，總有失手的那一次，關(guān)鍵還是你無法掌控是哪一次會(huì)失手。沒有全面的真實(shí)數(shù)據(jù)分析報(bào)表、拍腦袋決策是多么可怕！但匯總一份報(bào)表少則幾天，多則1個(gè)月，等拿到報(bào)表已經(jīng)過了決策的時(shí)間。

讓領(lǐng)導(dǎo)自己進(jìn)入ERP系統(tǒng)自己查數(shù)據(jù)？不行，操作復(fù)雜，數(shù)據(jù)不集中，還是不能解決問題。信息部經(jīng)理苦苦思索。

有沒有一種可能，將ERP中的生產(chǎn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)抽取一部分出來，將合同管理軟件中的銷售數(shù)據(jù)抽取一部分出來，將財(cái)務(wù)軟件中的回款收據(jù)抽取一部分出來，形成一張自動(dòng)表單，反饋在我日常的工作門戶中，讓他們隨時(shí)可以查看？

只要理論上認(rèn)為是可行的，欖菊信息化部門會(huì)馬上啟動(dòng)調(diào)研工作，安排專員不斷執(zhí)行反饋，并找外部專家論證優(yōu)化。這次是1個(gè)月，一套涵蓋個(gè)人門戶、集團(tuán)門戶、工程設(shè)備、經(jīng)營(yíng)分析門戶的門戶系統(tǒng)呈現(xiàn)在員工和領(lǐng)導(dǎo)面前，所有的信息內(nèi)容全部在系統(tǒng)中集成統(tǒng)一。

就這樣，欖菊公司的問題就是在這樣一步步的求證中探索，并不斷在實(shí)踐中印證成功。如今，欖菊集團(tuán)的信息化集成工作已經(jīng)深入到集團(tuán)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前集成流程250條，全面打通郵件系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、HCM系統(tǒng)、經(jīng)營(yíng)分析系統(tǒng)、經(jīng)銷商進(jìn)銷存提報(bào)系統(tǒng)、報(bào)表查詢系統(tǒng)、手機(jī)銷售管理系統(tǒng)等，真正實(shí)行了集團(tuán)內(nèi)部的“大集成”目標(biāo)，談及這一點(diǎn)，欖菊信息部經(jīng)理一臉的自豪。

這樣的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)還有很多，如果你想知曉更多的信息化實(shí)踐故事。敬請(qǐng)關(guān)注4月25日——卓越運(yùn)營(yíng)管控與日化行業(yè)OA信息化實(shí)踐分享論壇中山站