深圳某公司OA辦公系統(tǒng)實(shí)施情況匯報(bào)書(shū)

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1.1公司現(xiàn)狀及項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)

目前深圳XX有限公司的信息化建設(shè)，已經(jīng)擁有公司網(wǎng)站和正在上線的ERP系統(tǒng)，內(nèi)部溝通雖然已經(jīng)使用部分軟件，但是無(wú)法達(dá)到整合、協(xié)同軟件和分布式管理的業(yè)務(wù)需求；而且日常的OA辦公自動(dòng)化行政辦公及公文審批，仍采用比較傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式進(jìn)行處理。

1、OA流程管理方面
沒(méi)有完善的規(guī)章制度、作業(yè)流程，導(dǎo)致行政審批不規(guī)范，隨意性較強(qiáng)，當(dāng)審批人出差或不在辦公現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，審批流程無(wú)法繼續(xù)，從一定程度上影響辦事效率。而且公司管理層無(wú)法對(duì)內(nèi)部行政及業(yè)務(wù)審批進(jìn)行有效的監(jiān)控。

1. 礦文檔管理方面

通過(guò)紙質(zhì)和電子版相結(jié)合管理，雖然文檔都集中在文控部門(mén)集中管理，但對(duì)各類(lèi)文檔沒(méi)有明確的授權(quán)管理，員工的查詢(xún)借閱比較十分困難，沒(méi)有規(guī)劃統(tǒng)一的知識(shí)共享平臺(tái)，不利于知識(shí)的傳播和積累。

1. 內(nèi)部溝通方面

主要采用電話(huà)，會(huì)議，口頭溝通和一些簡(jiǎn)單的局域網(wǎng)溝通軟件等實(shí)現(xiàn)，從一定程度上影響溝通的效率，不能很好地實(shí)現(xiàn)多樣化的溝通交流。

1. 分布式辦公方面

隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，公司實(shí)現(xiàn)分布式辦公是必然趨勢(shì)，為了適應(yīng)這方面管理和辦公的需要，一套能夠滿(mǎn)足分布式辦公需要的協(xié)同辦公平臺(tái)是必需的。
通過(guò)現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司管理規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化、協(xié)助公司人員進(jìn)行日常辦公管理，提高信息共享和傳遞的自動(dòng)化程度，減少事務(wù)消耗，實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)監(jiān)控，創(chuàng)造協(xié)同工作穩(wěn)定的辦公環(huán)境，使企業(yè)提高辦公效率，降低運(yùn)作成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力。

2. 項(xiàng)目實(shí)施的主要成果

2.1OA系統(tǒng)的應(yīng)用模塊和應(yīng)用范圍

已經(jīng)應(yīng)用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊包括：

系統(tǒng)名稱(chēng)	明細(xì)模塊	完成情況	應(yīng)用范圍	備注
OA協(xié)同辦公系統(tǒng)	協(xié)同審批	完成	深圳XX有限公司本部	目前OA系統(tǒng)整體應(yīng)用順利
	文件傳閱	完成
	知識(shí)中心	完成
	在線論壇	完成
	新聞中心	完成
	通知公告	完成
	消息中心	完成
	通訊錄	完成
	電子郵件	完成
	會(huì)議管理	完成
	工作管理	完成
	設(shè)置中心	完成
	系統(tǒng)管理	完成

 

2.2項(xiàng)目基本情況介紹

基本信息
客戶(hù)名稱(chēng)
實(shí)施顧問(wèn)		項(xiàng)目經(jīng)理
客戶(hù)方系統(tǒng)管理員		客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理
項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)間	2010-01-20	計(jì)劃交付時(shí)間			2010-05
項(xiàng)目變更天數(shù)		實(shí)際實(shí)施交付時(shí)間			2010-05
系統(tǒng)上線時(shí)間	2010-04-30	項(xiàng)目延期
系統(tǒng)環(huán)境信息
客戶(hù)服務(wù)器配置	型號(hào)：IBM		CPU：Intel(R) Xeon(R) E5540 2.53G
	硬盤(pán)：90G		內(nèi)存：2GB
操作系統(tǒng)及版本	Windows Server 2008 R2 Standard		數(shù)據(jù)庫(kù)及版本	Microsoft SQL Server 2005
殺毒軟件			網(wǎng)絡(luò)帶寬	4MB
OA系統(tǒng)信息
OA版本	V5.31標(biāo)準(zhǔn)版	并發(fā)用戶(hù)數(shù)		150
OA安裝目錄
DATA原文目錄
注冊(cè)信息
系統(tǒng)集成情況	獨(dú)立OA
外網(wǎng)訪問(wèn)地址

 

2.3項(xiàng)目實(shí)施成果

系統(tǒng)運(yùn)行范圍		深圳XX有限公司
項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)間		2010-01-20	系統(tǒng)上線時(shí)間	2010-04-30	實(shí)施交付時(shí)間	2010-07-01
實(shí) 施 工 作 明 細(xì)	協(xié)同審批	共完成了13個(gè)表單制作和13個(gè)流程的定制。 所完成的流程經(jīng)過(guò)各部門(mén)業(yè)務(wù)人員的討論和確認(rèn)，并選定在公司本部正式運(yùn)行。
	知識(shí)中心	完成深圳聯(lián)亨知識(shí)中心的各級(jí)欄目框架搭建。 完成欄目權(quán)限的設(shè)置。 已經(jīng)全部投入使用并不斷完善中。
	互動(dòng)溝通	完成文件傳閱、電子郵件、消息等多樣化的溝通方式的建立及培訓(xùn)工作，方便員工間的溝通。 新聞中心、通知公告、消息中心等模塊已投入使用。
	信息共享	完成新聞、通知公告、在線論壇、通訊錄等模塊的初始化及培訓(xùn)工作。 OA系統(tǒng)管理員有能力根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行調(diào)整和管理。
	用戶(hù)培訓(xùn)	完成深圳聯(lián)亨OA系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)。 完成深圳聯(lián)亨普通用戶(hù)全員培訓(xùn)。
	已移交文檔	OA系統(tǒng)用戶(hù)手冊(cè)(普通用戶(hù)版) OA系統(tǒng)用戶(hù)手冊(cè)(系統(tǒng)管理員版) OA系統(tǒng)安裝部署手冊(cè) OA系統(tǒng)備份手冊(cè)
	已確認(rèn)文檔	系統(tǒng)安裝確認(rèn)單 藍(lán)圖設(shè)計(jì)方案書(shū) 培訓(xùn)結(jié)果確認(rèn)單(管理員) 系統(tǒng)上線確認(rèn)單 項(xiàng)目實(shí)施成果確認(rèn)單

2.4上線階段業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總

2.4.1工作流及表單

整理上線的公文和企業(yè)工作流程
	進(jìn)料不合格電子流
	制程不合格品處理電子流
	成品生產(chǎn)中不良品退料電子流
	管理問(wèn)題處理電子流
	客戶(hù)投訴質(zhì)量問(wèn)題處理電子流
	文件評(píng)審電子流
	IT設(shè)備故障報(bào)修流程
	員工請(qǐng)假審批流程
	電腦、軟件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備申請(qǐng)審批流程
	ERP系統(tǒng)問(wèn)題反饋流程
	員工辭職申請(qǐng)審批流程
	費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批流程
	差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)審批流程

 

2.4.2系統(tǒng)應(yīng)用效果截圖

包括首頁(yè)、各模板首頁(yè)、知識(shí)中心分類(lèi)架構(gòu)樹(shù)、各模塊能反映業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的界面，客戶(hù)啟用的所有模塊都必須要有效果圖。

1. 首頁(yè)效果圖

1. 知識(shí)中心首頁(yè)圖

1. 公文處理首頁(yè)圖

3. 項(xiàng)目文檔移交清單

實(shí)施階段	項(xiàng)目文檔	文檔格式		公司存檔	提交客戶(hù)
		電子	紙質(zhì)
項(xiàng)目準(zhǔn)備	售前、實(shí)施前期溝通紀(jì)要	P		P
	實(shí)施任務(wù)分配單	P		P
	OA項(xiàng)目組花名冊(cè)	P		P	P
	項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃	P	P	P	P
	項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)會(huì)議紀(jì)要	P		P
	軟件安裝完成確認(rèn)單	P	P	P	P
	系統(tǒng)安裝備份手冊(cè)	P			P
	注冊(cè)碼申請(qǐng)單	P		P
	調(diào)研計(jì)劃及調(diào)研提綱	P		P
	項(xiàng)目調(diào)研計(jì)劃	P		P
	項(xiàng)目調(diào)研溝通記錄	P		P
	項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告	P		P
藍(lán)圖設(shè)計(jì)	培訓(xùn)結(jié)果確認(rèn)書(shū)（系統(tǒng)管理員）	P	P	P	P
	業(yè)務(wù)藍(lán)圖確認(rèn)書(shū)	P	P	P	P
系統(tǒng)上線	基礎(chǔ)數(shù)據(jù)初始化結(jié)果確認(rèn)書(shū)	P		P
	培訓(xùn)結(jié)果確認(rèn)書(shū)（最終用戶(hù)培訓(xùn)）	P	P	P	P
	系統(tǒng)上線確認(rèn)單	P	P	P	P
	項(xiàng)目實(shí)施成果確認(rèn)單	P	P	P	P
	用戶(hù)操作手冊(cè)	P			P
	項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告	P		P	P
	項(xiàng)目驗(yàn)收確認(rèn)單	P	P	P	P
維護(hù)服務(wù)	項(xiàng)目文檔移交清單	P		P
日常工作	現(xiàn)場(chǎng)專(zhuān)業(yè)實(shí)施服務(wù)單	P		P
	會(huì)議紀(jì)要	P		P

 

4. 項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)

經(jīng)過(guò)近兩個(gè)月的工作，在深圳聯(lián)亨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下，在深圳聯(lián)亨OA項(xiàng)目組和全體用戶(hù)的積極配合下，OA系統(tǒng)的實(shí)施工作取得了階段性的成果，系統(tǒng)的整體應(yīng)用得到了較好的推動(dòng)，用戶(hù)登陸積極踴躍，利用OA系統(tǒng)進(jìn)行工作流程審批、信息和知識(shí)的查詢(xún)、同事間溝通互動(dòng)，工作質(zhì)量和效率得到明顯改進(jìn)、提高。OA系統(tǒng)對(duì)加強(qiáng)內(nèi)部信息交流、提高工作效率等方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

4.1OA系統(tǒng)運(yùn)行情況總結(jié)

1. 系統(tǒng)登錄使用情況

在正常的工作時(shí)間段，平均在線人數(shù)基本平穩(wěn)的保持在100人左右，隨著審批流程的不斷優(yōu)化和用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的接受程度、熟悉程度的不斷提高，用戶(hù)已經(jīng)逐步養(yǎng)成登陸OA系統(tǒng)辦理審批、查詢(xún)信息和資料、與同事間進(jìn)行溝通交流的習(xí)慣。審批流程的辦理數(shù)量逐步穩(wěn)定，業(yè)務(wù)辦理質(zhì)量也顯著提高，誤操作逐漸減少。用戶(hù)的問(wèn)題也從系統(tǒng)操作方面向?qū)嶋H應(yīng)用方面轉(zhuǎn)變，已經(jīng)開(kāi)始了主動(dòng)的實(shí)際應(yīng)用。

1. 系統(tǒng)應(yīng)用情況

 

時(shí)間段	協(xié)同審批		文件傳閱
	未結(jié)	辦結(jié)
2010年5月		93	666
2010年6月	26	359	2206

 
協(xié)同審批和文件傳閱為深圳聯(lián)亨日常工作中使用頻率最高的功能模塊，通過(guò)上面的一組數(shù)據(jù)對(duì)比可以發(fā)現(xiàn)，隨著系統(tǒng)推廣的不斷深入，用戶(hù)登錄系統(tǒng)積極，系統(tǒng)的利用率顯著提高。

4.2項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題與難點(diǎn)回顧

1. 項(xiàng)目調(diào)研階段的需求過(guò)分?jǐn)U大。由于客戶(hù)信息化水平整體不高，很多人以為OA系統(tǒng)是萬(wàn)能的，可以處理任何實(shí)際工作中的事。經(jīng)過(guò)跟客戶(hù)的溝通和講解，讓客戶(hù)了解OA系統(tǒng)的適用范圍，有效的控制了需求的無(wú)限擴(kuò)大。
2. 客戶(hù)內(nèi)部管理制度不規(guī)范，人為因素特別嚴(yán)重。使用系統(tǒng)前，辦理審批事項(xiàng)的人員隨意性比較大，經(jīng)常出現(xiàn)‘越級(jí)’審批現(xiàn)象。通過(guò)程序中流程處理的控制，減少了這種不規(guī)范的操作，使管理和監(jiān)管更加規(guī)范。
3. 系統(tǒng)上線初期，用戶(hù)使用OA系統(tǒng)積極性不高。由于習(xí)慣了傳統(tǒng)的手工操作模式，上線初期還是有部分抵觸心里存在，隨著整體推廣的深入和OA系統(tǒng)帶來(lái)的工作效率的提升，這個(gè)問(wèn)題逐漸得到緩解和改善。
4. 公文審批流程的不斷優(yōu)化。在系統(tǒng)上線初期，客戶(hù)公文審批流程經(jīng)常性的進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，在雙方項(xiàng)目組的共同努力下，這個(gè)問(wèn)題得到很好的解決，而且審批流程也基本穩(wěn)定。

5. 項(xiàng)目后續(xù)服務(wù)建議

5.1服務(wù)部聯(lián)系人：

5.2項(xiàng)目后續(xù)維護(hù)建議

1. 定期對(duì)客戶(hù)進(jìn)行電話(huà)溝通，了解系統(tǒng)應(yīng)用情況；
2. 按階段對(duì)服務(wù)程序數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢查、備份升級(jí)；