大型集團公司OA辦公系統(tǒng)平臺建設實施計劃

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大型集團公司OA辦公系統(tǒng)平臺建設實施計劃

5.3.2.項目第一期：平臺建設階段

第一期工作時間：2013年10月-2014年1月
第一期工作內(nèi)容：
（1）實現(xiàn)公文流轉、個人辦公、資源管理（包括但不限于會議室管理、車輛管理、辦公用品管理、印章管理及外部資源管理）、集體生活等行政辦公方面的功能。
（2）實現(xiàn)文檔管理的基礎功能，包括但不限于文檔分類管理、文檔的上傳、更新、瀏覽等功能。
（3）實現(xiàn)流程管理，包括但不限于人力資源類、行政辦公類、財務費用報銷類和項目協(xié)作類等流程。
（4）實現(xiàn)項目協(xié)作管理。
（5）實現(xiàn)移動辦公功能。
（6）實現(xiàn)與郵件系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等集成。
（7）實現(xiàn)有限總部門戶、國際公司門戶和高層個人門戶建設。
第一期系統(tǒng)覆蓋范圍：

• 有限總部、國際公司完全使用新的OA平臺
• 深圳、上海、天津、湛江分公司和研究總院利用新OA平臺進行收文管理

考慮到新的平臺采用一個平臺的集中式部署方式，那么必須由上至下進行推進，首先要考慮的是有限總部，而對于總部目前在Lotus Domino實現(xiàn)的OA功能要進行分析，使用良好的部分遷移到新的平臺，使用不足的部分重新進行流程梳理然后在新平臺上實現(xiàn)。
在第一期的建設中，至少有一個分子公司作為試點，考慮到各個分子公司的信息化現(xiàn)狀，由于國際公司目前的信息化建設未包含OA，所以建議試點單位為國際公司。另外對于有限總部和分子公司的收發(fā)文體系，建議也在第一期遷移到新的OA平臺，對于其他五個分子公司的核心人員開放工作接口。具體部署策略如下：
（1）有限總部建設OA平臺時，覆蓋范圍為有限總部，優(yōu)先滿足有限總部的業(yè)務需求。
（2）有限總部所有人員有使用OA的權限。
（3）有限總部OA開放權限給予分子公司核心人員，主要包括高管、中層、與總部職能部門的工作接口人等。有限總部OA平臺的信息或公文需要下達給分子公司時，系統(tǒng)自動發(fā)送短信給信息或公文接收人（即分子公司的擁有總部OA賬號的核心人員），接收人在收到短信后去有限總部OA平臺查閱信息或下載相關文件至所在分子公司的OA上，完成處理后再將信息反饋給有限總部。
第一期工作需要關注以下事項：

• 重點：公文流轉、文檔管理、工作流
• 難點：公文流轉過程中，公文電子化審批、下發(fā)與紙質(zhì)版并行，如何打消管理人員的疑慮和改變用戶的習慣。
• 解釋：（1）電子工作流不但不影響書面作業(yè)的工作流流轉，還是相互配套、同步流轉的方式，電子流運轉是輔助手段；通常企業(yè)都是兩者并存，某些流轉環(huán)節(jié)是需要看紙質(zhì)的內(nèi)容，某些流轉環(huán)節(jié)是不需要看紙質(zhì)的內(nèi)容。（2）需注意部分機密公文有“不上網(wǎng)”的要求。
• 建議：（1）公司日常經(jīng)營類公文在系統(tǒng)上線后強制使用電子流流轉；（2）通過培訓、宣傳等多種手段，打消用戶疑慮，改變用戶習慣。
• 資源配合：辦公室專人負責，參與公文流轉實現(xiàn)的全過程，并制定公文上傳下達制度的OA使用補充說明文件；在項目實施的詳細需求報告交付、UAT測試、上線推行等三個關鍵節(jié)點，召集主要職能部門接口人、有限總部/分子公司接口人參與項目。

 

5.3.2.項目第二期：平臺遷移階段

第二期工作時間：2014年3月-2014年8月
第二期工作內(nèi)容：
（1）個人辦公、資源管理（包括但不限于會議室管理、車輛管理、辦公用品管理、印章管理及外部資源管理）、集體生活等行政辦公方面的功能。
（2）實現(xiàn)文檔管理的基礎功能，包括但不限于文檔分類管理、文檔的上傳、更新、瀏覽等功能。
（3）實現(xiàn)流程管理，包括但不限于人力資源類、行政辦公類、財務費用報銷類和項目協(xié)作類等流程。
（4）實現(xiàn)項目協(xié)作管理。
（5）實現(xiàn)移動辦公功能。
（6）實現(xiàn)與郵件系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等集成。
（7）實現(xiàn)分子公司門戶建設。
第二期系統(tǒng)覆蓋范圍：

• 深圳、上海、天津、湛江分公司和研究總院完全使用新的OA平臺

第二期主要覆蓋的五個分子公司，都是目前在Lotus Domino實現(xiàn)了部分OA功能，要對已有功能進行分析，使用良好的部分遷移到新的平臺，使用不足的部分重新進行流程梳理然后在新平臺上實現(xiàn)。
第二期工作需要關注以下事項：

• 重點：現(xiàn)有平臺功能的平穩(wěn)遷移
• 難點：如何在新的平臺上，打消管理用戶的疑慮和改變用戶的習慣。
• 解釋：新的平臺上遷移的原業(yè)務功能，在結果上雖然可以完全滿足業(yè)務需求，但是由于平臺的差別，在操作習慣或查詢習慣上肯定或多或少會有些差異。
• 建議：（1）在現(xiàn)狀調(diào)研的時候更加關注用戶在目前平臺上的喜好，并能從目前用戶不滿意的部分做一些工作；（2）通過培訓、宣傳等多種手段，打消用戶疑慮，改變用戶習慣。
• 資源配合：分子公司信息部門OA管理員以及分子公司各相關部門負責人或業(yè)務骨干。

 

5.3.4.項目第三期：深化推廣階段

第三期工作時間：2014年10月-2015年9月
第三期工作內(nèi)容：
（1）建設企業(yè)內(nèi)部門戶，并利用門戶進行信息整合的集中展示，與集團總部的商業(yè)智能（BI）系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、競爭情報系統(tǒng)、審計系統(tǒng)等其它應用系統(tǒng)進行全面整合，實現(xiàn)決策分析信息、人力資源信息、審計信息、行業(yè)競爭情報信息的集中訪問和展示。
（2）為用戶提供統(tǒng)一的訪問界面和實現(xiàn)多套應用系統(tǒng)之間的單點登陸。
（3）實現(xiàn)信息和文檔的多維、跨庫搜索等。
（5）實現(xiàn)知識管理的信息化支撐。
（6）實現(xiàn)與虛擬會議（視頻會議、電話會議）等多種媒介的集成。
（7）完善高層門戶建設。
第三期建設策略：
中海油有限公司的門戶建設是一個持續(xù)建設的過程，在項目一期和二期建設時優(yōu)先考慮實現(xiàn)外部門戶網(wǎng)站信息發(fā)布的審核和集團總部高層門戶的建設，其次再考慮總部各職能部門的門戶建設及門戶與總部其他系統(tǒng)的鏈接，最后考慮實現(xiàn)各分子公司及部門的門戶，即實現(xiàn)各分子公司經(jīng)營信息在門戶上的自動發(fā)布。另外還要考慮知識管理的應用。
第三期工作需要關注以下事項：

• 重點一：（1）建設成為全集團的門戶；（2）與有限總部其他信息系統(tǒng)的集成。
• 重點二：（1）知識分類體系的搭建：中海油有限公司的知識內(nèi)容龐雜，且分散在不同部門、不同員工的電腦中，查找起來非常不便。面對海量的知識文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢？必須以合理有效的目錄體系分類知識文檔，提供便捷的查找方式。（2）知識文檔屬性的梳理：文檔屬性是為了查找文檔方便，而設置的文檔標簽，用來標識文檔的某些特性，以利于通過這些標簽方便快捷地查找文檔。企業(yè)可以通過不同維度的分類方式把文檔按照多個維度來進行分類，需要查找時可以通過一個標簽，把所有帶有這個標簽的文檔查找出來。如某個文檔要跟哪個組織結構、哪個項目階段、哪個外部機構、哪個時間、屬于什么文檔類別等相關。（3）知識權限體系的梳理：當所有的知識已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來后，在企業(yè)對文檔充分共享、核心知識和文化不流失的同時，要確保這些知識的安全性，就必須對企業(yè)的知識權限體系進行梳理，讓不該看到某文檔的員工一定看不到這個文檔。（4）知識管理工具的應用：對于企業(yè)不同類型的知識，需要利用不同的管理工具來進行管理。如為了方便新員工快速了解企業(yè)，可以利用"新員工知識地圖"梳理新員工需要學習和了解的知識。
• 難點：如何促進有限總部/分子公司使用門戶，使門戶成為傳播企業(yè)文化、品牌的工具；
• 應對建議：設置靈活的方式，例如手機、郵件提醒、信息推送等，促使用戶及時獲取門戶信息。
• 難點：如何滿足門戶的個性化化要求
• 應對建議：門戶應能滿足個性化定制服務，提供門戶個性化和頁面定制功能，支持用戶使用基于瀏覽器的操作界面來進行界面的個性化操作，定制內(nèi)容和外觀以及頁面的布局，提供創(chuàng)建定制導航模型的能力，包括如下功能：多級導航、定制主題和外表、定制導航/導航樹、定制頁面的排列。
• 難點：對知識管理的認知度和重視程度
• 建議：由辦公室或人力資源部專門成立知識管理項目小組，全面推進知識管理工作。
• 資源配合：有限總部/分子公司有專人兼職負責，參與全集團門戶建設的過程。領導層面時刻強調(diào)知識管理的主要性，并鼓勵大家共享，使"共享"成為企業(yè)文化的一部分；部門主管層面落實知識管理。推進知識管理制度，用好學習型員工；自己以身作則，帶領部門員工共享知識；信任員工的專業(yè)知識，讓員工樂在工作，盡心盡力貢獻工作經(jīng)驗。員工認同集團的"共享"文化，積極主動地貢獻自己的知識。
• 前提條件：總部系統(tǒng)建設完后后方能開展與門戶的集成。在知識管理建設階段：
• （1）知識管理理念的宣導。集團內(nèi)部不同部門和團隊，可能對于知識管理的理解、看法都不同。有些部門對此感到恐懼，擔心部門利益受損。這與大家對知識管理的認識程度差異密切相關。企業(yè)必須考慮如何讓知識管理在企業(yè)內(nèi)部達成共識，讓所有人理解知識管理對于他們的意義和價值。
• （1）總結集團成功的核心要素，判斷知識管理的支撐點。企業(yè)的知識是海量，哪些知識是需要共享的，需要在前期就進行梳理。知識只有在復用的過程中才會創(chuàng)造價值，若梳理的知識為非核心知識，則知識管理無助于企業(yè)業(yè)務和管理活動的順利開展，能為其他人所用，將導致企業(yè)員工對知識管理的不信任感增強。
• （1）知識管理組織的搭建。知識管理工作是一個長期的工作，不是上一個知識管理系統(tǒng)就能解決企業(yè)的知識管理問題，必須要有專門的知識管理組織來推進知識管理工作。負責對知識的獲取、存儲、共享，轉換過程進行指導和管理，并發(fā)布知識管理的制度和流程，包括如何進行知識的采集，上傳知識到系統(tǒng)時有哪些要求，對知識共享程度高的人如何激勵等等。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，知識管理是有閾值效應的，系統(tǒng)里的知識必須達到一定的閾值，才能吸引更多員工的知識共享和知識應用，因此在系統(tǒng)的應用前期，一定要有專門的組織和人員來監(jiān)督員工對系統(tǒng)的知識貢獻程度。
• （1）知識管理制度的形成。如果只是技術上對知識管理進行支撐，而沒有通過制度來保證企業(yè)知識管理活動的進行，進而塑造新的企業(yè)文化，那企業(yè)知識管理活動就存在失敗的風險。知識管理項目的最終用戶是全體員工，讓如此眾多的最終用戶改變?nèi)粘５墓ぷ髁晳T是一件工作很大而且困難的事情。如何讓員工能夠在工作中自覺地使用知識管理系統(tǒng)來貢獻和共享知識呢？除了系統(tǒng)使用方便、簡單、有效，并且能夠滿足公司業(yè)務在知識管理方面的要求等技術因素之外，更為重要的是建立一套嚴格的管理制度進行保證。
• （1）知識共享文化氛圍的形成、阿吉里斯的學習型組織理論中，組織內(nèi)存在“習慣性防衛(wèi)”，其出發(fā)點是保護自己、使自己立于不敗之地。因為懼怕暴露自身缺點、共享會使自己喪失競爭優(yōu)勢。要突破“習慣性防衛(wèi)”，必須從改進組織成員的行為模式入手，鼓勵分享所有相關的資料，在采取一項行動的時候解釋意圖和理由，要求所有參與者可以共同分享設計與執(zhí)行的權力，鼓勵彼此暴露出與對方相沖突的觀點，最終形成相互信任、公開想法、鼓勵不同意見的組織文化氛圍。因此，領導一定要重視知識共享文化氛圍的形成，鼓勵大家共享知識的自己，創(chuàng)造良好學習環(huán)境，尊重專業(yè)人士，分享所得，獎勵與鼓勵員工創(chuàng)新工作，讓員工能發(fā)揮最大潛能極限。