一波“三折”：我的OA選型經(jīng)歷(下)

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再次踏上選型之旅

于是在危然之秋，我再次受命踏上選型之旅，重建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在全國范圍內(nèi)在重新尋找合作伙伴。

此次只準(zhǔn)成功不能失敗，我制定非常嚴(yán)密、詳細(xì)、完整的選型方案與流程。 　

1、成立選型小組制定選型規(guī)劃

公司再次成立以張董事長為組長、我為副組長、全權(quán)負(fù)責(zé)人的5人選型小組。我很快進(jìn)入實(shí)質(zhì)階段，立即召開選型會(huì)議，共同探討公司基本情況、選型大致步驟，制定公司OA需求分析初稿，并征求應(yīng)標(biāo)的軟件商意見與他們探討各種問題。

2、確定選型標(biāo)準(zhǔn)

如今，站在企業(yè)和老板的利益立場，我應(yīng)該考慮哪些問題呢？

作為國內(nèi)大型的水上油品運(yùn)輸企業(yè)之一，海鴻公司對(duì)OA產(chǎn)品既應(yīng)有十分嚴(yán)格的功能、性能評(píng)選指標(biāo)，也有著一些他們自身客觀的、特殊的要求，應(yīng)像選拔體操冠軍一樣，設(shè)置各種的評(píng)選指標(biāo)，通過“過五關(guān)，斬六將”的方法，尋找金牌級(jí)OA。

第一關(guān)：有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)嗎

公司作為國內(nèi)大型的水上油品運(yùn)輸企業(yè)，在交通運(yùn)輸行業(yè)里有著相當(dāng)?shù)拿麣?，其辦公自動(dòng)化需求和應(yīng)用特點(diǎn)在行業(yè)內(nèi)是頗有代表性的，而一家有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的軟件廠商可以做到在今后的實(shí)施過程中更好地準(zhǔn)確理解企業(yè)需求，可以有效避免理解誤差和產(chǎn)生摩擦。因此，我認(rèn)為，公司首先強(qiáng)調(diào)的便是軟件供應(yīng)商必須具有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)。

第二關(guān)：有集團(tuán)內(nèi)的成功客戶嗎

既便有同行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，在我看來還是不夠的，行業(yè)存在共性需求，但同一個(gè)行業(yè)不同企業(yè)間還是存在有不同的管理模式和企業(yè)文化，海鴻作為下屬中油集團(tuán)下一家分公司，擁有自己特色的管理理念、企業(yè)文化、價(jià)值觀念等，因此，選擇一家在本集團(tuán)已經(jīng)有成功經(jīng)驗(yàn)的軟件廠商無疑會(huì)為OA順利實(shí)施提供更為堅(jiān)實(shí)的保障。 　

第三關(guān)：應(yīng)用調(diào)整靈活嗎

公司是一個(gè)擁有眾多職能部門、下屬機(jī)構(gòu)眾多、辦公地點(diǎn)分散的大型企業(yè)，管理流程具有相當(dāng)?shù)膹?fù)雜性，例如，各種文檔管理、表單、流程等相對(duì)于中小型企業(yè)都要復(fù)雜的多，這就要求OA軟件必須具有大量可定制的功能，而且面對(duì)激烈的競爭環(huán)境，企業(yè)在發(fā)展過程中需要不斷地進(jìn)行調(diào)整與變化，這就要求OA軟件不但要功能強(qiáng)大而且具備滿足個(gè)性化需求、靈活調(diào)整的特性，必須具有大量可定制的功能。

第四關(guān)：有權(quán)威認(rèn)證嗎

實(shí)施OA承載著公司領(lǐng)導(dǎo)提升公司管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競爭力的設(shè)想，寄托著公司所有員工的熱切希望。因此，產(chǎn)品品質(zhì)是至關(guān)重要的一環(huán)，產(chǎn)品質(zhì)量決不能馬虎，產(chǎn)品在使用過程中也許因?yàn)橐粋€(gè)小瑕疵就可能造成決策失誤或管理混亂，帶給公司巨大的損失?？己水a(chǎn)品品質(zhì)的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)是看其通過了哪些權(quán)威認(rèn)證，榮獲了哪些有價(jià)值的榮譽(yù)，再定斷。

第五：實(shí)際效果怎么樣

“眼見為實(shí)，耳聽為虛”?？己水a(chǎn)品品質(zhì)的另一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)是看其實(shí)際效果，到該OA商在其它用戶單位的實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行考察，聽取用戶單位的實(shí)際評(píng)價(jià)，而這是任何精美資料案例都無法體現(xiàn)的。因此，對(duì)于公司可謂慎之又慎的軟件選型過程來說，這是最讓我重視而且必須走的一步。

3、分析售前方案

軟件商售前方案對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的成敗關(guān)系并不大，但它反映一個(gè)軟件商的臉面和態(tài)度，從中能感覺出軟件商是否很重視它這個(gè)項(xiàng)目，因此我必須盡可能在小地方給挑出毛病以檢驗(yàn)軟件商的精細(xì)度。因?yàn)榭此凭赖慕鉀Q方案有可能是“美麗的謊言”，在沒有得到驗(yàn)證之前，決不能輕信。

但從技術(shù)角度講，方案給人留下的印象遠(yuǎn)不如當(dāng)面溝通與現(xiàn)場展示深刻，這就需要產(chǎn)品演示。

4、產(chǎn)品演示

產(chǎn)品演示是項(xiàng)目選型的重要階段，展示一個(gè)軟件商的實(shí)力，企業(yè)會(huì)通過軟件的演示對(duì)各家軟件形成大致的感覺。我們參加選型的人用了一個(gè)星期讀了四家軟件商所有的解決方案，從方案內(nèi)容上看，好像都差不多，也看不出誰能更好地滿足公司需求。于是接著按流程分兩天安排這四家軟件商到公司集中來進(jìn)行產(chǎn)品演示。

在現(xiàn)場，這四家軟件商都是兩人一臺(tái)電腦，只有D軟件商準(zhǔn)備得最充分，總共來四個(gè)人，其中有兩個(gè)是副總工，衣著得體，行為顯得很專業(yè)化。D軟件商事先做了很多準(zhǔn)備，將現(xiàn)場聯(lián)成了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，現(xiàn)場給我們演示了一個(gè)網(wǎng)上辦公系統(tǒng)。他們講演的方式非常好，一個(gè)人專門講，一個(gè)人配合演示軟件，感覺非常細(xì)致非常順暢，而且D軟件專門為我們錄入了很多數(shù)據(jù)，甚至包括我們準(zhǔn)備實(shí)行的新編碼，當(dāng)時(shí)感覺非常好。

我對(duì)D公司印象越來越好。

5、競標(biāo)報(bào)價(jià)

公司OA項(xiàng)目競標(biāo)報(bào)價(jià)都是自行報(bào)價(jià)、統(tǒng)一拆封的。B軟件商價(jià)格很實(shí)在最低，這個(gè)價(jià)格低于我的投資預(yù)算25%，A軟件商價(jià)格比預(yù)算僅低了兩萬元，C公司價(jià)格超出預(yù)算20%，D軟件報(bào)價(jià)略超過我的投資預(yù)算6%，但還贈(zèng)送一套電子簽章、手機(jī)短信系統(tǒng)，應(yīng)報(bào)的價(jià)格是較為實(shí)在的。另一個(gè)利好是D公司答應(yīng)如中標(biāo)，款項(xiàng)可為三次付，最后一筆20%款可在項(xiàng)目實(shí)施評(píng)估驗(yàn)收通過后付。這讓我很放心。因?yàn)殄X全給了就請(qǐng)不動(dòng)“大爺”了。

6、系統(tǒng)試運(yùn)行

“三分軟件，七分實(shí)施”。是驢是馬，要拉出來騮騮，再說“一朝被蛇咬，十年怕井繩”，為了萬無一失，我提出了通過初選的四家軟件商必須要提供2個(gè)月免費(fèi)試用期的較高要求，試用版也行，一是讓員工盡早完成從手工到無紙化辦公過渡的適應(yīng)，二是檢驗(yàn)軟件的實(shí)力與適合度。結(jié)果有一家明確反對(duì)，一家猶豫，只有D和B軟件商答應(yīng)。

7、綜合評(píng)分

2個(gè)月后，在經(jīng)歷提報(bào)售前方案、竟價(jià)、演示與試運(yùn)行以及實(shí)地考察，我們5人選型小組開了個(gè)終評(píng)會(huì)，我提出為成本要縮小、操作要易用和要有典型成功案例的重點(diǎn)選型考核目標(biāo)，請(qǐng)大家結(jié)合自己的感受發(fā)表意見。大家暢所俗言各抒己見，大部分人認(rèn)為D軟件演示最好，講解得最流暢，試運(yùn)行狀況也不錯(cuò)，也有人提出該軟件接合度不太好，軟件有待改進(jìn);有人說B軟件技術(shù)包容性好，但有死機(jī)過，我倒沒有注意這點(diǎn)；也有人說A、C公司也不錯(cuò)好，這二家可考慮保留。在這四家中應(yīng)該淘汰誰、誰能勝選呢？

根據(jù)上次選型教訓(xùn)，這次我也請(qǐng)了第三方顧問作為選型的參考。

最后我制定一個(gè)選型考核綜合評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)表，把小組5個(gè)人和顧問的加權(quán)意見，送給老板審批決定。

說一些題外話。在這次選型中，我碰到兩家軟件商及其代理商有意無意的“回扣暗示”，即業(yè)務(wù)做成了，給我15-20%的返利。但經(jīng)歷上次選型失敗的風(fēng)波，想到老板對(duì)我的寬容與支持，我覺得做CIO要講原則，要講良心，不能陷入灰色旋渦，不然以后我就沒辦法這個(gè)道上混了。于是我無動(dòng)于衷回絕，堅(jiān)持秉公辦事優(yōu)勝劣汰。

最終D軟件商脫穎勝出。

耗了4個(gè)多月，雖然比計(jì)劃慢些，但選型總算順利圓滿完成了。近一年過去了，D系統(tǒng)一直運(yùn)行良好。

OA系統(tǒng)奠定了我公司信息化的基礎(chǔ)，也是公司向信息化要效益的又一個(gè)里程碑式工程。更為可喜的是，OA系統(tǒng)的成功實(shí)施與應(yīng)用，帶來一系列連帶整合效應(yīng)，給公司帶來了信心。2006年底，公司成功導(dǎo)入并實(shí)施ISO9001：2006質(zhì)量管理體系，半年后，公司乘勝追擊開始上馬MIS系統(tǒng)(物流資源管理系統(tǒng))，最終實(shí)現(xiàn)了協(xié)同系統(tǒng)與MIS系統(tǒng)的相互協(xié)作與集成。

我也獲得應(yīng)有的回報(bào)：提升工資+部門擴(kuò)大編制+評(píng)上優(yōu)秀員工，更重要是得到公司上上下下的一致肯定。我真正成為了一個(gè)名副其實(shí)的CIO！此時(shí)此景，我豪情頓生，感慨之重不亞上次。

歷經(jīng)選型波折，我有幾點(diǎn)選型體會(huì)以饗業(yè)界同仁，希望共勉：

其一，要了解。了解企業(yè)，了解管理，了解軟件甚至了解軟件公司；其二，要溝通。與決策層溝通，與管理層溝通，與崗位工作人員溝通，與軟件銷售人員溝通，與軟件公司其他人溝通；其三，要慎重。信息化關(guān)系重大，選不好先砸的是自己的飯碗；其四，要堅(jiān)持。選型要堅(jiān)持原則，堅(jiān)持大局，不要受不良內(nèi)外因素干擾，方能成功。

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