淺談采購管理

眾所周知公司的根本目標是追求利潤最大化。增加利潤的方法之一就是增加銷售額。假設某公司購進50000元的原材料,加工成本為50000元,若銷售利潤為10000元,需實現(xiàn)銷售額110000元。如果將銷售利潤提高到15000元而利潤率不變,那么銷售額就需實現(xiàn)165000元。這意味著公司的銷售能力必須提高50%,這是非常困難的。還有一種方法也可實現(xiàn),假定加工成本不變,可以通過有效的采購管理使原材料只花費45000元,節(jié)余的5000元就直接轉化為利潤,從而在110000元的銷售額上把利潤提高到15000元。

上面的案例說明了良好的采購管理將直接增加公司利潤和價值,有利于公司在市場競爭中贏得優(yōu)勢。采購管理涉及內(nèi)容繁雜,本文主要從制定采購計劃、采購過程管理、采購成本分析、采購安全和保密等方面對采購管理加以探討。

1 制定采購計劃

1.1 制造、采購分析

一般而言,在采購之前首先要做制造、采購分析,以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時采購等。

在制造、采購分析中,主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進行分析比較,并決定是否從單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部分貨物和服務,或者不從外部采購而自行制造。

1.2 合同類型的選擇

當決定需要采購時,合同類型的選擇成為買賣雙方關注的焦點,因為不同的合同類型決定了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風險放在賣方,同時維護對項目經(jīng)濟、高效執(zhí)行的獎勵；賣方的目標是把風險降到最低,同時使利潤最大化。常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形,買方可根據(jù)具體情況進行選擇。一般來說,其適用情況如下:

成本加成本百分比(CPPC〉合同:由于不利于控制成本,目前很少采用。

成本加固定費用(CPFF〉合同:適合于研發(fā)項目。

成本加獎勵費(CPIF〉合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同。

固定價格加獎勵費用〈FPI〉合同:長期的高價值合同。

固定總價(FFP〉合同:買方易于控制總成本,風險最小；賣方風險最大而潛在利潤可能最大,因而最常用。

1.3 采購計劃編制

根據(jù)制造、采購分析的結果和所選擇的合同類型編制采購計劃,說明如何對采購過程進行管理。具體包括:合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、制定評價標準等。根據(jù)項目需要,采購管理計劃可以是正式、詳細的,也可以是非正式、概括的。

2 采購過程管理

2.1 詢價

詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息,該過程的專業(yè)術語叫供方資格確認。獲取信息的渠道有:招標公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。

2.2 供方選擇

這個階段根據(jù)既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種: