企業(yè)級項目組合管理的五大成功秘訣

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      在過去的兩年里，世界經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生了顯著的變化。盡管已呈現(xiàn)出強(qiáng)勢復(fù)蘇的跡象，但企業(yè)仍保持著對透明度和責(zé)任度的更高要求。這種現(xiàn)象在IT和其他業(yè)務(wù)部門緊密結(jié)合的復(fù)雜項目中更為常見。

      因此，如今的CEO要求對所有項目都擁有實時的、企業(yè)層面的統(tǒng)一掌控——而不僅僅只注意那些由IT負(fù)責(zé)管理和出資的項目。確保公司內(nèi)項目與業(yè)務(wù)需求的統(tǒng)一，對控制成本、優(yōu)化資源和資產(chǎn)配置來說變得尤為重要。如今，很多現(xiàn)有及潛在客戶渴望了解如何才能充分利用單一的、自動化的項目以及項目組合管理（PPM）解決方案去管理企業(yè)IT和非IT項目。

      在聽取了那些已獲得成功的客戶的意見后，我們總結(jié)出下列五項標(biāo)準(zhǔn)，以幫助各個公司成功部署企業(yè)項目以及投資組合管理解決方案。

      保證并獲得管理者的持續(xù)支持

      為了獲取并維持項目的動力，管理者們必須支持跨業(yè)務(wù)部門的項目與項目組合流程自動化。我們的經(jīng)驗證明，那些來自成功的公司的高層，尤其是CEO級別的高管，往往非常認(rèn)同諸如PPM等企業(yè)投資管理解決方案。相反，那些并未獲得上述支持的企業(yè)在執(zhí)行過程中經(jīng)常舉步維艱，或者需要更長的時間才能實現(xiàn)價值。

      為了成功地使我們的終端用戶接受這一理念，每個人都必須明白運用PPM解決方案所帶來的價值體現(xiàn)。管理層的支持和對PPM所提供數(shù)據(jù)的信任能夠清晰、迅速地在企業(yè)內(nèi)部展現(xiàn)其所帶來的商業(yè)價值。這還會幫助其他使用者，如項目經(jīng)理及其團(tuán)隊，了解這一系統(tǒng)所帶來價值及重要意義：他們只需通過一個單一系統(tǒng)就能夠?qū)r間和項目進(jìn)展進(jìn)行常規(guī)追蹤、報告及管理。

      舉例來說，美國某一全球性制造公司運用PPM系統(tǒng)創(chuàng)建了一個貫穿IT、營銷、研發(fā)和制造工程等領(lǐng)域的全球“門徑”流程。該流程支持產(chǎn)品從研發(fā)到上市的整個商業(yè)化過程。研發(fā)部門所提供的報告和分析有助于管理者制定決策。這種跨部門協(xié)同高層管理者的模式傳遞了一個明確的信號，那就是PPM對業(yè)務(wù)具有極其重要的戰(zhàn)略意義！

      澳洲聯(lián)邦銀行（CBA）是澳大利亞頂尖的綜合金融服務(wù)提供者，它在各個業(yè)務(wù)部門間實施PPM解決方案，體現(xiàn)了IT對于以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向來管理各種項目的需求。該公司通過PPM系統(tǒng)，制定了一套標(biāo)準(zhǔn)項目方法論，僅在18個月內(nèi)就將產(chǎn)品部署到整個公司。澳洲聯(lián)邦銀行企業(yè)項目實施、企業(yè)系統(tǒng)支持及IT團(tuán)隊的總經(jīng)理，Pete Wilson表示：“我們創(chuàng)造了一個可延伸到各個團(tuán)隊的項目管理社區(qū)，在短短十八個月內(nèi)在項目管理和執(zhí)行能力方面達(dá)到了世界一流水平和行業(yè)頂尖標(biāo)準(zhǔn)。我們成功的關(guān)鍵可以歸結(jié)為大家的共同努力、有限的定制化、以及采用‘以業(yè)務(wù)為本’的項目管理方法。”

      展現(xiàn)項目投資組合的可見性

      實時的可見性能幫助項目經(jīng)理了解項目投資如何與公司目標(biāo)相結(jié)合。洞悉哪些項目能為公司創(chuàng)造價值，是投資得到迅速回報的捷徑。來自惠普PPM中心Gantry投資回報率基準(zhǔn)研究集團(tuán)的用戶證實，短短一年內(nèi)，公司取消了那些無戰(zhàn)略性意義的項目，并從中節(jié)省了近8%的年度IT預(yù)算 。

      作為電子設(shè)計自動化軟件開發(fā)者的Mentor Graphics公司在IT部門以及其軟件產(chǎn)品部門內(nèi)采用了PPM解決方案。該公司通過此方案掌控了全球所有項目的進(jìn)展，并基于對業(yè)務(wù)整合和經(jīng)營結(jié)果的預(yù)期，調(diào)整項目的優(yōu)先度、改進(jìn)產(chǎn)品。

      這種可見性也有助于辨別項目依賴程度，幫助經(jīng)理們在商業(yè)條件發(fā)生變化時調(diào)整項目和資源，最終使項目按時、在預(yù)算之內(nèi)完成。Gantry投資回報率基準(zhǔn)研究發(fā)現(xiàn)，對項目條件變化所產(chǎn)生的影響缺乏預(yù)見性，是導(dǎo)致項目延遲及超支的最主要因素之一。

      實施并將標(biāo)準(zhǔn)項目方法論自動化

      如果公司依賴PPM系統(tǒng)所收集的數(shù)據(jù)，那它需要保證數(shù)據(jù)是真實可靠的。實施標(biāo)準(zhǔn)的項目方法論將確保數(shù)據(jù)在獲取、采集及報告過程中保持一致。

      在企業(yè)內(nèi)實施跨部門的標(biāo)準(zhǔn)項目管理后，項目經(jīng)理的生產(chǎn)力將得到大幅提升。這也可避免使用人工的方法從多個分散資源中收集信息。來自惠普PPM中心Gantry投資回報率基準(zhǔn)研究集團(tuán)的用戶表示，在采用自動化標(biāo)準(zhǔn)項目和組合管理方案一年后，花在制作報告上的時間被縮減了30%以上。

      標(biāo)準(zhǔn)項目管理方法同樣支持高要求的質(zhì)量管理方法，如六西格瑪及ITIL等。我們看到，越來越多客戶的通過采用PPM解決方案，來實現(xiàn)、并經(jīng)濟(jì)高效地維持這些最佳實踐。

      對于IT應(yīng)用和服務(wù)供應(yīng)商Birlasoft公司來說，堅持質(zhì)量為本的理念和忠于最佳實踐是其戰(zhàn)略目標(biāo)。潛在客戶要求Birlasoft公司達(dá)到六西格瑪并以CMMI 5級認(rèn)證作為投標(biāo)要求。因此，該公司采用了PPM。他們在一年內(nèi)將項目實施時效性（按時完成了項目）提高了近32%，并在3年后將其提升至63%。

      簡而化之

      不要將流程過于程式化！——這一點再怎么強(qiáng)調(diào)也不為過。如果流程過于程式化，那么用戶可能放棄這個項目。最好的辦法是堅持流程自動化，以最快的速度、最好的步驟解決內(nèi)部存在的問題。此外，秉承簡化流程的原則，將使PPM系統(tǒng)的實施和應(yīng)用更為輕松。

      對這一理念接受度越高，投資回報率（ROI）就越大。例如Gantry集團(tuán)2008年投資回報率基準(zhǔn)研究表明，通過自動化項目管理流程，項目經(jīng)理能夠完成更多的任務(wù)，因此公司不必雇傭新的人員來處理新增的項目量。一年之后，節(jié)省的人力成本平均達(dá)150萬美元，在使用該方案的第三年，節(jié)省成本則達(dá)到了360萬美元。

      隨時評估與溝通（越早越好，越頻繁越好）

      設(shè)定基準(zhǔn)，并隨時向業(yè)務(wù)高管展現(xiàn)解決方案所產(chǎn)生的成效，這一點非常重要。在應(yīng)用的初期階段，應(yīng)該抓住一切機(jī)會傳遞解決方案的成功信息。

      最好的方法是先確定一個需要改進(jìn)的指標(biāo)，包括需要改進(jìn)項目所需時間或需要提高項目經(jīng)理的效率。一旦獲取到與此指標(biāo)相關(guān)的信息，則需要周期性的向管理團(tuán)隊報告。

      使用實時報告和數(shù)據(jù)表與管理層保持定期的溝通也非常重要。這些信息可作為制定決策的依據(jù)。這樣做將有助于確保項目項目實施的可靠性，并將信息及時傳達(dá)給團(tuán)隊。如此一來，討論也變得更有數(shù)據(jù)可依。

      總的來說，長期嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)動蕩使幾乎所有的公司都開始評估如何在保持競爭力的情況下降低成本。企業(yè)級PPM解決方案提高公司項目的透明度并實行有效管理，它使投資組合符合公司目標(biāo)，并降低了成本，避免項目失敗的風(fēng)險。