云OA辦公軟件走馬上任 降低硬件成本

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　　北京地鐵漲價(jià)問(wèn)題經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的各方博弈，終于日前宣布進(jìn)入民意調(diào)查階段，相關(guān)部門提出五種方案建議，供市民理解。這同時(shí)也意味著，北京公共交通正式進(jìn)入漲價(jià)倒計(jì)時(shí)，市民們可以開(kāi)始策劃省錢出行了。民生之外，單位、組織在采購(gòu)各種物品時(shí)也無(wú)時(shí)不刻在考慮成本問(wèn)題，例如OA辦公系統(tǒng)。

　　多數(shù)OA辦公系統(tǒng)的成本消耗并不在于系統(tǒng)本身的成本，而在于后期使用過(guò)程中的維護(hù)開(kāi)發(fā)等。為此，本文羅列幾點(diǎn)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的省錢攻略，供選型這參考。

　　一、 團(tuán)隊(duì)、工具、方法論，一個(gè)都不能少

　　在后期的辦公OA軟件實(shí)施與維護(hù)工作上，通常遵循“團(tuán)隊(duì)、工具、方法論，一個(gè)都不能少”的原則去進(jìn)行，組建系統(tǒng)管理和應(yīng)用管理員團(tuán)隊(duì)，并且按照授人以漁的思想，傳遞知識(shí)和技能，幫助客戶培養(yǎng)IT團(tuán)隊(duì)，而不是越俎代庖，親自動(dòng)手完成所有的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)工作。

　　1、有問(wèn)題及時(shí)解決，保證辦公OA服務(wù)快速實(shí)施效果

　　用戶有問(wèn)題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與開(kāi)發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。泛普軟件OA辦公系統(tǒng)(keekorok-lodge.com)管理員要在不斷出現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的循環(huán)中，逐步提高解決問(wèn)題的能力，以保證辦公OA軟件的實(shí)施效果。

　　2、維護(hù)數(shù)據(jù)做備份，保證日后不再出現(xiàn)同樣的問(wèn)題。

　　對(duì)辦公OA系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)時(shí)，應(yīng)采取數(shù)據(jù)保護(hù)措施，如數(shù)據(jù)備份等。

　　3、培養(yǎng)IT團(tuán)隊(duì)，做到自給自足，降低運(yùn)維成本。

　　二、避免走進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)維誤區(qū)

　　泛普軟件(keekorok-lodge.com)CEO胡建先生認(rèn)為，在泛普OA系統(tǒng)辦公OA軟件服務(wù)上，很多企業(yè)存在一個(gè)誤區(qū)：覺(jué)得當(dāng)?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機(jī)構(gòu)，有問(wèn)題了能夠有人隨時(shí)上門服務(wù)。其實(shí)辦公OA軟件服務(wù)是可以遠(yuǎn)程維護(hù)的，而且比上門提供OA軟件服務(wù)更靈活、更及時(shí)、成本更低。

　　然而，許多公司的外地機(jī)構(gòu)多是辦事處或代理商，對(duì)OA辦公系統(tǒng)的熟悉程度遠(yuǎn)不如廠商的專業(yè)人員。為此泛普軟件的外地辦公機(jī)構(gòu)多為直屬機(jī)構(gòu)，渠道相對(duì)欠缺。

　　三、技術(shù)與管理分工明確

　　OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)基礎(chǔ)管理軟件，具備技術(shù)與管理的雙重屬性，因此也需要技術(shù)與管理的默契配合、有效分工。例如，新員工入職流程，管理層面上需要人力、行政進(jìn)行相關(guān)記錄、備案、批準(zhǔn)，技術(shù)層面上需要技術(shù)部門對(duì)數(shù)據(jù)的控制。工明確是減少后期維護(hù)時(shí)間與成本的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。

　　四、云OA走馬上任 降低硬件成本

　　“云”大行其道的今天，云OA應(yīng)運(yùn)而生，在提高系統(tǒng)性能的同時(shí)，更解決了硬件成本問(wèn)題。

　　五、提高使用者能動(dòng)性 讓IT運(yùn)維降至最低

　　對(duì)于OA辦公方面的運(yùn)行管理，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的變動(dòng)大小可以自行選擇是由廠商進(jìn)行IT外包，還是由內(nèi)部來(lái)做。而對(duì)于使用者級(jí)的運(yùn)行管理服務(wù)又分為兩個(gè)層面，一個(gè)是桌面內(nèi)容的部署工作，另一項(xiàng)是內(nèi)部流程的快速變化工作。

　　桌面內(nèi)容由于涉及到企業(yè)內(nèi)部隱私問(wèn)題大部分都有企業(yè)內(nèi)部自己建立專門的信息化事業(yè)部來(lái)做。而第二項(xiàng)，也就是內(nèi)部流程的快速變化工作。專家認(rèn)為它是直接影響后期IT運(yùn)維成本的關(guān)鍵因素。那么最好的解決方法，就是提高最終使用者的能動(dòng)性，讓他們自己進(jìn)行大部分的流程調(diào)整工作，由IT進(jìn)行監(jiān)管，便可以讓這方面的IT運(yùn)維降至最低甚至消失。泛普軟件軟件甚至提出“讓用戶做系統(tǒng)主人”的創(chuàng)新理念。

　　隨著OA辦公系統(tǒng)在單位、組織中的使用率越來(lái)越高，管理范圍越來(lái)越廣，如何延長(zhǎng)其使用周期成為管理者關(guān)心的問(wèn)題，而使用周期的延展同時(shí)也關(guān)乎的費(fèi)用的增加，特別是運(yùn)維費(fèi)用，了解相關(guān)省錢攻略尤為必要。