深圳OA功能設(shè)計(jì)：供應(yīng)商退貨功能完善

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供應(yīng)商退貨單是深圳OA系統(tǒng)中一張必不可少的單據(jù)。但是，其因?yàn)槭?a href="http://keekorok-lodge.com/shangwu/cg/" target="_blank">采購管理主流程中的一種意外情況，所以，管理起來的話，比較復(fù)雜。

一方面各個(gè)企業(yè)對于退貨的管理流程不經(jīng)相同，這就要求深圳OA系統(tǒng)在退貨功能設(shè)計(jì)的時(shí)候，要考慮系統(tǒng)的靈活性，盡量通過靈活的配置，而不是二次開發(fā)來實(shí)現(xiàn)客戶的需求。二是財(cái)務(wù)對于退貨的處理情況根據(jù)企業(yè)情況的不同，也有所差異，如有的直接扣當(dāng)筆貨款，而有的則是扣下一筆貨款，等等。正是因?yàn)檫@些方面的影響，所以供應(yīng)商退貨管理比供應(yīng)商進(jìn)貨管理更加復(fù)雜。

我在原有退貨單功能的基礎(chǔ)上，主要對以下幾個(gè)方面進(jìn)行了改善?，F(xiàn)在把這些改善的思路在這邊總結(jié)出來，若大家也有類似的需求的話，則可以拿來參考一下。

一、 生產(chǎn)中或者生產(chǎn)完成后發(fā)生的退貨。

如現(xiàn)在有一家企業(yè)主要為各大家電企業(yè)生產(chǎn)帶線的插頭。他們的供應(yīng)商送來一筆線材，按企業(yè)的要求根據(jù)一定的尺寸斷好。然后企業(yè)在把這個(gè)線材在注塑機(jī)上把端子等利用PVC材料注塑成一個(gè)插頭。等到生產(chǎn)完成，在成品入庫檢驗(yàn)的時(shí)候，檢驗(yàn)人員發(fā)現(xiàn)這批線材有質(zhì)量問題，需要進(jìn)行退貨。此時(shí)，就會(huì)遇到一些問題。

一是這個(gè)線材已經(jīng)消耗掉，已經(jīng)生成成成品。此時(shí)，若退貨的話，就沒有對應(yīng)的品號可以進(jìn)行退貨。如這個(gè)插頭的成品編號為PA001，而線材的品號為MX001。把線材加工成成品，企業(yè)庫存PA001成品增加，而線材MX001庫存減少?，F(xiàn)在若要把MX001退給供應(yīng)商的話，庫存中已經(jīng)沒有這個(gè)材料，該如何退給供應(yīng)商呢?

二是這個(gè)線材在加工的過程中，產(chǎn)生了一些加工費(fèi)用;而且也用到了企業(yè)的其他材料，如端子、PVC材料等等。那么，這些費(fèi)用應(yīng)該由誰來負(fù)擔(dān)呢?這也是一個(gè)深圳OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)中需要考慮的內(nèi)容。

筆者以前在實(shí)施項(xiàng)目的時(shí)候，碰到過好多類似的需求，基本上都需要通過二次開發(fā)或者半手工的方式才能處理?，F(xiàn)在由我負(fù)責(zé)深圳OA功能的設(shè)計(jì)，我就結(jié)合其他實(shí)施顧問的意見，把這個(gè)需求在深圳OA系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)版本上實(shí)現(xiàn)，如此的話，以后客戶遇到類似需求就不用再通過二次開發(fā)來實(shí)現(xiàn)。

這次退貨功能的完善，主要是加強(qiáng)對于退貨金額的調(diào)整。

默認(rèn)情況下，企業(yè)一筆貨若進(jìn)貨金額為十萬。把這筆全部退給供應(yīng)商的話，則其默認(rèn)金額最大就是十萬，不能夠超過這個(gè)數(shù)額。而在這筆貨上發(fā)生的檢驗(yàn)費(fèi)用、加工費(fèi)用等等的支出，則需要通過扣款單來完成。這顯然就把退貨單跟扣款單人為的隔離開來，不利于用戶的操作。

我在這方面上，進(jìn)行了調(diào)整。

我在退貨單上添加了一些字段，用來統(tǒng)計(jì)這些加工費(fèi)用與材料費(fèi)用。如我們增加了“加工費(fèi)用”與“額外材料成本支出”兩個(gè)字段。默認(rèn)情況下，這個(gè)兩個(gè)字段的值為零，即表示這批材料退貨時(shí)沒有發(fā)生過其他費(fèi)用，直接按材料本身的金額進(jìn)行退貨。若已經(jīng)發(fā)生了相關(guān)的支出，則只需要在這兩個(gè)字段中輸入相應(yīng)的金額，然后在生成應(yīng)付賬單時(shí)，就會(huì)把這些金額進(jìn)行累加，作為應(yīng)付帳款的遞減項(xiàng)，扣減應(yīng)付帳款。這兩個(gè)字段的值還可以根據(jù)企業(yè)預(yù)先定義的標(biāo)準(zhǔn)成本自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算

如此的話，就不用再手工的作扣款單，一切費(fèi)用都在退貨單上進(jìn)行顯示，這就有利于后續(xù)的稽核，相對來說，不容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

二、 退貨稅的處理方式。

退貨也會(huì)對稅產(chǎn)生比較大的影響。如企業(yè)這次把線MA001退回給供應(yīng)商，不再向其進(jìn)這筆線材，以示懲罰，而向另外一個(gè)供應(yīng)商進(jìn)貨。此時(shí)，若按正常業(yè)務(wù)來走，當(dāng)供應(yīng)商在進(jìn)貨時(shí)已經(jīng)開了發(fā)票，或者企業(yè)是隔月退貨的話，就會(huì)遇到一個(gè)紅字發(fā)票的問題。也就是說，要有一張紅字發(fā)票把原先的增值稅發(fā)票沖銷掉，否則的話，企業(yè)就會(huì)涉嫌多開增值稅發(fā)票逃稅。但是，這些發(fā)票，需要跟政府部門打交道，處理起來比較麻煩。所以，在手工處理的時(shí)候，退貨的時(shí)候，往往不會(huì)對稅做調(diào)整。如這次退貨金額為十萬，包含增值稅的部分。在實(shí)際退貨時(shí)，企業(yè)往往不會(huì)開紅字發(fā)票對沖，而是遞減下次的發(fā)票。如下次進(jìn)貨金額本來應(yīng)該是40萬，但是應(yīng)為這個(gè)月又十萬的退貨，所以只需要開30萬的發(fā)票。這就是大部分企業(yè)在退貨作業(yè)發(fā)生的時(shí)候，對于稅的處理方法。這雖然不怎么合規(guī)，但是，因?yàn)槠涮幚肀容^靈活，所以，深受企業(yè)的歡迎。

為了處理這個(gè)需求，我也花了很多時(shí)間與精力，在跟實(shí)施顧問商量該如何設(shè)計(jì)，也去向一些企業(yè)的財(cái)務(wù)工作人員請教可行的處理方法。最后，在退貨單轉(zhuǎn)應(yīng)付帳款單流程上動(dòng)起了腦筋。

當(dāng)企業(yè)用戶在結(jié)帳的時(shí)候，需要把進(jìn)貨單或者退貨單生成應(yīng)付帳款，并會(huì)計(jì)算相關(guān)的稅額。我在設(shè)計(jì)的時(shí)候，在結(jié)帳這個(gè)窗口中，提供了一個(gè)用戶手工選擇的功能。當(dāng)在供應(yīng)商已經(jīng)開了發(fā)票，而發(fā)生退貨的時(shí)候，用戶不需要開紅字發(fā)票。而只需要在結(jié)帳的時(shí)候，選中需要扣減那筆應(yīng)付帳款。如企業(yè)需要在一筆五十萬的貨款中扣減上月的退貨金額十萬，則只需要把這個(gè)退貨單關(guān)聯(lián)到這筆進(jìn)貨單上，則在結(jié)帳的時(shí)候，就會(huì)自動(dòng)對應(yīng)付帳款與稅額進(jìn)行調(diào)整。如此，顯然要比手工調(diào)整要方便的多，最重要的是，每項(xiàng)業(yè)務(wù)之間在深圳OA系統(tǒng)內(nèi)部相互關(guān)聯(lián)，這對于后續(xù)進(jìn)行查詢、稽核就有非常大的幫助。

三、 把退貨當(dāng)作調(diào)貨處理。

當(dāng)供應(yīng)商因?yàn)橘|(zhì)量等原因?qū)е虏牧贤素浀臅r(shí)候，有時(shí)，我們還需要他們繼續(xù)補(bǔ)貨。其實(shí)，這就是一個(gè)貨物調(diào)換的業(yè)務(wù)。若先開退貨單，然后再開進(jìn)貨單，這會(huì)比較麻煩。因?yàn)楹罄m(xù)在結(jié)帳的時(shí)候，對于退貨單或者進(jìn)貨單的話，都需要作結(jié)帳處理。所以，處理起來會(huì)覺得比較累贅。在實(shí)際工作中，很多企業(yè)是供應(yīng)商先把貨送過來，然后再把這些不良品拉回去。其實(shí)，遇到這種情況的話，一般不需要做任何的處理。但是，企業(yè)若對供應(yīng)商有考核的話，則就需要在深圳OA系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，否則的話，在考核的時(shí)候，就會(huì)漏掉這個(gè)質(zhì)量事故。

在大部分深圳OA系統(tǒng)中，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求的話，則必須通過退貨單來完成。但是，這正如上面所說的，其處理起來相對麻煩一點(diǎn)，所以不怎么受企業(yè)員工的歡迎。

為此，根據(jù)企業(yè)的需求，我們在深圳OA系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了因質(zhì)量原因而發(fā)生的調(diào)貨處理功能。

首先，在原先的借出借入功能的基礎(chǔ)上，我們設(shè)計(jì)了一張“因質(zhì)量原因而發(fā)生調(diào)貨”單據(jù)。當(dāng)企業(yè)遇到質(zhì)量原因，而發(fā)生調(diào)貨的時(shí)候，則只需要開這張單據(jù)，而不用再開退貨單、進(jìn)貨單兩張單據(jù)。而若中間費(fèi)用費(fèi)用金額差異的話，只需要開一張單據(jù)即可。

其次，在深圳OA系統(tǒng)中的供應(yīng)商考核功能中，系統(tǒng)也會(huì)把這個(gè)單據(jù)跟企業(yè)的退貨單一起，考慮到供應(yīng)商考核的成績中去。如此的話，就從上到下，把供應(yīng)商的退貨跟供應(yīng)商的考核有機(jī)的聯(lián)系在一起，有利于企業(yè)對供應(yīng)商進(jìn)行考核。

四、 改善跟進(jìn)貨驗(yàn)收作業(yè)的結(jié)合。

一般企業(yè)在收貨的時(shí)候，有先入庫再檢驗(yàn)與先檢驗(yàn)再入庫兩種方式。理想狀態(tài)下，一般是采用先檢驗(yàn)再入庫的方式，如此的話，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量方面的原因，可以直接退貨，而不會(huì)對庫存造成多大的影響。但是，在實(shí)際工作中，企業(yè)往往做不到這一點(diǎn)。一方面檢驗(yàn)可能需要花費(fèi)比較多的時(shí)間，當(dāng)進(jìn)貨比較多的時(shí)候，質(zhì)量檢驗(yàn)人員來不及。另一方面，送貨的司機(jī)也沒有這么多的耐心等你在那邊檢驗(yàn)完成。所以，大部分企業(yè)都是先入庫，然后再進(jìn)行檢驗(yàn)。遇到有不良品的，然后再退貨。

而深圳OA系統(tǒng)中，一般的進(jìn)貨檢驗(yàn)作業(yè)都是針對“先檢驗(yàn)后入庫”這種處理方式的。所以當(dāng)無法滿足企業(yè)的“先入庫后檢驗(yàn)”的作業(yè)時(shí)，企業(yè)往往會(huì)拋棄這個(gè)深圳OA系統(tǒng)處理流程額，而采用手工作業(yè)。

為了提高深圳OA系統(tǒng)作業(yè)的使用率，我們對這個(gè)功能進(jìn)行了完善，讓其能夠支持“先入庫后檢驗(yàn)”的作業(yè)方式。

其實(shí)，實(shí)現(xiàn)起來也比較簡單。首先，倉庫先根據(jù)供應(yīng)商的送貨單與企業(yè)自己的采購單，在系統(tǒng)中做入庫，把原材料錄入到待檢驗(yàn)倉庫。在這個(gè)倉庫中的產(chǎn)品，生產(chǎn)部門是不能夠拿來用的，領(lǐng)料單無法領(lǐng)取這個(gè)待檢驗(yàn)倉庫中的材料。然后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生一張送檢通知單，讓質(zhì)量部門來進(jìn)行檢驗(yàn)。進(jìn)貨檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)后，根據(jù)檢驗(yàn)的結(jié)果，在檢驗(yàn)單上填寫驗(yàn)收數(shù)量與驗(yàn)退數(shù)量，然后審核。在審核的過程中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生兩張單據(jù)，一張是庫存調(diào)撥單，會(huì)把“待檢驗(yàn)倉庫”中的庫存轉(zhuǎn)移到原材料倉庫或者其他對應(yīng)的倉庫，這調(diào)撥單可以設(shè)置為自動(dòng)審核。另外一張是“退貨單”或者“退貨通知單”，告知相關(guān)部門這些產(chǎn)品有質(zhì)量問題，需要退貨。如此的話，讓“進(jìn)貨驗(yàn)收作業(yè)”不僅支持“先檢驗(yàn)后入庫”的作業(yè)，也支持“先入庫后檢驗(yàn)”的處理模式。（IT專家網(wǎng)）