如何評價知識文檔的價值？

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        在知識庫建設和運營的實踐中，經(jīng)常存在這樣一個問題：隨著知識庫中內(nèi)容增多，用戶找到有價值文檔的成本越來越高：他們無法發(fā)現(xiàn)對于他們有價值的知識文檔。久而久之，員工使用知識庫的動力越來越小，知識庫成為了一個擺設。原因在于，在知識庫中雖然內(nèi)容越來越多，但是能夠被復用、重用的內(nèi)容卻被一篇篇粗制濫造甚至從外部Copy的文檔淹沒。在知識庫運營初期，企業(yè)往往更重視知識庫中內(nèi)容的數(shù)量，忽略質(zhì)量。當發(fā)現(xiàn)問題后，只能安排專人去排查，費時而且價值不大。

    知識庫中高質(zhì)量的知識文檔是知識庫存在的基礎，但如何評價知識文檔的價值呢？

    知識文檔的兩種類型

    從實踐中看，知識庫中的文檔一般可以分為兩類：一類為企業(yè)明確要求員工在工作中產(chǎn)生的，企業(yè)提供了詳細的模板，有明確的要求。比如，做項目中需要提交給客戶的項目提案，在關鍵節(jié)點產(chǎn)出的項目階段報告，這些知識都是企業(yè)通過流程分析、崗位分析要求員工必須產(chǎn)出的，對于企業(yè)的價值是比較明確可測量的。從未來說，這些知識的重用、復用性也較高，是企業(yè)的核心知識。

    另一類是企業(yè)沒有明確要求，但員工覺得有價值的內(nèi)容。比如員工的個人心得、感想、體會，這類文檔對于特定的人和業(yè)務有其價值，但具體價值又比較難判斷。即使是銷售專家也沒辦法說一篇銷售心得對于銷售業(yè)績的提升有何作用,這個文檔對于銷售專家可能沒用，但對于一個新的銷售人員這篇文檔可能就能解決他正疑惑的問題。

    誰來評價知識文檔

    無論是公司要求產(chǎn)出的核心知識還是員工的個人心得、感想體會，原則上都需要有相應的質(zhì)量審核流程，否則知識庫有淪落為“垃圾庫”的可能。那么，知識文檔的價值應該由誰來把控呢？大部分企業(yè)通過設置知識專家（該領域內(nèi)的資深人士）審核，專家審核后再由知識管理專業(yè)人員審核文檔合規(guī)性，然后就可以入庫。這里面需要注意的是，如果所有的文檔都推給某一個或某幾個專家審核，那具體的專家每天需要面對大量的文檔，不可能有時間細看，最終會為完成任務而走走過場。對于專家審核，通常需要分散到不同的知識專家，使每位專家的工作量足夠小，并給予必要的激勵

    我們認為，知識文檔的價值評判應該有三個部分來完成：

    一、產(chǎn)出前基于組織的流程、崗位分析而確定：沒有價值的文檔、重用性和復用性比較差的文檔，沒有必要產(chǎn)出。凡是企業(yè)明確要求員工產(chǎn)出的文檔，其背后都是對其價值的認可，這個認可來自于流程、崗位知識需求的分析。企業(yè)認為應該產(chǎn)出的文檔，該文檔本身就是有價值的，比如一些項目提交給客戶提案、項目階段性成果以及最終成果。在知識庫五步驟中，其中“界定核心知識”、“控制知識產(chǎn)出”即為該階段的內(nèi)容。

    二、知識專家：一篇文檔的質(zhì)量需要知識專家的審核，企業(yè)每天都在產(chǎn)生大量的知識文檔，作為行業(yè)或者領域內(nèi)的專家需要對每篇知識文檔的價值進行認定。從知識管理的角度而言，每個知識員工都是其領域的知識專家，知識專家的界定可以借鑒學術論文的“同行評審”。

    三、文檔的最終用戶：知識文檔的最終價值體現(xiàn)在重用和復用上，沒有人使用的知識文檔（大部分情況下）其價值不會太高，所以知識文檔價值的判斷最終在于用戶的使用（用鼠標投票）。通過系統(tǒng)跟蹤記錄每份知識文檔的使用率和使用方式，如：閱讀、評價、評分、收藏、下載等評價指標，并賦予不同的使用方式不同的權(quán)重，在文檔生成后對文檔價值進行評價。

    結(jié)語

    我們認為，知識文檔的價值判斷要根據(jù)組織流程、崗位分析、知識專家主觀評價、最終用戶使用過程的評價三方面來綜合判斷。結(jié)合文檔的內(nèi)容、類型，三個方面的價值認可需賦予不同的權(quán)重，最后綜合計算文檔的價值。

    知識文檔的價值是知識庫價值的基礎決定因素，在信息爆炸的環(huán)境下，知識庫作為組織內(nèi)部顯性知識沉淀和匯聚的地方，需要高價值的內(nèi)容，否則在未來知識文檔的使用環(huán)節(jié)將出現(xiàn)“雖然有內(nèi)容，但用戶卻很少用的問題”，失去組織內(nèi)部知識庫的作用和價值